Последние 2 года я выстраивал и непрерывно улучшал собственную систему планирования в Obsidian. За это время я обнаружил кое-что важное, что решил разделить с сообществом.

И вот что я заметил: почти все, кто пытается выстроить систему управления, начинают с одного и того же вопроса — «Какой инструмент мне взять?» Notion? Jira? Obsidian? Linear? Асана?

Тут я всегда отвечаю одно: выбор инструмента — это последний вопрос, а не первый.

Проблема, которую я вижу постоянно

Люди берут красивый инструмент. Красят всё красиво. Неделю всё работает идеально. Потом система рассыпается.

Почему?

Потому что инструмент не соответствует реальному workflow конкретного человека.

Типичная история: коллега рассказал мне, как он пытался использовать Notion по гайду из YouTube. Сделал классную базу данных. А потом просто бросил — было лень её заполнять.

Или вариант потяжелее: в компании, где я работал, внедрили корпоративный инструмент. Все вынуждены вводить туда данные, но никто толком не знал, зачем. Система имела нулевую ценность, но требовала постоянного обслуживания.

Мне это надоело. Я решил понять: как на самом деле работает управление информацией?

Три ошибки, которые делают люди при выборе инструмента

Ошибка первая: думать, что инструмент решит проблему

Это не так. Инструмент — это всего лишь холст. Если вы не знаете, что на этом холсте рисовать, инструмент не поможет. Я видел людей, которые переходили с Notion на Jira, потом на Obsidian, потом обратно. Проблема была не в инструменте. Проблема была в том, что они не понимали, как на самом деле работает их процесс.

Ошибка вторая: копировать чужую систему

В интернете полно гайдов: «Вот система для Obsidian», «Вот как использовать Notion для управления проектами». Люди копируют, и примерно на третий день понимают, что это им не подходит. Потому что это система для совсем других задач и совсем других людей.

Ошибка третья: ждать идеального решения вместо того, чтобы начать

Я видел инженеров и руководителей, которые месяц искали идеальный инструмент вместо того, чтобы просто начать документировать свою работу. Результат: они всё ещё не знают, что им нужно.

Что изменилось, когда я перестал искать идеальный инструмент

Я решил не искать готовое решение, а выстроить своё.

Сначала я просто писал. Как я работаю, какую информацию я ищу, где я её ищу, как я с ней работаю. Неделя документирования дала мне больше инсайтов, чем месяц чтения гайдов.

Потом я понял несколько важных вещей:

• Есть информация, которая редко меняется (контракты, требования, принципы)

• Есть информация, которая меняется каждый день (статус работ, замечания, решения)

• Есть информация, которую нужно видеть быстро (близкие дедлайны, блокеры, критические задачи)

• Есть информация, которую нужно отслеживать в истории (кто что обещал, когда и сделал ли)

И это изменило всё.

Система, которую я выстроил, работает не потому, что Obsidian лучше других. Работает потому, что она соответствует тому, как я на самом деле работаю.

Практический совет, если вы сейчас хотите начать

Не ищите идеальный инструмент. Возьмите то, что у вас есть (Google Sheets, Notion, даже бумагу). И начните документировать неделю своей работы.

Напишите:

• Какими проектами или предметными областями вы сейчас управляете?

• Какие типы задач вы выполняете?

• С кем вы общаетесь и как часто?

• Какую информацию вы ищете каждый день?

• Где эта информация сейчас находится?

• Сколько времени вы тратите на поиск?

• Какую информацию вы забываете или теряете?

Вот это и будет основой вашей системы.

Потом, когда вы поймёте, что вам нужно, вы сможете выбрать правильный инструмент. Или построить правильную систему в том инструменте, который уже есть.

Что дальше

Я планирую поделиться конкретными подходами и техниками, которые я использую в своей работе. Но сначала нужно выяснить: а какие у вас есть болевые точки? Какие проблемы вы решаете сейчас?

Если вы теряете информацию, если вам сложно отследить важные дедлайны, если вы забываете о коммуникации или результатах встреч, если вы тратите слишком много времени на поиск нужных данных — пишите в комментариях. Это поможет мне сделать материалы более полезными.