TL;DR вдохновился статьёй про то, как человек организовал свой воркфлоу с помощью различных приложений, благо, моему воркфлоу исполнилось 10 лет. Собственно, моё решение полностью присутствует на КДПВ, оно простое и звезд с неба не хватает. Просьба не ждать от публикации срыва покровов, но можно ждать открытия Америки.

Дисклеймеры

Общий дисклеймер • О личности автора • Отказ от ответственности • Об использовании ChatGPT

Аннотация

Любой современный человек (который крутится в социуме больше, чаще и быстрее, чем пара десятков белок в/на колёсах) пытается облегчить себе жизнь, снижая количество получаемого стресса. А стресс могут вызывать в том числе и пропущенные ввиду забывчивости, прокрастинации или от злого умысла дедлайны. Вот как такое минимизировать? Человек может вдохновиться статьёй вышеупомянутого автора, следовать практикам GTD, либо строить своё воркфлоу (точнее, лайффлоу/рутинфлоу) самостоятельно. Данная статья рассказывает, как я, который и слыхом не слыхал о методиках выполнения задач, просто установил готовые приложения для хранения контента, и как они мне помогают. Расскажу, в чем отличия моей системы организации жизни от той, что предлагает автор вышеупомянутой статьи, и какие проблемы она решает. Расскажу, по каким критериям и как сортируется контент. В статье будут ссылки на различные приложения, но это не реклама, а просто удобный способ донести информацию до читателя.

Кому подойдет эта статья

Тем новичкам, которые впервые и, возможно, не в последний раз в этой жизни задумались о том, что они бессистемно сохраняют свои файлы, хаотично сохраняют случайный контент где попало в каком-нибудь первом встретившимся сервисе или вообще в виде ссылок в текстовых заметках (тоже нормальная тема, но не хотите ли вы бо́льшего?). А ещё эти ребята видят в этом проблему, в очередной раз ищя "ту самую презентуху, которую ну точно сохранил здесь!", потратив на это драгоценное время. Возможно, вам даже пришла мысль как-то организовать это всё дело. "Твёрдо и чётко"© определить, где и что сохранять, как вести задачи, в чём это просматривать. Если вы подходите под данное описание заблудшей души чуть менее чем полностью, то добро пожаловать в пример того, как я это организовал.

Предыстория

Начало 2013 года. Microsoft популяризирует как может все свои сервисы для потребителей и разработчиков, продвигает как может в около-айтишном медийном киберпространстве свои мероприятия, инвестирует в... российские университеты, открывая кафедры и партнерские программы, а дружественная Nokia раздаёт свои телефоны Nokia XL на тестирование по всей России. Да, по почте! Удивительное было время.

Я, ваш нерадивый автор, обучаясь на первом курсе университета в кафедре информатики, внезапно додумался, что можно как-то сортировать контент, который я потребляю. Тогда и понятия-то не было в наших кругах — "потребление контента", да и звучало оно поначалу вообще уничижительно, будто скоту овса или соломы подкидывают, а скот жрёт. Только потом я понял, что так оно и есть, особенно с появлением рекомендательных алгоритмов на веб-платформах. А в этот момент надо было как-то систематизировать получаемые знания.

В принципе, Америку я не открывал: уже пользовался оффлайновым Outlook 2010. В этом комбайне есть всё, от списка задач до контактной книжки. Личный компьютер появился два года назад, внятный смартфон — буквально сегодня. Узнал все прелести Whatsapp (наш регион только им и пользуется по сей день) как мессенджера, узнал про магазин Windows Store (смартфон был на Windows Phone). Собственно, и формировать инфраструктуру хранения контента я начал под безраздельным влиянием Windows и сервисов Microsoft.

Задачи и структура

Получившийся список сервисов в основном предназначена для хранения контента, а не для решения каких-либо задач, так как задачи я решаю и без всяких списков (ниже будет описан простецкий метод). Но приложение для тудушек там тоже есть.

Я делю контент на следующие части:

1. Вре́менные заметки, которые надо просто где-то сохранить, разок-два к ним обратиться и потом забыть навсегда.

