С 2019 года производители и импортёры ряда товарных групп обязаны размещать на изделии или его упаковке идентификационный знак — DataMatrix, код маркировки (далее КМ). Некоторые компании вносят данные об идентификации своих товаров в «Честный ЗНАК» через учётные программы, кто-то — посредством таблиц Excel / CSV (в страхе вложить денег в бизнес и внедрить полноценный учёт). Самые же находчивые и экономные используют мобильные приложения для ТСД с прямым обменом с государственной информационной системой маркировки товаров (ГИС МТ).

В этой статье подробно расскажем про способы и инструменты обмена данными с ГИС МТ, об их преимуществах и кому будут полезны эти возможности.

Небольшое дополнение к вступлению — о том, как разворачивается обязательная маркировка товаров с этого момента. Первые 15 товарных групп внедрялись «с конца», т.е. участникам системы маркировки достаточно было вначале промаркировать остатки товаров на складах и витринах, а затем товар должен был поступать на склад и в магазин уже маркированный. Потом всех обязали отчитываться о выбытии КМ при продаже товара (выводе из оборота), а теперь все новые товарные группы должны быть промаркированы с самого начала —- продукция уже на выходе из производства должна нести на себе свой уникальный код, закодированный в формате DataMatrix.

Зачем обмениваться данными о товаре с «Честным ЗНАКом»?

Передача информации о маркированном товаре в систему «Честный ЗНАК» — вообще-то обязанность по законодательству. Считается, что это обеспечивает ту самую прозрачность товарооборота, о которой так много говорят, а DataMatrix коды дают возможность определить, кем и когда товар был произведён, привезён в РФ и продан.

Каждый участник рынка, который так или иначе взаимодействует с маркировкой, играет свою роль в этой цепи:

• производители и импортёры заказывают КМ для первичной маркировки вновь произведённых товаров, в обязательном порядке отправляют отчёты о нанесении КМ, уведомляют о вводе товара в оборот, и даже сообщают о передаче маркированного товара продавцу или дистрибьютору.

• продавцы и дистрибьюторы отчитываются о поступлении маркированных товаров на склад, «рассказывают» системе о перемещении товаров между подразделениями (вплоть до региона) и передают сведения о выбытии кода маркировки из оборота в случае продажи.

• потребители уверенно покупают легальную продукцию, честные товары без просрочки и недовеса.

Мы могли бы бесконечно долго перечислять плюсы данной системы, только чтобы вы полностью представили идеальную картину мира, но статья не об этом. Задача — рассказать о способах и вариантах обмена с системой «Честный ЗНАК», чтобы помочь производителям и импортёрам с уровнем автоматизации «мы ведём учёт в екселе, и нам хватает» перейти на следующий уровень развития бизнеса — «у нас всё автоматизировано».

Какие варианты обмена существуют для производителей и импортёров?

Не столь важно, чем занимается компания — производством или импортом, ей необходимо обмениваться данными с ГИС МТ. Как минимум, чтобы соответствовать законодательным требованиям государства, как максимум — иметь возможность в дальнейшем оптимизировать план выпуска продукции, политику скидок, логистику и дополнительные расходы.

Популярны несколько вариантов передачи и получения данных, т.е. обмена с «Честным ЗНАКом»:

• старый добрый способ обмена «на файликах» через личный кабинет ЧЗ. Например, excel/csv (иногда pdf).

• прямой обмен через товароучётную программу. Например, 1С УТ 11.4.

• прямой обмен через мобильное приложение для ТСД. Например, Клеверенс. 

Рассмотрим эти три способа обмена в разрезе первой операции во всей цепочке движения товаров — «Заказ КМ».

Все описанные ниже способы обмена подразумевают, что компания (юридическое лицо) — участник товарной группы — уже зарегистрирована в системе «Честный ЗНАК», имеет все УКЭПы и умеет покупать коды маркировки для своих товаров.

Обмен «на файликах»

Последовательность действий при обмене «на файлах» наверняка понятна всем производителям:

• Шаг 1. Вручную заполнили табличку с описанием каждого реквизита номенклатуры на компьютере.

