Привет, Хабр! Делюсь простым экспериментом, который помог мне улучшить продуктивность и работу всей компании. 

В моей команде шесть человек, включая меня. Бизнес я вырастил из собственной экспертизы: был хорошим SEO-специалистом, заказов получал много, так и стал нанимать помощников. 

Материал написан на основе интервью с героем: основателем SEO-агентства SEOexpert Александром Горским для блога системы управления проектами YouGile.

Как и многие владельцы небольших компаний, я остался глубоко погруженным в дела агентства и совмещаю несколько ролей ― руководителя, главного SEO-специалиста и продавца (это как минимум). У меня в работе задач в разы больше, чем я способен решить.

Отщипнуть от себя одну из ролей и делегировать непросто, многие предприниматели меня поймут. Но высокая нагрузка подталкивает это сделать. Все-таки главная задача предпринимателя ― развивать бизнес, а не выполнять всю текущую работу. 

В общем, я решил провести эксперимент. В течение недели я записывал все, что делаю, и сколько на это уходит времени. Проверю, сколько у меня задач, какие и сколько они реально занимают времени.

Как проходил эксперимент

Мы ведем проекты в таск-трекере YouGile, где я нашел функцию таймера. Для эксперимента я создал отдельную доску, доступную только мне. Я не ставил перед собой цель улучшить процессы всей команды или донастроить таск-трекер. На это ушло бы много времени и цель была иная ― замерить свои задачи. 

На доске я пронумеровал колонки под дням: день 1, 2 и так далее. Получилось примитивно, но меня устроило:

Каждый день я с утра садился и вносил все задачи в одну из колонок, стараясь оценить каждую по затратам времен (для этого использовал стикер, где можно отметить План и Факт по затраченному времени). И затем начинал рабочий день.

Первый же созвон с клиентом из запланированных 30 минут превратился в 57. Причем не могу сказать, что мы лили воду, обсуждали только нужное. Записал на доске потраченное время. 

Уже в первые часы я увидел, что список задач у меня один, а реальная деятельность ― другая. Поймал себя на том, что открыл Telegram и уже более часа не выхожу из переписок. Заметив это, я внес еще одну задачу ― Общение по разным вопросам в Telegram.

Затем взялся за SEO-план. Пришлось списаться с сотрудником, чтобы выяснить детали, потратил на обсуждение почти час, пока мы с ним разжевали задачи. Закончил переписку, подумал, что быстрее отредактировать самому.

Начал разбираться с документами ― позвонил клиент с вопросом, потом пришлось делать перерыв на 15 минут, чтобы сфокусироваться. Не прошло и 40 минут,  как я себя обнаружил в переписке с другим клиентом.

Закрыл ноутбук и задумался ― сколько оказывается вещей, которые просачиваются сквозь график.

Во мне проснулся азарт. Решил на следующий день записать вообще каждый чих в план действий и посчитать общее время. Получилось уже 11 задач. Я хотя бы видел, что задача «обсудить план для нового клиента с командой» займет не 15 минут, как мне бы хотелось, а минимум 40. 

Моя доска в YouGile сильно пополнилась задачами. Я вписывал «Ответить клиенту ― 5 минут», «Проверить общий чат ― 2 минуты», вот настолько подробно. 

На третий день я окончательно убедился, что мои планы не совпадают с реальностью. 

На постановку задач уходило не 10, а 25 минут, да даже на настройку сервера ― не 5, как я думал, а почти полчаса. Да и некоторые звонки могут растянуться: сначала ты думаешь, что там нечего обсуждать, а потом обнаруживаешь, что прошло полтора часа.

.

Вечером третьего дня я, в целом, уже все понял. 

Какие выводы я сделал

1. Я не считал общение с клиентами задачей

Простой подсчет времени показал, что только на общение с клиентами у меня уходило 2-3 часа в день. Это целые полставки аккаунт-менеджера, которые я не замечал. 

Я думал, что много занимаюсь продажами в своем агентстве, много времени уделяю задачам по SEO, проверяя качество выполненной сотрудниками работы. Но в своем списке задач за несколько дней я не нашел ни одной по продажам! Выходит, я вообще особо не веду продажи ― я управляю проектами и веду клиентов.

Безусловно, клиенты на первом месте, нельзя им отказать. «Просто отвечу», «быстро уточню», «пару минут можно и уделить» ― все это звучит как мелочи, но набегает на половину рабочего дня. Сколько же ресурса освободится, если делегировать ведение клиентов одному крепкому аккаунту и проджекту?

