Системы сильно менялись в 2021 году. Asana выпустила русскоязычную версию. Trello сделал рабочие области для группировки досок. Битрикс добавил редактор документов и интеграции с WhatsApp и Instagram. YouGile добавил подзадачи, открытые доски, ленту событий.

24 новых функции в 7 системах управления проектами, жирным выделила наиболее интересные
24 новых функции в 7 системах управления проектами, жирным выделила наиболее интересные

Как аналитик систем управления проектами, я регулярно изучаю и тестирую новые функции. Поделюсь, что интересного появилось в системах за год. И как это использовать на деле.

YouGile 

Сайт системы

Новые сводки

Сводка – отдельная колонка, куда можно вывести задачи с разных досок по различным параметрам и мониторить их 
Сводка – отдельная колонка, куда можно вывести задачи с разных досок по различным параметрам и мониторить их 

На доску добавляется отдельная колонка-сводка, и в ней выводятся задачи по ряду параметров. Все задачи с файлами, в названии которых есть слово «Договор». Актуальные задачи отдела «Маркетинг». Задачи с ссылками на Google-документы. Эта функция была в системе и раньше, но в 2021 году выпустили больше параметров для фильтрации. 

Пример использования: тимлид отдела продаж хочет собрать все договоры с клиентами за последний месяц в отдельной колонке на доске. 

Открытые доски

Пример открытой доски 
Пример открытой доски 

Любая доска теперь открывается по ссылке для любого числа гостей. Гости могут заходить без авторизации в системе. Права доступа настраиваются: только просмотр, написание комментариев, создание новых карточек. На открытой доске можно создать help-desk для среднего потока, собрать мнения коллег и клиентов, провести опрос, выстроить работу с фрилансерами и заказчиками, поделиться информацией с коллегами. 

Пример использования: организация внутренней техподдержки в команде 100 человек. Администратор дает всем ссылку на доску с правом комментирования и создания новых задач. Любой может добавить карточку с проблемой: «сломался принтер». Администратор работает с ней и после завершения перетаскивает в «решенные». 

Подзадачи

Список подзадач с дедлайнами, приоритетами и исполнителями
Список подзадач с дедлайнами, приоритетами и исполнителями

Подзадачи позволяют декомпозировать масштабный проект, создать бесконечную вложенность. На них можно назначать исполнителей, ставить дедлайны и стикеры. Это полноценные карточки со всеми возможностями, в отличие от простых to-do листов во многих системах.

Пример использования: в командах, где на малое число людей приходится большое количество задач. 20 сотрудников заняты в 10 проектах, в каждом проекте – по 50 задач, и в каждой задаче – еще по 50 типовых подзадач. На подзадачи назначены разные исполнители, а верхнеуровневая карточка задачи выступает как агрегатор информации. 

Лента событий

Выводим загруженные файлы в ленте событий
Выводим загруженные файлы в ленте событий

События в ленте фильтруются по 4 основным параметрам: «Расположение задачи», «Инициатор действия», «Дата события», «Тип действия». Есть отдельные фильтры для удаленных объектов, загруженных файлов и комментариев в задачах. Есть возможность самим создавать и сохранять фильтры. 

Пример использования: нужно разобрать инцидент – пропала важная задача. После просмотра ленты по фильтрам «Удаление» и «Архивирование» оказалось, что менеджер случайно добавил задачу в архив.

Trello

Сайт системы

Рабочие пространства

Доски можно группировать в рабочие пространства
Доски можно группировать в рабочие пространства

Раньше в Trello была проблема – в досках сложно ориентироваться, если их много. Теперь порядок навести легче: доски можно группировать и распределять по рабочим областям. Создавать личные и деловые пространства.

Пример использования: в компании есть отделы маркетинга, продаж, дизайна, у каждого – по 5 рабочих досок. Еще недавно они находились в общем списке, в беспорядке. Теперь их рассортировали по рабочим пространствам. Для каждого отдела сделали свое пространство с досками.

Link Cards

Новые интерактивные карточки – интеграция с YouTube
Новые интерактивные карточки – интеграция с YouTube

Появились Link Cards – карточки Trello с расширенными возможностями. Они интегрируются с другими сервисами. Так, если вставить в карточку ссылку на Google-документы – то документ можно редактировать прямо в Trello. Интеграций более 30 – с Facebook, Google-диск, Figma, YouTube, Jira, Instagram, Dropbox, Github. 

Пример использования: онлайн-школа составляет в Trello программу курса и подгружает в карточки видеоуроки с YouTube. Каждая карточка теперь содержит встроенное видео. Можно смотреть его, не выходя из системы. 

Формат Team Table View 

Интерактивная таблица, собирает данные с разных досок
Интерактивная таблица, собирает данные с разных досок

Теперь Trello умеет собирать данные с нескольких досок и сводить их в общей интерактивной таблице. Формат Team Table View – это не набор колонок на доске, а таблица, где каждая строка – это карточка задачи. Можно настраивать фильтрацию и делать пометки. 

