Привет, Хабр! Меня зовут Александр Антипов, я продакт-оунер MWS Tables.
Современный бизнес требует быстрых и эффективных решений для управления проектами, задачами и данными. И далеко не всегда есть возможность разрабатывать с нуля сложные системы или интегрировать дорогостоящий софт. Именно для таких случаев создан MWS Tables, чтобы быстро делать приложения без привлечения разработчиков.
В прошлом посте я рассказал, как MWS Tables помог внедрить единый реестр для работы с качеством данных, централизовать управление проектами и заменил таск-трекер. Сегодня будут еще три кейса: создание общего календаря и списка задач в распределенных региональных командах, единая система допусков и внедрение механики рейтингов.
Общий календарь и список задач для распределенных команд
В телеком-подразделении работают сотрудники по всей России. Они занимаются разными задачами, делают их удаленно — это требует гибкой системы управления. Сначала все процессы велись вручную в разрозненных документах. Каждый сотрудник вел учет проектов и задач по-своему — в заметках, сторонних приложениях или в голове. Из-за этого терялись важные события и коллегам было тяжело эффективно планировать время. Задачи в региональных командах передавались через чаты или письма, из-за чего терялись. А эффективность работы оценивалась субъективно.
Когда в компанию приходил новый сотрудник, процесс его адаптации был хаотичным. Отсутствовали конкретная программа онбординга и помощь наставников — новичок учился на ходу. С MWS Tables эту проблему решили — теперь каждому новому сотруднику система сама подбирает и назначает ментора по местоположению, часовому поясу и соответствующим компетенциям. Также настроили единую форму для новоприбывшего, где он пошагово проходит процесс адаптации. Так новичку уже с первого дня доступна вся важная информация, его добавляют в рабочие чаты и назначают наставника, который помогает освоиться.
С помощью MWS Tables мы ввели общий календарь подразделений, который можно опубликовать на любом сайте или в базе знаний. Он дал возможность разом смотреть все собрания, тренинги и совещания. А с персональными фильтрами такой общий календарь работал как личный: каждый может видеть только те мероприятия, которые касаются его работы.
Также появился единый список задач с распределением ответственности, работающий как трекер поручений. В нем настроены роли и доступы: каждый сотрудник видит только свои, а руководители — общую картину. Система рассылает уведомления — если задача выполнена или просрочена, инициатор получает сообщение.
После этого наконец ввели систему оценки работы — видно, какие задачи выполнены в срок, а какие нет. Теперь, если региональный менеджер ставит задачу команде, он точно знает, кто за нее отвечает, на каком она этапе и когда дедлайн.
Результаты внедрения:
Четкая система управления задачами – они больше не теряются, а сотрудники точно знают, что и когда нужно делать.
Упрощенная работа с календарем – все видят важные события в одном месте и получают напоминания.
Автоматизация наставничества – новые сотрудники быстрее адаптируются, а руководители экономят время.
Прозрачность работы – можно отслеживать эффективность каждого.
Повышение дисциплины – система сама напоминает о дедлайнах и контролирует выполнение задач.
Система выдачи допусков для объектов МТС
До внедрения MWS Tables допуски, пропуски и выдача ключей в разные служебные помещения (офисы, парковки, помещения с сетевым и инженерным оборудованием, электрощитовым) велась в разных системах, сотрудники вручную оформляли заявки, а охранники проверяли их по бумажным спискам. Из-за этого на проходных часто оказывалась неактуальная информация, процессы согласования затягивались из-за ручной обработки, а отследить выдачу пропуска было тяжело.
Требовалась централизованная база с ролевой моделью доступа. Для этого систему допусков интегрировали с Service Desk и сотрудникам охраны создали единую базу данных в корпоративной системе. Обмен информацией идет через API без необходимости ручного обновления.
Теперь сотрудник заполняет шаблон на витрине Service Desk. В заявке указываются:
ФИО получателя;
город и адрес объекта;
список помещений, к которым требуется доступ;
период действия;
сопровождающие лица.
В одной заявке можно оформить сразу несколько допусков на разные объекты. Система фильтрует данные по папкам в соответствии с ролевой моделью.
