Системы сильно менялись в 2021 году. Asana выпустила русскоязычную версию. Trello сделал рабочие области для группировки досок. Битрикс добавил редактор документов и интеграции с WhatsApp и Instagram. YouGile добавил подзадачи, открытые доски, ленту событий.

Как аналитик систем управления проектами, я регулярно изучаю и тестирую новые функции. Поделюсь, что интересного появилось в системах за год. И как это использовать на деле.

YouGile 

Сайт системы

Новые сводки

На доску добавляется отдельная колонка-сводка, и в ней выводятся задачи по ряду параметров. Все задачи с файлами, в названии которых есть слово «Договор». Актуальные задачи отдела «Маркетинг». Задачи с ссылками на Google-документы. Эта функция была в системе и раньше, но в 2021 году выпустили больше параметров для фильтрации. 

Пример использования: тимлид отдела продаж хочет собрать все договоры с клиентами за последний месяц в отдельной колонке на доске. 

Открытые доски

Любая доска теперь открывается по ссылке для любого числа гостей. Гости могут заходить без авторизации в системе. Права доступа настраиваются: только просмотр, написание комментариев, создание новых карточек. На открытой доске можно создать help-desk для среднего потока, собрать мнения коллег и клиентов, провести опрос, выстроить работу с фрилансерами и заказчиками, поделиться информацией с коллегами. 

Пример использования: организация внутренней техподдержки в команде 100 человек. Администратор дает всем ссылку на доску с правом комментирования и создания новых задач. Любой может добавить карточку с проблемой: «сломался принтер». Администратор работает с ней и после завершения перетаскивает в «решенные». 

Подзадачи

Подзадачи позволяют декомпозировать масштабный проект, создать бесконечную вложенность. На них можно назначать исполнителей, ставить дедлайны и стикеры. Это полноценные карточки со всеми возможностями, в отличие от простых to-do листов во многих системах.

Пример использования: в командах, где на малое число людей приходится большое количество задач. 20 сотрудников заняты в 10 проектах, в каждом проекте – по 50 задач, и в каждой задаче – еще по 50 типовых подзадач. На подзадачи назначены разные исполнители, а верхнеуровневая карточка задачи выступает как агрегатор информации. 

Лента событий

События в ленте фильтруются по 4 основным параметрам: «Расположение задачи», «Инициатор действия», «Дата события», «Тип действия». Есть отдельные фильтры для удаленных объектов, загруженных файлов и комментариев в задачах. Есть возможность самим создавать и сохранять фильтры. 

Пример использования: нужно разобрать инцидент – пропала важная задача. После просмотра ленты по фильтрам «Удаление» и «Архивирование» оказалось, что менеджер случайно добавил задачу в архив.

Trello

Сайт системы

Рабочие пространства

Раньше в Trello была проблема – в досках сложно ориентироваться, если их много. Теперь порядок навести легче: доски можно группировать и распределять по рабочим областям. Создавать личные и деловые пространства.

Пример использования: в компании есть отделы маркетинга, продаж, дизайна, у каждого – по 5 рабочих досок. Еще недавно они находились в общем списке, в беспорядке. Теперь их рассортировали по рабочим пространствам. Для каждого отдела сделали свое пространство с досками.

Link Cards

Появились Link Cards – карточки Trello с расширенными возможностями. Они интегрируются с другими сервисами. Так, если вставить в карточку ссылку на Google-документы – то документ можно редактировать прямо в Trello. Интеграций более 30 – с Facebook, Google-диск, Figma, YouTube, Jira, Instagram, Dropbox, Github. 

Пример использования: онлайн-школа составляет в Trello программу курса и подгружает в карточки видеоуроки с YouTube. Каждая карточка теперь содержит встроенное видео. Можно смотреть его, не выходя из системы. 

Формат Team Table View 

Теперь Trello умеет собирать данные с нескольких досок и сводить их в общей интерактивной таблице. Формат Team Table View – это не набор колонок на доске, а таблица, где каждая строка – это карточка задачи. Можно настраивать фильтрацию и делать пометки. 

