Привет, меня зовут Юля и я руководитель отдела тестирования. Взаимодействуя по работе с людьми часто вижу, что грамотные в техническом плане специалисты не всегда справляются с непрерывным потоком прилетающих им задач. Когда-то мы с коллегой даже подготовили для нашего отдела небольшую презентацию, посвященную основам тайм-менеджмента.

На мой взгляд, не в выборе конкретной методики суть. О различных подходах говорят много. Но если сильно погружаться в детали на начальном этапе, никакая методика так и не приживется. Чтобы подход заработал, как правило, удобно сделать собственную интерпретацию общих правил, направленную на особенности и специфику своей работы. Также важно понимать, что потребуется потратить время на адаптацию к новой активности и к регулярному её применению.

Этой статьей я попытаюсь немного снизить порог входа в одну из самых полезных (для меня) методик - Getting Things Done. Предложу свою вариацию, которую легко начать применять уже сегодня. Без дополнительных пояснений система будет понятна только тому, кто ее использует. Но зато позволит быстро разгрузить голову, не вникая в детали, изложенные в довольно объемной книге Дэвида Аллена. 

Getting Things Done отлично подходит для тех, кто завален большим количеством дел, о которых нельзя забывать. Любопытно, что использовать нечто подобное я начала еще до того, как прочитала о деталях методики. 

На мой взгляд книга-первоисточник информации о GTD написана настолько плохо и сложно, что отбивает всякое желание внедрять в свою жизнь нечто подобное. Возможно, если бы я сначала прочитала книгу, а только потом попробовала бы получить с ее помощью какие-то результаты, то никогда не стала бы применять это в реальной жизни. Но мой подход развивался эволюционно. Из одного единственного списка дел я постепенно разносила пункты по разным сущностям, в соответствии с логикой их обработки. И как оказалось, если упростить и адаптировать GTD, внедрить ее гораздо легче. 

Но перейду к сути.

GTD - это методика работы со списками дел, которые требуют от тебя действий, решений или ожидания. Она не ставит никаких временных рамок - за это ее часто критикуют, ведь без привязанных ко времени встреч и созвонов никуда. Чтобы обойти эту проблему, я легко интегрировала в свою реализацию календарь (чуть дальше расскажу, как). Использую его только там, где иначе никак.

Первый пункт, которому предлагает следовать Дэвид Аллен, - записать все, что только можно, разве что кроме дел, для выполнения которых необходимо не более 2 минут. Такие дела проще сразу сделать, чем потом связываться с их обработкой.

С тем, что фиксировать надо все, я согласна на 100%. Правда, использовать ежедневник для этого не очень удобно, я применяю канбан доску в системе Notion (Task List).

После записи всех дел оригинальная GTD предлагает обработать каждый пункт списка. 

“Дело” в терминах GTD - штука не типовая. Некоторые вещи ты можешь выполнить за 15 минут (таких лично у меня просто тьма), другие требуют длительного слота в расписании, свободного от других раздражителей. И классическая GTD предписывает большие дела по возможности делить - вытаскивать из них мелкие и ставить в план именно следующее необходимое действие.

Предположим, вам нужно написать статью. Заведем большую задачку "написать статью". Но перед тем как начать, следует выбрать тему, основную мысль, план текстовых блоков. В итоге карточка "написать статью" приведет к рождению карточки "выбор темы". При этом саму карточку написания статьи можно даже удалить, ведь дело-то уже начато. Когда тема появится, удалим и эту карточку, сразу создавая новую "написание плана статьи". И так далее... Если пункты независимы и могут быть сделаны параллельно друг с другом, то на определенном шаге может появиться несколько карточек.

Так выходит, что большая крупная задача, к которой сложно подступится, превращается в более атомарную - за нее взяться намного проще, да и делать приятней.

С таким подходом мы:

• упрощаем сложную долгую задачу до более простой, выполнимой;

• остаёмся agile в выборе следующих шагов, не планируем на много вперед (ситуация-то меняется регулярно; мы можем вернуться к поискам темы, если выбранная вдруг стала не актуальна или не понравилась при близком рассмотрении);

• избавляемся от лишнего.

Декомпозиция - непростая и трудозатратная задача, особенно с непривычки. Поэтому я предлагаю записывать “как есть”, особо не вдаваясь в детали. Это очень экономит силы для старта. Впоследствии, когда доходишь до большой задачи, нужно потратить на декомпозицию время. Но в этом методе удобно, что ты и идешь по списку, когда можешь себе позволить это время выделить. Сходу на декомпозицию времени может не быть, как в моём случае.

Ключевой элемент методики - списки этих дел.

