Типы анализа, используемые для/около ИТ

Имидж ничто. Жажда - всё. Не дай себе засохнуть" (Реклама Sprite)

Сфера информационных технологий развивается крайне быстро. Мнения исследователей говорят о том, что она находится в состоянии "технологической "пред" сингулярности". Это оказывает определенное влияние, а на кого-то, может быть - даже давление. Содержать и развивать ИТ в целом - тренд, которому, по мнению многих руководителей необходимо следовать, и тогда он, как нить Ариадны, выведет в «светлое будущее». В этой позиции есть рациональное ядро, но и ментальная ловушка тоже. Если в нее попасть, то нужно будет приложить много усилий, чтобы потом выбраться.

Итак. Для того, чтобы разрабатывать информационные системы и цифровые продукты, востребованные конкретным окружением, нужно понять, что это за окружение, какая у него зрелость и как оно может и готово использовать конкретную технологию. Готовность, возможность и зрелость характеризуется понятием - цифровая культура.

"Цифровая культура – совокупность компетенций, характеризующих способность использования информационно-коммуникационных технологий для комфортной жизни в цифровой среде, для взаимодействия с обществом и решения цифровых задач в профессиональной деятельности."

Чтобы в конкретной цифровой культуре, быть эффективным и чувствовать себя комфортно, нужно использовать методы, навыки и инструменты, которые будут понятны и близки носителям этой культуры. Какие же инструменты, которые налаживают взаимодействие пользователей и информационных решений существуют? Переходим к типам анализа (Рис.1).

Процессный анализ:

• Что это - Тип анализа, направленный на создание и регламентацию процессной деятельности. Он необходим для того, чтобы провести описание существующих способов работы;

• Стандарты, описывающие/регламентирующие - BPM CBOK;

• Для чего это - Описание служит базой для структуризации информации, которая находится в "головах" ответственных исполнителей, менеджеров. Это помогает создать основу для разработки и внедрения конкретной, наиболее подходящей информационной системы;

Системный анализ:

• Что это - Тип анализа, который предполагает, что пользователь должен точно понимать, чего хочет. Пользователь должен быть в состоянии описать, как складывается текущая работа и, что в ней надо изменить, чтобы прийти в желаемое состояние;

• Стандарты, описывающие/регламентирующие  - SWEBOK;

• Для чего это - Системный анализ используется для алгоритмизации и автоматизации представлений пользователей о том, как должен складываться конкретный процесс, применительно к конкретной информационной системе;

Бизнес анализ:

• Что это - Тип анализа, востребованный в ситуации, когда пользователь умеет добиваться результатов своей деятельности не единственным путем, а может использоваться варианты при решении конкретной задачи. Каждый вариант имеет свои преимущества и недостатки. Он используется в наиболее подходящем для этого случае. Пользователь умеет использовать варианты, но выбор конкретного, для решения определенной задачи вызывает у него затруднения. Есть понимание, как выстроены процессы и нужен катализатор их развития;

• Стандарты, описывающие/регламентирующие  - BaBOK;

• Для чего это - Этот тип анализа необходим для проектирования и помощи пользователю в определении, оптимального варианта действий. Помощь, в том числе, выражается в математическом обосновании конкретного решения;

Анализ данных:

• Что это - Тип анализа, направленный на принятие решений о развитии существующих процессов, решении проблем на основе данных;

• Стандарты, описывающие/регламентирующие  - DAMA DMBOK;

• Для чего это - Для принятия решений не на основе опыта и экспертизы, то есть что-то субъективное, а на основе собранных данных, то есть что-то более объективное;

Продуктовый анализ:

• Что это - Тип анализа, направленный на создание конкретных цифровых продуктов, для конкретных категорий пользователей, с конкретными потребностями;

• Стандарты, описывающие/регламентирующие - этот вид деятельности вобрал в себя инструменты анализа данных, бизнес анализа и дополнил их подходами к формализации UX;

• Для чего это - Этот анализ направлен на выделение из существующего контекста конкретной потребности пользователя, ее автоматизации и последующей оптимизации;

Вот такие типы анализа, вот такие уровни цифровой культуры выделены и формализованы. Каждый из них имеет свой свод знаний/рецептов о том, как его использовать. 

