Любой бухгалтер подтвердит: КЭДО для айтишников, - то, что «доктор прописал»! Их работа на удалёнке: сотрудники IT-компаний находятся по всему миру. Айтишники уважают технологии: всё, что можно автоматизировать, - претворяем в жизнь. А ещё с КЭДО любой документ можно вмиг переслать и подписать прямо с телефона или ноутбука.

Несмотря на эти плюсы, предприниматели из сферы айти продолжают избегать автоматизацию документооборота.

Но мы смогли обосновать необходимость данного решения и с начала 2025 года внедрили КЭДО для своих пяти ИТ-клиентов. Количество сотрудников существенно отличалось – от 5 до 40 человек.

С чего началась наша работа по внедрению КЭДО:

1. Переговоры с аргументацией необходимости использования КЭДО.
У директора должно быть чёткое понимание, для чего всё делается. Ведь потом именно ему потребуется мотивировать свою команду на внутренние изменения.

2. Выбор сервиса.
Мы реализуем КЭДО на базе 1С: Кабинет сотрудника.Плюсы такого решения:
● сохраняется принцип «единого окна», все данные учёта и кадровые документы хранятся в одном месте;
● есть удобные личные кабинеты для директора и сотрудников (не нужно разбираться с 1С);
● приемлемая стоимость сервиса (например, для команды до 25 человек затраты – всего 8 400 рублей в год, можно выпустить неквалифицированную подпись на каждого сотрудника).

3. Расчёт затрат на внедрение.
Они включают стоимость сервиса и услуг бухгалтера. Это разовая процедура, стоимость которой оговаривается до начала работ. После внедрения КЭДО становится частью бизнес-процессов компании, и работа с ним отдельно не тарифицируется.

4. Составление маршрутной карты.
У директора должно быть чёткое понимание, кто за что отвечает и в какие сроки проект должен быть реализован.

5. Подготовка инструкций для сотрудников.

Основные этапы внедрения КЭДО:

1. Активация информационной системы. Настройка.

2. Определение видов документов для перевода в электронный вид. Например: Договоры, Заявления, Приказы, Табели, Журналы, другие массовые и личные документы.

3. Оформление локальных нормативных актов: Положение об электронном документообороте, Регламент по использованию электронной подписи, Соглашение между работником и работодателем об использовании НЭП (подпись через смс).

4. Уведомление сотрудников о переходе на КЭДО. Уведомить можно по электронной почте. Если сотрудник соглашается на КЭДО, то вернуться к бумаге он в вашей компании уже не сможет (только при смене работы). С новыми сотрудниками согласие оформлять не нужно.

А что по срокам?

Обычно на внедрение уходит около месяца. В первые две недели происходит настройка и наладка работы системы. И очень скоро КЭДО становится такой же привычной частью жизни сотрудников и руководителей, как мессенджер или онлайн-банк.

Документы подписываются в пару кликов, всё хранится в одном месте, а команда чувствует, что работает в современной, технологичной компании.Так что страшно только в начале — потом всё летает!

А вы задумывались внедрить КЭДО в своей компании?