ИТ-отдел точно знает количество ноутбуков на складе, серийные номера серверов и статус каждой лицензии. Та же команда часто не может назвать сумму, в которую обходится владение этим парком техники за год. Такой разрыв между учетом железа и учетом денег подтверждает исследование ITAM 2026 от SimpleOne и партнеров — в опросе и глубинных интервью участвовали более 100 компаний из ИТ, промышленности, банков, ритейла и других отраслей.
Что показал опрос: разрыв между железом и деньгами
Бухгалтерия свою часть делает честно: провела закупку, начислила амортизацию, закрыла период — налоговая довольна. На этом её задача выполнена. А вот была ли трата разумной, не купили ли то же самое дважды, справедливо ли она легла на проекты — это уже не её вопрос.
Бухгалтерия отвечает за то, что деньги потрачены правильно по документам, а не за то, потрачены ли они с умом.
ИТ-отдел тут часто просто передаёт бумажки. Подрядчик починил, выставил счёт — айтишник переслал его в бухгалтерию, та оплатила. Сколько вышло в итоге, ИТ-директор узнаёт уже потом, когда менять что-то поздно.
И только тогда начинает считать:
А всё ли сюда вошло?
А доставку?
А своих ребят, которые полдня возились с этой железкой руками, — их время кто-нибудь посчитал?
Вся разница — видит ли ИТ-директор порядок цифр по своему парку. Речь не о том, чтобы завести вторую бухгалтерию или отнять у финансистов их работу.
Речь о том, чтобы понимать масштаб:
Сколько всего уходит на технику.
Сколько из этого — на внеплановые ремонты и ремонты не по гарантии.
Сколько — на апгрейды.
Сколько — на возню с перевозками между офисами.
Без этой разбивки цифра в отчёте — просто цифра, с которой ничего не сделаешь.
Экономия расходов на технику работает так же, как экономия в личном бюджете: она начинается с фиксации трат день за днем, а не с итоговой суммы в конце месяца. Кофе по утрам и булочка после обеда незаметно превращаются в минус 10 тысяч рублей за месяц именно потому, что никто не записывал их в моменте.
Реальные цифры исследования подтверждают перекос в сторону учета железа.
Приоритет №1 у компаний — банальный учет наличия оборудования, его называют главной задачей 30% участников опроса.
Учет активов чаще всего ведется через бухгалтерские системы (25%) или CMDB/ITSM (24%), тогда как специализированные ITAM-инструменты, способные связать актив с контрактом и затратами, используют только 18% компаний.
Зрелых, формализованных и измеримых процессов управления достигли лишь 19% компаний, остальные 80% оценивают свою зрелость на 1–3 балла.
42% работают без каких-либо стандартов вообще, а 35% ведут учет без автоматизации или на универсальных инструментах, не предназначенных для ITAM.
Отдельно стоит разобраться с термином из названия одного из процессов — дискаверингом, который иногда путают с обычной инвентаризацией.
Дискаверинг проверяет не факт наличия ноутбука на балансе, а его начинку — объем памяти, установленное программное обеспечение, температуру, состояние отдельных компонентов.
Инвентаризация единиц отвечает на вопрос «сколько у нас техники и где она находится», дискаверинг — на вопрос «в каком техническом состоянии находится каждая единица прямо сейчас».
Оба процесса дают детальную картину парка техники, но ни один из них не показывает, сколько эта техника стоит компании в моменте и за весь срок службы. Глубокий дискаверинг соседствует с провалом в учете затрат: чем точнее компания знает состояние железа, тем сильнее контрастирует её незнание о деньгах, которые это железо съедает.
Диагноз одной фразой: компании знают, что у них есть, но не знают, во что это обходится. Разрозненность данных между бухгалтерией и ИТ фиксирует и само исследование: оборудование числится на балансе, но не используется, активы есть в ИТ-учете, но не совпадают с бухгалтерией, а установить актуального владельца устройства часто невозможно.
Почему инвентаризация получается, а финансовый учет — нет
У инвентаризации техники и учета затрат разная природа, и это объясняет разницу в результатах.
Причина 1: разовая задача против непрерывного процесса.
Инвентаризацию можно закрыть за один заход — посчитал единицы, сверил со списком, отчитался, задача формально выполнена. У учета контрактов и затрат финишной черты нет: продления лицензий, платежи подрядчикам, списания оборудования происходят каждую неделю без паузы.
