Продолжаю делиться личным опытом в планировании. Без воды, лирики и рерайтов. Ребята, ниже инструменты которые прошли проверку временем и самое главное — ленью. Я отсеял всё лишнее и оставил только то, что действительно полезно и эффективно.

В прошлый раз я опубликовал статью «Калибровка Life Work Balance. Система планирования, которую я развиваю уже 14 лет» и, честно говоря, был поражён, сколько она собрала просмотров и комментариев. Обычно я пишу про работу, продукты и разработку, но тема Life-work-balance вызвала огромный интерес. Спасибо всем, кто прочитал и оставил отзывы!

Коротко напомню, о чём была первая статья. Я рассказывал о подходах, которые помогают мне жить осознанно, балансировать работу и личную жизнь, планировать на год вперёд. Один из ключевых инструментов, о котором шла речь, — это личный дневник. Для меня это основа осознанного планирования, но я знаю, что лишь единицы по факту взялись его заполнить.

В этой статье я хочу рассказать, как работать с планированием на ежедневной основе — по сути, хочу рассказать, на какие кнопки я нажимаю (поговорим про софт), как провожу утро (та самая практика — книга «Магия утра», но в моей собственной интерпретации) и как лично я использую известные фреймворки:

• Getting Things Done — как основа всего процесса;

• Матрица Эйзенхауэра — как способ приоритизации;

• Метод «Съесть лягушку» — как вспомогательный инструмент к Матрице Эйзенхауэра, потому что я всё‑таки ленивый и не всегда сам себе честно отвечаю, что действительно надо сделать в первую очередь.

За 14 лет экспериментов с планированием у меня накопилось много опыта, я попробовал разные инструменты. В этой статье расскажу о тех, которыми пользуюсь до сих пор. Также мы обсудим концепции, которые мне зашли больше всего.

Немного обо мне. Сейчас я развиваю интернет‑банк для юрлиц в Альфа‑Банке, до этого запускал B2B‑экосистему в Сбере, до банков работал в VK (ex Mаil.ru Group) и Яндексе. Уже практически год веду свой авторский Telegram‑канал, где пишу про финтех, менеджмент, рефлексирую на тему моей вечной борьбы гедониста и зожника — короче, про всё, что меня сегодня интересует, подписывайтесь!

Тайм-менеджмент

Мне не нравится бизнес‑литература. Я врываюсь в рабочий режим примерно с 6:30 утра, грузить себя перед сном литературой на рабочую тематику не хочется, но всё‑таки иногда читаю профессиональную литературу. Первая книжка, которая на меня сильно повлияла — Глеб Архангельский, «Тайм-менеджмент», с этим была связана комичная ситуация.

В то время Глеб был лучшим в этой сфере. Он рьяно продвигал культуру тайм‑менеджмента в России. Когда я ещё работал в Яндексе (это было действительно давно), мы собирались добавить в почту Task Manager в коллабе с Глебом. Забавно получалось, что нам с ним было очень сложно встретиться: постоянно что‑то не срасталось по времени. Ну, не суть. Книжка была хорошая.

В этой книге были советы по экономии или оптимизации времени, которые я тогда не мог понять. Например, он говорил, что нужно всегда иметь собранную сумку для путешествий, где будет всё необходимое, и которую можно взять с собой в любой момент. Наверное, я  тогда был слишком молодым и не смог оценить экономию в 15 минут. Но ценность времени с каждым годом растёт, и теперь у меня есть сумочка задрота, в которой собрано всё необходимое для подключения и зарядки всех моих гаджетов.

Теперь я никогда не собираю зарядки и проводки, они постоянно со мной. Это действительно экономит время, а если пересчитать на количество часов в год, получается внушительная цифра. Это время можно было бы использовать эффективнее, например, на подготовку этой статьи.

Чтобы это понять, мне потребовалось 10+ лет. Но это далеко не всё, что я понял и освоил. Сумочка — просто ещё один пример того, что раньше казалось мне пустяком, а теперь каждый день экономит мне время на сбор и поиск проводков.

Дальше расскажу об инструментах, которые выручают меня каждый день.

Getting Things Done

Большой пользой книги «Тайм‑менеджмент» от Глеба Архангельского стало то, что я прочитал другую — Getting Things Done Дэвида Аллена. Мне эта книга безумно понравилась. Сегодня GTD — мой базовый фреймворк работы с ежедневным планированием.

Не буду рассказывать, о чём именно книга в каноничных подробностях, потому что эта тема в моей жизни мутировала. Расскажу, как я это вижу сейчас.

