Привет! У нас тут накопился неплохой опыт в плане работы с конференциями со всех точек зрения — как организатора своих собственных событий, так и активного участия в больших регулярных IT-конференций. Собственно, им мы с вами и поделимся.

Наверняка пост будут читать организаторы подобных событий, деврелы, которые так или иначе в них участвуют, разработчики, выступающие там с докладами, да и просто люди, которые хотят послушать доклады, но при этом видят только внешнее положение дел.

Расскажем о самых частых косяках, отбивающих у компаний желание вообще идти на конференции, поговорим про еду на площадке и про жару, и разберём не самые очевидные промахи организаторов. А если вы захотите поделиться в комментах своим опытом и предложениями, будем только рады. 

Вдруг нам всем вместе получится сделать мир отечественных IT-событий немного лучше.

1. Тотальное несоблюдение сроков и попытка сделать всё в последний момент

Да, мы прекрасно пониманием, что организация любого события — это сильно сложнее, чем видится со стороны. И чем масштабнее событие, тем больше всего надо учесть в минимальные временные рамки.

Пример из жизни: на стенде гостям будут раздаваться печеньки, о чем заблаговременно сообщено организаторам. И, в общем-то, запросить у нас накладную на эти печеньки, информацию про срок годности и изготовителя — это нормально, правда. Но делать это в воскресенье вечером, когда начало конфы в 10 утра в понедельник — это уже не очень. Потому что нам тогда надо срочно поднимать подрядчика по печеньям, пекарню (а они по выходным не работают) и подобное. Причём некоторым организаторам это нужно на старте, а другим — сначала вообще не надо, а потом срочно надо.

2. Успеть за 60 секунд

Пункт, немного перекликающийся с предыдущим. Часть материалов для выступлений по тем или иным причинам печатается на стороне организатора. Да, вы как компания можете притащить с собой много всего полезного, но некоторые штуки на своей стороне будут делать именно организаторы. Которые считают нормальным прислать финальный файлик для согласования перед печатью за час до самой печати. 

И это ещё хорошо, если в рабочее время. Понятно, что форс-мажоры бывают у всех. Самое весёлое, когда тебе присылают такой файлик, а у тебя самого форс-мажор, и ты даже не сразу видишь это сообщение.

3.  — Да вы просто приходите, на месте разберёмся

Пожалуй, один из самых печальных пунктов, с которым нам приходилось сталкиваться. На конференциях есть стендисты — хорошие люди, чью работу сложно переоценить: это и активности, и справка, и подсказки, в общем, такая служба одного окна и вообще милые люди. Но для их нормальной работы с гостями и посетителями (сюрприз) их собственную работу тоже надо организовать.

И тут организаторы ведут себя в формате «Кто во что горазд». Кто-то может сказать, что всё вообще фигня, проблем нет, главное — доберитесь на площадку, а там уже разберёмся. Другие могут прислать вечером перед конференцией ссылку на свой внутренний Confluence, где и будет максимально непонятно расписано, чего и как работает — вроде мануал-то есть, так что сиди и разбирайся накануне. И да, это ещё в том случае, если у вас сразу заработает доступ к нужной странице, что не факт.

Вспомните себя на месте гостя и моменты, когда вам что-то не нравилось в работе стендиста. Расстраивает? Скорее всего. В таких ситуациях гости обычно винят конкретных стендистов и конкретную компанию. Но очень часто организаторы по тем или иным причинам не до конца донесли до стендистов механику работы. 

4.  — Билет есть? А если найду?

Отдельная песня — это работа с билетами, которая от конференции к конференции может очень сильно разниться. Например, как-то раз довольно крупный организатор просто потерял где-то наши билеты, и нам пришлось высылать им подробный файл с номерами оплат каждого билета, чтобы им удалось всё восстановить. Время от времени ответственному лицу с нашей стороны тоже могут просто не осилить прислать билеты вовремя. 

Как итог — частые разборки, созвоны, уточнения, в общем, откровенный слив рабочего времени на решение абсолютно базовых вещей. И это именно то время, которое можно было бы потратить на шлифовку самого события в целом.

