Системы сильно менялись в 2021 году. Asana выпустила русскоязычную версию. Trello сделал рабочие области для группировки досок. Битрикс добавил редактор документов и интеграции с WhatsApp и Instagram. YouGile добавил подзадачи, открытые доски, ленту событий.
![24 новых функции в 7 системах управления проектами, жирным выделила наиболее интересные 24 новых функции в 7 системах управления проектами, жирным выделила наиболее интересные](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/bff/7b7/b9e/bff7b7b9e944db7b2dce88dd1d8c35c1.jpg)
Как аналитик систем управления проектами, я регулярно изучаю и тестирую новые функции. Поделюсь, что интересного появилось в системах за год. И как это использовать на деле.
YouGile
Новые сводки
![Сводка – отдельная колонка, куда можно вывести задачи с разных досок по различным параметрам и мониторить их Сводка – отдельная колонка, куда можно вывести задачи с разных досок по различным параметрам и мониторить их](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/3ab/840/9be/3ab8409be6a47b0a751a8d4ff6106c5b.png)
На доску добавляется отдельная колонка-сводка, и в ней выводятся задачи по ряду параметров. Все задачи с файлами, в названии которых есть слово «Договор». Актуальные задачи отдела «Маркетинг». Задачи с ссылками на Google-документы. Эта функция была в системе и раньше, но в 2021 году выпустили больше параметров для фильтрации.
Пример использования: тимлид отдела продаж хочет собрать все договоры с клиентами за последний месяц в отдельной колонке на доске.
Открытые доски
![Пример открытой доски Пример открытой доски](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/731/7da/33d/7317da33d5fb4b81bf972bd171aaf8a8.jpeg)
Любая доска теперь открывается по ссылке для любого числа гостей. Гости могут заходить без авторизации в системе. Права доступа настраиваются: только просмотр, написание комментариев, создание новых карточек. На открытой доске можно создать help-desk для среднего потока, собрать мнения коллег и клиентов, провести опрос, выстроить работу с фрилансерами и заказчиками, поделиться информацией с коллегами.
Пример использования: организация внутренней техподдержки в команде 100 человек. Администратор дает всем ссылку на доску с правом комментирования и создания новых задач. Любой может добавить карточку с проблемой: «сломался принтер». Администратор работает с ней и после завершения перетаскивает в «решенные».
Подзадачи
![Список подзадач с дедлайнами, приоритетами и исполнителями Список подзадач с дедлайнами, приоритетами и исполнителями](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/32f/2dc/dc7/32f2dcdc7b97fc65d6fef9d5155f5e58.jpeg)
Подзадачи позволяют декомпозировать масштабный проект, создать бесконечную вложенность. На них можно назначать исполнителей, ставить дедлайны и стикеры. Это полноценные карточки со всеми возможностями, в отличие от простых to-do листов во многих системах.
Пример использования: в командах, где на малое число людей приходится большое количество задач. 20 сотрудников заняты в 10 проектах, в каждом проекте – по 50 задач, и в каждой задаче – еще по 50 типовых подзадач. На подзадачи назначены разные исполнители, а верхнеуровневая карточка задачи выступает как агрегатор информации.
Лента событий
![Выводим загруженные файлы в ленте событий Выводим загруженные файлы в ленте событий](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/d14/6ce/401/d146ce40158d98ed893275bc1a2db42d.gif)
События в ленте фильтруются по 4 основным параметрам: «Расположение задачи», «Инициатор действия», «Дата события», «Тип действия». Есть отдельные фильтры для удаленных объектов, загруженных файлов и комментариев в задачах. Есть возможность самим создавать и сохранять фильтры.
Пример использования: нужно разобрать инцидент – пропала важная задача. После просмотра ленты по фильтрам «Удаление» и «Архивирование» оказалось, что менеджер случайно добавил задачу в архив.
Trello
Рабочие пространства
![Доски можно группировать в рабочие пространства Доски можно группировать в рабочие пространства](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/283/f09/753/283f09753424273f0dc84ccddeda0d46.jpeg)
Раньше в Trello была проблема – в досках сложно ориентироваться, если их много. Теперь порядок навести легче: доски можно группировать и распределять по рабочим областям. Создавать личные и деловые пространства.
