Знаете ли вы, сколько ИТ-активов у вас прямо сейчас — и где они находятся? Судя по нашему исследованию, большинство российских компаний — нет.

Вот, что получилось: у 31% участников — больше 20 000 ИТ-активов в управлении. При этом каждая пятая компания ведёт их учёт в Excel, а 80% оценивают зрелость своих ITAM-процессов не выше, чем на 3 из 5 — то есть «есть что-то, но это не работает как надо».

IT Asset Management, или ITAM — это процессы учёта, контроля и управления жизненным циклом ИТ-активов компании: от закупки оборудования и лицензий до их списания. Звучит как рутина. На практике — одна из самых недооцененных точек риска в корпоративном ИТ.

Чтобы разобраться, как с этим обстоят дела в российских компаниях, мы опросили больше 100 компаний вместе с «Софтлайн Решения», «Инферит ИТМен», «Системный Софт», Инфосистемы Джет и ITGLOBAL.COM. 

Полную версию исследования вы можете прочитать на нашем сайте

Кто участвовал в исследовании

В исследовании участвовали больше 100 компаний из разных отраслей.

Больше всего из:

• ИТ (31%)

• промышленности (18%)

• финансов (10%)

но выборка покрывает и ритейл, и госсектор, и энергетику.

Это важно: проблема с учётом активов не привязана к одной индустрии — с ней сталкиваются все, у кого есть парк техники и лицензий.

Кто отвечает за активы и почему это проблема

В большинстве российских компаний управление ИТ-активами — функция отдела ИТ-инфраструктуры (36%).

Остальное довольно туманно: бизнес-подразделения по запросу, финансовый отдел, закупки, служба ИБ — у каждого свой кусок.

На первый взгляд — нормальное распределение. На второй — это и есть фрагментация.

Когда за одни активы отвечает ИТ, за другие — финансы, за третьи — закупки, единого источника правды не существует по определению. Оборудование числится на балансе, но фактически не используется. Активы есть в ИТ-учёте, но отсутствуют в бухгалтерии.

Статус конкретного устройства — только в голове у конкретного сотрудника.

Эксперты сходятся: организационная модель вторична. Первично — наличие конкретного человека с реальными полномочиями.

Не так важно, в каком подразделении будет находиться функция. Важно найти конкретного ответственного сотрудника, который с одной стороны будет заинтересован в решении задачи, а с другой — будет обладать достаточными полномочиями, ресурсами и компетенциями

Алексей Лыков

Руководитель направления ITSM, «Софтлайн Решения»

Без такого человека любая система — формальный проект.

Что болит: топ проблем до автоматизации

Компании страдают на всех этапах жизненного цикла активов — от планирования закупок до списания. Чаще всего называли неустановленные потери оборудования (22%), срывы сроков проектов из-за длительного согласования выдачи и перемещения техники (20%), несвоевременное обслуживание и выход оборудования из строя (19%). За всеми этими цифрами одна корневая причина: нет единого источника данных.

До начала проекта информация об одном и том же активе, как правило, разрознена: часть данных хранится в бухгалтерской системе, часть — в Service Desk, часть — в локальных таблицах. Это приводит к постоянным расхождениям: оборудование числится на балансе, но фактически не используется; активы есть в ИТ-учёте, но отсутствуют в бухгалтерии

Татьяна Литвинова

Руководитель направления BPM, «Системный Софт»

Подробнее о том, почему это происходит системно — в материале «Почему ИТ и бухгалтерия не сойдутся в цифрах»

Отдельная острая тема — лицензии. В некоторых компаниях учет ПО отсутствует как класс: менеджмент лицензий не ведется вообще. Бизнес понимает, что это риск, но руки доходят только после того, как навели порядок с физическим железом.

Ещё один хронический источник потерь — перемещения. Самые большие потери происходят не при закупке, а при переездах между отделами и филиалами, при смене сотрудников и при списании: оборудование уходит в «серую зону» — формально числится за кем-то, фактически недоступно.

Чем компании реально занимаются

В центре — операционка: выдача и перемещение оборудования, ремонт, инвентаризация. На это уходит основная доля внимания. Учёт ПО, дискавериниг, планирование закупок и контрактные обязательства тоже присутствуют, но скорее как «ведем, потому что надо», а не как выстроенный процесс.

До стратегических задач — планирование бюджета, оптимизация затрат, расчет совокупной стоимости владения — добрались единицы. И это логично: нельзя оптимизировать то, что не посчитал. Большинство организаций все ещё решают фундаментальный вопрос «что у нас вообще есть» — и до «сколько это стоит в перспективе» добираются немногие.