• Не стоит перегружать свою память. У нас в голове постоянно крутятся разные мысли: отсканировать документ, купить корм для собаки, подкачать шины, написать статью, вызвать мастера по кондиционерам — очень много всего. И это всё крутится в «оперативной памяти» нашего мозга, она загружена бесконечным набором задач.

  Мне важно, чтобы мой мозг занимался правильными вычислениями, майнил инсайты, помогал с тезисами, например, для этой статьи, а не вспоминал, что нужно обязательно купить новый напульсник для тенниса. Чтобы мозг в фоновом режиме занимался полезными вычислениями, нужно освободить голову: что бы туда ни пришло, это нужно куда‑то выгружать, то есть записывать

• Фиксируй, чтобы не забыть. Вокруг меня так много потоков информации, — не могу ручаться, что всё запомню. Поэтому у меня это вошло в привычку: если я что‑то захотел сделать, сразу же записываю это в todo-шник. Причём я часто надиктовываю голосом, а следующим утром превращаю в нормальные и правильные формулировки. Эта клёвая механика убирает волнение, что ты что‑то можешь забыть. Да, мы становимся зависимыми от софта, но в 2024-ом это не проблема, а реальность.

• Визуализация прогресса драйвит тебя делать больше. Когда я читал эту книгу, зацепился за мысль, что состояние цейтнота демотивирует, потому что задач очень много, не видно края. Но после того, как ты всё выпишешь, отсортируешь и начнёшь делать, увидишь, как увеличивается список выполненных задач. И уже сам факт, что перед тобой не бесконечный список задач, а виден прогресс — радует. Когда ты вычёркиваешь задачи, мозг вырабатывает дофамин, гормон удовольствия. И это мотивирует.

Идея мне понравилась, но я прочитал и забыл. Однако потом, уже в конце года, когда я посмотрел на список своих целей на первый год такого планирования, я честно офигел, как много мне удалось сделать.

Когда планировал, я ставил, как мне казалось, амбициозные цели, где-то это даже были мечты, и самое интересное, что в конце года очень много задач было выполнено. Я получил огромное удовольствие от просмотра зачёркнутых задач. С тех пор я каждый день стараюсь уничтожать эти таски. В этом, кстати, есть элемент геймификации.

Как я всем этим пользуюсь

Таск-менеджер

Для реализации принципа GTD есть много софта. Можно использовать лист бумаги, блокнот, но я выбрал для себя приложение Things, которое доступно на любом девайсе в экосистеме Apple. Для меня это важно, потому что она должна присутствовать на мобильном устройстве и на компьютере, ноутбуке — на любом устройстве.

Я часто заношу в Things задачу на ходу — буквально надиктовываю через технологию speech to text, а на следующее утро разбираю надиктованные задачи. Вокруг этого у меня образовался целый ритуал, но об этом чуть позже. Такие новые надиктованные задачи я рекомендую назначать на следующие дни.

Вообще, ключевая идея использования специализированного GTD-софта вместо листа бумаги в том, что для задач можно ставить дату, когда она всплывает. То есть ты видишь не бесконечный список, а смотришь на пул задач, которые либо не были сделаны вчера, либо должны о себе напомнить сегодня. Именно этот пул задач я разбираю каждое утро, а как я это делаю — расскажу ниже.

В Things можно создавать проекты или области, к которым относится задача. Я пробовал работать и с тем, и с другим, но в итоге пользуюсь только областями (Areas). В проектах можно трекать прогресс, отслеживая процент сжигания задач, но для меня это избыточная информация. Я оставил только области для себя в «колесе жизни» — описал в статье про дневник: Health & Sport, Life, Wealth, Community, Work.

В Things можно присвоить каждой задаче тег. Система даёт максимум кастомизации, потому что на одну задачу можно вешать любое количество тегов. Я сделал для себя две группы:

Первая связана с приоритизацией, позволяет выбрать важное. Эта группа делится на две подгруппы:

• Матрица Эйзенхауэра (важно, не важно, срочно, несрочно);

• Сhallenge of the day.

Вторую я использую для закрепления задачи за коллегой. Это очень удобно, когда у меня one-to-one с кем‑то, я просто вбиваю его фамилию, и Things выводит все задачи, которые за ним закреплены.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица названа в честь Дуайта Эйзенхауэра — президента США 1953–1961 годов. Но президент не только дал название методу, он был его автором.

«У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные».

Дуайт Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты в потоке задач: делать важное и не тратить время на ненужное.

Смысл в том, чтобы присваивать всем поступающим задачам пометки: важно, не важно, срочно, несрочно. Таким образом каждую задачу можно будет разместить в одном из четырёх квадратов.

