Этот обзор таск-трекеров я решила посвятить руководителям, так как сама пару лет назад начала управлять отделом. Мои требования к системе управления проектами сильно возросли. Подготовила обзор возможностей для руководителей в разных сервисах, примеры использования и комментарии из личного опыта.   

Дисклеймер: эта статья написана специально для блога YouGile на основе личного опыта автора.

Рассмотрим YouGile, Jira, Planfix, Kaiten, Weeek, Битрикс24 и Shtab с точки зрения возможностей для контроля процессов, отчетов и прозрачности.  Сначала сводная картина, затем буду приводить конкретные примеры инструментов, а в конце подведу итог.

1. YouGile: простой таск-трекер с удобным мессенджером

YouGile — система управления проектами и задачами со встроенным мессенджером, оптимальная для небольших и средних команд. В ней есть инструменты контроля и мониторинга, которые позволяют:

• Видеть общую картину по проектам и задачам

• Быстро выявлять узкие места в процессах 

• Расставлять приоритеты и распределять ресурсы

• Следить за результатами сотрудников без микроменеджмента

• Получать гибкие отчёты и таблицы по расписанию

• Задавать жесткие правила движения задач по этапам

На мой взгляд, в YouGile самая крутая фича — это сводки. Любые данные можно собрать буквально за секунды. Вообще, YouGile — моя любимая система. Для команд до 10 человек это полностью бесплатный трекер задач, и я часто работаю здесь даже если в компании официально принят другой сервис. Однажды я даже устроила «бунт» против одной большой системы и переманила всю команду маркетинга в YouGile.

Сводки: быстрый мониторинг задач 

Один из мощнейших инструментов, такого удобного больше не видела нигде. Он создаёт отдельную колонку на доске, в которую быстро собирает задачи из любых проектов по заданным критериям. 

Примеры:

• Сводка с задачами «Просрочены за неделю»

• Сводка с всеми задачами «В работе» от всех отделов

• Сводка с приоритетными задачами, по которым не было изменений за последние 3 дня

• Сводка со всеми задачами по конкретному сотруднику, отсортированная по дате последнего комментария

• Сводка со всеми сообщениями в чатах задач по конкретному сотруднику или отделу 

Задачи в таких колонках отображаются в режиме «только для чтения», но при этом доступны для обсуждения внутри чатов.

Как руководитель может использовать:

Создать панель наблюдения из 5–7 сводок и быстро видеть:

• Чем занята команда прямо сейчас

• Где застряли задачи

• Какие задачи никто не обсуждает (возможно, процесс встал)

• Какие инициативы «висят в воздухе»

Эта функциональность особенно ценна в больших командах, когда пообщаться со всеми уже невозможно, а понимание процессов необходимо.

Таблицы и отчёты: глубокий срез данных

Таблицы в YouGile — это классический формат отчётов, но с высокой гибкостью:

• 15 параметров для фильтрации (в том числе дата последнего сообщения и дата перемещения задачи)

• Мультисортировка

• Возможность скачать в Excel

• Настройка регулярной отправки на почту

• Управление доступом к отчётам (например, скрыть от исполнителей, но показать топ-менеджерам)

Примеры использования:

• Найти задачи со статусом «Срочно» и просроченными дедлайнами

• Посмотреть, в каких задачах больше всего общались — а значит, работа кипит

• Вывести список инициатив, которые не были одобрены, но не обсуждались — и, возможно, вытащить из них идеи

• Отсортировать по количеству времени, которое задача провела в колонке, чтобы выявить узкие места

Диаграмма Ганта: полная картина по срокам

Наглядное отображение всех задач и сроков по проекту. Один клик — и вы видите график выполнения задач с привязкой к датам, ответственным и зависимостям.

Руководителю это даёт:

• Возможность быстро увидеть, где проект «завис»

• Определить, какие задачи критичны по срокам

• Перераспределить ресурсы для сбалансированной нагрузки

Зеркальные колонки: «копии» задач для наблюдения

Это инструмент для связи разных команд и отделов. Позволяет создать колонку, в которой будут отображаться задачи из других колонок (других проектов и отделов). Все изменения в задаче синхронизируются, то есть отображаются во всех «зеркалах» в режиме реального времени.