Пример использования: в компании есть отделы маркетинга, продаж, дизайна, у каждого – по 5 рабочих досок. Еще недавно они находились в общем списке, в беспорядке. Теперь их рассортировали по рабочим пространствам. Для каждого отдела сделали свое пространство с досками.
Link Cards
![Новые интерактивные карточки – интеграция с YouTube Новые интерактивные карточки – интеграция с YouTube](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/568/e4d/058/568e4d0582c48a87d1585d5d033f9585.jpeg)
Появились Link Cards – карточки Trello с расширенными возможностями. Они интегрируются с другими сервисами. Так, если вставить в карточку ссылку на Google-документы – то документ можно редактировать прямо в Trello. Интеграций более 30 – с Facebook, Google-диск, Figma, YouTube, Jira, Instagram, Dropbox, Github.
Пример использования: онлайн-школа составляет в Trello программу курса и подгружает в карточки видеоуроки с YouTube. Каждая карточка теперь содержит встроенное видео. Можно смотреть его, не выходя из системы.
Формат Team Table View
![Интерактивная таблица, собирает данные с разных досок Интерактивная таблица, собирает данные с разных досок](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/7b4/3e2/a5c/7b43e2a5c94b5d78cadde89489e97042.jpeg)
Теперь Trello умеет собирать данные с нескольких досок и сводить их в общей интерактивной таблице. Формат Team Table View – это не набор колонок на доске, а таблица, где каждая строка – это карточка задачи. Можно настраивать фильтрацию и делать пометки.
Пример использования: редакция онлайн-журнала собирает в одну таблицу карточки с досок «Лонгриды», «Переводы», «Интервью» и сортирует их по дедлайну. Карточкам с горящим сроком присваивают метку красного цвета («Срочно!») прямо в таблице.
Панель мониторинга
![Новый режим отображения досок – дашборд Новый режим отображения досок – дашборд](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/ec0/61d/f18/ec061df182db69763179506c6b0c21dc.png)
Появился новый режим просмотра доски – в виде дашборда. В дополнение к таблице, календарю, хронологии и карте. Это набор графиков и диаграмм, чтобы быстро промониторить общую картину по проекту и оценить рабочую нагрузку. Визуализируются сроки выполнения, актуальные задачи в списке, задачи каждого пользователя.
Пример использования: руководитель веб-студии хочет посмотреть, сколько прототипов у каждого сотрудника в работе. Он переключает доску «Прототипы» в режим дашборда и видит график «Число карточек на пользователя».
Asana
Русскоязычная версия
![Можно выбрать русский язык в beta-версии в настройках Можно выбрать русский язык в beta-версии в настройках](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/f2b/bbf/896/f2bbbf8969b52490936451424958bbcb.jpeg)
Весной в Asana появилась русскоязычная версия интерфейсов. Также добавили еще три – китайскую, голландскую и польскую. Русский язык находится на стадии beta-версии. В мобильном приложении русского языка пока нет.
Пример использования: в отделе бухгалтерии только 10% сотрудников знает английский, остальным трудно пользоваться системой. Русскоязычный интерфейс решает проблему.
Информация о проекте
![Вся информация по проекту – в одном месте Вся информация по проекту – в одном месте](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/311/b16/6d2/311b166d2f18d6865260fc3bb31fb76f.png)
Появилась отдельная вкладка для сбора и хранения информации по проекту – ссылок, документов, презентаций.
Пример использования: в проект с предстоящей онлайн-конференцией выкладывается отдельно вся информация: презентация конференции, ссылка на программу, документ со списком спикеров.
Интеграция с Vimeo
![Видео из Vimeo внутри задачи Видео из Vimeo внутри задачи](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/cdc/09b/83a/cdc09b83ac6423ce446767399114a356.png)
Позволяет записывать видеосообщения с помощью Vimeo и отправлять их коллегам в Asana. Сокращает число совещаний. Можно записать видеообращение или показать свой экран. Видео добавляется в задачи, проекты, сообщения и комментарии. Автоматически создается расшифровка записи.
Пример использования: записать демонстрацию продукта или дизайнерского решения и выложить в задачу, чтобы дать коллегам подробную информацию о предстоящем запуске.
Wrike
Шаблоны для рабочих пространств
![Шаблоны рабочих пространств Шаблоны рабочих пространств](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/0ef/99e/f2f/0ef99ef2f65c678471a4e0d7aa287f8a.jpeg)
Wrike добавил возможность создавать рабочие пространства из шаблонов. Например, выбирать готовое проектное пространство для процесса «запуск маркетинговой кампании» или «обновление IT-инфраструктуры».