Именно здесь и лежит разрыв между компаниями с зрелостью 2 из 5 и теми, кто добрался до 4–5. Первые управляют активами реактивно — что сломалось, то и чиним, что закончилось, то и покупаем. Вторые встроили ITAM в бюджетирование, закупки и стратегию развития ИТ.

Инструменты: бухгалтерия, CMDB и бессмертный Excel

Когда спрашиваешь компании, чем они управляют активами, ответы делятся на две большие группы:

• Первая — те, кто взял то, что уже было под рукой: бухгалтерскую систему или Excel.

• Вторая — те, кто целенаправленно выбирал инструмент под задачу: ITSM с CMDB или специализированную ITAM-систему.

Картина по рынку выглядит так:

Лидерство бухгалтерских систем объяснимо: они уже есть в компании, умеют вести учет основных средств — вот их и адаптируют под задачи ITAM. Проблема в том, что бухгалтерская система создана для финансового учета, а не для управления жизненным циклом актива. Она не умеет связывать оборудование с пользователями, отслеживать перемещения и обнаруживать теневое ПО.

О том, какие конкретно данные расходятся и почему — читайте в «Учёт компьютеров: почему цифры не сходятся»

Каждая пятая компания до сих пор ведёт учёт активов в Excel — и сталкивается с одними и теми же проблемами: несколько сотрудников не могут работать с файлом одновременно, данные теряются, версий становится несколько, и в какой-то момент никто не знает, какая из них актуальная.

По интеграциям картина еще показательнее: 29 из более чем 100 компаний не имеют ни одной интеграции между системами учета активов и остальным ИТ-ландшафтом. Среди тех, кто интеграции всё же выстроил, картина такая (респонденты могли выбрать несколько вариантов):

• 27% подключили Service Desk

• 27% — ERP-системы (1С, SAP)

• 10% — Active Directory

Два кейса — коротко

Лучше всего о зрелости ITAM говорят не проценты, а конкретные истории: с какой проблемой пришли, что сделали, что получили. Вот два кейса компаний, которые уже прошли этот путь.

Лента: тысячи магазинов, один источник правды

Группа Лента — одна из крупнейших российских розничных сетей. Компания эксплуатирует большой парк ИТ и торгового оборудования: серверы, рабочие станции, кассы, терминалы, весы — всё это распределено по тысячам точек по всей стране.

Главная боль была не в количестве железа, а в непрозрачности: невозможно быстро понять, где находится конкретное устройство, в каком статусе, под чьей поддержкой и у какого вендора. Закрытие магазина или переезд оборудования между площадками требовали несоразмерных затрат времени — просто на сбор информации о том, что вообще есть и кто за это отвечает.

После внедрения SimpleOne ответственность за учет распределена по доменам: ИТ-сервис, ИТ-инвестиции, ИТ-инфраструктура, бизнес-форматы. Система интегрирована с Service Desk и Active Directory. После внедрения SimpleOne время на сбор информации при закрытии или переезде магазина сократилось с нескольких дней до нескольких часов. Лицензионный баланс стал доступен в реальном времени, что позволило отказаться от продления части лицензий на ПО, готовящееся к замене.

Мы действительно снижаем затраты на закупку и обслуживание активов. Имея достоверную информацию о том, какое оборудование у нас есть, мы можем принимать обоснованные решения о необходимых объемах закупок

Андрей Алюшин

Менеджер развития практик сервисного подхода в ИТ, Lenta Tech

ITGLOBAL.COM: 12 стран, Excel больше не справлялся

ITGLOBAL.COM — международный системный интегратор и облачный провайдер, работающий в 12 странах.

По мере роста бизнеса Excel перестал справляться: данные терялись, международные перемещения оборудования не отслеживались, формировать актуальные отчёты стало невозможно.

Показательно другое: SimpleOne ITAM команда внедрила самостоятельно, без привлечения внешних консультантов — за шесть месяцев. Это редкость для компаний такого масштаба и само по себе говорит о пороге входа в инструмент. По словам Дмитрия Сёмина, ключевым критерием выбора была возможность настроить систему под свои процессы без глубокой разработки.

Хаос в активах — распространённая проблема растущих компаний. ITGLOBAL.COM справилась с ней за полгода, внедрив SimpleOne ITAM самостоятельно. Система закрыла все потребности: от международной логистики до учёта составных активов в CMDB

Дмитрий Семин

Заместитель технического директора по ИТ-процессам, ITGLOBAL.COM

Куда все движется

Рынок ITAM в России — в активной фазе развития. Компании, которые только начинают выстраивать процессы, и те, кто уже прошёл этот путь, движутся в одну сторону — но с разной скоростью.