Как использовать:

• Руководитель может создать свою персональную колонку, куда попадут ключевые задачи из разных проектов

• Позволяет наблюдать за задачами другого отдела, не вмешиваясь в их процессы

• Помогает быстро передавать задачи в другой отдел и контролировать их дальнейшее выполнение

Время в колонке: метрика для анализа

Каждая колонка может показывать:

• Среднее время, которое задачи проводят в ней

• Точное время по каждой задаче в виде таблицы

Для чего это руководителю:

• Определить, где «застревают» задачи

• Найти узкие места в процессе

• Понять, почему команда не успевает — плохая постановка задач, перегруз или нехватка ресурсов

Лента событий: полная прозрачность

Хронологический журнал всех действий в системе:

• Создание, перемещение, удаление задач

• Сообщения в чатах

• Изменения статусов и сроков (например, видно, если исполнитель изменил дедлайн)

Можно фильтровать, например:

• Все задачи, удалённые за неделю

• Все изменения статусов по конкретному проекту

Workflow: строгие правила движения задач

Расширение Workflow позволяет задать чёткий маршрут движения задач между колонками. Это особенно полезно для процессов, где важна четкость всех этапов (такого много на производстве): можно запретить случайные перемещения и задать автоматические действия при создании задач — например, назначение ответственного или автосообщение в чат.

Как руководитель может использовать:

Организовать чёткий процесс согласований, избежать ошибок и снизить количество «ручного контроля» над задачами.  

Тайм-трекинг: сколько реально времени уходит на задачи

Можно трекать задачи по времени: кто, когда и сколько работал. Таймер запускается вручную прямо на карточке, а также можно ввести время постфактум. Все данные собираются в автоматический отчёт с детализацией по сотрудникам и срокам.

Для чего это руководителю:

Отслеживать загруженность команды, выявлять узкие места и принимать решения на основе точных цифр, а не ощущений.

Согласование задач: без ручного пинга

С этим расширением задача не сдвинется вперёд без согласования. Участники голосуют кнопками прямо в карточке — «Согласовать» или «Отклонить», с комментарием. Всё фиксируется в чате задачи.

Как использовать руководителю:

Автоматизировать внутреннее согласование задач без постоянных напоминаний. Система сама не даст забыть и подскажет, где всё зависло.

Примеры из практики

1. Как узнать, что делает команда?

Создайте сводку:

• Колонка 1: выполненные задачи за 7 дней

• Колонка 2: новые задачи за 7 дней

• Колонка 3: задачи, по которым были перемещения или комментарии

• Колонка 4: все задачи с приоритетом «высокий»

Наблюдая за такой доской в течение недели, можно легко заметить:

• Кто перегружен

• Где работа застопорилась

• Какие задачи требуют внимания

2.  Как посмотреть, кто из сотрудников чем занят?

Создайте по одной сводке на каждого ключевого сотрудника:

• Фильтрация: все открытые задачи

• Сортировка: по дате последнего комментария

Наверху окажутся задачи, где кипит работа — можно быстро вникнуть в текущие активности без долгих созвонов.

3. Как увидеть, что «забыли сделать»?

• Колонка 1: все открытые задачи по проекту, отсортированные по дате создания (наверху — самые старые)

• Колонка 2: архивированные, но не завершённые задачи

Такая доска поможет понять, что было «отложено в долгий ящик», и вернуть полезные инициативы в работу.

2. Jira: полный контроль для IT и сложных проектов

Система отслеживания ошибок, которая широко используется и для управления проектами, и как таск-менеджер. Jira позволяет в реальном времени видеть полную картину по проектам — без необходимости вручную собирать данные. Руководитель может: 

• Мониторить прогресс по задачам и релизам

• Понимать производительность команд и отдельных сотрудников

• Выявлять узкие места и оперативно реагировать

• Представлять прозрачную и понятную отчетность перед заказчиками или вышестоящим менеджментом

Кажется, в Jira есть всё, что душе угодно. Но с этим надо долго и серьёзно разбираться. Для не IT-специалистов это очень сложно. И да, я намеренно включила Jira в обзор, хоть она и ушла из России. Её всё равно многие продолжают использовать. В моей компании мы по-прежнему работаем с ней через корпоративный vpn по решению IT-отдела (и все дружно ненавидим её). Подозреваю, что не только мы. Но не могу не отдать должное функциональности и возможностям этой системы. 

