Excel – это самый распространенный инструмент для управления запасами. Часто, даже крупные компании, с миллиардными оборотами используют его для прогнозирования спроса и расчета заказов. При этом по мере роста компании и товарооборота использование Excel может снижать эффективность работы и конечную прибыль. Зачастую люди привыкают к инструменту и не замечают, как это происходит.

Далее расскажем о 5 неочевидных недостатках использования Excel.

1. Еxcel имеет большие возможности по форматированию и вводу данных. Но это сильно ограничивает автоматизацию процесса.

Вы можете вводить данные в любом удобном для вас виде. Это большой плюс для Excel как инструмента одноразового использования и средства визуализации. Вы можете делать с данными, что захотите. Но в результате данные получаются слабоструктурированными и не имеют ясного формата. Они пригодны для использования человеком, но никак не автоматизированной системой. А это сказывается на скорости и точности обработки. К тому же нельзя исключать человеческий фактор – невнимательность и ошибки.

2. Совместное использование Excel – это трудоемко и чревато ошибками.

Управление запасами - процесс сложный, а главное совместный. Excel - инструмент для работы одного человека. Когда вы передаете ваш файл другому сотруднику, зачастую создается его копия. Копии хороши скорее для чтения, но не изменения и добавления информации. А если вы работаете с пятью или десятью людьми, то потом объединить результаты их работы представляется достаточно сложным, а самое главное опасным процессом – даже небольшая ошибка может привести к потери прибыли.

3. В Excel не проверяется точность исходных данных и нет возможности отследить все изменения.

Для системы управления запасами очень важна точность исходных данных. Если она ниже критического порога, то от нее скорее будет вред, чем польза. В Excel нет возможности отслеживания изменений и обеспечения целостности хранимых данных. Т.е. Любой сотрудник может случайно изменить значение в ячейке, что приведет к необратимым последствиям. Узнать, когда и кем было произведено это изменение практически невозможно. А если Excel используется для первоначального ввода информации, то дело обстоит еще хуже, так как Excel не осуществляет проверку и контроль над тем, какие данные вводятся в ячейки.

4. Отсутствие детализации по отчетам учетных систем в Excel.

Стандартные отчеты учетных систем выгружают данные в Excel в обобщенном виде. Это означает, что над данными уже произведена некоторая операция по их группировке по неделям или, к примеру, по месяцам. Сам процесс группировки уже является необратимым, а значит, связан с потерей значащей информации. Современные алгоритмы требуют как можно большей детализации, иначе это сказывается на качестве прогнозов. Также в Excel может становится недоступна дополнительная информация, которая может быть использована при прогнозировании, например, товарные группы или сведения о поставщиках.

5. Автоматизация процесса на больших данных невозможна.

Автоматизация процесса на больших объемах данных с большим количеством ограничений и условий невозможна из-за отсутствия базы данных как таковой. Причина в том, что отсутствует система управления этой базой данных. Такая система позволяла бы оперировать большими объемами информации и сложной структурой данных. Сделать это в Excel практически невозможно.


А какие недостатки в Excel знаете Вы? Предлагаем обсудить Ваши варианты в комментариях.

Комментарии (12)


  1. p-oleg
    00.00.0000 00:00
    +12

    А какие недостатки в Excel знаете Вы? Предлагаем обсудить Ваши варианты в комментариях.


  1. aborouhin
    00.00.0000 00:00
    +4

    У Excel, конечно, миллион недостатков... но не тех, которые перечислены в посте.

    1. Что мешает использовать Data vaildation?

    2. Office 365 с одновременным редактированием уже давно как замечательно хорош.

    3. История версий давно есть. Встроенного инструмента сравнения таблиц, конечно, не хватает (как сравнения документов в Word), но тоже решаемо.

    4. Ну это проблема никак не Excel, а тех самых учётных систем, которые выгружают непойми что. Любой другой инструмент упрётся в эту же проблему.

    5. Тут я, честно говоря, не понял, про что это вообще, такое ощущение, что текст ChatGPT написал :) Да, когда количество строк приближается к 10 миллионам, Excel начинает непримелемо тормозить на сколь угодно мощном железе. Если строить сводные таблицы и т.п. - этот момент наступает и на меньшем количестве строк. Ну так для таких объёмов и другие инструменты потребны, благо цветущая пышным цветом отрасль data science их нам предоставляет в изобилии.


    1. gagarinas
      00.00.0000 00:00
      +3

      А еще Visual Basic, я такие кренделя видел програмные, диву даешся. Конечно база данных это как бы луче, но можно Еxcel как фронтенд использовать, видел бух. учет с MSSQL + Еxcel + Visual Basic. Всё просто летало.


    1. Robastik
      00.00.0000 00:00

      5. про что это вообще

      Про то, что можно подключать внешние данные, чтобы

      позволяла бы оперировать большими объемами информации и сложной структурой данных


  1. OBIEESupport
    00.00.0000 00:00
    +1

    Так я не понял - а вместо Excel что предлагается? Самая распространенная база данных в РФ и СНГ - более 60 миллионов копий. Более 100 миллионов обученных пользователей. Индустриальный стандарт более 20 лет. Нет, сосем из пальца недостатки. Ну да, берем Apache POI и хакаем все форматы подряд, даже на PHP, Питоне, или генерим XML нетривиальных объемов чем-то экзотическим MS XML 4.0 валится - потом грешим, что импорт не работает.

    DAX - отличный язык описания данных, забыли напрочь написать. Да там и SQL по ODBC вкалывает как Папа Карло над Буратино. Надстроек столько, что ледокол Ленин столько льда не разбил, сколько предикативные надстройки могут. А Solver.xlam - интегралы берет в аналитическом виде, еще немного, и по-русски заговорит. Лямбда-функции с рекурсией - из коробки. Про регулярки не знает только школьник 3-го класса.

    Ну, кто против Excel? Поищите замену! Я макросы на Java пишу прямо из JDev! Да, уронить его не сложно, но при таком наборе функций мы все - бета-тестеры.


    1. Robastik
      00.00.0000 00:00
      -1

      вместо Excel что предлагается?

      Продажа "современного инструмента" будет в следующих постах. Подписывайтесь)


  1. klimkinMD
    00.00.0000 00:00
    +3

    Жду статью про недостатки "блокнот" в управлении запасами, (это же серия публикаций), давайте уж и "сапёра" с "тетрисом" не забудем


    1. Aggle
      00.00.0000 00:00

      "Пять главных недостатков Lines при использовании в бухучёте".


  1. MasterMentor
    00.00.0000 00:00
    +2

    Не нашёл в статье ни одного слова о математике. Содержание статьи не соответствует заявленному тематическому разделу. Исключите её из хаба "математика".


    1. fnow Автор
      00.00.0000 00:00

      исключили из хаба Математика


  1. F376
    00.00.0000 00:00
    +1

    Попытка продвижения «Forecast NOW!» через антирекламу Excel, основанную на заведомо ошибочных постулатах.
    К хабу Математика, ERP-системы, Управление продуктом конкретно этот материал не имеет никакого отношения, т.е. это вид спама, мусор.


  1. MilPavel
    00.00.0000 00:00

    Используйте MS Access и MS SQL Server.