Привет, Хабр! Я Анна, руководитель отдела адаптации, обучения и развития в ГК «Автомакон». У нас в команде 800+ специалистов на удалёнке, продолжается бурный рост и возникает вопрос: как не потерять сотрудников на этапе адаптации?

Мы выделили отдельную роль – куратор процесса адаптации – и пошли по пути «постоянно держать руку на пульсе». В этой статье расскажем, как у нас организован и ведется этот процесс, а также поделимся рекомендациями по лёгкой адаптации на новом месте.

Отметим, что мы разделяем понятия «онбординг» и «адаптация». Онбординг — это первичное знакомство с компанией и погружение в рабочие процессы. Адаптацию же рассматриваем как более широкое понятие, которое включает в себя не только онбординг, но привыкание к новой компании и задачам, включение в новую среду, сопровождение и помощь в течение нескольких месяцев.

Волшебная формула онбординга

Составляющие формулы качественного процесса адаптации у нас такие:

• «Золотое трио»: куратор, наставник, руководитель.

• Планы адаптации для разных ролей.

• Прозрачная система: последовательность действий, прописанный процесс.

• Регулярный сбор обратной связи: встречи новичка с куратором и руководителем.

Схема адаптации

1 день:

• Новичка встречает куратор и знакомит с планом адаптации, проверяет доступы, рассказывает о компании, добавляет в расписание встречи с наставником и руководителем.

• Затем новичок встречается с руководителем, который знакомит его с командой, рассказывает, какие есть критерии прохождения адаптации, и ставит первые рабочие задачи.

• Новичок встречается с наставником, который отвечает за технические нюансы работы и помогает разобраться в подходах, задачах, требованиях к работе.

2 день:

• Созвон с куратором. Новичок делится обратной связью о первом дне.

Адаптационный период (3 месяца):

• Специалист будет встречаться с куратором регулярно: весь первый месяц, в середине испытательного срока и по итогам испытательного срока. 

• Каждый месяц проходят обязательные встречи с руководителем для обратной связи по результатам работы, а с наставником новичок работает регулярно для погружения в технические детали работы. 

Завершение испытательного срока:

• По завершении 3-х месяцев проводится итоговая встреча, подводятся итоги испытательного срока.

• Заполняется анкета обратной связи новичка по процессу адаптации.

• Куратор продолжает поддерживать новичка, отвечать на его вопросы (как и всех “старичков”).

План адаптации

План адаптации становится своего рода дорожной картой для новичка – сюда внесена вся необходимая информация о том, что нужно изучить, важные и полезные ссылки, встречи, контакты коллег для знакомства, необходимые курсы и тесты. 

План позволяет не «потеряться» в первые дни работы, сделать прозрачным и обозримым путь вхождения в компанию. Сейчас в компании 800+ специалистов из 8 направлений. Очень непросто всех запомнить и понять, кто за что отвечает, с какими задачами к кому можно обращаться, что где можно найти, а в плане много информации собрано в одном месте. При этом у нас есть корпоративный портал с разделом для новичков, где они могут найти всю необходимую информацию - в плане даны ссылки на нужные страницы.

Также новичкам может помочь план работы на день, неделю, месяц — добавляют дисциплины.

Светлана Протченко, аналитик 1С (ГК «Автомакон»)

Мне помогли ежедневные отчеты и планы, которые составляются новичками в нашей команде. Звучит, наверное, странно, но "обязаловка" в начале работы на новом месте реально помогает ;)

Куратор

Он же HR, специалист по адаптации. Отвечает за плавное вхождение человека в организационные процессы в компании, помогает, решает проблемы, контролирует качество взаимодействия сотрудника с руководителем и наставником, чтобы сотрудник «внезапно» из-за недопонимания не уволился.

Встречи с куратором проходят регулярно, на них задаются вопросы про многое – задачи, команду, взаимодействие с руководителем и наставником, успехи и сложности. 

Екатерина Серова, HR (ГК «Автомакон»)

Куратор адаптации всегда готов тебя поддержать, пообщаться о разном – не только о работе. И становится еще легче, когда находишь такого человека и в своей команде. Он может рассказать о каких-то лайфхаках, негласных правилах, что может здорово помочь на адаптации. Ну или хотя бы успокоиться ;) Поэтому не бойтесь быть открытыми.

Вся обратная связь фиксируется, анализируется. Если возникают проблемы, куратор обсуждает их с руководителями команды и направления. 

Опытный наставник

Наставник объясняет новичку его задачи, рассказывает о правилах работы, процессах. В общем, передает свои знания и опыт. Вклад наставника огромен — он и ролевая модель, и эксперт, и преподаватель.

Альбина Громова, руководитель отдела рекрутинга (ГК «Автомакон»)

Очень помогают инструкции, созвоны с коллегами, опытный наставник рядом, готовый всегда помочь, подсказать, поддержать.

Наставник назначается независимо от уровня профессионализма новичка – даже опытному сеньору на первых этапах нужна помощь, чтобы сориентироваться в задачах и требованиях. Именно наставник проясняет непонятные задачи, направляет своего подопечного, вплоть до полного выполнения назначенной задачи.