Фильтры на доске: быстрый мониторинг задач разных сотрудников

Три месяца работаю в Jira, а с отчётами ещё не совсем разобралась. Первое, что я сделала — попросила технического специалиста помочь мне настроить и сохранить быстрые фильтры на доске. Мне важно фильтровать задачи по исполнителю, чтобы видеть загрузку каждого редактора, автора и дизайнера.

Вот полный список моих фильтров для контроля задач:

• Задачи, где я участник

• Задачи, где я наблюдатель

• Только мои задачи

• Последние обновления

• Задачи редактора 1

• Задачи редактора 2

• Задачи дизайнера

Дашборды: контроль в реальном времени

В Jira дашборды — это визуальные панели, на которых в реальном времени отображается важная информация о проектах. 

Руководитель может:

• Настроить приватный или общедоступный дашборд

• Выводить данные из одного или нескольких проектов

• Добавлять гаджеты — мини-отчёты: по прогрессу задач, загрузке сотрудников, статусу эпиков и релизов.

Пример: Создайте дашборд для наблюдения за статусами всех текущих спринтов по отделу разработки, включая:

• Диаграмму сгорания задач

• Гистограмму производительности по сотрудникам

• Список всех просроченных задач

Agile-отчёты: управление скоростью и планами

Для Scrum- и Kanban-команд Jira предлагает Agile-отчёты, которые позволяют отслеживать прогресс, выявлять проблемы и точнее планировать спринты.

Scrum-отчёты:

• Burndown Chart (Диаграмма сгорания задач): отслеживает скорость выполнения задач в спринте

• Sprint Report: показывает, какие задачи были завершены, какие перенесены и почему

• Velocity Chart: помогает определить оптимальный объем задач на следующий спринт

• Release Burndown: отслеживает прогресс в достижении релизов

Пример: Проведите ретроспективу с использованием Velocity Chart, чтобы обсудить, почему команда в течение трёх спринтов выполняла меньше задач, чем планировала, и принять меры.

Kanban-отчёты:

• Control Chart: анализирует время выполнения задач (Cycle Time)

• Cumulative Flow Diagram: показывает узкие места и накапливающиеся задачи на этапах

Пример: С помощью Cumulative Flow Diagram можно выявить, что задачи «На проверке» копятся — возможно, стоит привлечь дополнительных QA-специалистов.

Отчеты по задачам: аналитика производительности

Jira предоставляет целый блок аналитических отчетов по задачам, которые позволяют руководителю понимать, как работает команда.

• Отчёт по созданным и решённым задачам: помогает сравнивать входящие и завершённые задачи

• Отчёт по среднему времени решения задач: даёт понимание, сколько времени в среднем уходит на задачи

• Отчёт по времени с момента получения задачи: позволяет отслеживать, какие задачи «зависают»

• Круговые диаграммы: визуализируют распределение задач по статусам, типам или исполнителям

• Отчёт по загруженности сотрудников: помогает сбалансировать работу между членами команды

Пример: Используйте отчет по однотипным задачам, чтобы найти повторяющиеся проблемы, например, баги в одном и том же модуле.

Учёт времени (с плагином Tempo Timesheets)

Для более детального анализа времени Jira предлагает интеграцию с Timesheets от Tempo:

• Отслеживание фактического времени, потраченного на задачи

• Заполнение таймшитов вручную или автоматизировано

• Анализ переработок, оценки и прогноза сроков

Пример: Сравните оценочное и фактическое время выполнения задач, чтобы понять, где недооценивали сложность работы.

Прогнозирование и планирование

В Jira есть прогнозные отчёты, которые помогают руководителям более точно оценивать возможности команды:

• Capacity planning — оценка, сколько задач можно взять в спринт

• Диаграмма рабочей нагрузки по версии — распределение усилий между версиями

• Диаграмма загруженности пользователей — контроль баланса работы

Пример: Перед крупным релизом используйте диаграмму рабочей нагрузки, чтобы увидеть, на кого ляжет основная нагрузка, и перераспределить задачи при необходимости.

