Этот мир охвачен пандемией незавершенных дел. Каждый день миллионы людей с азартом начинают новые дела и бросают их, так и не добравшись до конца. Недописанные книги, невыполненные обещания похудеть, построить дом, создать программу, сайт, пет-проект.

Незавершенные дела заставляют нас страдать. Мы возвращаемся к ним снова и снова, мысленно создавая бесконечный цикл упреков к себе, сожалений и оправданий. А еще брошенные проекты нередко создают сложности окружающим.

О том, чем вызван этот массовый недуг и как с ним справиться, поговорим в этом посте.

Почему мы бросаем начатое

Главная причина всех незавершенных дел — трудности на пути к цели. Кто-то сдается на первом препятствии, а кто-то теряет мотивацию и силы для борьбы постепенно. Многие находятся в состоянии внутреннего противоречия: с одной стороны, они совершенно не готовы к трудностям, а с другой — сами их ищут или даже создают.

Психологи называют такое состояние внутренним саботажем. Находясь в нем, люди сами себе препятствуют в достижении цели. Вызвать внутренний саботаж может, например, критика родителей, наказания за неудачи и отсутствие поддержки, фраза «у тебя ничего не получится».

Существуют и другие причины, по которым наши планы никогда не становятся фактом. Среди них можно выделить:

• Особенности темперамента: экстраверты и холерики по своей природе увлекающиеся натуры. Они быстро загораются идеями, но еще быстрее угасают, особенно столкнувшись с необходимостью совершать реальные рутинные действия. 

• Слишком высокую загрузку. Из-за этого приходится заниматься одновременно несколькими делами, рискуя довести до провала все. 

• Расплывчатую цель и отсутствие критериев успеха. Нельзя довести дело до конца, если у вас нет ясной цели. Да, мы снова напоминаем про SMART и прочие способы превратить план в факт. «Хочу разбогатеть» — это не цель, в отличие от «заработать 2 млн рублей к 10 сентября 2023 года». 

• Неорганизованность. Даже правильно сформулированная цель сама себя не выполнит без четкого плана, с задачами, подзадачами и методами их решения.  

• Завышенные требования, самокритика, нереалистичные цели. Вряд ли вы станете президентом Бразилии через три месяца, даже если запишете такую цель в полном соответствии с формулой SMART. 

• Цель не вдохновляет. Страсть, энтузиазм и творческие порывы быстро пропадут, если не ответить себе на вопрос «зачем мне это». Проблема редко кроется в нехватке силы воли, гораздо чаще – в недостатке мотивации. 

В книге Джен Ягер «Все! Доводи до конца» выделяется 22 причины, по которым люди бросают начатое на полпути. Среди них присутствуют не только вполне логичный страх неудачи, но и боязнь успеха, страх окончания дела, склонность к перфекционизму и, разумеется, великая и ужасная прокрастинация.

Как не бросать

Планировать

Одна из причин утраты энтузиазма, который был у человека на старте – недооценка сложности дела. А это значит, что в первую очередь задаче необходима разбивка на небольшие подзадачи и ежедневное выполнение определённого объема работ.

Поставив перед собой цель, нужно понимать, сколько сил, времени и ресурсов понадобится для её выполнения. Для этого планируйте каждый свой шаг и заносите этапы продвижения к цели в список или календарь, не забывая о резерве времени на ситуации, когда что-то идет не так.

Отслеживайте прогресс. Чтобы видеть, на каком вы сейчас этапе, ведите лист проекта, записывайте задачи и их текущий статус. Сформулируйте ключевые показатели эффективности для целей, которых хотите достичь.

Планирование дел и отслеживание результатов важно проводить регулярно, ежедневно или еженедельно. Это поможет повысить ответственность и не сбиться с намеченного графика.

Ограничить время на планирование

Это поможет не впасть в бесконечную детализацию. Одна из причин, по которым проекты никогда не завершаются — стремление расписать все максимально подробно, чтобы получилось суперкруто. На самом деле чрезмерное увлечение деталями при планировании приводит к значительным ошибкам из-за того, что какие-то моменты не были учтены или изменились.

Есть и еще одна причина, по которой мы продолжаем шлифовать несуществующие шероховатости плана вместо того, чтобы приступать к его реализации: невозможно потерпеть неудачу, если ничего не делать. Работа над планом дает ложное удовлетворение от того, что работа не стоит на месте.

Четкий дедлайн при составлении плана даст точку отсчета для начала реальных действий.

Декомпозиция: выполнять проект по частям

Большие проекты выглядят пугающе. Книга, диссертация, программный комплекс или масштабная кампания состоят из множества разных задач. Если попытаться делать сразу все, проект обречен на неудачу.

Запишите, через какое время планируете завершить проект. Затем разделите работу на маленькие ежедневные шаги, которые будут продвигать вас к ее достижению. В результате вы получите список конкретных дел на каждый день.

Следите, чтобы нагрузка не была чрезмерной. Лучше двигаться медленно, постоянно оставаясь в движении.

Разбив проект на части, мы сможем «съесть слона по кусочкам».

Делегировать

Самое эффективное использование времени – делать то, что получается лучше всего и чего никто, кроме тебя, так же хорошо не сделает. Грамотное делегирование позволяет освободить ценное время и ресурсы для того проекта, который вы уже никогда не успеели бы закончить. Или на который ушло бы больше времени, чем вы предполагали.