Пример использования: редакция онлайн-журнала собирает в одну таблицу карточки с досок «Лонгриды», «Переводы», «Интервью» и сортирует их по дедлайну. Карточкам с горящим сроком присваивают метку красного цвета («Срочно!») прямо в таблице.

Панель мониторинга

Появился новый режим просмотра доски – в виде дашборда. В дополнение к таблице, календарю, хронологии и карте. Это набор графиков и диаграмм, чтобы быстро промониторить общую картину по проекту и оценить рабочую нагрузку. Визуализируются сроки выполнения, актуальные задачи в списке, задачи каждого пользователя.

Пример использования: руководитель веб-студии хочет посмотреть, сколько прототипов у каждого сотрудника в работе. Он переключает доску «Прототипы» в режим дашборда и видит график «Число карточек на пользователя». 

Asana 

Сайт системы

Русскоязычная версия

Весной в Asana появилась русскоязычная версия интерфейсов. Также добавили еще три – китайскую, голландскую и польскую. Русский язык находится на стадии beta-версии. В мобильном приложении русского языка пока нет. 

Пример использования: в отделе бухгалтерии только 10% сотрудников знает английский, остальным трудно пользоваться системой. Русскоязычный интерфейс решает проблему. 

Информация о проекте

Появилась отдельная вкладка для сбора и хранения информации по проекту – ссылок, документов, презентаций. 

Пример использования: в проект с предстоящей онлайн-конференцией выкладывается отдельно вся информация: презентация конференции, ссылка на программу, документ со списком спикеров. 

Интеграция с Vimeo

Позволяет записывать видеосообщения с помощью Vimeo и отправлять их коллегам в Asana. Сокращает число совещаний. Можно записать видеообращение или показать свой экран. Видео добавляется в задачи, проекты, сообщения и комментарии. Автоматически создается расшифровка записи. 

Пример использования: записать демонстрацию продукта или дизайнерского решения и выложить в задачу, чтобы дать коллегам подробную информацию о предстоящем запуске.  

Wrike

Сайт системы

Шаблоны для рабочих пространств

Wrike добавил возможность создавать рабочие пространства из шаблонов. Например, выбирать готовое проектное пространство для процесса «запуск маркетинговой кампании» или «обновление IT-инфраструктуры». 

Пример использования: нужно организовать процессы для взаимодействия с фрилансерами. На основе шаблона «удаленная работа» создается рабочее пространство. Там уже есть инструменты для организации виртуального офиса, проведения планерок, панели задач и папки для файлов. Остается только настроить все под себя. 

Новые типы сущностей: спринты, эпопеи, клиенты

Wrike больше не ограничивается стандартными сущностями – проектами, задачами, карточками. И использует язык, который подходит для процессов компаний в любой сфере. Теперь интерфейсы поддерживают также «спринты», «клиентов», «эпопеи», «кампании». 

Пример использования: выстроить какую угодно вложенность в отделе разработки, например, одну «эпопею» из десяти «спринтов». 

Workflow Engine

Визуальный конструктор, позволяет сотрудникам создавать индивидуальные рабочие процессы и сценарии. Например, «онбординг для нового пользователя» или «онбординг для нового сотрудника». Пользователи настраивают взаимосвязи между всеми этапами и задачами. Есть простые механизмы: «если A, то B» и сложные, с процессами за пределами Wrike.

Пример использования: в отделе HR данные о сотрудниках вводятся в одну из сторонних систем. Workflow Engine объединяет информационные потоки между Wrike и HR-системой. Он автоматически копирует данные из одной системы в другую, как только они вводятся или обновляются.  

Битрикс-24

Сайт системы

Редактор документов 

Редактор документов с функцией совместного редактирования на движке Р7-Офис/OnlyOffice. Поддерживает работу с Word и Excel. Права доступа к документам настраиваются. 

Пример использования: коллеги вместе вносят правки в статью, не выгружая ее из системы. 

