Привет, Хабр! Меня зовут Саша Шитов, я продакт системы управления проектами YouGile.

Хочу начать с одного забавного кейса из прошлого. До прихода в YouGile я работал в команде, которая, как и многие, вела всё рабочее общение в телеге. Было неудобно, но мы терпели, пока однажды не поссорились… из-за эмодзи клоуна. Что за бред? Объясняю.

Рабочие переписки в Telegram быстро стирают грань между «по делу» и «по фану». Вместо ответа — реакция. Вместо аргумента — клоун. Когда клоунов стало слишком много, у нас случился спор про то, как мы вообще общаемся. Одни говорили, что такие реакции — не ок, другие возражали, что без эмоций будет скучно. 

Конечно, дело было не в клоуне. Просто мы страшно устали от хаотичных рабочих чатов в телеге и хотели пересесть на мессенджер, где можно говорить по делу и ничего не терять.

В этой статье я расскажу, как мы делаем такой мессенджер, который фокусирует на работе и позволяет командам забыть о переписке в Telegram.

Небольшой флешбэк

Прошлая моя статья про мессенджер YouGile собрала больше 140 тысяч просмотров и принесла рекордное количество регистраций:

Кратко напомню суть.

Я рассказал, почему Telegram плохо справляется с ролью рабочего мессенджера. И показал, как мы решили три главные проблемы команд, которые ведут в нём проекты. 

1. Нет структуры в рабочих обсуждениях. В телеге всё быстро превращается в общий поток, где обсуждаются задачи, баги и мемы вперемешку. 

В YouGile мы закрепили разговор за контекстом: у задачи — свой чат, у проекта — свой, у отдела — свой. 

Так порядок выстраивается сам, задачи не теряются и не нужно тратить время на поиски нужных сообщений.

2. Телеграм мешает нормально вести задачи. У задачи появляется два центра истины. В трекере остаются вопросы без ответа, в мессенджере — переписка, которая никак не связана с задачей.

Мы объединили эти два мира: от трекера взяли структуру, ответственность и прозрачность, от мессенджера — скорость, вовлечённость и живое взаимодействие. 

3. Телеграм отвлекает. 

В отличие от телеграма, где стирается граница между рабочими чатами и личными, мессенджер YouGile помогает фокусироваться на работе. 

Список контактов — коллеги, чаты — проекты, задачи, отделы и 1:1. А чтобы уведомления не превращались в новый источник стресса, мы сделали их максимально гибкими.

В этой статье я хочу спуститься на уровень ниже — к конкретным кейсам наших пользователей.

Самое сложное — решить, что делать в первую очередь

Запросы пользователей часто противоречат друг другу, а бывает, за пожеланием вообще нет реальной потребности — просто «хочу, потому что видел в другом сервисе».

Вот примеры из недавнего опроса:

И ещё один забавный. Не так давно нам предложили добавить возможность админам удалять сообщения и редактировать их (!)

Как в такой ситуации понять, что делать в первую очередь?

Мы смотрим на то, какие процессы хуже всего работают у команд, ведущих рабочую коммуникацию в телеграме, и в первую очередь закрываем эти проблемы своими функциями.

Вот список самых больных мест:

1. Неудобно добавлять новых сотрудников и удалять тех, кто ушёл из компании.

2. Нельзя нормально разграничить права и роли. 

3. Сложно отследить прогресс. 

А теперь расскажу по порядку.

Проблема 1. Неудобно добавлять и удалять участников

Бывает, новый сотрудник получает доступ к важному чату только через пару месяцев после выхода — просто потому что его туда никто не добавил. Если человек участвует во множестве процессов, пригласить его вручную во все нужные чаты превращается в отдельную рабочую задачу.

Нам стало интересно узнать, насколько эта проблема масштабная. 

Представьте, вы работаете в телеграме и добавляете нового менеджера. В компании — 7 отделов, один общий чат, 6 рабочих групп и около 20 актуальных задач, которые обсуждаются в чатах или личках. Чтобы подключить человека ко всем процессам, понадобится 238 кликов.

Как мы решили проблему

Да простят меня читатели, но решение — гениальное в своей простоте. Мы добавили в сценарий приглашения экран, где можно отметить, в какие проекты и с какими правами доступа добавить сотрудника. Все связанные чаты задач подтягиваются автоматически. И те самые 238 кликов сократились до 16.

После того как человека добавляют в проект, ему автоматически становятся доступны все связанные чаты задач. Достаточно открыть карточку, и весь контекст уже на месте.

Та же боль с удалением участников. Если вы когда-нибудь работали в телеге, попробуйте посчитать, в скольких рабочих чатах вы до сих пор числитесь. У меня получилось 15. В некоторых я всё ещё администратор и теоретически могу случайно что-нибудь удалить. 

Как мы решили проблему

В YouGile удалённый сотрудник сразу теряет доступ ко всем рабочим чатам — и всем становится спокойнее.

Проблема 2. Нельзя нормально разграничить права и роли

В телеге невозможно выдать права на уровне компании. Из-за этого случаются забавные, но болезненные истории: важный рабочий чат может «уйти» вместе с сотрудником, который его создавал и администрировал.

Как мы решили проблему

Настроили в системе есть уровни прав, которые регулируют именно коммуникацию. 

• На уровне компании — кто может приглашать сотрудников, создавать групповые чаты и проектные пространства.

• На уровне проекта — кто может ставить задачи, назначать исполнителей и управлять обсуждениями внутри проекта.

• На уровне чата — кто может писать, модерировать сообщения, добавлять или исключать участников.

Для каждой настройки есть свой кейс. Например, почему важно ограничивать создание новых проектных чатов? Потому что если это могут делать все подряд, чаты начинают множиться. Когда за создание отвечает конкретный человек, коммуникация выстраивается логично — у каждой темы есть своё место и порядок не приходится наводить вручную.

Кстати, функционал работает и в мобильном приложении YouGile:

Проблема 3. Сложно отследить прогресс

Когда команда работает в телеграме, задачи быстро расползаются по личкам. В итоге обсуждения, правки и решения оказываются разбросаны по десятку переписок, и никто не видит целую картину.

Руководитель тоже. Чтобы понять, как идут дела, приходится писать: «А что там по задаче?» — и ждать отчёта в свободной форме.

Как мы решили проблему

Мы сделали так, чтобы за ходом задач можно было следить,  даже не участвуя в переписке.

Настраиваешь папку с нужными чатами — по доске, исполнителю или проекту — и видишь, как продвигается работа.

На этом пока всё.

Если у вас есть идеи, что можно добавить или улучшить в мессенджере YouGile — пишите в комментариях. Мы читаем всё и часто именно из таких разговоров рождаются новые идеи.

Систему управления проектами YouGile можно попробовать бесплатно: команды до 10 человек получают полный доступ ко всем функциям — навсегда.