Привет, Хабр! 

Мы собрали 11 проблем, знакомых большинству команд. Каждую из них можно решить за несколько минут с помощью бесплатных расширений системы управления проектами YouGile.

Расширения — это дополнительные функции, которые можно включать по необходимости. Мы не добавляем их в «дефолт», чтобы система оставалась простой и не перегружённой. При этом любой нужный инструмент можно подключить в пару кликов и настроить под свой процесс.

Проблема 1. Нарушается порядок выполнения задач

В таких процессах, как разработка или производство, каждый шаг опирается на результат предыдущего. Но задачи часто передвигают вперёд раньше времени: чтобы «не забыть», освободить колонку или просто потому что никто не контролирует порядок.

В итоге следующий исполнитель получает незавершённую задачу, работу приходится возвращать назад, и сроки начинают сдвигаться.

Решение — Workflow

Расширение задаёт последовательность этапов и не позволяет двигать задачу дальше, пока текущий шаг не завершён. Система проверяет необходимые условия — например, закрыт ли чек-лист, заполнены ли поля, приложены ли файлы — и пропускает задачу только после выполнения требований.

Как запустить: в настройках доски задайте маршрут — разрешённые переходы и обязательные условия.

Вот инструкция, как работает Workflow:

Проблема 2. Команда забывает согласовать задачи

На этапах, где нужен простой «Ок», задача часто уходит дальше без подтверждения: уведомление пролистали, человек отвлёкся или подумал, что разберётся позже.

Так задача проходит этап без проверки, и её приходится возвращать назад.

Решение — «Согласование задач в колонке»

Расширение добавляет обязательное согласование: задача стоит на паузе, пока ответственный не откроет её и не выберет «отправить дальше» или «вернуть с комментарием». 

Как запустить: включите согласование в настройках нужной колонки. Показываем, как это сделать:

Проблема 3. Сотрудникам не хватает вводных для работы

Исполнитель открывает задачу — а там нет техзадания, документации и других нужных материалов для работы. Приходится спрашивать в чате, ждать ответов и собирать информацию руками.

Команда тратит время. 

Решение — «Формы с обязательными полями»

Расширение позволяет заранее задать набор полей. Пока они не заполнены, задача не двинется дальше, таким образом исполнитель получит полную информацию с самого начала.

Как запустить: добавьте форму в настройках доски и выберите обязательные поля.

Вот пример использования:

Проблема 4. Команда не понимает, сколько времени уходит на задачи

Задачи закрываются, но фактическое время на работу нигде не фиксируется. Из-за этого сложно понять, где люди перегружены, какие этапы занимают больше, чем планировалось, и почему сроки сдвигаются.

Планировать работу сложно.

Решение — «Таймтрекер»

С расширением можно учитывать время на каждом этапе: запускать таймер или добавлять минуты вручную. Все данные собираются в понятный отчёт.

Как запустить: включите таймтрекер в настройках доски. 

Проблема 5. Команда пропускает обновления по задачам

Команда работает в разном ритме: кто-то обновляет статусы сразу, кто-то заходит в задачи раз в несколько часов. Из-за этого важные изменения видят не все

Из-за этого работа может затянуться.

Решение — «Интеграция с Telegram»

Чтобы человек не пропустил апдейт, обновления по задачам приходят в мессенджер: новые задачи, комментарии, упоминания, изменения статусов. Из сообщения можно сразу перейти в задачу.

Как запустить: свяжите аккаунт YouGile с Telegram в настройках пользователя.

Пример интеграции:

Проблема 6. Коллеги забывают вернуться к задачам

Иногда важно вернуться к задаче позже: через день, неделю или к определённой дате. Но напоминания ставят «в голове», на стикерах или в личных приложениях — и про задачу легко забыть.

В итоге дело всплывает слишком поздно, когда срок уже пропущен.

Решение — «Напоминание в задаче»

Расширение позволяет поставить напоминание прямо внутри карточки: выбрать дату, время и короткий текст. В нужный момент система отправит сообщение в чат задачи — его увидят все участники.

Как запустить: откройте задачу и добавьте стикер «Напоминание».

Проблема 7. В бэклоге копится слишком много задач

Со временем бэклог превращается в бесконечный список: туда складывают всё подряд — идеи, мелкие правки, запросы «надо бы потом сделать». Колонка разрастается, и команда перестаёт понимать, что действительно важно, а что просто «лежит до лучших времён».

Так важные задачи теряются среди менее приоритетных.

Решение — «Лимиты задач в колонке»

Расширение позволяет задать потолок задач для бэклога или рабочей колонки. Когда лимит превышен, этап подсвечивается — это сигнал разобрать накопившееся и определить приоритеты, прежде чем добавлять новое.

Как запустить: включите лимиты в настройках доски и укажите допустимое число задач для колонки.

Показываю пример колонки с лимитами.

Проблема 8. Задачи приходится назначать вручную

Когда задачи переносят между этапами вручную, их легко оставить «висящими»: исполнитель не назначен, непонятно, кто должен продолжать работу — и задача просто лежит в колонке до тех пор, пока кто-то случайно не заметит.

Задачи висят мёртвым грузом, потому что никто не чувствует ответственность за них.

Решение — «Автоназначение исполнителя»

Расширение автоматически назначает нужного человека, когда задача попадает в определённую колонку. Если этап всегда делает один и тот же сотрудник, система сразу проставит его ответственным.

Как запустить: укажите исполнителя в настройках выбранной колонки.

Вот как это работает: 

Проблема 9. Сложно сфокусироваться на задачах

Мы редко работаем в одном потоке. Внимание всё время рассеивается на параллельные задачи, уточнения, мелкие действия.

В итоге работа движется медленнее.

Решение — «Таймер Помодоро»

Классический инструмент тайм-менеджмента: короткие интервалы работы и паузы помогают удерживать фокус на конкретной задаче.

Как запустить: включите таймер в настройках — он появится в правом нижнем углу рабочего экрана.

Проблема 10. Теряются клиентские запросы

На общий почтовый адрес приходит много обращений. Если письмо вовремя не оформить в задачу, оно быстро теряется среди других сообщений в списке.

Если проблема системная, есть реальный риск потерять часть клиентов.

Решение — «Интеграция с корпоративной почтой»

Расширение автоматически превращает входящие письма в задачи: подтягивает тему, текст сообщения и вложения. Всё оказывается в одном месте — удобно смотреть, назначать и разбирать.

Как запустить: подключите корпоративную почту в настройках и выберите доску, куда будут создаваться задачи.

Проблема 11. Менеджер тратит время на рутину

Перед стартом проекта нужно оформить десятки задач, продумать этапы, собрать данные, разгрести переписку, обновить сроки. Потом — выгрузить отчёты, найти сбои, откорректировать статусы. 

Это занимает рабочие часы, хотя многое можно автоматизировать.

Решение — ИИ-ассистент

Ассистент создаёт структуру проекта по запросу, подбирает этапы, оформляет задачи, анализирует процессы, находит узкие места, помогает с выборками и выполняет массовые операции.

Как запустить: активируйте ИИ-помощника в настройках профиля. Откройте модальное окно и сформулируйте запрос — письменно или с помощью голосовых команд.

Вот пример, как работает ассистент:

Вы можете в любой момент зайти и попробовать эти и другие расширения. Система управления проектами YouGile бесплатна для команд до десяти человек — без ограничений по функциям и времени.