• Шаг 2. Вручную загрузили табличку в ваш личный кабинет «Честного ЗНАКА».

• Шаг 3. Получили ответ от «Честного ЗНАКа», что файл годный.

• Шаг 4. Скачали вручную результирующий документ с кодами маркировки.

• Далее идут шаги с 5 по 25 с процессом распечатывания и нанесения кодов маркировки на вновь произведённые товары.

Плюсы данного способа: кажется дёшевым. 

Минусы данного способа: риск ошибки из-за невнимательности сотрудника, временные потери на поиск дешёвых решений для печати и нанесения DataMatrix кодов. 

Допустимость применения: «почему бы и нет».

Кому подходит данное решение: если узнаете в этом способе себя, то он точно для вас.

Прямой обмен с «Честным ЗНАКом» 

Следующие два способа, как вы могли заметить, схожи по названию — «Прямой обмен с системой ГИС МТ». Принципы взаимодействия с системой «Честный ЗНАК» также похожи, но сильно отличаются в цене, скорости внедрения, стоимости обслуживания и самое главное — возможности масштабирования. 

Прямой обмен основывается на методе, в простонародье называемом «по API» — когда программа общается с программой, а человек смотрит в монитор или на экран мобильного устройства и делает то, что подсказывает программа. Всё просто!

Если рассматривать два «прямых обмена» с использованием учётной системы и без неё, то выглядит со стороны пользователя (в том числе для бизнеса) так, как описано ниже.

Прямой обмен с «Честным ЗНАКом» через товароучётную программу 1С

Основным связующим звеном в данной схеме является учётная система. На схеме ниже четыре компонента: 

• государственная информационная система маркировки товаров;

• учётная система «1С: УТ 11.4»;

• сервер (как служба) Клеверенс для обмена документами и данными с мобильными устройствами ввода данных в учётную систему;

• мобильное приложение для 1С с возможностью работы с кодами маркировки линейному персоналу. 

Как выглядит процесс в данном случае проще всего будет описать не шагами, а этапами, указанными в 1С:ИТС:

• Этап 1. Регистрация и описание маркированных товаров.

• Этап 2. Заказ кодов маркировки.

Этапами это выглядит очень просто. В этой статье этот алгоритм расписан именно так, потому что в этой схеме первый этап можно пройти за 14 шагов, а второй этап — за 10 шагов, в зависимости от используемой конфигурации 1С.

Плюсы данного способа: вся номенклатура, GTIN и коды маркировки содержатся в одной системе. Есть возможность использовать ЭДО для обмена вторичной документации с участниками цепочки дальнейшего движения товаров.

Минусы данного способа: необходимо постоянно быть на связи с техническими специалистами, обслуживающими систему учёта, и присутствовать во всех технических чатах маркируемой товарной группы. 

Допустимость применения: «у нас давно 1С, мы всё сделаем сами, нужно сохранить рабочие места нашим программистам».

Кому подходит данное решение: фанатам 1С и тем, кто готов прокачивать своих юнитов из тех.отделов бесконечно и с душой.

Прямой обмен с «Честным ЗНАКом» через мобильное приложение для ТСД от Клеверенса

Главным на схеме ниже является «мобильное» решение Клеверенс. Называется это решение мобильным потому что в действительности то, что происходит при обмене с «Честным ЗНАКом», на сервере Клеверенса на самом деле остаётся малозаметным для всех, кто использует это решение. Тем не менее компонента в этой схеме три: 

• система управления заказами (СУЗ) «Честного ЗНАКа»;

• сервер (служба) Клеверенса; 

• мобильное приложение для ТСД с возможностью работы с кодами маркировки линейному персоналу. 

Процесс работы в этом случае будет описан с учётом того, что «Шаг 1» с заполнением и загрузкой номенклатуры на сервер Клеверенса проделан схожим образом — с использованием способа обмена «на файликах». Дальнейшие же действия сильно проще:

• Шаг 2. На терминале сбора данных создаётся документ «Заказ КМ». 

