Рассказываю, как мы внедрили КЭДО у себя и почему теперь считаем, что это must have для удалённых команд.

Привет, я Светлана Шевелёва, CEO в «Контакт» — Бухгалтерия для IT. И я терпеть не могу бумаги, как бы странно это ни звучало. Поэтому в своей компании мы перевели в электронный формат почти весь документооборот, в том числе кадровый. 

Мы внедрили КЭДО у себя в 2021 году, как только вступил в силу закон, разрешающий не дублировать кадровые документы на бумажных носителях. В статье расскажу, как выглядит процесс внедрения, какие есть подводные камни и что меняется в жизни команды, когда бумажные архивы уходят в прошлое.

Удалёнка столкнулась с бумажным адом

В нашей команде больше 30 сотрудников: главбухи, зарплатник, первичники, административный персонал. С самого основания мы работаем в распределённом формате: сотрудники живут по всей России. На практике это оборачивалось одним и тем же: чтобы подписать трудовой договор, приходилось печатать документы на бумаге и отправлять их почтой. Каждая простая пересылка обходилась минимум в 300 рублей, а если подключали курьера — 1000–1500 рублей. Архив пух от папок, и мне большую часть времени приходилось тратить не на людей, а на бумажки.

На этом фоне любой сбой превращался в проблему. Несколько лет назад возник конфликт с главбухом, и при увольнении она подала жалобы на компанию в налоговую и трудовую инспекцию. Пришлось копать архивы, проверять, какие документы подписаны, а какие — нет. Конфликт мы разрешили, но ситуация показала: документы на бумаге — реальная проблема. Особенно когда команда удалённая: постоянно что-то в пути, что-то теряется. Оперативно ничего не найдёшь, а иногда время решает всё.

Про КЭДО мы знали и с 2017 года следили за всеми экспериментами Минтруда по переводу кадровых документов в цифру. Проблема была в том, что электронные документы всё равно приходилось распечатывать, подписывать на бумаге. В ноябре 2021 года дублировать документы в бумажном виде стало не обязательно. Для нас это стало шансом наконец-то сломать порочный круг из бумаг, архивов, почты и курьеров. 

Осваивали технологию вместе с провайдером

Для начала выбирали систему для обмена. Рассматривали несколько вариантов и остановились на «1С:Кабинет сотрудника». Выбрали по двум причинам. Первая — мы уже использовали «1С:Зарплата и управление персоналом», и в него легко интегрировался КЭДО от 1С. Вторая — низкая стоимость решения. Для команды до 50 сотрудников система обходится в 16 800 рублей в год.

Что мы сделали внутри компании:

1. Подготовили локальные нормативные акты: положение о КЭДО, регламент по электронной подписи.

2. Оповестили сотрудников и собрали от них согласия.

3. Определили приоритетные документы: приказы, заявления на отпуск, приём сотрудников, табели.

Технически внедрение заняло около месяца: две недели на настройку и тестирование, ещё две — на запуск реальных процессов. Но самое интересное было не в этом. Мы вместе с провайдером учились на ходу. Многие базовые вещи, вроде отправки документов и корректной настройки маршрутов, пришлось разбирать экспериментально. Для всех это оказался новый опыт.

Сотрудники поначалу сопротивлялись, потому что всё ещё не видели в КЭДО реальную пользу. А когда удалось оформить и подписать заявление на отпуск за несколько минут — отношение резко изменилось.

КЭДО заменил нам кадровика

Когда внедрение только начиналось, мы ждали, что станет чуть удобнее работать с документами. Но итог оказался гораздо масштабнее. За четыре года система изменила всю операционку: убрала лишние расходы, сняла рутину и закрыла кадровые риски.

Расскажу, что именно изменилось в компании благодаря КЭДО.

1. Экономия на штате. Раньше нам был нужен отдельный кадровик, чтобы управляться с бумажным потоком. С КЭДО эта функция ушла в систему: документы подписываются автоматически, напоминания встроены, поиск занимает секунды. По факту мы сэкономили одну штатную единицу.

2. Сокращение расходов. Не нужно распечатывать все данные, покупать шкафы, оплачивать отправку писем. Даже в небольших командах, как у нас — это десятки тысяч рублей в год.

