Всем привет! На связи Гузель — дизайнер цифровых продуктов в Альфа-Банке.

В одной компании я была свидетелем того, как сотрудник в свой первый день вышел перепарковать автомобиль и не вернулся. Причина: новичка не познакомили с командой, не назначили наставника, не объяснили, чем ему предстоит заниматься. Вместо этого HR-менеджер привел его в опенспейс и оставил на несколько часов без внимания… За это время сотрудник решил, что это не его компания. И я его не осуждаю. ?

В бигтехе вопрос онбординга особенно острый, поскольку здесь объем информации необходимой к усвоению огромен: много людей, множество процессов, сложный специфический продукт (или несколько), огромная дизайн-система со своими особенностями применения. И запутаться в этом очень легко.

В Альфа-Банке к каждому новому дизайнеру цифровых продуктов прикрепляется бадди — коллега, который подскажет и сориентирует по любому вопросу, поможет адаптироваться на новом месте. Не так давно я стала таким бадди. И сделала всё возможное, чтобы не повторять ситуацию из истории выше.

В этой статье расскажу про то, как онбордила нового дизайнера в команду внутренних продуктов: поделюсь шаблоном для онбординга, который вы сможете адаптировать под свой продукт, а также опишу план погружения новичка в процессы и продукт, которого мы придерживались.

Примечание. Кстати, о работе дизайнером в бигтехе и действительно ли это похоже на «заслуженную пенсию» я рассказала в статье ниже. Рекомендую.

Начнём с того, что на нашем HR-портале Alfa People есть чек-лист, по которому должен пройти каждый новый сотрудник центрального офиса (с отметкой выполненных пунктов). Это крутая фича, которая помогает последовательно ознакомиться со структурой и ценностями компании, некоторыми важными регламентами, правилами оформления отпусков и больничных, обязательными курсами по безопасности и пожарной охране, а также с сообществами и другими полезными ресурсами.

Ещё мне нравится, что Alfa People напоминает об итоговых встречах по результатам работы первого, второго и третьего месяцев, на котором вы с дизайн-лидом и с другими членами команды обсуждаете, как проходит твой период онбординга, чем ты доволен, а что хотел бы улучшить. Эти встречи помогают собрать обратную связь и выявить проблему на ранней стадии, если она есть, чтобы своевременно скорректировать программу адаптации.

Более того в Alfa People есть полезные материалы для руководителей о том, как правильно выбрать партнера по адаптации для нового сотрудника. И наши внутренние исследования показывают, что VOE новых сотрудников с партнером по адаптации выше, чем без него.

Однако в чек-листе на портале только общебанковская информация, а вся работа по погружению нового сотрудника в специфику продукта и процессы лежит на плечах его бадди и конкретной продуктовой команды.

В своё время, устроившись в небольшую компанию, я также столкнулась с отсутствием нормального онбординга, когда в первый же день в меня закинули горящую сложную задачу и отправили решать вопросы с недовольными заказчиками.. Я только чудом не уволилась на второй же день — выехала на морально-волевых. ? Поэтому дело не в том, что это крупный банк. 

Проблема в самой  быстрой адаптации новичка (актуальной для всех компаний — больших и маленьких). И, вспоминая, как пару лет назад я сама была новичком в банке, и как было непросто вникнуть во все тонкости работы на новом месте, мне хотелось максимально облегчить этот путь для коллеги.

Так появился шаблон. Но сначала расскажу про план, а потом как использовать в этом процессе шаблон.

План онбординга 

Наш процесс онбординга состоит из семи этапов.

№1. Знакомим новичка с командой дизайнеров и с командой продукта. Представляемся, рассказываем к кому и по какому вопросу можно обращаться. Желательно подключаться на созвон с камерами – это помогает избавиться от ощущения изолированности.

• Не забываем предоставить новичку доступы к специфическим ресурсам и пространствам продукта.

• Добавляем новичка в участники всех командных встреч.

№2. Выделяем некоторое время на изучение материалов по организационному онбордингу (чек-лист на HR-портале). Примечание: если материалов очень много, то указываем, какие из них must read, а какие можно отложить на неделю-другую, чтобы у сотрудника не случилась информационная перегрузка. В Альфа-банке у всех корпоративных курсов есть сроки прохождения, которые помогают спланировать свою активность.

№3. Приступаем к техническому онбордингу.

• Бадди знакомит новичка с дизайн-системой и дизайн-процессом. Кстати, в Альфа-банке есть отдельная команда дизайнеров ДС, которые также периодически устраивают онбординг-встречи для знакомства с нашей дизайн-системой.

• PO знакомит с продуктом: рассказывает про бизнес-цели, назначение сервиса и профили пользователей. 

• Опционально: новый сотрудник совместно с тестировщиком или аналитиком «прокликивают» основные сценарии на тестовом стенде. Эту активность мы в итоге перенесли в практическую часть – последовательно проходили те сценарии, которые подлежали доработке согласно требованиям конкретной задачи.

Примечание. Можно чередовать материалы по организационному и техническому онбордингу. Это с одной стороны позволит немного ускорить процесс, а с другой — это некая «смена картинки», что всегда благоприятно влияет на изучающего. 

Далее следует практическая часть

№4. Новичок изучает артборды проекта и дизайн-систему. Если время позволяет, то можно предложить новичку собрать макет какого-нибудь реализованного экрана/сценария, чтобы потренироваться работе с библиотекой компонентов. Если же бэклог уже горит, то переходим к следующему пункту.