Заявка проходит предустановленный маршрут согласования: руководитель сотрудника, ответственный за помещение, служба безопасности. После одобрения система создает запись о согласованном допуске и добавляет ее в общую базу. Вся информация актуализируется в режиме реального времени.
Сотрудники охраны на постах получают доступ только к базе данных по своему городу. Они вводят ФИО посетителя в поиск и видят его допуск по объектам и помещениям, период действия, наличие сопровождающих.
В результате проверка ускорилась и занимает всего несколько секунд. Скорость согласования и обработки заявок тоже выросла в разы. Охрана получила удобный и быстрый инструмент для проверки допусков — все данные актуальны и доступны онлайн. Сократилось число ошибок при оформлении — система сама фильтрует данные и распределяет их по нужным папкам. Процесс полностью масштабируем — недавно система была расширена на регионы Урала и Сибири, а в ближайшее время охватит всю Россию.
Всего мы перенесли в MWS Tables почти треть всей информации, а это более 100 тысяч записей. Теперь в планах добавить интеграции с системой контроля доступа и автоматизировать выдачу пропусков для временных сотрудников и гостей.
Система рейтингов и поощрений для вовлечения сотрудников
Лидер практик кластера стратегического менеджмента в МТС Web Services Александр Фокин столкнулся с отсутствием общего подхода к постановке задач, которые ставились ситуационно. Сложно было донести пользу единого процесса и вовлечь в него сотрудников.
С помощью MWS Tables создали механику рейтинга — каждый набирал баллы за выполнение определенных задач. Участие было добровольным, но мотивировалось призами. Постоянные активности можно выполнять в течение года, а еженедельные — раз в семь дней.
В рейтинге участвовало около 60 человек. Они регистрировали свои достижения и прикладывали подтверждающие материалы через специальную форму. Например, если провели обучение — зафиксировал его в системе, приложив подтверждающие материалы, и так зарабатывали баллы.
Активности разделили на разные группы: инновации, социальные инициативы, метрики. Также ввели лимиты на повторное выполнение — нельзя было накручивать баллы, делая одну и ту же задачу. Расчет баллов автоматизировали: сотрудники вносили факт выполнения, а система по всем активностям сводила данные в единый дашборд и таблицу с рейтингом.
Доступность задач ограничена в зависимости от роли. В систему также встроили возможность предлагать новые инициативы, которые валидируют организаторы.
Внедрение MWS Tables повысило вовлеченность и создало игровую механику, мотивирующую к активностям. Участниками стали директора направлений, лидеры практик кластера и техлиды. В результате вовлеченность сотрудников составила 66%. Всего за восемь месяцев создали 860 активностей. Скорость выполнения приоритетных задач выросла на 20–25%.
Игровой формат помог улучшить коммуникацию внутри кластера — увеличить взаимодействия, обсуждения, обмен опытом и знаниями. И неожиданный итог: больше сотрудников начали применять в работе ИИ для автоматизации.
Когда no-code действительно работает
В каждом кейсе MWS Tables стал не временным решением, а основой для устойчивых процессов:
Управление задачами и календарями перешло от чатов и заметок к централизованной и прозрачной системе с распределением ролей и контрольными точками. Да, не все переходили сразу: мы проводили множество обучений внутри компании, рассказывали про эффекты от внедрения, транслировали кейсы.
Система допусков полностью автоматизировала оформление, согласование и проверку пропусков на объекты — по сути, заменив сразу несколько разрозненных решений.
Рейтинги и геймификация позволили вовлечь десятки лидеров в развитие процессов и стимулировали рост инициативности и командного духа.
Один из самых важных результатов — снижение нагрузки на разработчиков. Все кейсы были реализованы силами команд без привлечения ИТ-ресурсов.
Решения, созданные в MWS Tables, масштабируются без доработок:
Система допусков охватила новые регионы.
Календарь и задачи легко адаптируются под новые команды и департаменты.
Механика рейтингов может быть воспроизведена в любом подразделении с разными типами активностей.
MWS Tables уже доказал свою эффективность в реальных задачах — теперь фокус на расширение интеграций, автоматизацию еще большего числа процессов и развитие пользовательского опыта. Если у вас есть задача — почти наверняка ее можно решить без кода. И, возможно, быстрее, чем вы думаете.