Интеграция с Instagram

Теперь любой бизнес-аккаунт в Instagram подключается к CRM Битрикс-24. Менеджеры продают прямо из чата. Все данные попадают из директа Instagram – в CRM. 

Пример использования: менеджер доставки цветов отвечает на комментарии пользователей Instagram, оставаясь в системе управления. Ответы приходят пользователю в директ. 

Интеграция с WhatsApp 

Позволяет общаться с клиентами по WhatsApp из интерфейса Битрикс. Чаты привязываются к карточке клиента в CRM. Если добавить виджет WhatsApp на сайт, посетитель сайта нажмет на него и начнет общаться с менеджерами компании, а они будут вести переписку из Битрикс. 

Пример использования: сотрудники отдела продаж общаются с клиентами в WhatsApp через рабочий компьютер, без использования личных смартфонов. Вся переписка хранится в системе. 

Видеозвонки и конференции HD до 48 человек

Битрикс-24 расширил число участников видеозвонков и конференций до 48 человек. Можно приглашать клиентов, партнеров и подрядчиков по ссылке. Делиться файлами и презентациями, показывать свой экран. Видео будет в HD-качестве.

Пример использования: совместная конференция с коллегами из иногородних филиалов. 

Worksection

Сайт системы

График выходных, отпусков и больничных

Worksection научился составлять графики выходных и отпусков, опираясь на норму рабочих часов для сотрудника. Менеджеры смотрят, сколько часов отработал каждый за минувший год, с учетом праздников и больничных. 

Пример использования: HR-специалисты рассчитывают эффективность расхода рабочего времени сотрудника за год, чтобы рассчитать ему премию.  

Передача дел при увольнении

Когда сотрудник увольняется, руководитель жмет кнопку «Передать дела» и переназначает его задачи коллегам. Все сразу или по отдельности, одному сотруднику или разным. Это экономит время: если задача была с ограниченной видимостью, она становится доступной для того, кто принимает дела. Если сотрудника нет в проекте – он автоматически получает приглашение. 

Пример использования: увольняется проджект-менеджер. Все его задачи автоматически переназначаются на нового проджекта. Новый сотрудник получает доступ к приватным проектам.  

Миниатюры задач

Теперь для каждой задачи пользователь может назначить мини-картинку, чтобы сделать карточку визуально заметнее в общем списке. 

Пример использования: дизайнер помечает каждый этап работы над сайтом своей иконкой. 

Планфикс

Сайт системы

Отложенная отправка комментариев

Теперь в системе можно указывать дату и точное время, когда сообщение или комментарий должны быть отправлены.

Пример использования: при коммуникациях Санкт-Петербург-Владивосток можно подстроиться под рабочее время клиента, с учетом разницы в 7 часов. 

Интеграция с Instagram 

Позволяет отвечать на комментарии в Instagram и писать сообщения клиентам в директ прямо из системы. Теперь, когда пользователь пишет в комментариях или в директ Instagram, сообщение тут же появляется в Планфикс в виде задачи. 

Пример использования: в аккаунте сетевого отеля есть посты с описанием люкс-номеров. Как только пользователь пишет в комментарии «хочу забронировать номер» – создается новая задача на бронь. 

Новые автоматические сценарии

Автоматизация подключается на определенном этапе рабочего процесса. Когда задаче присваивается статус «Оплачено», срабатывает сценарий – создается новый проект, задача берется в работу. Пользователь выбирает шаблон для сценария и заранее его настраивает. Сценарии рассчитаны прежде всего на дизайнерские бюро, мебельные фабрики и строительные компании. 

Пример использования: проектировщик назначает задаче с эскизом шкафа-купе статус «Готово» – заказчику автоматически отправляется письмо с уведомлением, что можно смотреть эскиз. Шаблон письма готовится заранее вместе со сценарием.

Итак, в 2021 году в системах управления проектами активно появлялись новые функции. В тренде автоматизации и интеграции, а также инструменты для аналитики, различные дашборды, таблицы и сводки.