Система координат типов анализа и для чего использовать каждый из них

"Где карта Билли? Нам нужна карта" (Остров сокровищ)

Выше представлены типы анализа. Теперь сориентируемся и определимся, в какую сторону идти для достижения желаемого результата. Соотнесем зрелость процессов организации и технологическую зрелость. Поймем, какой уровень цифровой культуры будет востребован в нашем контексте. (Рис.2).

Давайте найдем желаемое место в представленной системе координат.

Предлагаемая система координат содержит следующие направляющие:

• Зрелость организационных процессов:

  • По этой направляющей упорядочиваются процессы от уровня ad-hoc, до уровня процессов, в которых развитие и совершенствование поставлено на поток. К описанию уровней организационной зрелости есть много подходов, например такой, или такой, или такой, или такой. Каждая из моделей зрелости имеет свою специфику и нюансы применения, требует определённых ресурсов. Cуть описания моделей одна - способ повышения эффективности процессов, ориентированный на показатели;

• Технологическая зрелость:

  • Эта направляющая показывает то, насколько комплексно и повсеместно мы используем технологии для цифровизации нашей компании и ее процессов;

Точка отсчета. Процессы складываются, упорядочиваются, формализуются. В компании пока не сильно задумываются о технологиях. Процессный анализ отправная точка. Регламентируется описание методов и подходов к структуризации информации. Так она будет использоваться и приносить пользу. Как? Регламенты, на основе которых переходим к автоматизации и роботизации. Регламенты и описания "как делать работу" приводят к получению результата. Может не оптимальный, но результат будет. Об оптимальности думать рано. Цель - запустить работу и выстроить цепочки процессов. Эта профильная задача для процессного анализа. Это батут. Можно оттолкнуться и начать эволюционировать. Базовая потребность, результат достигнут. Если так сложилось, что дисциплина и процессная зрелость находятся на высоком уровне, то батут не нужен.

Системный анализ. Рабочие алгоритмы есть. На практике подтверждена их работоспособность. Можно заниматься автоматизацией. Исполнитель автоматизации, основываясь на документах, в которых зафиксированы и представлены алгоритмы, проводит дополнительные изыскания - сбор требований, выявление информационных "дырок", подбор технологий, построение конкретных цифровых решений. Оно позволяет экономить и/или зарабатывать. Системным анализом "наносим" дополнительную пользу. Затем, имея основу для развития или совершенствования, эту пользу максимизируем по параметрам, которые являются целевыми.

Проводим изменения собираем обратную связь. Ищем "узкие горлышки":

• На которые тратится много ресурсов;

• Технологические петли;

• Дублирование работ;

Запускаем изменения, которые должны повышать ценность. Ценность выражается в повышенной скорости или дополнительной работе, или повышенной ценности данных. Конкретный способ исполнения работы принимается на основе экспертного мнения тех, кто отвечает за результат этой работы. Так появляются целевые параметры. С наличием этих целевых параметров потом будет эффективен бизнес анализ. Его можно начать и раньше, но для этого потребуется сначала обосновать, что он действительно нужен. Это какая-то рекурсия и ее лучше избежать там, где ее можно избежать. Бизнес анализ, как инструмент, будет востребован тогда, когда сложился и востребован контекст его применения. А это после того, как процессный анализ завершил несколько итераций своих работ и реализована какая-то автоматизация. В таких условиях мы повысим уже имеющуюся ценность.

Проанализируем ситуацию, в которую я Вас завел. Отлаженный конвейер запуска новых процессов и оптимизации существующей деятельности - построен. Все логично, но есть нюанс. Пока, принимаемые решения, носят экспертный характер. Причины понятны - решения принимаются теми, кто отвечает за результат. Смотрим на результаты, принимаем решение, как изменить процесс, изменяем и движемся дальше. Кроме того, запущенные процессы помогают накапливать данные, которых раньше не было. Да, можно было бы подсмотреть целевые показатели и бенчмарки. Но на их основе принимать решения - крайне рисковый путь. Показатели и бенчмарки отражают картину в целом. Средняя температура по больнице, которая, если не понимать источники поступления данных, принесет больше урона, чем пользы.