2. Постоянные заметки. Это, как правило, текстовая инфа. Их надо хранить в структурированном виде, типа папок, что ли.

3. Списки для чтения — интересные материалы, которые надо прочитать, но не сейчас, а вечерком под газировочку и вайбный ютубчик. Да, я предпочитаю текстовые материалы, потому что параллельно им можно включить фоновую музыку.

4. Списки задач. Простая тудушка без излишеств. Плюсом будут интеграции с календарём, почтой и напоминаниями;

5. Почта, календарь, хранилище (выбрал облако), контакты... в общем, это всё.

Отличия набора программ от оригинальной статьи

Звезд с неба не хватал, в отличие от автора, и посему не так сильно заморочился. Отличия таковы:

1. Это по факту не система как таковая (но за счет взаимных интеграций чем-то похожа), а просто мой список приложений, где я пишу и сохраняю контент;

2. В основном всё заточено, как и сказано выше, под хранение контента, а не решение задач;

3. Большинство решений завязано на одном вендоре (Microsoft).

По каким критериям выбирались решения под каждую задачу

Критерии следующие. Сильно кота за хвост не тянул, вполне адекватные для тогдашнего (напомню, 2013 год) прошаренного эникейщика требования:

1. Максимальная кросс-платформенность сервиса, приложения, программы.

2. Наличие веб-версии на случай ядерной войны ненасильственной пересадки на Линукс.

3. Возможность бекапа. Можно и напрямую в облако.

4. Возможность интеграций. Следовательно, наличие API. В идеале были бы рецепты для IFTTT, но как получится.

5. Цена: бесплатно, либо бесплатно для студентов, либо бесплатно для сотрудников.

Какие сервисы и приложения решают эти задачи

Наконец-то сквозь воду дошли до этого раздела. Даже я устал это писать.

Еще в 2013-м году я назначил решение для каждой из этих задач. С тех пор ничего особо не поменялось. На набор сервисов не повлияло даже то, что я с 2018 года перешёл на Android, ибо один из критериев был про кросс-платформенность:

1. Вре́менные заметки: Microsoft Sticky Notes. Наверное, единственный сервис, который бесплатен, полностью кросс-платформенный, интегрирован во многие приложения вендора. Редко такое сочетание найдешь. Отдельное приложение есть только на Windows, у всех остальных платформ он в наличии в приложениях Office, Outlook, OneNote, либо в веб-версии Outlook.com.

   

2. Постоянные заметки и записи, ведение своей базы знаний: OneNote. В отличие от EverNote, Notion, Miro и прочих сервисов, предлагающих даже больше фичей, этот отличается философией, которая мне больше нравится: он имитирует записную книжку. Остальные же приложения пытаются, наоборот, от этой концепции отойти, что лично мне скорее мешает, чем помогает. Сегодня эта фича у какого-нибудь Notion есть, а завтра они придумали новый язык верстки и поломали весь UX. Или задрали цены, попутно снизив и без того драконовские лимиты бесплатного тарифа. А OneNote как был бесплатным без ограничений, так и остался. Единственная фича, которая из него исчезла — это расшаривание отдельной страницы для анонимного редактирования (эксклюзив для Windows 10 Mobile). Но скоро и эта функция вернётся, но уже в новой итерации OneNote с диаметрально противоположным функционалом — в сервисе с невыразительным, ёмким, провоцирующим на стихотворения названием Microsoft Loop (мне дали доступ к превью-версии. Пока ничего о нём сказать не могу).

   

3. Список для чтения — Pocket. Спустя годы выяснилось, что выбор был однозначно правильным, так как даже у моего любимого Microsoft собственное приложения списков для чтения как минимум один раз переписывалось с нуля без гарантий сохранения контента, так как оно было интегрировано сначала в Edge на базе движка от Internet Explorer (EdgeHTML). Несмотря на то, что сервис теперь принадлежит корпорации Mozilla, хозяева не стали зарабатывать на нём явно, вводя платные тарифы и урезая лимиты. А значит, я доволен.