Пример использования: нужно организовать процессы для взаимодействия с фрилансерами. На основе шаблона «удаленная работа» создается рабочее пространство. Там уже есть инструменты для организации виртуального офиса, проведения планерок, панели задач и папки для файлов. Остается только настроить все под себя.
Новые типы сущностей: спринты, эпопеи, клиенты
![Спринты в режиме Scrum Спринты в режиме Scrum](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/f0a/2d0/d90/f0a2d0d90c3b826f99554ebb61e5f16b.png)
Wrike больше не ограничивается стандартными сущностями – проектами, задачами, карточками. И использует язык, который подходит для процессов компаний в любой сфере. Теперь интерфейсы поддерживают также «спринты», «клиентов», «эпопеи», «кампании».
Пример использования: выстроить какую угодно вложенность в отделе разработки, например, одну «эпопею» из десяти «спринтов».
Workflow Engine
![Конструктор сценариев Конструктор сценариев](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/6ea/216/a43/6ea216a43420aa98c1e77945161fe49c.png)
Визуальный конструктор, позволяет сотрудникам создавать индивидуальные рабочие процессы и сценарии. Например, «онбординг для нового пользователя» или «онбординг для нового сотрудника». Пользователи настраивают взаимосвязи между всеми этапами и задачами. Есть простые механизмы: «если A, то B» и сложные, с процессами за пределами Wrike.
Пример использования: в отделе HR данные о сотрудниках вводятся в одну из сторонних систем. Workflow Engine объединяет информационные потоки между Wrike и HR-системой. Он автоматически копирует данные из одной системы в другую, как только они вводятся или обновляются.
Битрикс-24
Редактор документов
![Совместное редактирование документов в режиме реального времени Совместное редактирование документов в режиме реального времени](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/3a0/c94/5af/3a0c945af3ca9ff7b813bf825a14b81d.jpeg)
Редактор документов с функцией совместного редактирования на движке Р7-Офис/OnlyOffice. Поддерживает работу с Word и Excel. Права доступа к документам настраиваются.
Пример использования: коллеги вместе вносят правки в статью, не выгружая ее из системы.
Интеграция с Instagram
![Сообщения из Instagram попадают в CRM Сообщения из Instagram попадают в CRM](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/125/de2/9c0/125de29c086a916dd7c23f392679bf90.jpeg)
Теперь любой бизнес-аккаунт в Instagram подключается к CRM Битрикс-24. Менеджеры продают прямо из чата. Все данные попадают из директа Instagram – в CRM.
Пример использования: менеджер доставки цветов отвечает на комментарии пользователей Instagram, оставаясь в системе управления. Ответы приходят пользователю в директ.
Интеграция с WhatsApp
![Чаты WhatsApp привязываются к карточке клиента в CRM Чаты WhatsApp привязываются к карточке клиента в CRM](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/ff6/52a/b15/ff652ab15446800879a92c84cebf3eeb.jpeg)
Позволяет общаться с клиентами по WhatsApp из интерфейса Битрикс. Чаты привязываются к карточке клиента в CRM. Если добавить виджет WhatsApp на сайт, посетитель сайта нажмет на него и начнет общаться с менеджерами компании, а они будут вести переписку из Битрикс.
Пример использования: сотрудники отдела продаж общаются с клиентами в WhatsApp через рабочий компьютер, без использования личных смартфонов. Вся переписка хранится в системе.
Видеозвонки и конференции HD до 48 человек
![Видеоконференции в HD-качестве Видеоконференции в HD-качестве](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/27c/346/d8c/27c346d8c07f443b0c66f8635aafef6d.jpeg)
Битрикс-24 расширил число участников видеозвонков и конференций до 48 человек. Можно приглашать клиентов, партнеров и подрядчиков по ссылке. Делиться файлами и презентациями, показывать свой экран. Видео будет в HD-качестве.
Пример использования: совместная конференция с коллегами из иногородних филиалов.