Мне не нравится зависимость от конкретного, пусть и экспертного мнения. Рациональность, основательность, ответственность подвигают меня к принципу - "Доверяй, но проверяй". Проверяй еще и потому, что эксперт сам может запутаться и желая лучшего, но запутавшись в своем опыте и информации примет не верное решение. С этим нужно что-то делать.

Чтобы выйти из плена экспертного мнения, следует использовать объективные показатели, отражающие наш компанейский, или процессный, или проектный опыт. Это не слепое использование данных, а понимание того, как в конкретной ситуации они изменяются и, как их использовать, чтобы принимать взвешенные решения. Анализ конкретных показателей приводит к тому, что появляется необходимость изучить дополнительные показатели. Только так придет комплексное осознание сложившегося контекста. Затем, запускается фокусировка на поставленных целях. Для решения этой задачи используют big data, machine learning, process mining - распространенные и популярные технологии, объединенные в понятия "анализ данных". Они будут востребованы в каждом типе организационной зрелости, но для их применения нужна высокая технологическая зрелость. Так, экспертная оценка дополняется (именно дополняется, а не заменяется) данными – это позволяет делать более точные оценки и принимать взвешенные управленческие решения.

Постепенно улучшается состояние информационных систем, оптимизируются процессы, на основе точных параметров принимаются полезные и ценные решения. Настало время делить наших целевых пользователей по точечным потребностям. После того, как количественно система достигла оптимума, приходит время переходить на качественно новую ступень. Из общего числа пользователей выбираем группы с конкретными потребностями, предоставляем им специализированные инструменты. Переходим на виток функционирования, для которого все указанные типы анализа будут релевантны. Какие-то из потребностей будут пройдены на автомате, а каким-то уделим больше внимания. Так создаются конкретные продукты для конкретных групп пользователей. На этой стадии используется продуктовый анализ. Он требует развитых процессов и устойчивого технологического развития. Постепенно, цифровая культура компании и ее пользователей становится более требовательной к используемым инструментам. По порядку удовлетворяются возникающие потребности.

Какие артефакты нужны для каждого типа анализа

"Результат проведенной работы проверяется не сказанным, а сделанным" (Автор статьи)

Каждый тип анализа - отдельная сфера деятельности, отдельный мир с правилами и принципами. Если человек понимает, что он хочет профессионально заниматься конкретным типом анализа, то перед ним море, по которому нужно учиться плавать. Важно отметить, что эффективность проведенной работы должна быть отражена конкретным артефактом, который можно будет использовать, который будет в состоянии приносить пользу.
Так важно понимать, что если есть необходимость в проведении определенного анализа она должна быть завершена созданием конкретного артефакта, который продемонстрирует результат. Для каждого типа анализа артефакты свои. Они могут называться по-разному. Это определяется стандартом или практикой, по которому создается тот или иной артефакт, но состав документа и его назначение едины.

Процессный анализ:

• Основные артефакты - Модель процесса, Регламент процесса;

• Дополнительные артефакты - Соглашение по моделированию процесса;

• Что в них отражается:

  • Модель процесса - создается для отражения текущего состояния рассматриваемой деятельности, модель AS-IS, переходного состояния деятельности в момент проведения ее трансформации, модель TRANSFORMED, целевого, желаемого состояния процессов, модель TO-BE. Для этого используются различные нотации - BPMN, EPC, DFD, IDEF, UML (диаграмма деятельности);

  • Регламент процесса - отражается информация по каждому этапу процесса. Какая работа на них выполняется, каким должен быть результат, кто отвечает за работу, кто ее делает, каким критериям должен соответствовать результат;

  • Соглашение по моделированию процесса - документ отражает те элементы инструментов моделирования, которые используются для регламентов процессов в конкретном процессе или проекте;

Системный анализ:

• Основные артефакты - Пользовательские требования, Функциональные требования, Документация на состав данных, которыми должны обмениваться системы, Логические схемы предметной области, Физические схемы баз данных;