Пример использования: редакция онлайн-журнала собирает в одну таблицу карточки с досок «Лонгриды», «Переводы», «Интервью» и сортирует их по дедлайну. Карточкам с горящим сроком присваивают метку красного цвета («Срочно!») прямо в таблице.

Панель мониторинга

Новый режим отображения досок – дашборд
Новый режим отображения досок – дашборд

Появился новый режим просмотра доски – в виде дашборда. В дополнение к таблице, календарю, хронологии и карте. Это набор графиков и диаграмм, чтобы быстро промониторить общую картину по проекту и оценить рабочую нагрузку. Визуализируются сроки выполнения, актуальные задачи в списке, задачи каждого пользователя.

Пример использования: руководитель веб-студии хочет посмотреть, сколько прототипов у каждого сотрудника в работе. Он переключает доску «Прототипы» в режим дашборда и видит график «Число карточек на пользователя». 

Asana 

Сайт системы

Русскоязычная версия

Можно выбрать русский язык в beta-версии в настройках
Можно выбрать русский язык в beta-версии в настройках

Весной в Asana появилась русскоязычная версия интерфейсов. Также добавили еще три – китайскую, голландскую и польскую. Русский язык находится на стадии beta-версии. В мобильном приложении русского языка пока нет. 

Пример использования: в отделе бухгалтерии только 10% сотрудников знает английский, остальным трудно пользоваться системой. Русскоязычный интерфейс решает проблему. 

Информация о проекте

Вся информация по проекту – в одном месте
Вся информация по проекту – в одном месте

Появилась отдельная вкладка для сбора и хранения информации по проекту – ссылок, документов, презентаций. 

Пример использования: в проект с предстоящей онлайн-конференцией выкладывается отдельно вся информация: презентация конференции, ссылка на программу, документ со списком спикеров. 

Интеграция с Vimeo

Видео из Vimeo внутри задачи
Видео из Vimeo внутри задачи

Позволяет записывать видеосообщения с помощью Vimeo и отправлять их коллегам в Asana. Сокращает число совещаний. Можно записать видеообращение или показать свой экран. Видео добавляется в задачи, проекты, сообщения и комментарии. Автоматически создается расшифровка записи. 

Пример использования: записать демонстрацию продукта или дизайнерского решения и выложить в задачу, чтобы дать коллегам подробную информацию о предстоящем запуске.  

Wrike

Сайт системы

Шаблоны для рабочих пространств

Шаблоны рабочих пространств 
Шаблоны рабочих пространств 

Wrike добавил возможность создавать рабочие пространства из шаблонов. Например, выбирать готовое проектное пространство для процесса «запуск маркетинговой кампании» или «обновление IT-инфраструктуры». 

Пример использования: нужно организовать процессы для взаимодействия с фрилансерами. На основе шаблона «удаленная работа» создается рабочее пространство. Там уже есть инструменты для организации виртуального офиса, проведения планерок, панели задач и папки для файлов. Остается только настроить все под себя. 

Новые типы сущностей: спринты, эпопеи, клиенты

Спринты в режиме Scrum
Спринты в режиме Scrum

Wrike больше не ограничивается стандартными сущностями – проектами, задачами, карточками. И использует язык, который подходит для процессов компаний в любой сфере. Теперь интерфейсы поддерживают также «спринты», «клиентов», «эпопеи», «кампании». 

Пример использования: выстроить какую угодно вложенность в отделе разработки, например, одну «эпопею» из десяти «спринтов». 

Workflow Engine

Конструктор сценариев
Конструктор сценариев

Визуальный конструктор, позволяет сотрудникам создавать индивидуальные рабочие процессы и сценарии. Например, «онбординг для нового пользователя» или «онбординг для нового сотрудника». Пользователи настраивают взаимосвязи между всеми этапами и задачами. Есть простые механизмы: «если A, то B» и сложные, с процессами за пределами Wrike.

Пример использования: в отделе HR данные о сотрудниках вводятся в одну из сторонних систем. Workflow Engine объединяет информационные потоки между Wrike и HR-системой. Он автоматически копирует данные из одной системы в другую, как только они вводятся или обновляются.  

Битрикс-24

Сайт системы

Редактор документов 

Совместное редактирование документов в режиме реального времени
Совместное редактирование документов в режиме реального времени

Редактор документов с функцией совместного редактирования на движке Р7-Офис/OnlyOffice. Поддерживает работу с Word и Excel. Права доступа к документам настраиваются. 

Пример использования: коллеги вместе вносят правки в статью, не выгружая ее из системы. 

Интеграция с Instagram

Сообщения из Instagram попадают в CRM
Сообщения из Instagram попадают в CRM

Теперь любой бизнес-аккаунт в Instagram подключается к CRM Битрикс-24. Менеджеры продают прямо из чата. Все данные попадают из директа Instagram – в CRM. 

Пример использования: менеджер доставки цветов отвечает на комментарии пользователей Instagram, оставаясь в системе управления. Ответы приходят пользователю в директ. 

