Всем привет! С вами Евгений Сазанов, руководитель бизнес-линии ИСКО «Ареопад» в компании «Диджитал Дизайн». В этой статье я расскажу об опыте поиска новых идей и создания решений, который помог нам разработать модуль «Визирование» для быстрого обмена документами и их согласования между двумя пользователями.

Думаю, все понимают, что вывод продукта на рынок — это далеко не финал. Чтобы аудитория не ушла, а также чтобы обезопасить себя от конкурентов, которые могут прыгнуть выше/быстрее/дальше, предпринимателям и владельцам продуктов надо всегда быть в поиске новых улучшений.

Обычно для формирования пула идей мы используем все доступные способы: от кабинетных исследований до интервью и опросов. Однако бывает и так, что идея приходит внезапно и сама. Так получилось с нашим последним автономным (stand-alone) решением «Визирование», которое мы разработали на базе продукта ИСКО «Ареопад».

Что в основе?

Информационная система коллегиальных органов «Ареопад» (ИСКО «Ареопад») — это инструмент для комфортной работы с заседаниями на всех этапах их проведения: от организации мероприятия и подготовки повестки до голосования по вопросам и подведения итогов. «Ареопад» помогает повысить эффективность работы коллегиальных органов: советов, комитетов, комиссий и других подобных структур.

Наше решение позволяет подготовить повестку в электронном виде от лица корпоративного секретаря, согласовать её с председателем, провести заседание в электронном виде без использования кипы бумажных документов, ознакомить всех участников с материалами, проголосовать по обозначенным вопросам, сформировать отчетные документы, подписать их и обеспечить контроль за исполнением принятых решений.

«Ареопад» — уже достаточно зрелый продукт: за 6 лет существования система зарекомендовала себя как эффективный и функциональный инструмент, пользующийся доверием компаний-лидеров в различных отраслях. Рынок, на которым мы работаем, достаточно ограничен, именно поэтому вопрос поиска новых векторов развития для нас является приоритетным.

Как я уже писал в начале статьи, для генерации пула идей мы стараемся использовать все доступные способы, однако, так как большая часть наших проектов — это внедрения с высоким уровнем адаптации под конкретные нужды заказчиков, наиболее рабочим способом определить, какие же новые фичи могли бы быть интересны на рынке, для нас пока является востребованность предложений у потенциальных потребителей (customer development). Иногда новые идеи приходят к нам с новыми заказчиками.

Проблема бизнеса и наше решение

История появления модуля «Визирование» началась вполне стандартно: к нам обратился потенциальный заказчик для разработки системы, покрывающей основные задачи визирования документов высшим руководством. В процессе анализа проблемы мы установили 2 основные потребности функционального заказчика. Со стороны ассистента — быстрота подготовки и отправки пакета документов на рассмотрение руководителю, а со стороны первого лица — возможность их комфортного просмотра и согласования на своём мобильном устройстве с минимальными усилиями.

Мы сделали вывод, что частично данные процессы уже закрываются имеющейся у нас платформой «Ареопад». Однако наше решение обладает более широким функционалом, в котором у заказчика в данном случае не было потребности. Поэтому решать задачу мы стали с помощь инструментов платформы «Ареопад», реализовав на ее базе модуль оперативного обмена документами между двумя пользователями: согласующим и его ассистентом.

Ассистент подготавливает пакет документов и отправляет его на рассмотрение руководителю, который, в свою очередь, получает уведомление и может оперативно ознакомиться с документами, оставить комментарии, согласовать или отправить материалы на доработку.

Интерфейс ассистента:

Ассистенту приходят уведомления, связанные с любым изменением в статусе документа, т.е. не только в случаях согласования или направления материала на доработку, но также после просмотров, оставленных комментариев и т.д. Это, безусловно, важный момент, когда мы говорим о первых лицах крупных отделов или компаний, которым ежедневно поступает большой объем информации на рассмотрение, и их секретарях, которые оказываются не всегда в курсе, на каком этапе согласования возникла проблема, а отвлекать руководителя, чтобы узнать актуальный статус, недопустимо.

Интерфейс согласующего:

Почему новый модуль, а не существующие решения?

Конечно, данную потребность можно попробовать закрыть с помощью стандартных инструментов: почтовых сервисов или систем электронного документооборота (СЭД). Однако далеко не всех устраивает низкий уровень информационной безопасности, сопряжённый с распространением документов по электронной почте. Системы СЭД, в свою очередь, обладают более высоким уровнем защиты данных, но при необходимости быстрого визирования документов в удалённом режиме, данный кластер решений тоже сталкивается с рядом проблем: большим количеством элементов интерфейса, усложненными сценариями, отсутствием мобильной версии и т.д.

Поэтому руководители высшего звена, проводящие много времени в командировках и деловых поездках, находят системы ЭДО неудобными для решения задач, которые должны быть исполнены срочно и не требуют подписания электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Собственно, для быстрой коммуникации между руководителем и его подчиненным в формате «отправил-посмотрел-согласовал», не требующей подписания электронной подписью или сверки документа с другими лицами, прекрасно подойдёт модуль «Визирование» на базе платформы «Ареопад». Но в случае пересмотра бизнес-процесса в решении предусмотрена возможность настройки применения усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Обратившаяся к нам компания осталась полностью удовлетворена предложенным решением. Модуль «Визирование» установлен у заказчика, используется первым лицом организации и его секретарем. А мы еще раз убедились в эффективности подхода, когда разработка новых продуктов, в частности решений в области автоматизации согласований и корпоративного управления, отталкивается от проблемы пользователя.