   

4. Тудушка. Честно скажу — я пытался избежать серьёзной зависимости от Microsoft, учитывая, что у меня (субъективно) до 60% используемых решений базируется на их услугах. Выбрал Wunderlist, который, во-первых, был тогда на Windows Phone, во-вторых, имел самые неолиберальные лимиты бесплатного тарифа среди остальных концлагерных конкурентов (ToDoist и им подобных). А потом бац! Microsoft перекупила решение от Wunderlist, переименовала его в Microsoft To-Do, а затем в Microsoft To Do, и интеграциям с IFTTT пришел белый зверёк. Получается, что, как ни вертись, а в итоге ты всё равно вернёшься под многочисленные зонтичные крылья своего основного вендора. Зато этот самый вендор отменил ограничения и платные фичи сделал бесплатными. А бекап задач и через Microsoft Graph можно сделать. Бонусом интеграция с Outlook.com по превращению писем в задачи Microsoft To Do.

   

5. Ну, и по мелочи. Это больше оффтоп, скорее:

   1. Почта, как стало понятно — Outlook.com. Сверхсовременный на тот момент (да и сейчас) дизайн, грамотные превьюшки писем, файлов и всего, что есть в письме, отдельный домен для почты (нет), десятки мелких уникальных фич... Ну, и сыграло роль то, что:

      • Я уже пользовался оффлайновым Outlook;

      • У Outlook.com самый надежный спам-фильтр, он пропускает не больше двух фишинговых и спам-писем в сутки (против средних 10-20 у Mail.ru, GMail, Яндекс.Почты).

   2. Хранилище, соответственно — OneDrive. 6 ТБ за цену, как у Яндекс.Диска и Mail.ru облака? Выбор был очевиден.

   3. Feedly для чтения RSS-новостей.

   4. Стандартный для многих хабровчан KeePass (именно каноничный официальный клиент, а не сторонний). База в облаке, файл ключа лежит на двух флешках, пароль к нему — в голове. Не спасёт от терморектального криптоанализа, но всё же лучше, чем ничего.

Бекапы

Складывать все яйца в одну корзину — мой любимый подход. Однако я научен опытом, к примеру, внезапным захоронением полезных полностью облачных сервисов, например, Google Reader. Поэтому бекапы — наше всё. Что же я сделал?

1. Для бекапа вре́менных заметок я ничего не делаю. Сама суть бекапа для чего-то временного мне непонятна.

2. Бекап OneNote выполняется прямо из программы. Минимум магии.

3. Список отложенного чтения Pocket пока никак не бекапится, но в планах поюзать его API и выгружать оттуда все данные.

4. Microsoft ToDo бекапим через PowerShell, пользуясь Graph API. Так как задачи To Do также есть и в Outlook.com, можно зайти туда и экспортировать оные через интерфейс почты.

5. Мелочёвка:

   1. Outlook.com никак не бекапится, это самый большой изъян. Тем не менее, создаваемые вручную правила я бекаплю регулярно. Точнее — описываю измененное правило в текстовом файле и уже потом добавляю его в почтовик. Из планов — открыть ящик в любом клиенте и по тихой выкачивать все письма.

   2. Бекап OneDrive лежит на двух хардах объемом 2 ТБ, частичный бекап - в Яндекс.Облаке.

   3. База KeePass имеет локальную копию на харде.

   4. Все ссылки на фиды, которые есть в Feedly, продублированы в текстовом файле и лежат в облаке.

Почему облако?

Я часто переключаюсь между устройствами. Работа — на личном ноутбуке (практикуем вынужденный после сентября 2022 года подход BYOD), личное — на личном же ПК. А еще есть смартфон, который тоже должен отображать ровно тот же контент, что и на стационарном устройстве.

Организовывать и поддерживать своё личное облако в облаке или, ещё хуже, on-premise, равно как и тратиться на NAS и отдельный сервер, который нужно таскать с собой по всему миру (так как своего постоянного места пребывания де-факто не осталось, а перспектива китайского российского "белого списка" выше средней температуры по вселенной) меня вот вообще не воодушевляет. Я могу это сделать, но посчитав все риски, решил, что оно того не стоит ни в финансовом, ни в практическом смысле. Поэтому я делегирую задачу сохранности и предоставления данных сторонним решениям и плачу́ им за это.