Как видно из иллюстрации, задачи, у которых сразу два тега: важно и срочно — нужно сделать. Если какая-то задача важна, но у меня по ней не подгорает, я ставлю тег несрочно. Придёт день, и она станет срочной, а пока её можно не делать.

Срочные и неважные задачи тоже бывают, это когда очень хочется или кто-то что-то просит, но на самом деле это никому не нужно. Несрочные и неважные задачи вообще можно не делать.

Я уже говорил, что стараюсь всё записывать, чтобы выгружать шум из головы. Бывает, что утром открываешь Things и видишь 60-70 задач. После отпуска их количество увеличивается вообще до сотни.

Такое количество задач невозможно сделать. Поэтому каждый день я начинаю с планирования. Я встаю рано, в 6 утра, и уже в 6:30 начинаю работать над планированием дня.

Открываю Things и проставляю теги для каждой задачи: важно, неважно, срочно, несрочно. Чтобы быть честным перед собой, я сверяюсь с executive summary из личного дневника.

У меня достаточно большой экран — 27 дюймов, это позволяет на одной стороне открыть Notes (приложение «Заметки» на iOS/macOS) с plain text, чтобы перед глазами были убеждения, принципы, цели на год и квартал, а в другой части экрана вывести Things со всем пулом задач на сегодня.

Такой лайфхак с одновременным просмотром годовых целей помогает выбирать действительно важное. Наш мозг очень хитрый, он не хочет тратить энергию и постоянно пытается нас обмануть, подсовывая простые и понятные задачи вместо важных и сложных.

Такая декомпозиция занимает много времени, но мне это очень помогает выбрать ключевое и, возможно, позволяет проводить день не как получится и с тем, что вспомнилось, а максимально осознанно двигаться в сторону годовых целей и главное — личных ценностей.

«Съешь лягушку» — challenge of the day

«Успех не зависит от того, сколько вещей вы делаете. Успех зависит от того, насколько хорошо вы справляетесь с очень немногими избранными вещами» — один из принципов, с которым я регулярно сверяюсь при планировании задач на день. Это сказал CZ, основатель Binance. Принцип отлично раскрыт в книге «Съешь лягушку».

Если вы не читали, скажу кратко: надо брать в работу самую противную задачу. Как правило, она самая важная и, конечно же, самая сложная.

После того, как я прогруммил все свои задачи через метод Эйзенхауэра, в Things я выбираю два тега: важно и срочно, но задач всё равно много. Например, сейчас их 22. Столько задач я точно сделать не могу, потому что после 11 у меня начнутся созвоны до конца рабочего дня, поэтому есть ещё один лайфхак.

Для каждой своей категории из колеса жизни, выбираю одну «лягушку» и буквально сразу после планирования начинаю её делать. Вот конкретно сейчас пишу эту статью. Да-да. Мне это даётся очень непросто, поэтому я выбрал эту задачу и добиваю контент.

Мне не нравится название «Съешь лягушку», поэтому у себя я это называю не лягушкой, а challenge of the day.

Магия утра

Это вообще топ. Я нашёл для себя утро. Я был совой, но понял, что утро — лучшее время, чтобы сделать важное. Город спит, семья спит, коллеги спят. Это время, когда тебя никто не отвлекает.

Именно утром я разбираю задачи, именно утром, в тишине, я думаю над этими задачами. Я уже писал, что у меня на это уходит много времени. Час, два?

То есть это не только приоритизация списка, это полноценный груминг задач. Я могу переформулировать задачу: её назвать так, чтобы она сделалась. Или если я пойму, что она не делается, могу декомпозировать её на составные части (это, кстати, ещё одна практика — «есть слона по частям»). Иногда я удаляю задачи.

Бывают моменты, когда я вижу важную задачу: написать статью для блога, но вот делать не хочется. Потом смотрю направо и вижу руководящий принцип: «Создавать понемногу каждый день». Сам внутри переобуваюсь, вешаю тег challenge of the day и внутренне принимаю, что сделать надо. Ты же сам для себя это сформулировал, когда заполнял дневник.

Я получил достаточно много обратной связи к моей прошлой статье. Во‑первых, спасибо всем за это, но что важно, очень многие написали, что им достаточно простого Reminder. Так вот, как раз личные убеждения и руководящие принципы мне помогают прожимать лень и выбирать важное. Reminder такое не умеет, так что не игнорируйте дневник — это топ-тема.

На этом всё, но тема планирования обширная, буду писать ещё. Если хотите что‑то обсудить, задать вопросы — прошу в комментарии. Кстати, регулярно пишу о тайм-менеджменте и на другие интересные темы в своём Telegram‑канале — заходите и подписывайтесь!