Как использовать no-code-инструменты автоматизации, чтобы сделать рутинные задачи по управлению продуктом более эффективными

No-code инструменты автоматизации рабочего процесса — это крупный бизнес, который за последние несколько лет превратился в многомиллиардную индустрию. Но, несмотря на впечатляющий рост этого сектора, многие крупные компании до сих пор недостаточно используют no-code-инструменты в своих практиках, в отличии проворных стартапов и индивидуальных предпринимателей, которые с их помощь оптимизируют свой рабочий процесс по полной.

Если вы не очень хорошо знакомы с обилием доступных no-code-решений, то вам конечно будет трудно самостоятельно разобраться, что и как вы можете улучшить в своих рабочих процессах, не говоря уже о абсолютных возможностях того, что можно автоматизировать с их помощью. Кроме того, очень часто автоматизация разного рода бизнес-процессов может потребовать определенный объем предварительных работ, связанных с настройкой.

Посмотрите видео в оригинале статьи

Чтобы помочь вам разобраться в этом, мы составили список из пяти самых лучших подходов к внедрению no-code-инструментов автоматизации, задействовав которые, продакт-менеджеры (да и команды в целом) могут значительно упростить свои повседневные задачи в рамках разработки продуктов и сделать свои рабочие процессы более эффективными.

Что ж, давайте приступим.

1. Хранение и демонстрация важных решений.

Допустим, на встрече со стейкхолдерами вы приняли несколько важных стратегических решений. Это могло быть какое-нибудь плановое совещание по вашему продукту или любое другое мероприятие, в рамках которого вы принимаете важные стратегические решения.

Или может случиться так, что вы приняли какие-то важные решения о дизайне фичи, что в конечном итоге затронет ваших пользователей.

Вместо того, чтобы самому выписывать все принятые решения или же чтобы дополнить их контекстом, вы можете использовать no-code-инструменты для создания рабочего процесса, который автоматически сохраняет аудиозапись обсуждения и генерирует стенограмму в удобной панели, чтобы в следующий раз, когда вы захотите напомнить себе о том, почему вы приняли то или иное решение, весь контекст был у вас под рукой.

Это также будет очень полезно для новых сотрудников, которые пытаются разобраться, почему было принято то или иное решение, предоставив им весь исторический контекст.

Делитесь только важными частями

Некоторые инструменты для создания автоматической расшифровки аудиозаписей, такие как Grain и Descript, позволяют создавать хайлайты, которыми затем можно поделиться с коллегами или стейкхолдерами. Это означает, что вместо того, чтобы делиться всей встречей, вы можете выделить фрагменты, которые действительно важны или имеют отношение к конкретным командам, а затем делиться только этими хайлайтами.

Рекомендуемые инструменты:

• Zoom (есть возможность записи и создания автоматических расшифровок)

• Grain — инструмент для генерации расшифровок, позволяющий создавать хайлайты

• Zapier — для интеграции API

• Airtable / Google Docs — для хранения расшифровок

• Google Sheets

2. Отправка описаний изменений в релизе стейкхолдерам и пользователям.

Подключение Jira, Trello или любых других таск-трекеров или инструментов, которые вы используете для управления процессом разработки, к no-code-системам отслеживания рабочего процесса также может повысить вашу производительность и значительно улучшить прозрачность того, что вы создаете. Как именно?

Представьте, что каждый раз, когда вы релизите новую фичу или кучу багфиксов, тикеты автоматически добавляются в Airtable или Google Sheet, а затем еженедельно рассылаются вашим стейкхолдерам по электронной почте. Конечно, вам, вероятно, потребуется редактировать тикеты определенным образом, чтобы сделать их немного более наглядными для пользователей, не являющихся техническими специалистами, но их автоматическое размещение в таблице для редактирования, вероятно, значительно облегчит взаимодействие со стейкхолдерами.

Как только список этих тикетов будет переработан в более удобный для пользователя формат, из него можно будет сформировать описание изменений (release notes) для ваших пользователей (если вы информируете не только стейкхолдеров) и распространить по нескольким каналам:

Блог — Подключите свои инструменты разработки непосредственно к CMS, чтобы ваши маркетологи/комьюнити-менеджеры были информированы о всех актуальных фичах, исправлениях и задачах в рамках разработки, которыми можно поделиться непосредственно с вашими пользователями. Последние обновления продукта могут быть опубликованы в виде нового поста в блоге всего в один клик!