3. Планфикс: система управления задачами и финансами

Отчёты в Планфикс — это настраиваемые таблицы или диаграммы, которые собирают данные из задач, проектов и других сущностей системы. Руководитель может использовать стандартные шаблоны или создавать собственные отчёты с нужными полями и фильтрами.

Для управления задачами и командой Планфикс предлагает:

• Отчёты по задачам и проектам → Контроль сроков, загрузки сотрудников, стадий выполнения

• Финансовые аналитики → Оценка рентабельности проектов и работы сотрудников

• Учёт времени → Сравнение планируемого и фактического времени

• Контроль звонков → Анализ активности, качества обслуживания, обратной связи

• Гибкие настройки аналитики → Создание любых метрик для отслеживания процессов

В целом мне нравится Планфикс, но как будто он больше подходит для компаний с нетиповыми процессами. Там, где требуется тонкая настройка учёта и отчётности со множеством нюансов. Если кто-то уже настроил Планфикс за тебя и предусмотрел все процессы, которые тебе важны — работать в нём очень удобно. Если нет — будет трудно.

Примеры отчётов:

• Тайм-трекинг. Отображает, сколько времени сотрудники потратили на конкретные задачи, виды работ и проекты. Пример: отчёт по времени работы отдела разработки за месяц, сгруппированный по проектам.

• Доходы и расходы. Позволяет контролировать финансовую эффективность задач и проектов. Пример: сравнение доходов и расходов по каждому клиенту или проекту.

• Звонки по контактам и сотрудникам. При наличии интеграции с ВАТС можно отслеживать активность по звонкам — количество, продолжительность, пропущенные. Пример: отчёт по пропущенным звонкам за неделю с пометками, кто не перезвонил клиенту.

Аналитика: расширение логики учёта

Аналитика — это набор настраиваемых реквизитов (полей), которые можно прикрепить к задачам, действиям или контактам. Она делает Планфикс по-настоящему адаптивным под любые процессы.

Виды аналитик для руководителя:

• Управление временем. Позволяет задать и сравнивать плановое и фактическое время работы. Пример: анализ отклонений между запланированным и потраченным временем по каждой задаче. Руководитель может выявить «узкие горлышки» в производстве или недооцененные задачи.

• Управление финансами. Включает аналитики доходов и расходов, которые можно прикреплять к задачам и проектам. Пример: сравнение затрат по задачам в проекте, отслеживание прибыльности заказов.

• Учёт звонков. Автоматически фиксирует параметры звонков (время, продолжительность, участники). Пример: сотрудник не выходит на нужное количество контактов с клиентами — видно по отчёту за неделю.

Учёт времени: контроль загрузки и эффективности

Планфикс позволяет отслеживать затраченное время с помощью:

• Встроенной аналитики

• Таймеров из расширений Chrome/Firefox

• Ручного ввода пользователями

Функции:

• Запись времени выполнения задач по видам работ

• Сравнение планируемого и фактического времени

• Учёт переработок и недоработок

Пример: Руководитель видит, что задача «Разработка презентации» заняла в 2 раза больше времени, чем планировалось, и принимает решение о пересмотре оценки на будущее.

Контроль коммуникаций: звонки и интеграция с АТС

При подключении виртуальной АТС Планфикс автоматически формирует отчёты:

• Звонки за период по контактам и сотрудникам

• Пропущенные звонки

• Длительность и результат звонков (входящий/исходящий, успешный/нет)

Пример: В пятницу на одного менеджера приходится 5 пропущенных звонков без обратной связи — руководитель быстро находит проблему и даёт задание связаться с клиентами.

4. Kaiten: сервис для управления процессами

Kaiten предоставляет руководителю мощный набор инструментов для контроля задач и управления командной работой. Благодаря наглядным Agile-отчётам, глубокой аналитике и автоматизированным графикам, руководители могут принимать обоснованные решения, оптимизировать процессы и предсказывать сроки выполнения задач.