Причина 2: данные физически разбросаны по отделам.
Данные о контрактах, продлениях и платежах лежат в трёх местах: у закупок, у бухгалтерии и у юристов. И каждый свой кусок ведёт честно. Закупки знают, что купили. Бухгалтерия — что оплатили. Юристы — когда кончается договор. Только вот собрать эти три кусочка в одну картинку — «во что нам обходится вот этот конкретный сервер» — не считает своим делом никто.
В итоге расходы всплывают только при закрытии периода — квартала, полугодия, года. И тогда все узнают новость одновременно: бюджет превышен, премии под вопросом, план не выполнен.
Причина 3: KPI ИТ-отдела не про деньги.
ИТ-директора оценивают по тому, работают ли сервисы и сколько было инцидентов. Это правильные метрики для сервисной команды — но стоимости техники среди них нет. Никто не просит ИТ-директора её считать и не спрашивает за неё. Вот он и не считает.
Дело не в лени и не в незрелости команды. Деньги в компании считают — просто каждый отдел свой кусок. Разрыв в том, что никто не сводит эти куски вместе, а сам ИТ-директор часто не понимает, зачем ему эта цифра и откуда её брать.
А брать её можно точечно — не выстраивая вторую бухгалтерию. Например, договориться получать не квартальный отчёт по бюджету, а короткую сводку по платежам раз в неделю. Тогда расходы видно в моменте, а не когда бюджет уже превышен.
Где утекают деньги при отсутствии учета стоимости
Пропущенное продление лицензии или контракта на техническую поддержку оборачивается штрафом, простоем сервиса или экстренной покупкой на невыгодных условиях, когда времени на выбор поставщика или переговоры о цене уже не остается.
Ремонт вслепую — еще одна частая история: чинят оборудование, которое либо давно окупилось и годится только на списание, либо дешевле заменить новым устройством, чем вкладывать деньги в очередной внеплановый ремонт.
Стоимость владения — это не цена в счёте, а сумма за весь жизненный цикл актива:
Именно эту сумму компании обычно не считают целиком, ограничиваясь ценой покупки в момент оформления счета.
Отдельная и болезненная статья потерь — оборудование, простаивающее на складе. Дорогую технику купили под конкретную задачу — а она не пошла в работу. Полежала месяц, потом полгода, а потом эти полгода незаметно стали двумя годами. Деньги заплачены, а отдачи ноль: железка просто стоит, занимает место и дешевеет. Мёртвый груз, за который когда-то отдали немало.
Как перейти от подсчета единиц к управлению стоимостью
Разовая сверка раз в год, контракты в почте у ответственного сотрудника и Excel-таблицы без связи с реальным статусом актива работают до момента, пока ответственный сотрудник не уйдет в отпуск, не сменит работу или просто забудет про очередной договор.
Альтернатива строится как процесс:
Управление стоимостью начинается не после покупки, а на этапе планирования закупки — тогда решение принимается осознанно, а не постфактум.
Выявить слабые места — точки, где данные теряются между отделами и уходят в тень.
Определить ответственного за каждый этап процесса.
Контролировать, что нужные и точные данные поступают на регулярной основе, в том числе от других отделов — закупок, бухгалтерии, юристов.
На практике это выглядит так. ИТ-директор договаривается, чтобы закупки присылали ему сводку по каждому новому заказу техники — или вводит правило: без его визы закупка не проходит вообще. Кто-то в отделе начинает следить за сроками контрактов и вести их список — пусть даже в Excel на первых порах, лишь бы список реально жил, а не устаревал через месяц.
Честный минус: система не сделает это за вас. Без порядка в процессах даже ITAM станет просто ещё одним хранилищем кривых данных. Сначала — регламент: кто и когда вносит контракты и затраты, и вносит точные цифры, а не «примерно». Автоматически найти все договоры и восстановить историю расходов без дисциплины в команде невозможно — волшебной кнопки нет.
Но когда процесс настроен, дальше рутину снимает система вроде SimpleOne ITAM: активы, контракты и затраты лежат на одной платформе, а не в трёх разных, которые каждый раз сводишь руками, чтобы понять, во что обходится конкретная железка.
***
Вы уверены, что знаете, сколько стоит владение вашим парком техники — или только сколько единиц лежит на складе и кому они выданы?