CRM — Вы можете разослать своим пользователям электронное письмо, которое будет содержать всю информацию об обновлениях в последнем релизе, через вашу CRM. No-code-инструменты также могут быть интегрированы с более продвинутыми решениями для онлайн-чата/поддержки пользователей, такими как Intercom. Объявление может быть опубликовано сразу после развертывания новых фич или исправления ошибок.

Социальные сети — Точно так же, как вы можете распространять информацию об обновлениях через свой блог или CRM / платформы взаимодействия с клиентами, для распространения этого контента могут использоваться и социальные каналы. Публикация обновлений в Твиттере о том, что был устранен ряд багов или выпущена новая фича, — это отличный способ вовлечения пользователей.

Рекомендуемые инструменты:

1. Zapier

2. Airtable

3. Google Sheets

4. WordPress

5. Intercom

3. Алерты о действиях конкурентов.

Отслеживание того, чем занимаются ваши конкуренты, — непростая, но важная задач, которой вам нужно уделять внимание, когда вы пытаетесь создать собственный продукт. К счастью, no-code-решения могут помочь вам автоматизировать и этот процесс.

Давайте представим, что вы работаете над продуктом в области анализа мобильных данных и хотите отслеживать, что происходит в отрасли, без необходимости вручную проверять каждый сайт конкурентов.

Используя Google Alerts, вы можете настроить оповещение (алерт), которое активируется ключевыми словами ‘аналитика мобильных данных’ или ‘имя_конкурента1’, ‘имя_конкурента2’. Google Alerts позволяют создавать RSS-канал на основе этих ключевых слов, что означает, что вы можете подписаться на этот канал и сохранять рассылку для обработки в других местах.

Что это значит? В основном это означает, что вы можете получать оповещения всякий раз, когда публикуются новости о вашей отрасли или конкурентах, а с ними вы уже можете:

• Публиковать алерты в Slack-канале, выделенном под оповещения о активности конкурентов.

• Сохранять алерты в электронной таблице для последующего анализа деятельности конкурентов.

• Пересылать алерты по электронной почте определенной группе людей, которые могут быть в этом заинтересованы.

Скрытый потенциал RSS-каналов в анализе деятельности конкурентов

Инструменты управления RSS-каналами, такие как Feedly и Feeder, также могут выступать в качестве инструмента фильтрации для объединения всей активности конкурентов в один удобный для просмотра канал.

Вдобавок к Google Alerts, если ваши конкуренты достаточно велики, вы можете подписаться на их RSS-каналы, чтобы получать самую свежую информацию о новых фичах или инициативах, которые они запустили, от них напрямую!

Рекомендуемые инструменты:

• Google Alerts

• Zapier

• Slack

• Feedly or Feeder

Больше информации об отслеживании Google Alerts можно найти здесь.

4. Агрегация оповещений об отзывах клиентов.

Это может быть более полезным для команд поддержки и работы с клиентами, но создание лога оповещений об отзывах пользователей с возможностью поиска может быть полезным в рамках вообще всей команды разработчиков продукта.

Каждый раз, когда возникает новая проблема, с которой сталкиваются наши пользователи, оповещение о ней может быть добавлено ​​в канал в Slack или какой-нибудь централизованный документ, в котором командам будет удобнее всего обработать его.

Погодите, я подозреваю, о чем вы подумали… “Разве это хорошая идея - направлять все тикеты из поддержки напрямую в канал Slack?”. Скорее всего, не очень. Чтобы не засорять рабочее пространство вещами, которые представляют важность не для всех, вы можете настроить процесс оповещения только для вопросов, которые либо: 

1. Имеют высокий приоритет — и требуют срочного внимания всей команды, либо

2. О которых стоит быть вкурсе из других соображений — например, поздравления с какими-либо успехами (поскольку не все отзывы клиентов будут связаны с проблемами)

5. Управление результатами пользовательского тестирования.

Сессии пользовательского тестирования могут быть чрезвычайно ценными, но в то же время требующими много временных ресурсов. Для команд, в которых нет профессиональных исследователей пользователей, no-code-инструменты могут помочь упростить этот процесс и облегчить анализ результатов.

Для членов команды, которые не могут лично присутствовать на сессиях пользовательского тестирования, можно использовать no-code-инструменты для автоматизации обработки и выделения интересных результатов, чтобы упростить их просмотр.

Все сессии могут быть автоматически записаны и расшифрованы с помощью Zoom, а расшифровки сохранены в Google Docs или Google Disc и автоматически отправлены по электронной почте или в канал Slack, как только они будут готовы.