Я разделяю дела по спискам в соответствии с тем, сколько раз за период времени к ним необходимо обращаться (и как вообще с ними взаимодействовать):

• Основной список или In progress - это задачи, с которыми я работаю в течение дня. С этим списком я работаю весь день и вношу туда все, что требует лично моих трудозатрат - от внимательного чтения выбранной задачи или доки до проверки тестовых заданий кандидатов в QA или ревью новой пачки автотестов. Особенность списка в том, что у меня нет цели закрыть его к концу дня.
  В этот список важно закидывать всё, что обычно держишь в уме, чтобы сосредоточиться на текущей задаче и меньше переключаться. Не менее важно проходить этот список много раз в день, поэтому всё что не нужно, ожидает чего-то, зафиксировано на будущее в календаре или представляет собой крупную образовательную задачу, быстро из него удаляется и переносится в другие списки, которые пересматриваются намного реже.
  Когда этот список заканчивается, появляется время на просмотр бэклога (о нем поговорим дальше), списка ожиданий, крупных задач на декомпозицию и т.п.

• Дела в ожидании - сюда попадают дела, которые ждут чьих-то действий или чужих решений. Допустим, было принято решение купить TMS - систему тест менеджмента для ведения тестовой документации. Уже проведены все исследования, выбор сделан, решение принято, но осталось провести платеж. Но это делает другой отдел. Ты уже сделал все, что мог и от тебя ничего не зависит.
  Главная задача этого списка - вынести такие “ждущие” дела из основного списка, чтобы они не мозолили глаза, но и не пропадали из зоны видимости. К этой колонке, как правило, достаточно обращаться 2-3 раза в день. И если всё готово, то это приведет к появлению следующих пунктов для работы уже в основном списке

• Бэклог - сюда попадают все задачи, которые не требуют выполнения прямо сейчас. Их можно сделать когда-нибудь при появлении свободного времени. Этот список вообще не требует проверки в течение дня, его можно пересматривать раз в неделю или реже. Я обращаюсь к этому списку, если заканчиваются задачи в основном. Отправляя сюда дело, я понимаю, что его выполнение может задержаться. Если у задачи все-таки есть срок, то я его указываю в заголовке. На сортировку списка я времени много не трачу, но если оно вдруг появляется, можно вынести вверх списка наиболее приоритетные задачи или те, которые хочется сделать раньше.

• Календарь - в него заносятся встречи и мероприятия, привязанные к конкретному времени. С календарем я сверяюсь утром, планируя свой день. Некоторым удобнее смотреть в него накануне.

• Образовательные задачи - в этот список я отправляю все, что касается обучения или расширения рабочего кругозора. Такие задачи логично размещать в бэклоге, но обычно они очень масштабны. К примеру, серию лекций можно смотреть несколько месяцев. При таких начальных данных из бэклога ты ее никогда не возьмешь. А если и возьмешь, она постоянно будет мозолить глаза в основном списке. Чтобы этого не происходило, все статьи и книги для будущего чтения, а также интересные записи с конференций и лекции я просто выношу отдельно. Как только у меня освобождается время, я выбираю что-то из этого списка, в зависимости от доступного слота (15 минут - статья, час - митап или доклад с конференции). Часто такие не относящиеся к работе задачи занимают личное время. Но для меня самообразование достаточно важная тема, считаю, что выделять на это время нужно обязательно.

• Список готовых решений - это уже выполненные задачи, которые по каким-то причинам хочется сохранить на будущее. Например, в описании к задаче может содержаться ценная информация, к которой придется возвращаться в будущем. Если задача не достаточно ценна, чтобы попасть в этот список, после выполнения она вообще удаляется.

Каждый день я работаю с основным списком. Если в течение дня я не выполняю все перечисленные в нем пункты, возвращаюсь к нему на следующий день. Периодически пересматриваю остальные списки и при необходимости перемещаю дела между ними. Предположим, прилетела задача мне (и поселилась в основном списке), а потом я жду апрува от коллеги (и перемещаю ее в “ждущий” список). Как только получаю согласие, дело опять возвращается в основной список и я при появлении времени перехожу к работе над ним.

Перечисленных базовых принципов мне хватает, чтобы держать в узде задачи, связанные с управлением отделом. Как видите, для их изложения не потребовалось писать многостраничный трактат.

И, кстати, я использую эту методику не только для рабочих задач. Личные дела могут попадать в календарь, если они жестко привязаны ко времени в конце рабочего дня. В этом случае мне надо видеть, во сколько следует уйти с работы, чтобы все успеть. Для остальных личных дел у меня такая же система, только списки там в разы короче. Специально не смешиваю его с рабочими записями, чтобы не ломать баланс работы и личной жизни.

Напоследок отмечу, что любую методику в свою жизнь необходимо внедрять аккуратно. По природе своей мы не любим менять устоявшийся порядок вещей. Поэтому чтобы действительно мотивировать себя на изменения, нужно заходить с простого, получить очевидную, пусть и небольшую, выгоду, и только потом расширять и усложнять. А если сразу заходить со сложного конца, с хаосом не справится никакая методика.

Надеюсь, моя вариация GTD будет кому-то полезна.