В 17 лет я работал и учился около 20 часов в сутки: ходил в школу, домашние задания делал на переменах, а по ночам руководил некоммерческой организацией. Тогда это дало мне возможность получить много маркетинговых кампаний, работать с лучшими организациями и начать успешную карьеру. Став старше, я понял, что много работать — это не всегда единственно правильный путь к успеху.

В тексте речь идёт о маркетологах, однако материал будет полезен всем, кто работает с информацией, чей главный инструмент на работе — это мозг.

Иногда можно прийти к лучшим результатам, работая меньше. Возьмём предпринимателя, работающего без остановки. Даже трудясь 24/7, он не сможет конкурировать с компаниями, потому что время — ограниченный актив. Компания всегда может собрать команду и на тот же проект потратить гораздо больше денег и человеко-часов. Тогда почему небольшим стартапам удаётся то, что не под силу крупным корпорациям?

Facebook (организация запрещена в России) за 1 000 000 000 $ купил Instagram (эта организация в России также запрещена), где в то время было 13 сотрудников. А в Snapchat, стартапе с 30 сотрудниками, и вовсе отвергли предложения Facebook и Google. Основа успеха одних стартапов — удача, других — эффективность.

Работать не много, а с умом — вот ключ к успеху.

Быть занятым — не обязательно означает быть продуктивным. Здесь есть заметная разница. Для кого-то будет откровением, что продуктивность — это скорее умение управлять энергией, чем временем. И дело всей жизни — научиться тратить меньше энергии, чтобы получать максимум результатов. Например, я сократил свою рабочую неделю с 80 до 40 часов и делаю намного больше работы. Для меня «меньше» значит «больше».

Вот что нужно для продуктивности:

1. Не работайте сверхурочно, но увеличивайте продуктивность.

Знаете, откуда взялась пятидневная рабочая неделя в 40 часов? В 1926 году Генри Форд, американский промышленник и основатель Ford Motor Company, провёл эксперимент с сотрудниками:

Он сократил рабочий день с 10 до 8 часов, а рабочую неделю — с 6 до 5 дней. В итоге производительность труда возросла

«Чем больше вы работаете, тем менее эффективными и продуктивными становитесь в краткосрочной и долгосрочной перспективах», — говорится в отчёте Business Roundtable за 1980 год, который называется Scheduled Overtime Effect on Construction Projects («Ожидаемый эффект от сверхурочной работы в строительных проектах»):

Источник: Fact or Fiction «Расчёт потери продуктивности из-за сверхурочной работы (с использованием опубликованных графиков)»

«Там, где минимум на пару месяцев введена рабочая неделя продолжительностью не менее 60 часов, совокупный эффект снижения продуктивности ведёт к большей задержке сроков завершения работ, чем при том же числе работников и рабочей неделе в 40 часов».

Источник: Fact or Fiction «Расчёт потери продуктивности из-за сверхурочной работы (с использованием опубликованных графиков)»

В статье для AlterNet редактор Сара Робинсон ссылается на проведённое в военном ведомстве США исследование, в результате которого было выявлено:

«Если в течение недели каждую ночь спать хотя бы на час меньше, проявляется такое же ухудшение когнитивных функций, как при уровне алкоголя в крови 0,10%».

Но попробуйте прийти на работу пьяным, и вас уволят, зато работать всю ночь напролёт — вполне допустимо.

«И даже если день после той бессонной ночи пройдёт хорошо, вы вряд ли будете особенно оптимистичны и радостны. Более негативное, чем обычно, отношение к окружающему будет результатом общего плохого настроения — обычного следствия переутомления.

Но важнее сам настрой, часто сопровождаемый снижением готовности думать и действовать проактивно, контролировать импульсы, позитивно относиться к себе, сочувствовать другим и в целом использовать эмоциональный интеллект».

Источник: The Secret World of Sleep: The Surprising Science of the Mind at Rest («Тайный мир сна. Удивительная наука о разуме в состоянии покоя»).

Чтобы поддерживать высокую продуктивность, важно не переутомляться и высыпаться. Причина непродуктивной работы может быть в простом недостатке сна. Джеймс Маас, эксперт по вопросам изучения сна, пришёл к выводу, что в среднем не высыпаются не менее семи из десяти американцев.

Знаете ли вы, что?..

• Леонардо да Винчи успевал поспать несколько раз в день и меньше спал ночью.
• Наполеон тоже был не прочь вздремнуть днём.
• Хотя Томас Эдисон стеснялся своей привычки спать днём, он тоже регулярно практиковал этот ритуал.
• Элеонора Рузвельт, жена президента Франклина Рузвельта, чтобы зарядиться энергией перед выступлениями на публике, часто дремала.
• «Поющий ковбой» Джин Отри тоже обычно дремал в своей гримёрке между выступлениями.
• Президент Джон Кеннеди обедал в постели и тут же устраивался вздремнуть — каждый день!
• Нефтяной промышленник и филантроп Джон Рокфеллер каждый день после полудня спал в своём кабинете.
• Для Черчилля дневной сон был обязателен. Он считал, что ежедневный послеобеденный сон помогает ему делать вдвое больше.
• Президент Линдон Джонсон, отправляясь спать в 15:30, разбивал каждый рабочий день на «две смены».
• Президент Рональд Рейган, как известно, тоже спал днём, хотя его за это критиковали.