Worksection
График выходных, отпусков и больничных
![График работы сотрудника: общее число рабочих дней и часов График работы сотрудника: общее число рабочих дней и часов](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/a92/def/ba7/a92defba7dbbda5acf76a2672b0cc671.jpeg)
Worksection научился составлять графики выходных и отпусков, опираясь на норму рабочих часов для сотрудника. Менеджеры смотрят, сколько часов отработал каждый за минувший год, с учетом праздников и больничных.
Пример использования: HR-специалисты рассчитывают эффективность расхода рабочего времени сотрудника за год, чтобы рассчитать ему премию.
Передача дел при увольнении
![Автоматическая передача задач от одного сотрудника к другому Автоматическая передача задач от одного сотрудника к другому](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/06f/326/5f4/06f3265f4cc2676c7a7312c3fa1322fe.png)
Когда сотрудник увольняется, руководитель жмет кнопку «Передать дела» и переназначает его задачи коллегам. Все сразу или по отдельности, одному сотруднику или разным. Это экономит время: если задача была с ограниченной видимостью, она становится доступной для того, кто принимает дела. Если сотрудника нет в проекте – он автоматически получает приглашение.
Пример использования: увольняется проджект-менеджер. Все его задачи автоматически переназначаются на нового проджекта. Новый сотрудник получает доступ к приватным проектам.
Миниатюры задач
![Картинки для каждой задачи в списке Картинки для каждой задачи в списке](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/b18/67b/7bd/b1867b7bd7c7874f639751cc3773fe69.gif)
Теперь для каждой задачи пользователь может назначить мини-картинку, чтобы сделать карточку визуально заметнее в общем списке.
Пример использования: дизайнер помечает каждый этап работы над сайтом своей иконкой.
Планфикс
Отложенная отправка комментариев
![Отправка сообщений в указанное время Отправка сообщений в указанное время](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/277/39e/da9/27739eda904c0f940447a7288085e1f5.png)
Теперь в системе можно указывать дату и точное время, когда сообщение или комментарий должны быть отправлены.
Пример использования: при коммуникациях Санкт-Петербург-Владивосток можно подстроиться под рабочее время клиента, с учетом разницы в 7 часов.
Интеграция с Instagram
![Ответ на сообщения в Instagram из системы Ответ на сообщения в Instagram из системы](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/a93/17c/e2e/a9317ce2ecc0840892ad5e40ea185d31.png)
Позволяет отвечать на комментарии в Instagram и писать сообщения клиентам в директ прямо из системы. Теперь, когда пользователь пишет в комментариях или в директ Instagram, сообщение тут же появляется в Планфикс в виде задачи.
Пример использования: в аккаунте сетевого отеля есть посты с описанием люкс-номеров. Как только пользователь пишет в комментарии «хочу забронировать номер» – создается новая задача на бронь.
Новые автоматические сценарии
![Шаблоны сценариев для автоматизации рабочих процессов Шаблоны сценариев для автоматизации рабочих процессов](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/146/47a/c04/14647ac043fc3a3ba0f72c251f07bc51.png)
Автоматизация подключается на определенном этапе рабочего процесса. Когда задаче присваивается статус «Оплачено», срабатывает сценарий – создается новый проект, задача берется в работу. Пользователь выбирает шаблон для сценария и заранее его настраивает. Сценарии рассчитаны прежде всего на дизайнерские бюро, мебельные фабрики и строительные компании.
Пример использования: проектировщик назначает задаче с эскизом шкафа-купе статус «Готово» – заказчику автоматически отправляется письмо с уведомлением, что можно смотреть эскиз. Шаблон письма готовится заранее вместе со сценарием.
Итак, в 2021 году в системах управления проектами активно появлялись новые функции. В тренде автоматизации и интеграции, а также инструменты для аналитики, различные дашборды, таблицы и сводки.
Комментарии (4)
ReDev1L
29.01.2022 21:25+1Вы забыли про ClickUP)
Ekaterina_Severnaja Автор
30.01.2022 16:04Так и думала, что кто-нибудь напишет именно про ClickUP :) Уже не первый раз мне про него напоминают, обязательно добавлю в следующий обзор
RZimin
Очень интересный редакор процессов у Wrike. Еще у кого-то такой есть? Или может отдельный продукт.
Ekaterina_Severnaja Автор
Такого редактора как Workflow Engine у Wrike больше пока нигде не встречала. Во многих системах есть автоматизация процессов в том или ином виде, но Wrike подошел к этому вопросу более масштабно.