№5. Даём новичку небольшие боевые задачи, например, добавить 1–2 атрибута в карточку сущности или несколько дополнительных столбцов в таблицу. Здесь помимо работы с ДС добавляется тренировка взаимодействия с командой продукта и с бизнес-заказчиками

№6. И, наконец, приступаем к задачам по внедрению новых фичей, требующих сборки полноценных экранов. На этом этапе бадди также участвует в совместном сборе требований, их анализе, разработке и валидации решения.

№7. После успешного выполнения нескольких крупных боевых задач наставник сводит своё участие к валидации дизайн-решений и брейн-штормам по запросу. С одной стороны, мы предоставляем новому дизайнеру больше свободы и пространства для проактивности — ведь мало кому будет комфортно работать под постоянным контролем и микроменеджментом. С другой стороны это позволит партнеру по адаптации вернуться к задачам по своему продукту.

После окончания онбординга у дизайнера всегда есть возможность инициировать созвон с коллегами-дизайнерами, чтобы вместе поштормить над любой задачей.

Но это ещё не всё. 

Чтобы всё пошло по плану я также сформировала некую онбординг-страничку с перечислением всех полезных материалов и подробным описанием процессов под конкретный цифровой продукт, к которому будет прикреплен новый сотрудник. 

Подобная онбординг-страничка существенно облегчит жизнь не только новичку но и партнеру по адаптации, поскольку снимет множество вопросов. 

Шаблон для онбординга

И специально для статьи я преобразовала онбординг-страничку в универсальный шаблон, который вы можете использовать для онбординга дизайнеров в своих командах.

Вкратце расскажу про содержание каждого из разделов. 

№1. Полезные ресурсы и пространства 

Понятно, что у каждой компании, и даже у каждой команды в этом разделе будет свой набор нужных ресурсов и пространств. В нашем случае в этот набор входит:

• всё, что относится к дизайн-системе: библиотека компонентов, витрина иконок, гайды, ред политика, сторибук и прочее;

• и всё, что относится к продукту: ссылка на документацию, папку с артбордами проекта, состав команды продукта, доски с задачами, ссылки на стенды и прочее.

К этому разделу новичок будет часто обращаться в первые дни, пока не завершит изучение дизайн-системы, гайдов, информации о продукте и команде — с 1 по 4-й пункты Плана по онбордингу.

Как написал однажды мне мой новичок, это «эдакая маленькая база знаний для тебя одного». Через некоторое время после того, как новичок более-менее освоится, эти ссылки преобразуются в постоянные закладки в браузере. 

№2. Описание дизайн-процесса

Это своего рода Целевые Указания по порядку и правилам работы над задачами, поступающими дизайнеру. Дизайн-процесс во многом зависит от специфики вашего продукта и от устоявшихся в команде процессов. Пригодится при реализации 5-6 пунктов Плана по онбордингу.

Чтобы новый сотрудник не растерялся в потоке задач, в блоке вкратце описаны конкретные шаги, участники и зона их ответственности на каждом из этапов дизайн-процесса. Если добавить подсказки по оптимизации работы или рекомендации, которые помогут избежать возможных несостыковок и трудностей (смотри пример таких подсказок со значком ⚠ в шаблоне), то будет вообще замечательно.

Если же в вашей команде дизайн-процесс ещё окончательно не сформирован, то тем более загляните в шаблон — там описаны все шаги. Возможно вы решите внедрить что-то из этого в свои процессы разработки цифровых продуктов.

№3. Workflow дизайн-задач

Здесь я описала условия перемещения задачи (тикета в таск-трекере) по статусам, указала, кто и за что отвечает, и что конкретно происходит на каждом из статусов. Желательно описать всё кратко и наглядно — в виде таблицы или схемы (смотри пример в шаблоне).

Например, в нашем случае статус «REVIEW» используется дизайнером для валидации дизайн-решений, в том числе для участия в дизайн-чеке — процедуре проверки макетов коллегами-дизайнерами из других продуктов того же сегмента/платформы.

К этому пункту дизайнер будет обращаться при выполнении 5-7 пунктов Плана по онбордингу.

4. Workflow багов

Блок про механику работы с багами я добавила, потому что у тикетов этого типа довольно сложный флоу. Над их устранением работает несколько участников команды, от слаженности которых зависит своевременность релиза. 

Поэтому будет полезно иметь перед глазами описание последовательности действий и списка ответственных на каждом из шагов по отработке багов. Особенно в виде схемы, например.

К этому пункту дизайнер будет обращаться после того, как его решения уйдут в релиз, и нужно будет завести баги в случае обнаружения несоответствий в ходе проведения им фронт-ревью. А, возможно, этот пункт понадобится уже по завершении онбординга.

Вывод

Структурированный онбординг с шаблоном и планом, а также активная поддержка бадди дадут новичку понимание, что от него не ждут марафона выполнения срочных сложных задач по продукту, а предоставляют достаточное время для адаптации на новом месте. Это способствует снижению уровня стресса и неопределенности, и поможет новичку быстрее интегрироваться в команду.

И не забывайте спрашивать фидбек по процессу онбординга у новых сотрудников. Не существует идеального шаблона или плана — необходимо постоянно улучшать процессы онбординга, адаптируя программу обучения под конкретные нужды команды и текущие реалии. Я тоже наполняла содержимое шаблона по мере возникновения у коллеги дополнительных вопросов, например, по поводу непривычной работы таск-трекера. 

В моём случае фидбек был позитивным и в итоге мы распространили эту практику на несколько команд внутренних продуктов. Судя по отзывам, вся необходимая информация, содержащаяся в одном источнике, в которой есть ответы на большинство вопросов, с планом онбординга (ака дорожной картой), очень помогает новичкам сориентироваться.

И, кажется, что этот шаблон будет полезен не только нам:)

И ещё раз дублирую ссылку на шаблон онбординга. Всем классных офферов и лёгких онбордингов!