Приветствую, друзья! Продолжаем серию публикаций «Fix Price изнутри». Меня зовут Анна Васильева, я являюсь руководителем проектов в отделе департамента категорийного менеджмента Fix Price. В этой статье поделюсь с вами тем, как у нас выстроена система обеспечения магазинов товарами. Расскажу о двух группах решений, которые помогают пополнять наш распределительный центр (далее — РЦ) и обеспечить товаром полки магазинов. 

В первой части о том, как у нас организовано пополнение РЦ товарами с «длинным плечом» доставки (то есть со сроком получения в пределах 6-12 месяцев с момента принятия решения о закупке товара). Этот комплекс программ представляет собой систему прогнозирования и пополнения товаров для РЦ с учетом остатков в магазинах. Система состоит из нескольких блоков:

1. LogContBase — программный блок управления данными.

2. База данных ИМПОРТ для ведения заказов от момента размещения их поставщику до момента получения товара на РЦ.

3. Система отчетов FORECASTING.

Функции этих систем можно представить в виде следующей схемы:

Теперь об основных задачах, которые позволяют решать эти системы.

Подготовка и обработка данных

В рамках этой задачи обеспечивается:

• обновление данных продаж и остатков за полный предыдущий и за текущий год;

• исключение «всплесков»;

• корректировка данных с учетом «потерянных» продаж (исключение нулевой статистики, когда остаток был равен нулю);

• обработка товаров-«наследников».

 Вот пример корректировки статистики продаж по SKU для построения прогноза продаж: 

Прогнозирование

 Система позволяет получить прогноз продаж до 400 дней от текущей даты.

Подготовленные и обработанные данные загружаются в программный блок управления для построения прогноза с учетом:

• статистики продаж и сезонности продаж товара по году;

• рост сети магазинов;

• остатков по РЦ и магазинам на каждую дату прогноза;

• предварительного прогноза продаж.

 Все начинается с создания планов по срокам продаж каждого товара.

Вот так это выглядит в системе, где зеленым выделен плановый период продаж:

Далее по каждому товару производится оценка прогноза показателей продаж: корректно / не корректно.

План принимается / редактируется или создается свой план продаж.

 Менеджер может управлять следующими параметрами:

• сроки прогноза и получения рекомендаций;

• сроки производства по товарам;

• выбрать сценарии прогнозирования

• настроить РЦ получатели товара и схемы распределения по магазинам

• управление правилами перемещения между РЦ с учетом затрат на логистику

 На уровне имеются дополнительные гибкие настройки:

• частота создания заказов,

• min и max допустимые уровни товарных запасов, на РЦ и в магазинах;

• сроки доставки и схемы движения грузов (море/авто и ж/д /авто);

• логистические и производственные ограничения движения товара с учетом различных государственных праздников

Расчет потребности на основании прогноза продаж

За это отвечает система FORECASTING. Система предлагает инструменты контроля и оценки данных.

• Основная цель: оценка корректности спланированной программы продаж и обеспечение этой программы товаром в РЦ.

• Вспомогательная цель: дать подсказки по нестыковкам данных / параметров в системе, а также рекомендации по оптимизации уровня товарных запасов в РЦ на конкретные даты.

Можно также вывести графическое отображение данных о статистике для большей наглядности:

Какие заказы создает система

Экспресс-заказы — заказы Поставщику с сокращенным сроком производства, если у производителя есть наработанные ранее остатки товара или полуфабрикаты / заготовки.

Обычные заказы - заказы с учетом всей специфики работы с товаром.

 Вот так это выглядит в системе:

Система ведения заказов ИМПОРТ

 Полагаю, многим будет интересно узнать, как у нас построена работа с зарубежными поставщиками. Для этого мы разработали собственное IT-решение с говорящим названием ИМПОРТ. Вот его возможности:

• Ведение закупочной деятельности (ведение всех этапов работы с заказом с момента размещения заказа до получения товара на РЦ).

• Работы по обеспечению логистики грузов (от размещения букингов и прохождения всех этапов логистики до взаиморасчетов с транспортными компаниями).

• Расчет плановой и фактической себестоимости товара для сети, что сильно сокращает вероятность ошибки и ускоряет принятие решения по товару.

• Подготовка и ведение данных для таможни.

• Подготовка и ведение данных по сертификации.

Cотрудники и их роли

Рассмотрим, кто и чем занимается в системе пополнения РЦ товаром с длинным плечом доставки:

• Сотрудники категорийных групп (ответственные за закупку продукции). Отвечают за пополнение РЦ товаром и обеспечение товаром плана продаж.

• Аналитик данных. Поддерживает основные настройки, выявляет узкие места в работе системы, участвует мероприятиях по ее развитию.

• Сотрудники транспортной логистики. Отвечают за своевременное движение грузов.

• Сотрудники по таможне. Отвечают за прохождение таможенных процедур.

• Сотрудники по сертификации. Отвечают за получение разрешительной документации на ввоз продукции на территорию РФ.

• Системные администраторы. Контролируют работоспособность систем.

Результаты

Внедрение системы позволило Fix Price значительно сократить трудоемкость работы закупщиков на 50+%. Благодаря этому штат сотрудников, ответственных за закупку и логистику, не увеличивается в геометрической прогрессии, несмотря на активный рост сети магазинов.

Кроме того, созданная система закупок оптимизирует уровень товарного запаса для товаров с длинным плечом доставки.

Об иных моментах, связанных с логистикой, мы расскажем в следующих текстах. А пока с удовольствием отвечу на ваши вопросы в комментариях.