Часто возникают вопросы, как успевать всё на работе, но при этом не выгорать. В этой статье расскажу про популярные методы в тайм-менеджменте и про то, какие из них применяю в работе.

План:

1. История появления техники тайм-менеджмента (ТМ).

2. Определение ТМ и его принципы.

3. Лучшие методы ТМ + личный опыт.

4. Выводы.

История появления техники тайм-менеджмента

Сегодня многие работают удалённо — постоянно или периодически. В результате чёткое разграничение между рабочим и личным временем исчезает. Исследование британских учёных показало, что с переходом на удалённый формат среднее рабочее время превысило 48 часов. Ознакомиться с исследованием можно по ссылке.

Это связано с тем, что работа теперь всегда под рукой. Раньше задачи, поступившие после 18:00, чаще откладывали на следующий день — мало кто доделывал их дома.

В конце XIX века известный русский физиолог Введенский Николай Евгеньевич сказал:

«Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем»

Действительно, грамотное распределение времени между работой и отдыхом значительно влияет на качество результатов, а также на ментальное и физическое здоровье.

Определение тайм-менеджмента и его принципы

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем, включающие самоорганизацию и планирование. Он помогает человеку или компании рационально использовать время и ресурсы. Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Чтобы выполнить задачу, нужно:

• определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению – это приоритизация.

• разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет – это планирование.

• понять, как отслеживать ее выполнение и результаты – это структурирование.

Лучшие методы тайм-менеджмента + личный опыт

Большинство техник опирается на структурирование и приоритизацию, и лишь немногие сочетают все три принципа. Рассмотрим 13 эффективных методов – от простых к сложным.

1. Подготовка с вечера

Метод подходит тем, кому сложно рано вставать. Совет психолога Ника Уигнала: записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце дня. Это помогает заранее оценить нагрузку и распределить дела без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

Я пользуюсь этим методом ежедневно. Раньше записывала задачи в блокнот, но теперь перешла на приложения. Например, Todoist (Google Play, App Store).

Для планирования также использую рабочий календарь и Kaiten (аналог Trello) — удобно для командной работы.

2. Хотя бы N минут

Метод борьбы с прокрастинацией. Если не хочется браться за задачу, начните с малого — уделите ей 5–10 минут. По мнению профессора Джулии Мюллер, это снижает сопротивление и даёт ощущение контроля. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет, поэтому дальнейшая работа идет легче.

Я применяю этот подход для рутинных задач. Ставлю таймер на 10–15 минут и фокусируюсь. Часто после этого продолжаю работу, так как втягиваюсь. Для концентрации использую приложение «Фокусирование» на телефоне.

3. Дедлайны

Чёткие сроки мотивируют и снижают прокрастинацию. Исследование Массачусетского технологического института подтвердило, что даже самолично установленные дедлайны повышают продуктивность. Лучше всего работают внешние сроки от руководителя или клиента. А уже в личных делах куратором по срокам может быть друг или родственник.

Я фиксирую дедлайны в календаре, выделяя время под задачи, чтобы никто не отвлекал. Категории встреч помогают планировать день и не пропустить дедлайн.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро — делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

Мне этот метод не подошёл: сложная задача с утра снижает мотивацию на весь день. Я предпочитаю начинать с рутины, чтобы войти в ритм.

5. Автофокус

Метод для задач без дедлайнов. Марк Форстер предлагает выписать все дела в список и читать его, пока не возникнет желание взяться за одну из задач. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

Для работы метод не идеален, т.к. есть критичные и срочные задачи, которые требуют фокусирования в данный момент. Но подходит для личных дел. Например, я так выбираю, куда сходить в выходные.

6. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Разбейте их на этапы: например, «запуск проекта» → «исследование аудитории» → «анализ данных» → «создание макета». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

Я использовала этот метод в командных проектах, например при создании матрицы компетенций. Крупная задача, в которой работала команда из 5 человек. Для мелких задач он менее эффективен.

7. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследование Стенфорда показало, что при одновременном выполнении интеллектуальных задач, например, чтение и разговор по телефону, страдает запоминание и анализ информации. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

8. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и 5 минут на отдых. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора. Из приложений могу посоветовать – Focus To-Do (Google Play и App Store) – таймер Pomodoro + управление задачами.

Метод «90 на 30» Тони Шварца и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse, строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

Для фокусирования использую приложение Focus Plant (Google Play и App Store) – оно «выращивает» виртуальный сад, пока вы не отвлекаетесь. Этот метод использую в работе над сложными задачами, когда нужно максимальное вовлечение.

9. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

Я пробовала данный метод в разных вариациях в течение месяца. Мне не подошло: в моей работе планы часто меняются. Но метод полезен для личных целей, например, овладеть китайским языком на уровне С1. Чтобы достичь такой цели, можно выделять ежедневно 1 час на занятие с преподавателем или на чтение литературы.

10. Канбан

Канбан — это метод организации работы, позволяющий распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

Я применяла его для долгих проектов, когда нужно было попробовать разные подходы для решения проблемы. Например, использовала в составлении плана продвижения вакансии на различных ресурсах. Такая задача растягивалась на несколько месяцев и помогала не забыть, что уже было сделано и какой результат был.

11. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский утверждает, что эффективное планирование начинается с анализа использования времени. Его методика включает три этапа:

• Зафиксировать. В течение нескольких недель каждые 1-2 часа записывайте выполненные задачи и затраченное на них время. Мелкие дела (2-3 минуты) можно не учитывать. Цель — объективное наблюдение за своей продуктивностью.

• Найти важное. После периода фиксации отметьте, когда время использовалось эффективно, когда задачи можно было выполнить быстрее, а когда было потрачено впустую.

• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

Этот метод оказался для меня неудобным в повседневной работе из-за сложности постоянной фиксации времени. Однако он помог определить часы моей наибольшей продуктивности, что улучшило планирование дня.

12. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Ей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Все задачи распределяются по четырём категориям:

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.

• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.

• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.

• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

Я активно использую эту матрицу при большом потоке задач. Для визуализации применяю приложение Creatly (аналог Miro), которое также удобно для командной работы.

13. Правило двух минут

Getting Things Done - система организации и контроля задач, которая помогает вести и распределять дела. Главный принцип метода — записывать все дела и не тратить силы на то, чтобы хранить информацию в голове.

А правило двух минут — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Основной принцип: если задача занимает не более двух минут — выполните её сразу. Это освобождает память от необходимости помнить о мелких делах.

Ежедневное применение этого правила помогает мне оперативно закрывать небольшие задачи и не накапливать их.

Выводы

Мой путь в тайм-менеджменте начался в 2019 году, когда удалённая работа в крупной IT-компании стёрла границы между рабочим и личным временем.

Постоянная доступность привела к выгоранию и снижению мотивации. Задачи падали с 9:00 до 22:00, из-за чего размывались границы рабочего дня.

Нужно было научиться управлять временем и понимать, какие задачи можно отложить на вечер, когда ничего не будет мешать, а какие – нужно сделать к конкретным срокам.

В работе и личной жизни я комбинирую разные методы - каждый можно адаптировать под конкретные задачи. Вы можете объединять, модернизировать подходы и находить идеальное для вас сочетание.  

Уверенно проявляя свой скилл приоритизации задач и управления временем, вы сможете:

1. Прокачать свой уровень ответственности, т.к. вы отвечаете за выполнение тех или иных задач в срок. При выставлении дедлайнов по задаче вы понимаете какая у вас сейчас нагрузка и сколько времени вам потребуется для решения новой задачи.

2. Находить время своей максимальной продуктивности. Например, вы занимаетесь более сложными задачами во второй половине дня, когда уже окончательно взбодрились и вошли в рабочее состояние.

3. Успевать за день сделать как личные задачи, так и рабочие. Вы планируете не только рабочие активности, но и личные – такие, как поход к врачу, уборка дома.

4. Уделять время для саморазвития. Начинаете расти в различных сферах, как личность и как профессионал.