Введение

Привет! Меня зовут Макс Фролов, я сооснователь сообщества Delivery Community SPB. Это сообщество об управлении изменениями в производственных процессах.

Эта статья поможет вам организовать свое сообщество и провести первый митап. Она выйдет в четырех частях - “Что делать до митапа”, “Как собрать программу митапа”, “Как найти гостей и площадку”, “Как провести митап и подвести итоги”.

После запуска своего сообщества мы с сооргами встретили трудности: непонятно, какой контент делать, как общаться с людьми и звать их на митапы, как искать спикеров и как в целом организовать митап. В этом лонгриде я поделюсь опытом организации профессионального сообщества вокруг проведения митапов. 

Ниже по тексту вы найдете наш опыт и организаторскую документацию. Будет минимум теории и максимум наших реальных методов действия. Обратите внимание: в этом тексте ссылками даны наши реальные внутренние организационные регламенты - смело копируйте их и пользуйтесь. Полный список ссылок на наши документы в конце статьи. Мы будем благодарны за упоминание о нас при копировании.

О нашем сообществе

Все началось, когда осенью 2022 года нам пришла спонтанная идея провести митап об управлении изменениями в производственных процессах. На тот момент нас было четверо: три деливери менеджера (я, Илья Смирнов, Ира Видюк) и деврел (Таня Казакова). Митап перерос в телеграм-канал Delivery Community SPB. Канал и активность подписчиков вдохновили нас на новые мероприятия. С тех пор мы провели уже десять событий и дважды участвовали в слете питерских IT-сообществ. Мы выросли в аудитории митапа с 40 до 110 человек, а в подписчиках канала с 0 до 1200.

Идея сообщества была проста - в Питере нет локального профильного комьюнити, чтобы поговорить на наши темы. Раз никто больше эту нишу не занимает, почему бы не заняться самим? 

Мы выбрали митап как основную форму контента. Писать статьи нам не хотелось, а крупные профильные чаты по нашей теме уже есть в российском телеграме. Конкурировать с уже сложившимися сообществами мы не хотели. Другой контент мы уже неоднократно обсуждали, но за три года существования так и не смогли реализовать что-то помимо митапов.

Количество организаторов менялось. Мы начинали с четырех. Потом сократились до двух, сейчас постепенно опять вернулись к четырем. Число 4 не случайно - оно основано на нашем формате работы с контентом. Каждый митап разделен на “зоны ответственности” - группы задач, которые нужно выполнить. Это помогает не пушить друг друга в формате микроменеджмента, а брать ответственность за осмысленный объем работ. Мы выделяем “Сбор программы”, “Организацию площадки” и “Маркетинг”. По одному человеку на каждую зону ответственности, один человек на случай аварийных ситуаций и мелких технических задач.

Как подготовить митап

1. Прежде чем вы начнете

1.1 Выберите тему вашего сообщества

Зачем. Сообщество без темы не нужно участникам. Вам нужно ограничить круг интересов, чтобы привлечь людей. 

Рекомендации. Спросите себя “какую пользу я хочу принести”, “зачем я все это делаю”, “чего сейчас не хватает людям”, “чем я не хочу заниматься”. Исходя из ваших желаний прикиньте круг тем, которые помогают их раскрыть. Классно, если возьмете тему, в которой сами варитесь и разбираетесь. Круто создать сообщество любителей вязать крючком, но сложно это сделать, не держав крючок и пряжу в руках)

Как мы делаем. Мы провели созвон и определились с указанными выше вопросами. Проверили, что нас самих тема сообщества зажигает и драйвит. Результаты зафиксировали в документе, который теперь рассылаем как краткую самопрезентацию. Какие доклады мы ищем на митапы Delivery Community SPB

1.2 Договоритесь о дате и времени

Зачем. От выбора даты и времени проведения зависит количество участников и доступность спикеров.

Рекомендации. 

• Планируйте митап заранее - минимум за месяц, а лучше за 2-3 месяца.

• Проверяйте пересечения с другими профильными событиями по вашей теме.

• Не забудьте согласовать дату с площадкой, чтобы они подтвердили, что могут вас принять

• Не используйте пятницу - часть ваших гостей будет в барах и ресторанах. 

• Не выбирайте выходные - профессиональные сообщества все-таки воспринимаются как “рабочая активность”. 

• Не используйте даты общегородских мероприятий - словите пробки и до вас дойдет меньше людей. 

• Не делайте начало слишком рано - люди должны успеть приехать с работы. 

• Не делайте завершение слишком поздно - людям потом разъезжаться по домам.

Как мы делаем. Мы проводим митапы по четвергам. Это близко к концу недели, но не заступает на территорию баров и выходных. Начало 19:00 выбрано опытным путём - в это время большинство наших участников успевают добраться с работы. При начале в 19:00 митап кончается в 21:00 - это не слишком поздно, некоторые даже посещают митап с детьми. 

1.3 Определите тайминг митапа

Зачем. Чтобы самим понять, во что вы вписываетесь. Митап с одним докладом и митап с тремя требуют разной усидчивости, другого количества перерывов и объема еды.

Рекомендации. 

• Заранее предусмотрите, что тайминг поедет - люди не придут вовремя, задержатся на перерыве, будет плохо работать микрофон. 

• Продумайте длительность докладов и сколько времени будет выделено на вопросы. 

• Продумайте перерывы между докладами. 

• Не забывайте про непринужденный нетворкинг. 

• Не делайте доклады нонстопом. Участники устанут, не успеют познакомиться и пообщаться

• Предусмотрите время в пути до места афтепати.

Как мы делаем. Мы выбрали стандартный формат докладов 25 минут на выступление и 5 минут на вопросы. Между докладами перерыв 10 минут на нетворкинг. После митапа всегда афтепати.

1.4 Определитесь с темами докладов

Зачем. Темы докладов - это то, зачем люди к вам придут. Это точка для обсуждения сотрудничества с площадками и база для вашего маркетинга. Нет тем докладов - нечего обсуждать, нет митапа.

Рекомендации. Не требуйте от спикеров точных расписанных докладов - подойдёт и общее направление. Пример - направление в формате “доклад о том, как мы победили отсутствие документации и ускорились на этом в 1.5 раза” и несколько тезисов вполне хватит для продолжения работы по организации.

Как мы делаем. Мы пробовали придумывать темы для митапов, но это не зашло. По итогу у нас доклады на разные темы, но в общей тематической канве сообщества. Со спикерами мы обсуждаем только о чем они хотят рассказать - этого достаточно, чтобы прикинуть состав митапа. Уточнения доклада делаются потом.

Шаблоны документов из этой части

О целях и теме сообщества Какие доклады мы ищем на митапы Delivery Community SPB

До встречи в следующих частях!

Я продолжу рассказывать об опыте организации в следующих статьях: “Как собрать программу митапа”, “Как найти гостей и площадку”, “Как провести митап и подвести итоги”. Оставайтесь на связи!