Игорь Паскалов, аналитик 1С (ГК «Автомакон»)

Мне нравится подход, когда новичку передавая задачу, в обсуждении описывают цели и желаемые результаты так, будто бы наставник сам выполнял задачу. При этом наставник собирает обратную связь по результатам и продолжает направлять новичка до полного выполнения поставленной задачи.
Это подход гораздо лучше, чем новичку разбираться в задаче с нуля самостоятельно и при этом засыпать наставника вопросами по каждому непонятному слову, которому не нашёл информации в базе знаний компании.

Александр Талов, ведущий программист 1С (ГК «Автомакон»)

Влиться в работу помогает, на удивление, работа — когда тебе дают нормальную задачу, а не какую-то мелочь для новичка, ты быстро знакомишься с технологиями и процессами и ощущаешь себя полноценным участником коллектива

Руководитель

Основные задачи руководителя в период адаптации можно обозначить тремя направлениям: задачи, команда, обратная связь. 

Во-первых, важно четко донести свои ожидания по качеству работы, рассказать о задачах, проектах, заказчиках. Во-вторых, ввести новичка в команду — добавить в общие созвоны, познакомить со всеми, задать формат взаимодействия. В каждой команде свои негласные правила, культура, понимание которых точно облегчит вхождение в команду. 

Ксения Азизова, консультант сопровождения (ГК «Автомакон»)

Очень понравились командные встречи, где общались, обсуждали вопросы, поднимали командный дух, еженедельные "летучки" с командой по видеосвязи, общение с куратором на протяжении 3-х месяцев стажировки. Спасибо наставнику и ребятам за отзывчивость!

В-третьих, следует определить критерии успешности прохождения испытательного срока, дать обратную связь, проводить встречи по промежуточным итогам и по результатам адаптационного периода. Как говорят, в основе решения сотрудника остаться или уйти, чаще всего лежит личность руководителя.

Поэтому мы всегда говорим руководителям, что обратная связь важна для эффективной работы любого сотрудника. А новичкам рекомендуем – если возникают вопросы или проблемы, не стесняйтесь обсудить их с вашим руководителем. 

С руководителем также встречается куратор и берет у него обратную связь о новичке. Это тоже наша стандартная практика.

Итог

Весь процесс у нас проходит так, что мы все время держим руку на пульсе. План адаптации, много-много встреч, четкая система и требования ко всем участникам процесса на выходе дают качественные результаты и спокойную адаптацию.

Мы не утверждаем, что 100% новичков успешно проходят адаптационный период и что у нас не уходят на испытательном сроке – это не так. Наставник может быть перегружен и уделять мало внимания новичку, не всегда достаточно гайдов и документов, не всем удается настроить взаимодействие с командой. Но мы отслеживаем проблемы и берем в работу. Уверены, что наш процесс позволяет существенно сократить риски на этапе вхождения в компанию.

Эдуард Антипов, программист Python (ГК «Автомакон»)

Кураторы, наставники, руководители и коллеги действительно помогают влиться. В компании, по ощущениям, проводится большая работа для того, чтобы человек как можно плавнее влился в работу, и на протяжении первых месяцев тебя натурально ведут за руку по процессам в компании/отделе/команде.

В завершение делимся рекомендациями наших кураторов для успешной адаптации:

Полина Кулаковская, куратор адаптации (ГК «Автомакон»)

Наталья Ефременко, куратор адаптации (ГК «Автомакон»)

Екатерина Манойлова, куратор адаптации (ГК «Автомакон»)

1.  Перед выходом изучайте компанию. Узнайте как можно больше о ней, ее ценностях, культуре и истории. Это поможет вам лучше понять, чего от вас ожидают и что вам ожидать от компании :)

2.  Задавайте вопросы и обсуждайте сложности. Главное правило адаптации: «Не знаешь — спроси». Спрашивайте обо всём, что вызывает у вас сомнения – у руководителя, наставника, коллег или HR. Даже если вам кажется, что это глупые вопросы, помните – сейчас вы новичок, а в такой ситуации глупых вопросов не бывает. 

3.  Будьте терпеливы к себе и снисходительны к другим. Испытательный срок может быть вызовом, ожидания могут показаться завышенными, правила и культура команды непонятными, процессы сложными, может быть тревожно, но важно сохранять позитивное отношение к своим результатам, стремиться к росту и налаживанию связей. 

4.  Ищите обратную связь. Новичок должен получать обратную связь от своего руководителя или наставника. Возможно, вам придется запрашивать ее, если на новом месте это не принято. Но на это точно стоит выделить время. Без понимания ожиданий, оценки результата очень сложно выбирать верное направление.

5.  Обеспечьте себе три столпа спокойствия в период адаптации: 

•  понимание процессов и зон ответственности – фиксируйте и структурируйте информацию, чтобы легко было ориентироваться.

•  первые результаты – берите в работу боевую задачу (не самую сложную и продолжительную), чтобы быстро получить эндорфины от «У меня получается!».

•  поддержку и неформальное общение – найдите человека, с которым можно поделиться, задать вопрос, просто поговорить, чтобы было ощущение «Я не один».

Татьяна Незнакина, маркетолог-аналитик (ГК «Автомакон»)

Было непривычно работать из дома, коллег вживую не видишь. Иногда не хватало каких-то офисных "приколов". Мне помогли квизы по пятницам – это совместное развлечение, заодно там есть какие-то коллеги из других отделов, пусть я и не знаю, из каких ;)

Делитесь опытом успешной (или не очень) адаптации ???? И задавайте вопросы :)