Гибкость важнее функциональности

Главный запрос к современным ITAM-системам — не набор фич, а возможность адаптировать систему под свои процессы без глубокой разработки. Компании не хотят перестраивать работу под систему — они хотят, чтобы система подстраивалась под них. Особенно это критично для бизнеса со сложной филиальной сетью или специфическими отраслевыми требованиями.

TCO из экзотики в стандарт

Сейчас большинство компаний не считают совокупную стоимость владения вообще — или ограничиваются ROI. Эксперты прогнозируют: в ближайшие годы расчёт TCO станет обязательной практикой для среднего и крупного бизнеса. Причина простая — обосновывать ИТ-бюджеты перед руководством становится всё сложнее, и голые цифры по закупкам уже не работают.

ИИ: первые применения уже есть, массовости нет

Массовой практикой применение искусственного интеллекта в ITAM пока не стало. Но направления уже понятны: автоматическое обнаружение аномалий в использовании активов, прогнозирование потребностей в закупках на основе исторических данных, интеллектуальные напоминания о продлении контрактов.

Реалистичный горизонт массового применения по оценкам экспертов — 2–3 года, и только для компаний, которые к тому моменту наведут порядок в базовом учёте. ИИ не исправляет грязные данные — он их умножает.

Облако и нематериальные активы

Компании начинают с учёта железа, но быстро приходят к управлению SaaS-подписками, виртуальными машинами и цифровыми сертификатами. С ростом российских вендоров добавляется отдельная задача — нормализация лицензионных данных: разные форматы, разные модели лицензирования, разные условия поддержки.

ITAM и ИБ сближаются

Регуляторные требования к учету ИТ-активов усиливаются, особенно в банках, телекоме и энергетике. Эксперты ожидают, что граница между этими функциями будет размываться: либо ИТ-вендоры добавят модули безопасности, либо ИБ-вендоры добавят модули учета.

От реактивного к проактивному

Зрелые компании перестают реагировать на поломки и переходят к плановым заменам, заблаговременному продлению лицензий и оптимизации закупок на основе прогнозов. Это и есть разница между ITAM как учётной функцией и ITAM как инструментом управления бизнесом.

Что делать?

Российский рынок ITAM — на начальной стадии зрелости. 80% компаний с процессами уровня 1–3 из 5 — это не приговор, это точка входа. И хорошая новость в том, что даже базовая автоматизация даёт быстрый измеримый эффект: контроль над затратами, сокращение операционных рисков, ускорение процессов обслуживания.

Три вещи, с которых стоит начать:

• Найдите владельца процесса. Не подразделение, не систему — конкретного человека с полномочиями и мотивацией. Без него автоматизация не приживётся.

• Создайте единый источник правды. Данные из бухгалтерии, Service Desk и головы системного администратора должны сойтись в одном месте. Это важнее выбора конкретной системы.

• Двигайтесь от задачи, а не от технологии. Успешные кейсы объединяет один подход: сначала формулировали бизнес-проблему, потом выстраивали процесс, и только потом выбирали инструмент.

Управление активами — это не волшебная палочка, которая кардинально изменит компанию за короткое время, а скорее норма гигиены, которая поможет избежать рисков и повысить эффективность других процессов и бизнеса в целом

Алексей Лыков

Руководитель направления ITSM, «Софтлайн Решения»

Резюме

Управление ИТ-активами в России — это рынок, который находится в интересной точке. Осознание проблемы уже есть: компании понимают, что Excel не масштабируется, фрагментированная ответственность приводит к потерям, а отсутствие единого источника данных — это не неудобство, а системный риск. Но между осознанием и действием у большинства пока большой зазор.

Хорошая новость в том, что порог входа невысок. Не нужно сразу строить идеальный процесс с TCO, дискавериногом и интеграцией со всеми системами. Компании, которые добились результата, начинали с малого: назначали ответственного, собирали данные в одном месте, автоматизировали самые болезненные точки. Остальное приходило по мере роста зрелости.

В конечном счете все сводится к одному — считать свои ресурсы осознанно или продолжать терять понемногу каждый день: на избыточных закупках, неконтролируемых лицензиях и оборудовании, которое числится за уволившимся сотрудником уже третий год. Если хотите посмотреть на полную картину — все цифры, отраслевые срезы, экспертные комментарии и подробные кейсы собраны в полном отчете здесь.