Я это делаю не потому, что я фанат облачных технологий, а потому что это путь наименьшего сопротивления, сиречь самый выгодный.

А как же конфиденциальность данных?

Всё просто. Проблема конфиденциальности есть, но:

1. Она, может быть, замаячит когда-нибудь потом.

2. Эта проблема может не появиться по жизни вообще.

3. Я не храню секреты и секретики в открытом виде.

4. Стараюсь выбирать сервисы "большого брата" той страны, резидентом которой я не являюсь, а в идеале чтобы их "большой брат" был в контрах с моим "товарищем майором".

5. Я на автомате соблюдаю самую базовую информационную гигиену, этого для меня достаточно.

А как же анонимность?

Уже пройдена та точка невозврата, когда моих следов в сети нет или мало, а я сам никому не нужен. Сейчас меня довольно легко вычислить, даже Bing Chat знает обо мне чуть больше, чем я этого хотел.

Это накладывает на меня обязательства. Например, я не могу просто так совершить серьёзное преступление и с легкостью (в)скрыться, для этого придется приложить огромное количество усилий. Мне придётся чтить законы страны пребывания, да и вообще любой страны, где у меня есть родственники/знакомые/капитал. Это ли не победа капитализма над бесконечной волей человека?

Анонимность для меня исчезла. Придётся с этим смириться. Со сколькими ещё вещами мне нужно будет идти на компромисс?

Как санкции повлияли на облачные сервисы?

Если гора блокирует Магомеда в его доме, то Магомед идет в другое незаблокированное место, вот и всё. Думаю, теперь понятно, что я не в РФ. Связано ли это с тем, что без своих любимых облачных сервисов жизнь у меня стала настолько невыносимой, что пришлось куда-то переезжать? Частично, скажем, да. Конечно, всё можно заменить, где-то даже почти бесшовно, но — согласитесь! — легче просто кликнуть пару раз и купить авиабилет.

Баги

1. Спустя годы как минимум два раза (в 2014-м и 2015-м) случалось дублирование контактов в Outlook.com. Что за клиент был в этом виноват — непонятно, пришлось восстанавливать базу контактов из бекапа, либо экспортировать все контакты и чистить дубли вилкой в CSV'шке (полковник одобряет).

2. У Pocket один раз слетели вообще все КДПВ материалов, а ещё какое-то время они все открывались в браузере вместо просмотра внутри приложения.

3. Wunderlist при миграции базы на Microsoft To Do потерял связи с письмами электронной почты, поэтому в поле "описание" в старых задачах теперь лежит здоровенный HTML письма.

Количество багов на календарный год за время эксплуатации всего набора приложений совсем невелико. Баг раз в три года - "это норма!" ©. За это время умерли тысячи SaaS-сервисов и приложений, а я оказался дальновиден. В анналы истории ушел только один сервис, но его данные бесшовно перетекли в новый (причем разработчиками нового была та же команда).

Выводы

Разделив контент на категории и собрав набор приложений под него, я за 10 лет эксплуатации могу сделать определенные выводы:

• Абсолютно доволен своим выбором и тем, что все сервисы в той или иной степени продолжают жить. Ничего не собираюсь менять.

• Сервисы развиваются в соответствии с целями эффективных менеджеров крупных корпораций, но ни одно из вышеупомянутых приложений не ухудшило условия использования. Повезло-повезло.

• Я стал так сильно зависеть от своего контента и всех этих сервисов, что они являлись одной из причин вынужденной релокации.

Надеюсь, данная публикация что-то пробудит в головах сумрачных гениев, любящих хаос и беспорядок, что позволит им — возможно, когда-нибудь — чуть-чуть уменьшить неизбежно всевозрастающую энтропию в своей жизни и навести порядок в своём цифровом контенте.