Привет, я Саша — HR-директор системы управления проектами YouGile.

Так совпало, что я пришёл в компанию и одновременно переехал в Аргентину. Шесть часов разницы, десятки собеседований и команда на другом конце планеты — расскажу, как мне удалось не выгореть и сделать так, чтобы процессы работали, даже когда я сплю.

Почему Аргентина?

Я жил в США, Армении, во Франции, на Бали, и на вопрос «почему именно Аргентина?» отвечаю просто: почему бы и нет? Я никогда не был в Латинской Америке и на другой континент не хотелось лететь «на недельку». К тому же, за длительное проживание тут можно получить приятный бонус ― аргентинский паспорт. Вот и приехал сразу жить. 

Когда я приходил на созвон, все видели свинью с кофе

Перелет через Атлантический океан и начало работы в YouGile случились почти одновременно. Моя удалённость никого не смутила (ядро команды всё равно в России), а реальной проблемой стало моё состояние. 

Я вставал около пяти утра, чтобы совпасть по времени с коллегами, и прямо из кровати влетал в Google Meet. На экране первым делом появлялась моя кружка в форме свиньи — с кофе, конечно. Она стабильно выглядела бодрее меня и со временем стала локальным мемом и символом моего аргентинского джетлага.

К обеду я уже был никакой: глаза закрывались сами, кофе перестал помогать, а вечером я просто падал спать, не выключая свет.

Внезапно оказалось, что у меня: 

• Больше нет нормального утра. Вместо зарядки и прогулки — тонна вопросов и звонков.

• Больше нет нормального вечера. Я просто хотел спать и не находил в себе сил ни на сериалы, ни на общение с друзьями.

• Постоянный FOMO-эффект. Пока у меня была ночь, в чатах что-то обсуждали, принимали решения, шутили. Утром я ощущал, что жизнь в компании успела пройти без меня.

К концу второй недели я понял, что в таком ритме долго не протяну. После 19:00 по Москве (у меня — середина дня) созвоны заканчивались, и я буквально вырубался на 15–30 минут, чтобы перевести дух. Потом садился разбирать задачи, где не нужна оперативная связь с командой.

Тогда и стало ясно: либо я перестраиваю работу и график под новую реальность, либо сгораю за пару месяцев.

Вот что я сделал. 

Настроил автономные процессы

Разница в шесть часов несовместима с микроменеджментом. В каком-то смысле мне даже повезло — ситуация сама заставила строить процессы, которые работают без моего постоянного контроля. Если бы я продолжал всё проверять вручную, мы бы просто встали.

Мне нужен был процесс, в котором команда могла бы двигаться сама, но при этом все оставались синхронизированы — чтобы я утром видел, что произошло за российский день, а ребята к вечеру понимали, на чём я остановился.

Первое, с чего я начал, — найм.

Базовый процесс я собрал просто на одной доске: каждая колонка — этап воронки, каждая карточка — кандидат.

К карточке прикрепляется вся информация о кандидатах:

• ФИО

• Вакансия

• Источник отклика

• Контакты

Чтобы не держать в голове, что делать дальше, я добавил простое правило — в каждой карточке есть стикер со сроком для следующего действия. Это может быть дата интервью, срок, когда кандидат обещал прислать тестовое, или день, когда мы должны дать ответ.

А в самой первой колонке сделали небольшую базу знаний — там лежат инструкции, шаблоны документов, пароли и документы, нужные рекрутерам.

Я думал это будет временным решением, однако такого функционала оказалось достаточно и для очень активного найма. Мы и сейчас продолжаем использовать доску, которую я собрал за четверть часа.

Сформулировал принципы работы

Никакая доска не будет работать, если не соблюдать важных принципов (таск-трекер не волшебная таблетка, и адекватный менеджмент никто не отменял).  Эти принципы универсальны и могут быть полезны многим командам. Вот, о чем договорились мы. 