• Дополнительные артефакты - Нефункциональные требования, Диаграммы последовательности интеграционных процессов;

• Что в них отражается:

  • Пользовательские требования - алгоритм работы пользователя, который позволяет ему выполнить конкретную задачу и получить конкретный результат;

  • Функциональные требования - функции, которые должны быть выполнены в создаваемой системе или ее модуле;

  • Документация на состав данных, которыми должны обмениваться системы - набор данных, необходимый для выполнения системой ее функциональных требований. Распространенный способы отражения - OpenAPI, Swagger;

  • Логические схемы предметной области - структурное описание предметной области, ее информационные объекты и способы взаимодействия объектов между собой (UML - диаграмма классов);

  • Физические схемы баз данных - ER диаграмма. Атрибуты сущностей, взятых из логического представления базы данных и отношения между ними;

  • Нефункциональные требования - Качественные характеристики системы, представленные в виде конкретных числовых показателей;

  • Диаграммы последовательности интеграционных процессов - способ отражения связей между системами и ее компонентами. На этой диаграмме акцент делается в сторону отражения способов связи между объектами;

Бизнес анализ:

• Основные артефакты - Бизнес требования, Технико-экономическое обоснование;

• Дополнительные артефакты - Пользовательские требования, Бизнес правила;

• Что в них отражается:

  • Бизнес требования - обоснование того, что нужно сделать. Это обоснование должно содержать цель и мотивацию изменений, варианты их проведения, стейкхолдеров, границы, риски и ценность;

  • Технико-экономическое обоснование - сколько можно будет заработать/сэкономить в результате реализации изменений;

  • Пользовательские требования - этот документ был описан выше в системном анализе. Он пограничный и за него может отвечать, как бизнес, так и системный анализ. Формат его составления близок и понятен обоим сферам анализа. Все решается наличием конкретных специалистов и их сферой ответственности;

  • Бизнес правила - рамки и границы применения бизнес требований, заданные конкретной организацией или проектом автоматизации. Бизнес правила отражают конкретные показатели, которые формируются контекстом автоматизации;

Анализ данных:

• Основные артефакты - Модели и отчеты, отражающие зависимость рассматриваемых данных;

• Дополнительные артефакты - Визуализация моделей в разных образах;

• Что в них отражается:

  • Модели и отчеты - позволяют визуализировать и отразить закономерности в рассматриваемых данных. Закономерности позволяют подтвердить/скорректировать/отвергнуть гипотезы о развитии продукта, сформулированные для проведения анализа данных;

Продуктовый анализ

• Основные артефакты - Бизнес модели создаваемого продукта в разных форматах;

• Что в них отражается:

  • Бизнес модели - отражается предполагаемый контекст использования продукта. В их основу берется информация, которая помогает выстроить целеполагание продукта. Образ бизнес модели будет сильно зависеть от выбранного способа ее составления. Каждая модель подбирается под конкретный продукт. Это может быть CJM, если мы говорим о продукте, в котором мы делаем акцент на работе с конкретной группой пользователей или модель Остервальдера-Пинье, если речь идет о бизнес продукте, который создается для существующего рынка и должен учитывать интересы и требования многих групп пользователей. CJM может использоваться как часть Модели Остервальдера-Пинье;

Как понять, что компания/процессы/проект готов для конкретного типа анализа?

"Каждой гайке свой болт" (Автор статьи)

Разобравшись с назначением и основными артефактами давайте определимся с тем, когда и в каких условиях востребовано и ценно использование типов анализа (Рис.3).

Процессный анализ. На этом этапе закладывается основа цифровизации, то есть алгоритмизация рабочих процессов. Формируются причинно-следственные связи и воспроизводимый, приводящий к результату порядок выполнения работ. Переходим от хаоса к постепенному упорядочиванию. Каждая вещь, каждый специалист находятся в специализированной рабочей нише. Порядок и воспроизводимость дают основу для того, чтобы системно и целенаправленно, начать заниматься изменениями.