• Шаг 3. Штрихкоды типа GTIN сканируются с товаров, которые нужно промаркировать (или выбираются вручную прямо в документе на мобильном устройстве). 

• Шаг 4. Документ закрывается, и заказ кодов маркировки автоматически отправляется в СУЗ.

• Половина пятого шага: немного ожидания до подтверждения получения заказанных кодов маркировки на сервер Клеверенса.

• Шаг 5. На ТСД создаётся документ нанесения кодов маркировки на товары и… 

...и дальше всё, что остаётся сделать, — это считать GTIN сканером ТСД с товара или выбрать по наименованию из списка и распечатать этикетку с Datamatrix сразу на принтере этикеток.

Плюсы данного способа: решение запускается в работу быстрее, чем кажется. 

Минусы данного способа: подходит только для ручного нанесения кодов (этикеток) на товар. Для автоматического нанесения потребуется оборудование, встраиваемое в линию.

Допустимость применения: «рано или поздно придётся использовать ТСД. Можно сразу начать работать именно этим способом».

Кому подходит данное решение: компаниям, кому важно успеть начать маркировку товаров быстрее, чем функционал появится в существующей учётной системе предприятия.

Плюсов у третьего решения намного больше, чем можно представить. Довольно часто процесс маркировки продукции DataMatrix кодами сопровождается ошибками человеческого фактора, и одно из главных преимуществ решения Клеверенс — это избавление от целого ряда ошибок при работе с маркировкой:

• код нечитаемый или повреждён;

• поставщик не зарегистрировал марку в «Честном ЗНАКе»;

• в документ, принадлежащий одному юридическому лицу, отсканирован КМ, принадлежащий другому юрлицу;

• при импорте в декларации указан неверный код маркировки,

• марка потерялась при перемещении.

В случае обмена данными через учётные системы или ЭДО может возникнуть ситуация, когда марки загружаются в систему не сразу, а на следующий день (например, нет интернета). В таком случае отгрузка будет возможна только тогда, когда все DataMatix коды отобразятся в системе учёта, т.к. даже при работе с терминалом сбора данных, он делает запрос на проверку КМ в учётную систему, а там нет нужных данных. 

Ещё одно преимущество решений Клеверенс — можно работать с товаром «здесь и сейчас»!

Программные продукты Клеверенс при наличии прямой связи с Государственной информационной системой маркировки товаров позволяют выполнить 92 (!) бизнес-процесса. В том числе можно включить один из режимов работы на контрактном производстве, и работать в системе либо как производитель, либо как собственник

Во время работы с маркированным товаром прямой обмен данными обеспечивает пользователю возможность прямо на экране терминала сбора данных видеть, из какой партии КМ, от какого поставщика получен, текущий статус кода, выбыл из оборота или нет и другие параметры. 

Почему в этой статье так выделяется Клеверенс?

На сегодняшний день уже 24 товарных группы подпадают под обязательную маркировку, и ещё 16 находятся на стадии эксперимента. Согласно информации от Государственной информационной системы маркировки, этот список будет ежегодно пополняться. Поэтому участникам рынка стоит заранее подумать об оптимизации процессов.

Уже сейчас прямой обмен с «Честным ЗНАКом» будет полезен:

• производителям — при производстве и ручной маркировке (не на промышленных аппликаторах) различной продукции;

• импортёрам — при ввозе товаров подлежащих маркировке на территорию РФ,

• оптовым компаниям различных форматов — при приёмке и проверке КМ (можно выполнять операции за одну сессию);

• небольшим частным компаниям — при проведении инвентаризаций и проверке КМ, чтобы не запутаться в принадлежности кодов маркировки юридическим лицам.

Эффективность прямого обмена через мобильное приложение для ТСД от Клеверенса протестирована в 39 экспериментах по маркировке. Благодаря им  удалось протестировать передачу сведений о переходе права собственности на товар в формате электронного документа (УПД) и апробировать процесс выдачи КМ производителям и импортёрам.