Привет! Меня зовут Сергей Федоров, более 5 лет я развиваю компанию на рынке Renewable Energy в США и Канаде. У меня небольшая удаленная команда — 30 человек. Все сотрудники работают из разных городов и стран. Сейчас мы работаем в Microsoft Teams, но когда-то (как и многие небольшие команды) начинали с Telegram и Google Meet. В этой статье хочу поделиться своим опытом: как подойти к выбору ПО для работы удаленной команды, чтобы не было больно.
Сразу скажу, что конкретного списка того, что стоит выбрать, — не будет. И не потому что я человек такой, или плохо разбираюсь в ПО. На это есть причина, о которой я тоже расскажу.
Погнали!
Сначала процесс, потом ПО
Нередко даже самые популярные и замечательные решения не подходят. Ты начинаешь перебирать, а они всё не подходят и не подходят. Знакомым подошло, и они живут себе счастливо, а тебе не подходит. И дело тут не всегда в ПО. Просто довольно часто команды ищут сервис, который решит их задачу или какую-то боль, что в корне неправильно. Нужно идти от обратного. Сначала важно понять, какие у тебя процессы, какие в них задачи, какую боль ты хочешь решить, и уже потом искать прогу. Если процессов нет, то искать ПО для решения задач ну, как минимум, странно и бесполезно.
На самом-то деле, можно работать и в чатах, и в Google Docs. Я видел абсолютно прекрасную реализацию CRM в обычных Google Таблицах. И что? У ребят все отлично работает. Еще один пример из оптовых продаж: команда сделала CRM прямо в почтовом ящике с помощью меток и дополнительных расширений для Gmail. Тоже классно работает. Ребят все устраивает, и им не нужны дорогие CRM. Это я к тому, что навороченность и цена ПО далеко не показатель — подойдет оно или нет. Совсем простое программное обеспечение может оказаться идеальным решением конкретно для твоих задач.
Поэтому стартовать в выборе ПО нужно с процессов, которые уже работают и показывают результат. И ты, например, хочешь этот результат улучшить, сделать прозрачнее, быстрее, собрать метрики и т. д. Такой подход к подбору программного обеспечения будет безболезненным и осознанным.
Сначала решить проблемы в команде, потом ПО
Важно понимать, что любое нововведение — это всегда стресс для команды. Большой или маленький, но стресс. И если внедрять новое ПО в команду, где есть нерешенные проблемы: токсичные люди, нездоровая конкуренция, распри, то ПО не решит проблем с коммуникацией, оно вызовет отторжение, потому что на старые проблемы накладывается еще и новый стресс.
В любой команде нововведения встречаются сопротивлением. И это очень важный момент для руководителя. Он должен подвести команду к мысли, что пора что-то менять. Обсудить с командой насущные проблемы, что и где может быть лучше. Тут важно понимать, что если людям удобно и хорошо, например, коммуницировать в Telegram, и у вас все классно, вы растете, процессы дают результат, то и не трогайте его. А если с коммуникацией проблемы: люди часто отвлекаются, не выходят вовремя на связь, пропускают звонки. Тогда нужно вынести эти проблемы на обсуждение и предложить решение, которое, например, изолирует личное пространство и рабочее.
ПО должно подходить к задачам команды и нравится лидеру команды. Ведь именно ему предстоит «продавать» это решение сотрудникам. И конечно, ПО должно отлажено работать, иметь понятный и удобный интерфейс. Это очень сильно упрощает жизнь. Например, мы пользуемся Microsoft Teams. И на маке он работает не всегда нормально, но меня спасает то, что я чаще пользуюсь им на телефоне или в вебе. И там все работает быстро и классно, поэтому для меня этот момент с маком — терпим.
Как мы выбирали ПО и почему Teams
Мы специально не искали ПО. Я все же сторонник того, что процессы сами должны подсказать, что уже пора. До этого мы пользовались Telegram и в какой-то момент начали расти. Количество чатов увеличилось до 10. Все находилось в разных места: чаты — в ТГ, звонки — в Google Meet, файлы — еще где-то, чтобы пошерить экран с управлением — нужно одно приложение, записать на экран — другое. Это все становилось просто неуправляемым. Когда у тебя всего три человека в команде — норм, когда вас пять — еще терпимо. А мы выросли до 20 человек. Нам нужна была рабочая экосистема.
Мы выбрали Microsoft Teams. За 5–7 долларов за пользователя в месяц мы получаем полноценную рабочую экосистему: почта, календари, звонки, диск, чаты. Все, что нам нужно и подходит под наш размер и задачи. Есть еще одна важная фишка: решение должно подходить по размеру команды. Если вас три человека, то вам нужен общий чат, сервис для звонков, один общий календарь и общая папка на Google Drive или на Dropbox. Ну и все. Нет таких задач, под которые вам нужны какие-то навороченные программы.
ПО для работы очень и очень много. Мой личный ТОП — достаточно простой: Microsoft Teams, Slack (ушел из России) и Telegram. Как ни странно, Telegram при всех его недостатках — один из лучших мессенджеров, которые я видел в своей жизни. Коммуникация в Telegram до определенных размеров команды — очень удобна.
Существует много альтернатив тому же ушедшему Slack, например, Google Workspace. Там и мессенджеры, и файлы, и все, что нужно, но мне лично не зашло. Это как раз про то, о чем я говорил выше: тебе, как лидеру команды, должно нравиться. Потому что кто отвечает за интеграцию этого ПО в команду? Ты! Если это твой бизнес, то тебе решать, с чем работать. Ты должен сам пощупать и понять, это классное решение или нет.
Мне кажется, это самое важное при внедрении ПО, да и любого нововведения. Ты должен быть готов к внедрению того, что внедряешь. И не автоматизировать то, что не нужно, потому что лучше заняться бизнесом, чем в очередной раз переавтоматизировать какой-то процесс, который можно сделать дешевле, руками, или который команда привыкла делать так, как делает.
Да, конечно, намного проще заниматься улучшением мелочей, чем решать реальные проблемы — найти новых партнеров, заменить сотрудника. Реальные проблемы всегда сложнее решать. Но решением мелочей сильный бизнес не построишь. Это, кстати, тоже важный вопрос самому себе при выборе ПО: оно действительно сейчас необходимо или я пытаюсь решать то, что не требует этого?