Следующим шагом, с помощью системного анализа, мы начинаем думать о том, а как можно делать работу быстрее. Именно быстрее, но не качественнее. Процессный анализ дает инструменты, с помощью которых описывается деятельность и закрепляется "важное". Мы стараемся перейти в другое состояние за счет то, что учимся делать работу быстрее и увереннее. Информатизация дает на это простой и понятный ответ - автоматизация процессов, которые можно переложить с плеч человека на плечи машины. Главное - описать рабочий алгоритм в деталях и не упустить "важное". А что такое "важное"? Так сразу и не поймешь. Сделаешь и сразу станет очевидно. Следом, после того, как мы научимся быстро ходить по одному конкретному пути, настанет время подумать о том, а какие еще есть тропы, дорожки и как их  можно использовать для достижения заданных результатов.

Из шкатулки достаем бизнес анализ. С его помощью ищем варианты выполнения работы. К каждому из них, который, как кажется, нам подходит, применяем уже отработанные правила автоматизации. Ура, ура, ура. Достигли совершенства, что может быть лучше? Лучше?! Лучше - понятие относительное. Оно зависит от конкретного индивида. Но мы же работу делаем и как можно это "лучше" померять конкретной линейкой? А можно.

Каждая компания находится в определенной системе координат. Эта система координат задается финансово-экономическими параметрами. Они направляют развитие компании. Так мы приходим к инструментарию, который поможет в каждый момент времени определять, где мы находимся и, что нужно для улучшений. Данные правят миром. Данные дают объективное понимание нашего положения в пространстве и времени. Продолжаем развиваться с помощью анализа данных. А что такое развитие с точки зрения специалиста. Умение в конкретной ситуации, для конкретной задачи или проблемы применить подходящий инструмент с помощью которого решается конкретная проблема. И инструментов становится больше.

С точки зрения предприятия, которое удовлетворяет требования клиентов, у нас становятся больше информационных систем, каждая из которых решает задачу, которая приносит конкретную ценность. На этом этапе - продуктовый анализ. 

Акценты при использовании каждого типа анализа

"Учиться, учиться и еще раз учиться" (В.И.Ленин)

Сформулируем памятку о том, с чем помогает конкретный тип анализа, на чем делается акцент при его выполнении.

• Процессный анализ:

  • С чем помогает - Выстроить основу, зафиксировать зоны ответственности, запустить процесс анализа и совершенствования;

  • На чем сделать акцент - Зафиксировать зоны ответственности;

• Системный анализ:

  • С чем помогает - Перенести процессы из регламентов в информационную систему;

  • На чем сделать акцент - Автоматизировать;

• Бизнес анализ:

  • С чем помогает - Проработать варианты достижения ценности;

  • На чем сделать акцент - Обоснование возможности автоматизации в конкретном виде;

• Анализ данных:

  • С чем помогает - Сместить акцент от экспертного мнения в сторону объективных оценок и параметров;

  • На чем сделать акцент - Использование данных;

• Продуктовый анализ:

  • С чем помогает - Сегментировать пользователей по конкретным группам пользователей с конкретными ожиданиями;

  • На чем сделать акцент - Информационный продукт, решающий конкретную задачу;

Итоги

Все ли типы анализа являются обязательными и нужно ли пройти по представленной спирали, чтобы достичь организационной нирваны? Конечно, нет. Любая информационная система, которая имеет стейкхолдеров, целевую аудиторию и команду разработки, может скакать и перепрыгивать между представленными типами анализа, но на каждом следующем этапе, если не решены проблемы предыдущего, необходимо будет "возвращаться" и их решать. Разработка небольшой, сконцентрированной на конкретных нуждах системы, сразу может использовать для себя и своих нужд продуктовый анализ, но по ходу работы будут возникать вопросы о том, а оптимальная ли эта система для ее окружения, а понимают ли люди, как использовать эту систему и т.д.

Развивайтесь сами и помогайте развиваться другим.

Спасибо тем, кто был неравнодушен и помогал сделать мне эту статью такой, как она получилась (Надя, Дима, Аня, Никита).

Надеюсь, что тебе читатель, она тоже будет полезна.