Источник: Майкл Хаятт. «Почему вам следует спать днём: 5 причин».

Наконец, я стал намного продуктивнее, начав спать по ночам не менее 7--8 часов: делаю намного больше, чем при 16-часовом рабочем дне. Кто бы мог подумать, что сон — такой отличный инструмент?

2. Не говорите «да» слишком часто

Согласно закону Парето, 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий --- лишь 20% результата. Вместо того чтобы много работать, лучше сосредоточиться на усилиях, дающих больший результат, и отказаться от остального. Так будет больше времени на самые важные задачи. Не говорите «да» в случае с задачами, которые приносят мало результата или вообще не дают его.
«Разница между успешными и действительно успешными людьми заключается в том, что последние практически на всё говорят «нет», — утверждал Уоррен Баффет

На что же стоит говорить «да», а на что — «нет»? Если трудно понять, стоит ли что-то вашего времени, проведите простой сплит-тест. Отследите все задачи и время на выполнение каждой из них с результатами. Затем оцените, что оказалось продуктивным, а что — нет, и примените выводы для оптимизации будущих задач.

Большинство говорит «да» чаще, чем следовало бы. Причины: чувство вины, перенапряжение; это намного проще, чем сказать «нет». Никто не хочет показаться плохим:

В исследовании 2012 года, опубликованном в The Journal of Consumer Research, учёные разделили 120 студентов на две группы. В одной группе при обсуждении конкретных вариантов и принятии решений должны были говорить «Я не могу есть...», в другой — «Я не ем…».

Студенты первой группы решали съесть шоколадный батончик в 61% случаев, а второй — лишь в 36%. Чуть поменяли терминологию, и вероятность выбора более здоровой пищи сильно возросла.

В следующий раз, чтобы не говорить «да», когда не нужно, и привить полезное умение говорить «нет», начинайте свой ответ с «Я не...».

Ещё один отличный приём — избегать бесполезных действий. Это правило 20 секунд, когда нежелательным действиям или вредным привычкам добавляется элемент сложности в виде 20-секундного препятствия, которое затрудняет это занятие.

Например, если вы хотите меньше пользоваться соцсетями, удалите их из телефона: вам потребуется ещё 20 секунд, чтобы добраться до них на ноутбуке. Добавив неудобство, вы скорее сможете отказаться от нежелательного действия или привычки.

Облегчите себе формирование полезных привычек и осложните формирование привычек вредных. Чем больше снизить или вовсе устранить затрачиваемые усилия на желаемые действия усилия, тем больше будет способность дать старт изменениям к лучшему.
Источник: The Happiness Advantage: The Seven Principles of Positive Psychology That Fuel Success and Performance at Work («Преимущество счастья. Семь принципов позитивной психологии, которые способствуют успеху и продуктивности на работе»).

3. Не делайте всё сами, пусть вам помогут

На каком-то этапе карьеры я управлял большим сообществом, не смог справиться со всем сам, «перегорел», и сообщество перешло на самоуправление. В итоге его работа стала только лучше, в одиночку я никогда не достиг бы таких результатов. Так я узнал о силе сообщества и о том, почему брендам нужен пользовательский контент.

Лучше любого маркетолога потребители знают, что им нужно и в каком виде. Знаете ли вы, что (по данным Octoly) видео, созданные пользователями, просматриваются на YouTube в 10 раз чаще брендовых видео?

При поиске информации о конкретном бренде 51% американцев больше доверяют контенту от пользователей, чем контенту с сайта бренда (это 16%) или его рекламе в СМИ (14%). Для маркетологов важно быть открытыми и обращаться за помощью к самому сообществу бренда:

Источник: Earned Media Rankings on YouTube — Octoly («Рейтинг заработанных медиаканалов на YouTube»)

Отличный контент-маркетолог — не тот, кто делает лучший контент, а тот, кто создаёт отличное сообщество, где генерирует контент высокого качества.

Нам важно понимать: в случае необходимости есть к кому обратиться за помощью. Иногда невозможно делать всё самому. Поручите работу кому-то одному или целой команде, освобождая время на самые важные задачи. Не тратьте время и энергию, перегружая себя или пытаясь делать всё в одиночку. Лучше позволить другим разделить с вами это бремя.

И даже если друзья или коллеги не могут помочь, часто одно их присутствие может сделать вас продуктивнее.

«Когда друзья рядом, это может подстегнуть вашу продуктивность. В лечении синдрома дефицита внимания и гиперактивности есть понятие «дублёр тела», — утверждает Дэвид Ноуэлл, доктор философии и клинический нейропсихолог из города Вустера, штат Массачусетс.
— Люди с дефицитом внимания делают больше, когда рядом есть кто-то ещё, даже если он не оказывает никакой помощи или сопровождения. — Если перед вами скучная или трудная задача, например уборка шкафов или сбор квитанций за налоговый период, попросите друга стать «дублёром тела».
Источник: Friendfluence: The Surprising Ways Friends Make Us Who We Are («Friendfluence: удивительные способы формирования друзьями нашей личности»).