Правила эффективного делегирования:

1. Решите, какие задачи, часть проекта или проект целиком вы хотите передать. Отдавайте то, что не хочется делать, или то, что кто-то другой может сделать не хуже (а даже лучше), чем вы.

2. Убедитесь, что даете понятные инструкции. В конечном счете именно вы несете ответственность за работу, которую выполняет тот, кому вы ее перепоручили. Попросите сотрудника повторить задание, а затем спросите, как именно он будет его выполнять. Это покажет, правильно ли были приняты ваши инструкции.

3. Установите жесткий дедлайн и организуйте регулярную обратную связь. Назначьте конкретную дату не только окончания работы, но и ответа по заданию. Чем конкретнее, тем лучше. Договоритесь по поводу обсуждения результатов, во время которого отметьте, что удалось, а над чем еще требуется поработать.

4. Делегируйте не только задачу, но и ответственность за ее выполнение. Дело в том, что если вы поручаете задачу правильно, то вы действительно экономите время и посвящаете свои часы как специалиста тем задачам, которые способны выполнить только вы. Проверяйте исполнителя, пока не убедитесь, что можно передать ему всю ответственность за задачу и за работу, которую он делает.

Обращаться за помощью

Невозможно знать и уметь абсолютно все. Поэтому вполне закономерно, что иногда справиться самостоятельно с поставленной задачей не получается. Не стесняйтесь обращаться за помощью и консультациями к тем, кто обладает экспертизой в вашем деле.

Устанавливать не сдвигаемый дедлайн

Не сдвигаемый дедлайн для запуска проекта дает точку опоры и помогает более реалистично оценивать сроки выполнения задач. Если успеть к дедлайну не получается, сразу стоит решить, что можно отложить на реализацию после запуска или к следующей итерации.

Добавить контрольные точки по пути к дедлайну

Николай Товеровский в книге «Управление проектами, людьми и собой» представляет проект в виде гусеницы. Если ей не управлять, она может уползти совсем не туда, куда ожидается. Зафиксировать путь гусеницы в нужном направлении Николай предлагает с помощью «гвоздей» — контрольных точек или промежуточных дедлайнов, которые также нельзя сдвигать. Важно, чтобы контрольные точки следовали через равные промежутки времени и каждый участник проекта четко понимал, какую работу должен сделать к этому моменту.

Отключить многозадачность

Жонглируя несколькими задачами в пространстве внимания, мы не способны заметить и запомнить детали самой важной из них. В условиях многозадачности мы даже обрабатываем задачи в совершенно иной части мозга. Рассел Полдарк, профессор психологии Стэнфордского университета, считает, что «Когда мы работаем в режиме многозадачности, мы больше полагаемся на базальные ядра — систему мозга, которая участвует в усвоении навыков и привычек. Однако, когда мы кодируем информацию в более сосредоточенном режиме, мы больше полагаемся на гиппокамп, который действительно помогает хранить информацию и извлекать ее из памяти».

Сфокусированное выполнение одной задачи избавляет от неэффективных переключений, но самое главное — не позволит увлечься новым проектом, из-за которого вы не доведете до конца текущий.

Отключить перфекционизм

Определите критерии успеха и сделайте достаточно хорошо. Не стремитесь к абсолютному совершенству. Никому не нужна идеальная работа, если на это требуется вся жизнь. Сделайте основной объем как можно быстрее, а уже потом вносите корректировки.

Не ждать вдохновения

Пабло Пикассо говорил: «Не ждите вдохновения, начинайте. Вдохновение существует, но оно приходит во время работы, оно должно застать вас за работой. Не растрачивайте уйму времени на ожидание «нужного» момента. Снизойдёт вдохновение – прекрасно, если нет – заставляйте себя работать. Творя новое, глупо ожидать поддержки. Вдохновение – это как специя – её нужно совсем мало, но она может изменить всё».

Отказаться от раздумий, не подкрепленных действиями

Обдумывая проект, не медлите с действиями, это только усугубит чувство застоя. Каждый сделанный шаг, каждая мелочь для реализации задачи откроет новые возможности и пробудит эмоции, которые вы раньше не замечали. Именно эти эмоции часто становятся решающим фактором для того, чтобы продолжать работу над проектом.

Разрешить себе отказаться от безнадежных проектов

Если проект утратил актуальность или стоимость его реализации оказалась неоправданно высока, стоит сделать паузу, чтобы оценить, стоит ли продолжать. С большой вероятностью отказ от безнадежного проекта или неактуальной цели позволит переключиться на более перспективные направления и добиться успеха там.

Заключение

Умение завершать начатое — отличный способ улучшить свою жизнь, избавиться от мучительных сожалений, сомнений, повысить самооценку, добиться успеха и признания. Приведенные в этом посте способы доводить дела до конца не являются каким-то высшим откровением или оружием абсолютного "достигатора", однако при систематическом применении помогут достигнуть намеченной цели и получить удовлетворение от результата.

Компания EvaTeam заменяет экосистему Atlassian в России. EvaProject — замена Jira. EvaWiki — замена Confluence. И EvaServiceDesk — замена Jira Service Management. Бесшовная интеграция между продуктами.