Данная статья является продолжением к самым важным советам по повышению продуктивности: «Личная продуктивность (только проверенные на себе подходы)».

В прошлых статьях мы говорили о том, как правильно поставить перед собой долгосрочные цели, — назовем это уровнем стратегии. Мы уже поговорили о том, как эффективно проводить микроменеджмент своих задач и доводить проект до конца. Назовём этот уровень тактическим. Сегодня я хочу рассказать о том, как правильно связать эти уровни между собой, чтобы то, что делается на тактическом уровне, связалось со стратегическим уровнем. Очень часто именно этот аспект подкашивает молодых адептов моих советов. Кажется продуктивность выросла и долгосрочные цели стоят правильные, но почему-то в конце квартала/года понимаешь, что сделано намного меньше, чем хотелось. Если вам это знакомо, то сегодня я расскажу почему так происходит и как с этим бороться.

Для примера я взял ОЧЕНЬ упрощенный кейс (личный давний опыт), который мне помог найти мою первую работу в большой международной компании на позиции Android-разработчик.

Данная статья подготовлена на базе нащего скринкста комманды Java Hexlet, выпуск №3. Посему, если вы слушали скринкаст, то можете смело проигнорировать статью.

Для демонстрации основных идей я приготовил небольшую презентацию — так получается намного эффективнее показывать суть.

Условно изобразим наши задачи в виде пирамиды. Это очень удобно. Чем о более высокоуровневых задачах мы говорим, тем их меньше по сравнению с низкоуровневыми задачами.

Теперь давайте рассмотрим то, как должна выглядеть пирамида здорового человека и пирамида курильщика. Сперва возьмем пример здорового человека. Собственно это и будет упрощенная пирамида моих целей много лет назад, перед тем как я устроился на первую работу. Давайте поставим задачи(у) стратегического уровня:



Как я и говорил, в качестве упрощения возьмем лишь одну цель на этом уровне, хотя на самом деле их может быть больше одной, но меньше шести. У меня лучше всего получается ставить 3 цели. Далее, нам нужно создать долгосрочные проекты для цели. Проекты мне уже пришлось “додумывать” (старые записи не сохранились), ибо их было довольно много тогда, как и свободного времени. На суть это не повлияло. Проектами могу быть: “курс по Java”, “проект на Java”, “проект на Android”.



Иногда нужно одну задачу среднего уровня разбить на подуровни. Например, курс можно разбить на модули. Я так бы и сделал, но пока остановимся ради объяснения материала на этом списке. На самом низком уровне находятся тактические задачи, — их мы ставим перед собой на сегодня. Именно эти задачи попадают к нам в кванты и выполняются каждый день (про “кванты” времени мы говорили раньше).



Пройдемся по ошибкам, а именно мы посмотрим рентген пирамиды курильщика. А в результате сможем лучше понять насколько ваша пирамида «здорова» и как устранить недочеты, если такие есть.

Ошибка №1

Самая большая проблема — это использование на любом уровне не SMART целей, включая самый верхний уровень. Наибольший вред эта ошибка приносит когда не SMART цель установлена на самом высоком стратегическом уровне.

Что такое SMART цель?

• Specific — цель должна быть конкретной, если два человека её понимают по-разному, то это плохая цель;
• Measurable — результат цели должен быть четко измерим;
• Attainable
• Realistic
• Timely — выполнение цели должно быть в конкретных временных рамках;

Я выделил для вас три аспекта, которые сам считаю самыми важными. Но давайте от теории перейдем к практике. Не люблю теоретизировать, но люблю проверять на себе. Пример:



Почему эта цель не SMART? Я могу точно сказать сколько букв в слове Android. Значит ли это, что я его знаю? Нет? Почему нет? Как я могу понять из этой цели, что умение написать слово «Android» не является её достижением? Единственное, что позволяет эта цель — создавать «прокрастицели». Это цели, созданные для прокрастинации. Когда цель неясна, ваша «машина прокрастинации» начинает выбирать цели из списка тех, которые легче всего сделать. Также совершенно не понятно, когда эта цель будет достигнута, а соответственно можно ей заниматься вечно (просто подарок для прокрастинации). Всегда можно отодвинуть что-то важное, мотивируя тем, что есть другая МЕГА цель. Например, “лучше поучу Android, вместо подготовки к экзамену, ведь это мне действительно пригодится”. Я думаю, у всех вас есть знакомые, которые вечно к чему-то идут. Например, мечтатели стать “хакерами” и другие… У меня был знакомый, который приходил на мои лекции и рассказывал, что он хочет стать «хакером» и иметь возможность делать все что угодно со своим компьютером. Он же и засыпал на лекции по С++ для новичков, мотивируя это тем, что у него такая защитная реакция на любой материал, где нужно много думать. Так впервые я увидел человека, который “выключался”, если нужно было начинать думать.