«Если вы делаете работу, которую можно делегировать, вы не руководитель. Вы — самый дорогой сотрудник своей компании», ― вспомнил я цитату из книги «Джедайские техники». 

Если учитывать, что нанятый сотрудник обычно работает раза в два медленнее, чем опытный сотрудник или сам руководитель (закладываем часы на онбординг, обучение, да и в целом наемный сотрудник никогда так глубоко не поймет бизнес, как собственник), то мои 2-3 часа в день ― это сотрудник на целую ставку.

А еще возьмем во внимание то, что предприниматель не является профессиональным аккаунт- или проджект-менеджером. Да, собственник берет вовлеченностью, энергией, он болеет за свое дело, но могу ли я сказать, что я идеальный сотрудник? Конечно, нет.

2. Переписка отвлекала меня от более важных задач

Вспомнил книгу опять: «Каждый раз, когда вы переключаетесь между задачами, вы тратите мыслетопливо. Это как заправлять машину, чтобы просто постоять на светофоре», ― пишет автор. Мне эта фраза врезалась в память, наверное потому, что смогла описать то, что происходит у меня в голове.

Подсчет времени показал, что из-за обилия коммуникаций страдает все остальное. Все-таки человек не умеет одновременно концентрироваться на двух задачах.  Каждое сообщение в Telegram не просто отвлекало, оно разрушало цепочку мыслей и последовательность действий. 

Говорят, что в среднем нужно 23 минуты на восстановление сфокусированности в работе, если вас отвлекли. Именно это я и наблюдал по себе.

3. Я неправильно использовал таск-трекер

Как оказалось, система управления проектами может давать гораздо больше информации для управления собой и командой, чем мы получали. Измерение времени может показать, насколько загружен сотрудник, на что у него уходит больше времени (занимается ли он главным или второстепенным) и так далее. Думаю внедрить Секундомер теперь для всей команды ― посмотрим, какие выводы мы получим.

Что я поменял

Все свои планы по изменению ситуации я могу описать одной картинкой:

1. Начал искать проджекта и аккаунт-менеджера

Многим предпринимателям кажется, что лучше их не сделает никто. Это ошибка. Я как владелец должен думать о том, куда мы идем, как зарабатывать больше, расширяться. 

Нанять проджекта ―  хорошая идея. А в довесок, ещё и аккаунта крепкого найти, чтобы он занимался непосредственно клиентами и работал в связке с проджектом. Впрочем, в небольшом агентстве эти позиции можно совместить.

2. Стал думать, как автоматизировать коммуникации с клиентами

Я не питаю иллюзии, что в ближайшее время смогу полностью освободить себя от общения с клиентами, поэтому задумался, как оптимизировать собственные коммуникации. Но пока вопросов больше, чем ответов.

• Один из вариантов: настройка чат-бота для заявок и ответов на простые вопросы: тарифы, контакты, график работы и так далее.

• Расшарить для клиентов статус-страницы по проектам, так они смогут в одном месте увидеть всю необходимую информацию: на каком этапе проект, есть ли проблемы, кто ответственный, какие решения уже приняты. В YouGile можно расшарить доску клиенту в роли Гостя и избежать многих вопросов. Это не Excel, где нужно все обновлять вручную, клиент сможет видеть все статусы онлайн.

3. Отвел для переписки отдельное время

Конечно, выделить один час в день на переписку нереально, но отвлекаться на нее меньше все же можно.

• Для начала я решил действовать по принципу Помодоро ― 45 минут выполняю задачи, 15 минут проверяю переписку. 

• Почту решил проверять 2 раза в день.

• Чаты систематизировал ― стал больше общаться в чатах задач, чтобы не сгружать множество вопросов в один чат с сотрудником, важное закрепил, с остального убрал уведомления. В YouGile очень удобно организовывать чаты: все чаты относятся к конкретной задаче, можно пригласить недостающего сотрудника или самому прийти в задачу наблюдателем.

Что я советую

Сделайте срез одного рабочего дня. Хоть в блокноте, но лучше все же онлайн и с возможностью включить таймер. YouGile отлично подойдет. Запишите все, что вы делаете, и считайте время. Открыл почту — две минуты, написал в чат клиенту — пять, быстро проверил оплаты — еще десять. 

Не стесняйтесь записывать «ничего не делал». Если сидел и думал, пишите: «Обдумывал логистику по Q2». Это тоже работа. Суть в том, чтобы фиксировать каждое действие в течение дня — с точностью до 2–5 минут, а потом проанализировать, где и куда утекает время и мыслетопливо. Уверен, узнаете много нового.