Как руководитель может использовать эти данные:

• Прогнозировать сроки: с помощью Velocity, CFD и Time Cycle можно строить реалистичные планы релизов и загрузки

• Оптимизировать процессы: графики помогут выявить узкие места, повторяющиеся блокировки, просрочки и рассинхрон между командами

• Контролировать нагрузку: распределение карточек и отчеты по времени покажут, кто перегружен, а кто недозагружен

• Повышать прозрачность: регулярный анализ данных помогает улучшать коммуникацию внутри команды и с внешними заказчиками

Мне нравится эта система, довольно удобная. Интерфейс приятный. Управляла в ней работой редакции. С контролем сложностей не возникало. Активно использовала фильтры на доске — следила за задачами каждого редактора и автора отдельно. После неё моей команде было очень трудно переехать в Jira и освоиться там, все слёзно просили вернуться в Kaiten, но наши ЛПРы были непреклонны. До сих пор вспоминаем Kaiten c ностальгией.

Ключевые инструменты контроля задач в Kaiten

• Суммарный отчет. Показывает, какие задачи были завершены за определенный период времени. Пример: за неделю команда закрыла 42 задачи, из них 30 — на текст, 12 — на дизайн.

• Распределение карточек. Визуализирует, сколько задач находится в работе, у кого, на каком этапе и с какими метками. Пример: вы можете увидеть, что у одного сотрудника в работе 15 задач, а у другого — всего 3, что говорит о необходимости перераспределения нагрузки.

• Сроки по задачам. Анализирует выполнение задач в срок: что завершено вовремя, что просрочено. Пример: из 50 задач за спринт — 38 выполнены в срок, 12 — с опозданием. Это сигнал для анализа причин задержек.

• Отчёты по затраченному времени. Показывают, сколько времени потрачено на конкретные задачи или весь проект. Пример: видно, что дизайнер потратил на задачу 10 часов, хотя планировалось 4. Возможно, задача оказалась сложнее — стоит скорректировать оценки в будущем.

Kanban-метрики: контроль процессов в непрерывной разработке

• CFD — Кумулятивная диаграмма потока. Отображает количество задач на каждом этапе процесса. Помогает увидеть «узкие места». Пример: если растет блок «Code Review», значит, стоит перераспределить задачи или улучшить процесс проверки.

• Контрольный график. Показывает время выполнения каждой задачи. Помогает выявить задачи, сильно выбивающиеся по срокам. Пример: задача с выполнением в 18 дней — отклонение от среднего. Требуется расследовать причину: блокировка, неясности в постановке и т.д.

• График спектрального распределения. Даёт вероятностный прогноз сроков выполнения задач. 

Пример: с вероятностью 85% задача будет завершена за 10 дней или меньше — отличная опора для общения с заказчиком.

• Пропускная способность (Throughput). Показывает, сколько задач команда завершает за период. Пример: команда стабильно закрывает 20 задач в неделю — можно спрогнозировать срок завершения бэклога в 100 задач.

• Cycle Time (время цикла). Показывает среднее время от начала работы над задачей до её завершения. Пример: средний цикл — 5 дней. Если задача висит 12 — пора разобраться, почему.

• Время разрешения блокировок. Позволяет увидеть, как долго задачи были заблокированы и устранить причины. Пример: постоянно блокируются задачи из отдела аналитики — стоит наладить обмен информацией между командами.

Scrum-отчеты: для гибкого управления спринтами

• Burndown Chart. Отслеживает, как быстро «сгорают» задачи в спринте. Помогает понять, укладывается ли команда в срок.

• Velocity (график скорости команды). Показывает, сколько story points команда завершает за спринт. Пример: команда стабильно делает 50 SP за спринт — можно планировать следующие итерации на основе этих данных.

• Velocity по участникам. Отображает производительность конкретных членов команды. Пример: видно, что новичок в команде взял на себя меньше задач — возможно, ему нужна поддержка.

5. Weeek: таск-менеджер и планировщик задач с аналитикой

Аналитика в таск-менеджере Weeek — это удобный инструмент, который помогает оценить результативность сотрудников и ход работы по проектам. Все отчёты формируются автоматически и позволяют принимать обоснованные управленческие решения.