Ошибка №2

Вторая важная ошибка — это вранье самому себе.



Отсутствие проектов среднего уровня приводит к потере сути цели. Эта ошибка состоит в том, что тактические цели невозможно чётко связать с высокоуровневыми целями. У вас может быть очень хорошая долгосрочная цель, но, закидывая себя с ног до головы тактическими задачами, вы будете стоять на месте.

Именно таким людям всегда дают совет: «не нужно работать много, нужно работать головой”.

Ошибка №3



Нетрудно догадаться, что тактический уровень, это один из тех уровней, где легче всего испортить процесс. Ибо тактика это то главное, что каждый из нас использует каждый день. Вы должны понимать, что каждый час вашего времени не вернуть.

Есть термин: ”календарик-пинарик». Это календарь, где вы отмечаете прожитые и предстоящие годы. Наберите в Google этот термин. вы отмечаете сколько прожили и видите сколько осталось времени. Если хотите сделать его действительно мотивирующим, можете отметить приблизительный год окончания календарика. Перед вами откроется страшная истина — с каждым годом перед вами будет оставаться все меньше и меньше возможностей. Это забавно, но с годами понимаешь, что практически все ваше окружение играет против вас и ваших интересов. Но об этом можно будет поговорить отдельно.

Как же грамотно работать с ОГРОМНЕЙШИМ списком того, что пытается просочиться в список входящих задач на тактическом уровне? Давайте попробуем разобраться.

Допустим у нас есть такие входных задачи (для примера):



Имея четкое представление о трех уровнях можно эффективно работать над входящими задачами. Только в случае, если у Вас уже наметилась нормально структурированная пирамида. Сразу становится понятно в какой проект эти задачи попадают. Если задачи не попали ни в один из проектов, спросите себя, нужно ли это сделать и насколько срочно. Не бывает задач “средней срочности”, — это или важная задача, или она не будет важной никогда, и не бывает другого (ну или это прокрастинация). Задача “подстричься” — важна, поскольку её нельзя вечно игнорировать. Более того, вы точно знаете, что она не уйдет сама собой — её нужно взять и решить. Если задача не важна ни для рабочих/своих проектов, ни для приятного досуга, то зачем вы вообще рассматриваете эту её?

Довольно просто на основании осознанных приоритетов правильно распределить список входящих задач:



Что работает для меня? На практике, для всех своих домашних проектов я использую OmniFocus. Я нашел пару скринов в интернете, которые вам и покажу, чтобы вы понимали как это выглядит.

Верхние папочки — это долгосрочные стратегические проекты:



Чуть ниже идут проекты, которые сами по себе могут быть разбиты на под-проекты. Пирамида не обязательно может быть 3х уровневой, хотя очень долго я пытался для себя её удержать в рамках трех уровней:



Самый низкий уровень — это те самые тактические задачи:



Контролируя такой процесс, вы всегда готовы ответить на вопрос: “А что же мне нужно сделать именно сегодня”.



Утилита заставляет пересматривать проекты один раз в неделю, чтобы убедится, что каждый из проектов идет по заданному курсу или вдруг появились проекты без задач, или какие-то проекты нужно перевести в “онхолд", или, наоборот, нужно вывести из «онхолда».

Еще с OmniFocus я провожу анализ входящих задач и контролирую состояние «здоровья» своей «пирамиды».

Не так важно какую программу вы выберете (еще недавно я использовал Things). Главное, чтобы вы поняли после прочтения этой статьи, что «пирамида» это не просто теория, это реальная практика.

И даже, если вы этого не хотите принимать, ваши тактические действия все же ведут вас куда-то на стратегическом уровне. Единственный вопрос, кто контролирует ваше будущее через 3-12 месяцев: вы сами или полный хаос?