4. Не будьте перфекционистом

«Мы обнаружили, что перфекционизм становится для профессоров непреодолимой преградой на пути к требующейся при проведении исследований продуктивности. Чем больший перфекционист профессор, тем менее он продуктивен», — такие слова доктора Саймона Шерри, профессора психологии Университета Дэлхаузи и автора исследования перфекционизма и продуктивности, приводятся в University Affairs. Доктор Шерри выявил сильную корреляцию между повышенным перфекционизмом и низкой продуктивностью.

Вот характерные проблемы перфекционистов. Они:

• тратят на выполнение задачи больше времени, чем требуется;
• медлят и ждут идеального момента. В бизнесе, если ты дождался идеального момента, то уже опоздал;
• излишне концентрируются на мелочах, упуская из виду общую картину.

Маркетологи часто ждут идеального момента и в итоге упускают его. Идеальный момент — это сейчас.

5. Не делайте повторяющиеся задачи, начните автоматизацию

Согласно проведённому в Tethys Solutions исследованию команда из пяти человек, которые тратили 3, 20, 25, 30 и 70% времени на повторяющиеся задачи, после двух месяцев работы над повышением продуктивности сократили это время до 3, 10, 15, 15 и 10% соответственно:

Источник: Tethys Solutions «Использование ПО автоматизации для повышения продуктивности и конкурентоспособности бизнеса»

Неделю назад я потратил 15 минут на написание простой программы на Python. Идея заключалась в том, чтобы генерировать контент из данных, получаемых с Twitter API с помощью бота на Ruby, а затем большими партиями планировать контент на Hootsuite.

Если раньше на эту задачу у меня уходил целый день, то сейчас благодаря автоматизации — менее пяти минут. Теперь, когда я замечаю, что сделал что-то более пяти раз, то ищу программу для автоматизации.

Чтобы автоматизировать повторяющиеся задачи, не нужно уметь писать код. Навыки или ресурсы не бывают лишними, но они необязательны. Если не можете создать автоматизирующее ПО, купите его.

Люди часто забывают, что время — это деньги, и делают что-то вручную обычно потому, что это легко и почти не требуется учиться. Можно модерировать 30 изображений в Instagram для кампании, инициируемой пользователем. Но как контролировать 30 000 фото и видео с пяти разных платформ?

Нужно хорошее ПО для системы управления цифровыми ресурсами. Мы в Filemobile помогаем решить эту задачу, чтобы вы могли создавать ещё больше пользовательского контента. Как и при управлении рич-медиа, вы можете легко купить ПО для решения практически всех проблем в Интернете.

Если найти решение пока не удалось, можно нанять эксперта, который окажет помощь. Помните: чтобы заработать деньги, их нужно тратить, а самый ценный актив — это время.

Рекомендации маркетологам: загляните на GitHub или в библиотеку Google Apps Script. Обычно там есть бесплатный, готовый Open Source код, не требующий особых знаний программирования.

6. Не гадайте, подкрепляйте решения данными

Если вы умеете оптимизировать сайты для поисковых систем, то сможете оптимизировать и жизнь, чтобы максимально раскрывать свой потенциал и расти. Существует бесчисленное множество научных исследований с идеями по оптимизации продуктивности.

Например, большинство людей легче отвлекаются между 12:00 и 16:00. К такому выводу пришёл в своём исследовании Роберт Мэтчок, доцент психологии Университета штата Пенсильвания. Но, даже если данные по конкретному вопросу не находятся, можно быстро провести простой сплит-тест и получить собственные результаты.

7. Не работайте, потратьте время на безделье

Большинство людей не понимают: когда они слишком сосредоточены на чём-то, фактически запираются в четырёх стенах, что может в итоге оказаться контрпродуктивным по отношению к работе или искомым результатам. Важно время от времени уходить с работы и побыть в одиночестве, что полезно для мозга и души, как написали в статье The Power of Lonely («Сила одиночества») из The Boston Globe.

«В одном ещё не законченном гарвардском исследовании сказано, что у людей формируются более длительные и точные воспоминания о чём-то, если они верят, что испытали это в одиночестве. В другой работе указывается, что одиночество может пробудить в человеке эмпатию к другим людям. И, хотя никто не станет сомневаться в том, что чрезмерная изоляция в раннем возрасте может быть вредна для здоровья, было доказано, что некоторая степень одиночества помогает подросткам улучшить настроение и получать хорошие оценки в школе».
Источник: The Power of Lonely («Сила одиночества»).

Важно находить время для размышлений. Мы часто находим решения, когда не ищем их активно.

Важно также понимать, что более продуктивными люди становятся не за один день. Как и всё в жизни, это требует усилий и практики. Перемены не случаются с теми, кто просто сидит и ждёт их. Лучше узнавать больше о своём теле и находить действенные способы, чтобы оптимизировать энергию и время для более успешной и счастливой жизни.

• Профессия Data Scientist
• Профессия Fullstack-разработчик на Python (16 месяцев)