Как руководителю использовать эти данные:

• Оценка загрузки команды. Видно, кто из сотрудников недозагружен или перегружен

• Повышение прозрачности. Все данные легко предъявить заказчику, инвестору или клиенту

• Принятие решений. Реалистичное планирование, перераспределение ресурсов, корректировка сроков

• Анализ узких мест. Если задачи в процессе не двигаются — пора проверить блокировки или задать вопросы

В Weeek я ещё плотно не работала, но много раз заходила туда и «присматривалась». Система кажется удобной, особенно для личного планирования или контроля работы отдельных небольших команд. Актуально для тех, кто работает по недельным спринтам. 

Отчёт по сотрудникам: контроль продуктивности

Что позволяет сделать:

• Отслеживать индивидуальную продуктивность членов команды

• Видеть, сколько задач закрыто и сколько времени потрачено

• Оценивать среднее количество завершённых задач в день

Что можно посмотреть:

• Всего задач — общее количество задач за период, в которых указан тайминг (выполненные и в процессе)

• Выполненные задачи — сколько задач завершено

• Затраченное время — как долго сотрудник работал (учитывается таймер и ручной ввод)

• Среднее выполнение в день — показатель эффективности

Пример: За последние 2 недели Иван выполнил 14 задач, потратил 32 часа и в среднем закрывает 1 задачу в день. Видно, что он стабильно работает, но возможно стоит проверить, не перегружен ли он задачами.

График и список задач:

• График показывает распределение задач по дням

• Задачи можно фильтровать по проектам или дням

• Удобно выявлять пиковые и провальные дни, сравнивать продуктивность

Отчёт по проектам: ход выполнения и прогресс

Что позволяет сделать:

• Отслеживать реализацию проекта во времени

• Видеть вклад каждого участника

• Анализировать нагрузку и скорость выполнения задач

Что можно посмотреть:

• Всего задач — активность по проекту (выполненные и в процессе)

• Выполненные задачи

• Затраченное время — общий трудозатрат проекта

• Среднее выполнение в день — оценка темпов

Пример: По проекту «Редизайн лендинга» за месяц было поставлено 40 задач, завершено 25, потрачено 60 часов. Видно, что проект движется, но стоит обсудить причины задержки оставшихся 15 задач.

Список задач:

• Фильтрация по участникам или по дням

• Помогает выявить перегрузку отдельных сотрудников

• Удобно для отчётности перед заказчиком или инвестором

Учёт и фиксация времени

Контроль времени — ключ к оценке трудозатрат и производительности. В Weeek доступны два способа:

Таймер: отслеживание в реальном времени

• Запускается в карточке задачи

• Работает только для одной задачи на одного пользователя

• Виден прямо в списке задач или на доске

• Позволяет оценить фактическое время работы

Пример: Дизайнер Мария запустила таймер при работе над задачей «Обложка презентации«. Через 3,5 часа завершила — данные зафиксировались автоматически.

Ручной ввод времени

• Удобно, если задача выполнялась оффлайн или таймер не запускался

• Можно указать исполнителя, дату и время

Пример: Тимлид внёс вручную 2 часа за анализ требований клиента, проведённый на встрече.

Вкладка «Время» в карточке задачи показывает:

• Общее потраченное время

• Участников и вклад каждого

• Возможность редактирования/удаления записей

6. Битрикс24: универсальная платформа для управления бизнесом «всё-в-одном»

Не совсем корректно называть Битрикс24 системой управления проектами — его функционал во много раз шире. Но куда же без него в этом обзоре, система очень популярная, и почти все мои коллеги так или иначе соприкасались с ней. 

С помощью инструментов Битрикс24 руководитель может:

• Своевременно отслеживать эффективность работы команды

• Поддерживать прозрачность и дисциплину

• Быстро выявлять проблемы и точки роста

• Давать объективную обратную связь сотрудникам

В Битрикс24 я работала несколько раз в разных отделах контента. Моя любимая функция в нём — «Отчёт за день». Кажется, формальность, но удобно. Когда посылаешь отчёт сам своему руководителю — это хорошая возможность подвести итоги дня, сделать краткое саммари, чем ты занимался, и заодно «похвастаться», сколько всего успел. Когда получаешь отчёт от своих сотрудников — сразу видишь, что все «живы», все на связи до конца рабочего дня, и понимаешь, чем они сегодня были заняты. Правда, есть риск, что такой ежедневный отчёт превратится в формальную отписку, за этим надо следить.