Бывают и хорошие случаи, когда заранее присылают файл, куда нужно внести данные, и организаторы все высылают сами. Бывают и неудобные: кому-то из компании присылают доступ в личный кабинет, чтобы он прислал всем остальным билеты — а сам человек даже и не в курсе письма. 

5. Расписание обедов

Признавайтесь, как часто со стороны посетителей вы натыкались на проблему с питанием на площадке? 

А теперь смотрите, как это дело устроено, когда вы стендист.

Есть стенд компании, на котором работают несколько человек. Именно они отвечают на вопросы, травят байки, раздают мерч и прочее, прочее, прочее. То есть для вас как для посетителя стендист — это лицо компании. И нет ничего хуже в этом плане, чем стайка гостей, которая вьётся возле пустого стенда.

А такое у некоторых случается в том числе из-за организации. Так как вопрос питания на конфах довольно непростой, то у всех стендистов есть талончики — чтобы можно было пойти поесть в конкретное время, при этом не сильно занимая мощности кейтеринга, направленные на гостей. У нас были случаи, когда всем (всем) нашим стендистам выдавали талончики на перекус на одно и то же время.

И тут получается три варианта:

• не ест вообще никто, потому что нельзя оставить стенд (можно, но это тупо, так что нельзя). В итоге вас встречают голодные стендисты. Если вы на их глазах ещё что-то жуёте, вообще туши свет.

• уходит есть какая-то часть стендистов, после чего добытчики приносят своих коллегам еду. Как итог — стендист, который ест на стенде, что не сильно приятно гостям.

• уходят есть все, в итоге пустой стенд и гости, которые приходят к нам послушать сверчков

Как забороть? Просто учитывать время и число стендистов. Например, если у компании на стенде 4 человека, можно дать двум талоны на обед, скажем, в 14.00, а другим — на 15.00. И стендисты сыты, и нервы целы, и гости не скучают. Вроде бы, азбучные истины, но далеко не все организаторы в это умеют. Почему — вопрос.

PS Стендисты при этом обычно работают с 8 до 18. Конечно, можно сходить к оргам и поменять талончики, но тут легко попасть в ситуацию, когда все остальные временные слоты уже заняты.

6. Проблемные условия

Как-то раз организатор решил, что можно устроить крутую конфу в ангаре, при этом для усиления эффекта не предоставив кондиционер или хотя бы вентиляторы. Летом, ага.

Итого два дня конфы в ангаре без нормальной вентиляции. Причем у некоторых компаний кондиционеры таки были, а у некоторых — нет. Когда лишенцы вроде нас обрывали чат организаторов с вопросами вида «Да где кондей-то?», нам вежливо уточняли, что это, оказывается, мы сами от него отказались. «Что? Где? Когда?», да.

Этот пункт может показаться мелочью и капризом, но в тот раз мы вызывали скорую для стендиста, словившего тепловой удар в первый день. Второй день был ещё горячее. 

Или вот ещё случай — один из партнёров поставил звуковое усиление, и нам приходилось перекрикивать светомузыку и общий шум от конфы. Вроде, тоже мелочь, а голос сорвали.

Ещё у всех разные правила работы на стенде: кто-то рекомендует быть на стенде чуть заранее и не покидать стенд до 18-00, а кто-то прямо обязывает быть строго с 8 утра до 8 вечера. И большинство этого времени — на ногах. И так два дня. 

Лично мне постоянно становилось жалко коллег, так что мы по возможности стараемся обходить подобные ограничения.

7. Что дозволено Юпитеру, не дозволено быку

У конференций есть разный формат спонсорств, дающий компаниям те или иные плюшки — размер стенда, расположение, промо и прочее. А ещё есть общие правила, которые в целом обычно одни для всех.

Например, как-то раз мы пытались согласовать аппарат со сладкой ватой около стенда. Мир-дружба-жвачка и всё такое. Нам отказали по причине того, что аппарат создаёт излишний нагрев, а вата липкая, ещё и запах. В общем, железное «Нет» ни при каких условиях. 

«Ну а чего, вроде, резонно», — подумали мы и забили на этот вопрос.

А затем во время конфы увидели на одном из стендов аппарат для сладкой ваты, ага. Притащили к нему оргов, спросили — чего за дела вообще. Орги сказали, что впервые всё это видят, какой ужас, это штраф, но пусть уже стоит, раз прикатили.