3. Безопасность. Бумажный архив всегда под угрозой — вдруг офис зальют соседи сверху или кто-то из сотрудников потеряет папку. В КЭДО все документы хранятся в системе с резервным копированием. Даже если что-то случится с сервером, данные можно восстановить. В случае пожара в офисе такой роскоши не было бы.

4. Скорость и мобильность. Приказ, справка или заявление подписываются в пару кликов, хоть с телефона. Сотрудник в отпуске или на удалёнке получает документ мгновенно, а не через неделю почтой.

5. Прозрачность. Система фиксирует, кто и когда подписал документ. Споры «я не видел» исчезли. На проверках документы собираются в пару кликов — и это, пожалуй, одно из главных облегчений.

Без согласия сотрудников и обучения система не взлетит

На первый взгляд кажется: подключил сервис — и готово. Но реальность сложнее.

Во-первых, по закону сотрудник должен дать согласие на переход в КЭДО. Если он отказался — придётся вести бумажный документооборот параллельно. Поэтому мы заранее уведомили всех и собрали подписи.

Во-вторых, не все документы можно перевести в электронный вид. Например, приказ на увольнение и журналы техники безопасности остаются на бумаге. Тут важно не переоценить систему и сразу принять её ограничения.

В-третьих, электронная подпись. Сотрудники выпускают УНЭП в личном кабинете 1С:КЭДО самостоятельно. Чтобы выпустить ЭЦП, необходимо выполнить ряд действий в строгой последовательности. Разобраться в этом без инструкций непросто, и сотрудники могут путаться.

Мы поняли: если просто включить систему, то никто ей пользоваться не будет. Надо объяснять, зачем это нужно, и обучать команду. Мы сделали свои короткие инструкции: как подписать приказ, как согласовать отпуск. Это реально сработало.

Ещё один тонкий момент, о котором мало кто задумывается на старте, — машиночитаемая доверенность МЧД. Она нужна, чтобы бухгалтеры и кадровики могли подписывать документы от имени компании в электронном виде. Без неё многие процессы просто встанут. И она же спасёт фаундеров от лишних взаимодействий с новым софтом. Многие ведь не любят интерфейс 1С и предпочитают вообще не заходить туда. С МЧД эта проблема решена.

В «Контакте» шли по классическому пути. Сразу оформили МЧД на ключевых сотрудников, проверили права доступа и расписали, кто за что отвечает. Это заняло время, но зато избавило от ситуации, когда всё настроили, а подписать некому.

КЭДО стал must have для распределённых команд

Когда мы внедрили КЭДО у себя, быстро стало ясно: такая система особенно важна для IT-компаний с командой на удалёнке. У таких бизнесов есть две особенности:

• сотрудники сидят в разных городах и странах;

• основная статья расходов — фонд оплаты труда, и ошибки в оформлении кадровых документов могут стоить очень дорого.

КЭДО закрывает сразу несколько болевых точек. Это вопрос имиджа: новому сотруднику не нужно искать принтер и бегать на почту ради подписи. Он сразу видит, что компания идёт в ногу со временем. 

Также это вопрос эффективности: руководитель перестаёт терять часы на пересылку бумажек, а кадровик — на рутину. Все освобождают рабочее время для действительно важных задач.

У наших клиентов обычно складывается одна из двух типичных ситуаций:

• В малых компаниях кадровика нет, КЭДО отсутствует — поэтому мы поднимаем систему с нуля.

• В средних и крупных компаниях кадровик есть. После перехода на цифру у него высвобождается значительная часть времени, и он может брать на себя новые функции.

Именно поэтому после собственного опыта мы начали предлагать КЭДО клиентам. Сначала точечно, потом — системно. Сейчас уже 17 командам внедрили и настроили. Сегодня этим инструментом пользуются уже десятки IT-компаний, и для большинства из них он стал не просто удобством, а необходимостью.

КЭДО — это как переход с кнопочного телефона на смартфон

Когда мы только начинали, внутри компании было много страха. Ведь новое всегда кажется сложным, а кадровые документы — это не та область, где можно ошибаться. Но спустя четыре года стало очевидно: КЭДО работает так же естественно, как мессенджер или интернет-банк.

Сейчас ни у кого не возникает вопросов, зачем это нужно. Сотрудники подписывают документы в пару кликов, директор не бегает в 1С по доброй воле, а бухгалтеры закрывают процессы в разы быстрее.