1. Ведем переписку только во внутренних чатах 

Для каждого кандидата — отдельная задача со своим чатом. В нём общаются все, кто участвует в подборе: я, рекрутер и тимлид отдела, куда идёт найм. Так вся переписка, комментарии и этапы собеседований остаются в одном месте — не нужно вспоминать, где и что обсуждали.

2. Доступы к карточкам только у участников

Никто не хочет, чтобы конфиденциальная информация о кандидатах и сотрудниках разбежалась по всей компании. Мы настроили права доступа таким образом, что карточки кандидатов видели только те, кто причастен к вакансии. 

Если я тегаю сотрудника в чате задачи, и пишу, например: «Аня, оцени этого кандидата в вашу команду», ― то в этот момент Аня попадает в чат и видит всю историю переписки по кандидату. Но не видит остальные карточки в системе. 

Ещё одна удобная функция — можно добавить человека в чат, не тегая его.
Это полезно, если кто-то просто хочет следить за процессом, но не участвовать в обсуждениях.

Я сам так делаю: подписываюсь на интересных кандидатов, чтобы видеть апдейты, не вмешиваясь в работу рекрутера и нанимающего менеджера. Все уведомления приходят в общий блок чатов — не нужно искать задачу вручную или спрашивать «а что там у нас по Иванову?»

3. Вся информация по кандидату фиксируется в задаче

Принцип простой: карточка — единственный источник правды. В ней должно быть всё — от первых комментариев до итогового решения. Я регулярно их просматриваю, поэтому всем быстро стало ясно, что если чего-то нет в карточке, значит, этого просто не существует.

Первое время приходилось напоминать: «Ребята, карточка — это центр коммуникации». Со временем это стало автоматическим правилом — сначала смотрим туда, потом задаём вопросы.

Не только HR-ы, но и нанимающие менеджеры работают с доской: там отображаются только их кандидаты и вся история по каждому. Так всем проще — не нужно вспоминать или уточнять, что обсуждали неделю назад.

4. Смотрим на статусы

Активность всей команды заканчивается около 13:00 по Аргентине, а я продолжаю работать. В таком формате важно научиться не отвлекать команду и получать ответы на свои вопросы из данных. 

Вот мои лайфхаки, на что я смотрю чаще всего: 

• Фильтрация. Самое полезное — по вакансии и исполнителю. Если я хочу понять, что там у нас по поиску тимлидов — фильтранул, тут же видно: Саша по ним фигачит, а Серёжа, например, нет. Можно сделать наоборот — выбрать только Серёжу, чтобы понять, чем он сейчас занимается больше всего.

• Стикер «время в колонке» ― показывает, сколько времени карточка кандидата провела в каждой колонке. Так я могу увидеть, где процесс не движется: например, на этапе первого интервью или оффера.

• Сводки задач с дедлайнами. Они формируют мой план на день или месяц. По одной колонке видно, когда состоится интервью, когда нужно дать ответ, когда ждём тестовое — и так далее.

По сути, это дашборд, который делает процесс прозрачным. Мне не нужно писать каждому, чтобы спросить, как дела.

Как я работаю сейчас

Сейчас мой график такой: просыпаюсь в 7:00, спокойно завтракаю, с 8:00 начинаю созвоны. Когда у коллег заканчивается рабочий день, продолжаю в своем темпе. 

У нас с HR-командой запланирован всего один короткий звонок в неделю, по пятницам. Обычно он занимает минут 15. Мы выстроили такую систему, при которой все понимают, что делают, и не отвлекают друг друга по мелочам. Иногда кажется, что мы созваниваемся просто чтобы пообщаться, потому что все основные вопросы к этому моменту уже решены.

А вы пробовали работать с командой, которая живёт в другом часовом поясе? Поделитесь опытом.

Систему управления проектами YouGile можно попробовать бесплатно: команды до 10 человек получают полный доступ ко всем функциям — навсегда.