Интеллектуальное редактирование

В рамках вашего рабочего процесса вы даже можете использовать инструменты редактирования, такие как Descript, чтобы удалить паузы и сделать видео более приятным для восприятия. Descript позволяет вам производить в видео поиск по тексту, упрощая навигацию в конкретной сессии пользовательском тестирования. Это может позволить вам разделять видео на фрагменты, которые будут более удобочитаемыми и актуальными для определенной аудитории.

Пример

Предположим, вы проводите сессии юзабилити-тестирования с пятью разными клиентами, тестируя три разные части продукта:

1. Процесс регистрации 

2. Процесс оформления

3. Процесс активации

Если вы используете продвинутые инструменты, которые включают расшифровку текста, то вы сможете говорить перед каждой секцией какие-нибудь ключевые слова, например, ‘процесс регистрации’, и это позволит вам легко разбивать ваше видео на отдельные фрагменты и делиться конкретными частями сессии пользовательского тестирования с соответствующими командами.

Вы можете автоматически добавлять результаты исследований в инструменты управления роадмапами или бэклогом, чтобы предоставить больше контекста для ваших инженеров.

Как определить возможности для автоматизации

При таком большом количестве возможных способов автоматизации процессов, связанных с вашим продуктом, на практике может быть довольно сложно понять, какие рабочие процессы можно или следует автоматизировать.

 1. Четко определите ваши рабочие процессы.

Чтобы определить возможности для автоматизации, попробуйте выделить существующие рабочие процессы, которые вы выполняете на регулярной основе. Для этого откройте свой календарь или приложение со списком дел (если вы им пользуетесь) и определите регулярные модели поведения. На этом этапе об автоматизации думать рано, просто проанализируйте ваше поведение, и вы сможете выделить повторяющиеся рабочие процессы.

Можете делать это как на микроуровне, так и на макроуровне.

Микроавтоматизация и макроавтоматизация

В этом контексте микро означает задачи, которые влияют на небольшую часть общего процесса или затрагивают только вас, а макро означает задачи, которые влияют на всю команду или весь рабочий процесс вцелом.

Например, вы можете отнести “планирование” в категорию макро, поскольку в нем участвуют все члены команды, но рассматривая весь процесс в целом, вы также можете выявить возможности для микроавтоматизации. 

2. Задавайте нужные вопросы

Вопросы, которые следует задать о потенциальных кандидатах на автоматизацию

1. Повторяемость — это задача, состоящая из повторяющихся последовательностей, которые можно легко наметить?

2. Частота — это задача, которая повторяется на регулярной основе?

3. Временные затраты – требует ли эта задача чрезмерное количество времени, которое было бы неплохо автоматизировать?

4. Ценность – снижает ли автоматизация процесса ценность, создаваемую процессом? Другими словами, не повлияет ли автоматизация задачи негативно на предполагаемый результат работы. Если это так, то этот процесс не может быть жизнеспособным кандидатом на автоматизацию — по крайней мере, не полностью.

Задачи, получившие высокие оценки при тщательном рассмотрении этих вопросов, могут будут хорошими кандидатами для автоматизации.

3. Обратитесь к экспертам по no-code-автоматизации.

Наконец, если вы очень серьезно подходите к автоматизации, то сейчас уже есть целая новая область экспертов по автоматизации, которые призваны помогать компаниям минимизировать риски, автоматизируя части их процессов.

Хотя это может звучать как странная просьба к вашему начальнику или руководящей команде, найм эксперта по no-code-автоматизации для работы с вами и вашей командой в течение нескольких дней может быть самым лучшим решением для выявления и внедрения автоматизированных рабочих процессов, которые максимально подходят именно вашим бизнес-процессам.

У Airtable, например, есть собственный каталог консультантов.

Сводка полезных no-code-инструментов

Хотите вывести свои навыки no-code-автоматизации на новый уровень? Вот набор инструментов, которые мы рекомендуем:

• Zapier — самый большой каталог интеграций и последовательностей API.

• Airtable — инструмент для работы с электронными таблицами/базами данных со встроенной автоматизацией.

• Notion — приложение для работы с базами данных и создания заметок с возможностями автоматизации.

• Descript — инструмент для редактирования сценариев, позволяющий записывать экран, расшифровывать и редактировать собственный голос.

• Feedly — RSS-решение для подписки на продукты или блоги конкурентов.

Всех желающих приглашаем на вебинар «HADI-цикл». HADI-цикл — это алгоритм, который позволяет проверить гипотезу о том, как определённое действие влияет на тот или иной показатель бизнес-проекта. На открытом уроке мы разберём, почему без использования HADI невозможно разработать крутой продукт. Регистрируйтесь по ссылке.