Внутренние коммуникации в компании чрезвычайно важны, а их организация — отдельная проблема ИТ-департамента. Без коммуникаций невозможно своевременно обмениваться достоверной информацией и, следовательно, поддерживать рабочий процесс. Zimbra полностью закрывает потребности сотрудников любой компании по обмене информацией.


Существует два вида внутренних коммуникаций: с вертикальными и с горизонтальными связями.

Вертикальные связи устанавливаются между руководителями и подчиненными и служат для передачи решений, постановки задач и контроля за их исполнением, информационного взаимодействия и получения отчетов. В свою очередь вертикальные связи бывают двух видов и зависят от стиля управления и традиций компании:

• «сверху вниз» (от руководителя к подчиненным);
• «снизу вверх» (от подчиненных к руководителю).

Горизонтальные связи служат для обмена информацией между подразделениями компании и сотрудниками. Они необходимы прежде всего для нормального функционирования внутренних бизнес-процессов и должны быть подробно регламентированы. Несвоевременное или неполное получение информации, искажение и даже потеря каких-то данных, а также отсутствие обратной связи может привести к несогласованности действий между подразделениями. Поэтому горизонтальные связи между сотрудниками не менее важны, чем вертикальные.

Внутренние коммуникации обычно зависят от этапа развития компании. На этапе создания, когда количество сотрудников невелико и все знают друг друга, проблем с коммуникациями не возникает. Для работы хватает обычной электронной почты и мессенджера. По мере роста компании создаются новые подразделения, нанимаются сотрудники и появляется необходимость продумывания бизнес-процессов и налаживания горизонтальных связей между подразделениями. Тогда же становится очевидно, что каналы коммуникации в каждом отделе могут использоваться совершенно разные. Возникает несогласованность и работа начинает тормозиться. Появляется осознание того, что компании нужна единая почта, внутренние чаты и файлообменники. При этом все корпоративные каналы коммуникаций должны быть надежно защищены, а руководство компании могло их контролировать.

Как это сделать

Для любой компании важны два направления связи:

Почта

Как внутренняя для обмена информацией между сотрудниками, так и внешняя — для общения с клиентами, пользователями и поставщиками продукции и услуг. Стандартными возможностями различных почтовых сервисов уже сейчас являются большой объем пересылаемых файлов (не нужно «дробить» письма и архивировать) и внушительный объем места под хранение писем (количество места, предлагаемого системой, растет с каждым днем — не всегда можно занять и половину такого объема). Правильная почта также должна уметь различать спам и письма с вирусами, не отдавая эти функции на откуп антивирусам.

Zimbra Collaboration Suite — программный продукт, аналог Microsoft Exchange, который представляет собой электронную почту корпоративного уровня, календарь и средство совместной работы. Zimbra одинаково подходит как крупным компаниям, так и небольшим фирмам. Включает в себя ряд бесплатных и открытых продуктов (Nginx, Apache, MySQL, Postfix и др.) и имеет очень удобный веб-клиент — Zimbra Web Client, который построен с использованием технологии AJAX, обеспечивающей всплывающие подсказки, перемещаемые объекты и контекстные меню. Также включены продвинутые возможности поиска и временные зависимости. Сюда же входят онлайн-документация, модули Zimlet и полноценный интерфейс для администраторов, написанные с помощью Zimbra Ajax Toolkit.



Почту Zimbra Collaboration можно настраивать «под себя», создавая необходимые папки, в которые можно открыть доступ коллегам для совместной работы или правки документов. Ваша почта теперь и календарь, в котором можно не только планировать свои задачи на дни, месяцы или годы вперед, но и назначать задания в календарях своих коллег и контролировать их выполнение. Можно создавать мероприятия, совещания, собрания и приглашать коллег или лиц из списка контактов адресной книги.

За счет этих и многих других возможностей почта Zimbra Collaboration позволяет повысить эффективность взаимодействия в коллективе компании путем ухода от бумажного документооборота. Zimbra защищает почтовые ящики от спама, а за счёт системы резервного копирования информации от Zextras вы сможете найти и восстановить любой, даже давно стёртое, письмо.

За безопасность почты отвечает персонализированная антиспам система SpamAssassin. Zimbra использует SpamAssassin для определения нежелательной коммерческой электронной почты и оценки сообщений. «Спамность» определяется в процентах. Любые сообщения, помеченные между 33-75% считаются спамом и перемещаются в папку Нежелательная почта. Сообщения с процентом «спамности» выше 75% всегда считаются спамом и отбрасываются. Функция Postscreen для фильтрации спама снижает нагрузку на инфраструктуру, отвечающую за SMTP процессы.

Чаты и видеоконференции

Мессенджеры плотно вошли в современную жизнь, а значит нужно поощрять и общение между сотрудниками в таком формате. Зимлет ZeXtras Chat добавляет в Zimbra Web Client полностью интегрированный IM-клиент, с помощью можно общаться как в текстовом чате, так и в формате видеоконференций. ZeXtras Chat Zimlet поддерживает два режима просмотра: компактная и сжимаемая «док-панель» и расширенная «боковая панель», подходящая при большом числе собеседников. Можно устанавливать статусы, управлять контактами и многое другое.



Таким образом с помощью Zimbra Collaboration можно обеспечить коммуникации в компании любого уровня.

Zimbra Collaboration