Интеграция с WhatsApp 

Чаты WhatsApp привязываются к карточке клиента в CRM
Чаты WhatsApp привязываются к карточке клиента в CRM

Позволяет общаться с клиентами по WhatsApp из интерфейса Битрикс. Чаты привязываются к карточке клиента в CRM. Если добавить виджет WhatsApp на сайт, посетитель сайта нажмет на него и начнет общаться с менеджерами компании, а они будут вести переписку из Битрикс. 

Пример использования: сотрудники отдела продаж общаются с клиентами в WhatsApp через рабочий компьютер, без использования личных смартфонов. Вся переписка хранится в системе. 

Видеозвонки и конференции HD до 48 человек

Видеоконференции в HD-качестве
Видеоконференции в HD-качестве

Битрикс-24 расширил число участников видеозвонков и конференций до 48 человек. Можно приглашать клиентов, партнеров и подрядчиков по ссылке. Делиться файлами и презентациями, показывать свой экран. Видео будет в HD-качестве.

Пример использования: совместная конференция с коллегами из иногородних филиалов. 

Worksection

Сайт системы

График выходных, отпусков и больничных

График работы сотрудника: общее число рабочих дней и часов 
График работы сотрудника: общее число рабочих дней и часов 

Worksection научился составлять графики выходных и отпусков, опираясь на норму рабочих часов для сотрудника. Менеджеры смотрят, сколько часов отработал каждый за минувший год, с учетом праздников и больничных. 

Пример использования: HR-специалисты рассчитывают эффективность расхода рабочего времени сотрудника за год, чтобы рассчитать ему премию.  

Передача дел при увольнении

Автоматическая передача задач от одного сотрудника к другому
Автоматическая передача задач от одного сотрудника к другому

Когда сотрудник увольняется, руководитель жмет кнопку «Передать дела» и переназначает его задачи коллегам. Все сразу или по отдельности, одному сотруднику или разным. Это экономит время: если задача была с ограниченной видимостью, она становится доступной для того, кто принимает дела. Если сотрудника нет в проекте – он автоматически получает приглашение. 

Пример использования: увольняется проджект-менеджер. Все его задачи автоматически переназначаются на нового проджекта. Новый сотрудник получает доступ к приватным проектам.  

Миниатюры задач

Картинки для каждой задачи в списке
Картинки для каждой задачи в списке

Теперь для каждой задачи пользователь может назначить мини-картинку, чтобы сделать карточку визуально заметнее в общем списке. 

Пример использования: дизайнер помечает каждый этап работы над сайтом своей иконкой. 

Планфикс

Сайт системы

Отложенная отправка комментариев

Отправка сообщений в указанное время
Отправка сообщений в указанное время

Теперь в системе можно указывать дату и точное время, когда сообщение или комментарий должны быть отправлены.

Пример использования: при коммуникациях Санкт-Петербург-Владивосток можно подстроиться под рабочее время клиента, с учетом разницы в 7 часов. 

Интеграция с Instagram 

Ответ на сообщения в Instagram из системы
Ответ на сообщения в Instagram из системы

Позволяет отвечать на комментарии в Instagram и писать сообщения клиентам в директ прямо из системы. Теперь, когда пользователь пишет в комментариях или в директ Instagram, сообщение тут же появляется в Планфикс в виде задачи. 

Пример использования: в аккаунте сетевого отеля есть посты с описанием люкс-номеров. Как только пользователь пишет в комментарии «хочу забронировать номер» – создается новая задача на бронь. 

Новые автоматические сценарии

Шаблоны сценариев для автоматизации рабочих процессов
Шаблоны сценариев для автоматизации рабочих процессов

Автоматизация подключается на определенном этапе рабочего процесса. Когда задаче присваивается статус «Оплачено», срабатывает сценарий – создается новый проект, задача берется в работу. Пользователь выбирает шаблон для сценария и заранее его настраивает. Сценарии рассчитаны прежде всего на дизайнерские бюро, мебельные фабрики и строительные компании. 

Пример использования: проектировщик назначает задаче с эскизом шкафа-купе статус «Готово» – заказчику автоматически отправляется письмо с уведомлением, что можно смотреть эскиз. Шаблон письма готовится заранее вместе со сценарием.


Итак, в 2021 году в системах управления проектами активно появлялись новые функции. В тренде автоматизации и интеграции, а также инструменты для аналитики, различные дашборды, таблицы и сводки.

Комментарии (4)


  1. RZimin
    28.01.2022 19:45
    +1

    Очень интересный редакор процессов у Wrike. Еще у кого-то такой есть? Или может отдельный продукт.


    1. Ekaterina_Severnaja Автор
      30.01.2022 16:04

      Такого редактора как Workflow Engine у Wrike больше пока нигде не встречала. Во многих системах есть автоматизация процессов в том или ином виде, но Wrike подошел к этому вопросу более масштабно.


  1. ReDev1L
    29.01.2022 21:25
    +1

    Вы забыли про ClickUP)


    1. Ekaterina_Severnaja Автор
      30.01.2022 16:04

      Так и думала, что кто-нибудь напишет именно про ClickUP :) Уже не первый раз мне про него напоминают, обязательно добавлю в следующий обзор