На всё это сквозь дым молча посматривал партнёр, которому для стенда согласовали большую кальян-зону.

8. Запрет на хантинг, на шутки про хантинг, на шутки про шутки про хантинг

Безусловно, конференции — это в том числе и HR-активность для компаний. Для некоторых даже прежде всего. Поэтому, чтобы не превращать тематическую IT-конфу в безудержную ярмарку вакансий, которая будет бесить гостей, организаторы активно модерируют такие активности.

Но снова — не для всех. Кому-то нельзя даже шутить про хантинг. Кому-то можно при этом взять и разместить в своей брошюре откровенно продающую инфу про вакансии вида «Беги к нам скорее». Пока мы не ткнули организаторов в это носом, выравнивать правила для всех так и не собирались. 

9. — А ваш ролик я не покажу, у вас документов нет

Для демосцены с компаний собирают видеоролики. Ролики при этом проверяют, чтобы там не было ничего лишнего, согласовывают и прочее. То есть ситуация, в которой вы послали ролики для демосцены, а их все согласовали и взяли, означает, что там нет ничего криминального, а значит — их покажут.

Или нет.

В итоге однажды у нас из набора всех роликов какие-то показали, а какие-то — нет. После того как мы сходили к организаторам с этим вопросом, нам ответили, что ОК, ладно, ролики наши всё же покажут, но в формате огромного одолжения для нас и просто по доброте душевной. Но без звука. Просто потому, что могут.

10. Вкусовщина при модерации докладов

Когда вы идёте на конференцию с техническим докладом, организаторы обычно на своей стороне его модерируют. И история, когда они берут и просто выкидывают оттуда «самую бесполезную для наших гостей часть», это очень частая история. Как и то, что именно эта часть, по-вашему мнению и мнению докладчика, была самой вкусной.

Здесь же смежная проблема — обсуждение формата круглого стола. Мы до сих пор немного диссонируем с одной конференции, где нам сказали, что наша тема — крутейшая для круглого стола, мол, можно подобрать вопросы, экспертов, и получится отличная активность.

ОК, подобрали вопросы, уточнили тему, заслали всё организаторам. Получили ответ, что круглый стол — это хорошо, но такой формат не сильно популярен, зачем вы его делаете вообще, кто вам сказал, что он популярен?

Бонус — непрекращающиеся косяки с фотографами

На конференциях с компаний собирают пожелания к фотографам — как и чего снимать, какие кадры хочется, стилистика компании и прочее. Начинание хорошее.

Но то ли нам так постоянно везёт, то ли ещё чего, но у нас с мероприятия обычно получается 5-6 нормальных фоток. То фотограф не так понял организаторов, то принёс с собой не тот обвес, то ещё что-то магическое произошло, после чего пропали все фотки.

В один из свежих походов фотограф вообще пришёл с экшн-камерой и претензией «Я вообще не портретист, как я буду снимать людей на стенде? Мне сказали, что будут активности — вот моя экшн-камера».

Что со всем этим делать

Что-то делать точно нужно. Как минимум — говорить об этом, поднимать проблемы, напоминать о них. Только так их можно исправить. Иначе есть ненулевой риск просто окуклиться в своём пузыре, где все вокруг твердят «Да у нас лучшие конфы в стране», и очень активно скатиться ещё ниже.

Будет здорово, если нас прочитают люди, имеющие отношение к организации IT-конференций. Ребята, если вы вдруг сидели и думали, как бы чего улучшить — вот вам почти готовый чеклист. 

А если ещё удастся собрать в комментах всё то, что печалит в таких мероприятиях, это тоже будет отличным подспорьем на будущее.

В общем, резюмирую. Это не пост жалобы и хейта, скорее, это список того, что можно улучшить. Мы видим и хорошие истории от организаторов, которые раз за разом улучшают свои конференции, работают над ошибками и улучшают их. А есть те, кто продолжает увеличивать список своих ошибок, при этом трубя, что у них soldout, всё круто всегда, какие проблемы? 

Спасибо, что дочитали, хороших всем выходных и приятных конференций!