Рабочие отчёты: оценка задач и обратная связь

Рабочие отчёты — основной инструмент для анализа результативности сотрудников. Он позволяет:

• Оценить достигнутые результаты за день, неделю или месяц

• Дать конструктивную обратную связь

• Своевременно выявлять сложности и корректировать действия сотрудников

Как это работает:

• Руководитель настраивает частоту отправки отчётов: ежедневно, еженедельно или ежемесячно

• Сотрудник получает напоминание и заполняет отчёт, в котором описывает выполненные задачи

• Руководитель проверяет, комментирует и оценивает отчёт

Виды оценок:

• Зелёный цвет — отчёт подтверждён с положительной оценкой

• Красный — с отрицательной

• Оранжевый — подтверждён без оценки

• Серый — ещё не рассмотрен

Пример: Сотрудник Василий в еженедельном отчёте указал, что выполнил 12 задач по проекту. Руководитель отметил хорошую производительность и дал рекомендации по одной из задач, где возникли сложности.

Контроль рабочего времени: дисциплина и прозрачность

Раздел Компания → Время и отчёты → Рабочее время позволяет:

• Видеть продолжительность рабочего дня каждого сотрудника

• Отслеживать, когда начался и закончился рабочий день

• Проверять ежедневные отчёты

Дополнительные функции:

• Контроль перерывов

• Внесение корректировок, если сотрудник забыл закрыть день

• Уведомление об ошибках (например, если не закрыт предыдущий день)

Пример: Руководитель заметил, что сотрудник Анна в течение недели начала рабочий день позже обычного. При личной беседе выяснилось, что она была занята внеплановыми задачами, и график работы нужно было скорректировать.

Фильтрация и статистика

Удобные фильтры позволяют:

• Отобрать отчёты по отделам, сотрудникам, периоду

• Найти незакрытые дни или отчёты с низкой оценкой

• Получить сводную таблицу со статистикой по оценкам и рабочему времени

Статистика включает:

• % подтверждённых отчётов

• % положительных оценок

• Продолжительность рабочего времени по каждому сотруднику.

Пример: Сводная таблица показывает, что у двух сотрудников резко снизилось количество положительных отчётов. Руководитель анализирует задачи этих сотрудников и обнаруживает, что им не хватает четкого распределения обязанностей.

7. Shtab: система для управления проектами с полным контролем

Shtab — это система для тотального контроля выполнения задач, сочетает трекинг времени, автоматические отчёты и визуализацию рабочих процессов. 

Руководитель получает детальную аналитику по каждому сотруднику и проекту:

• Прозрачность: видите, над чем кто работает в реальном времени

• Контроль сроков: благодаря Ганту и таймлайну

• Управление ресурсами: с помощью отчётов и анализа активности

• Рост эффективности: выявляете узкие места, корректируете нагрузку

• Уверенность: потому что опираетесь на реальные данные, а не ощущения

В Shtab я сама не работала, но много слышала об этой системе от разных коллег и изучала её возможности. Сейчас она мне кажется ещё молодой, но я знаю, что она активно развивается. Сама идея жёсткого трекинга активности сотрудников и автоматические скриншоты их рабочего стола мне не близка. Я сама не стала бы таким образом контролировать свою команду. Но у меня команда творческая — редакторы, авторы, дизайнеры. Для других сфер, возможно, это более актуально.

Тайм-трекер: контроль времени и активности сотрудников

Фиксирует время, потраченное на задачи, делает скриншоты рабочего стола, собирает данные об активности и позволяет вносить время вручную (например, если сотрудник был на встрече).

Зачем это нужно руководителю:

• Понимать, над чем сотрудники работают прямо сейчас

• Видеть продуктивные часы каждого члена команды

• Учитывать реальные трудозатраты при планировании проектов

Пример: Вы замечаете, что сотрудник тратит на задачу больше времени, чем планировалось. Открываете таймлайн — видите скриншоты и периоды простоя. Принимаете решение перераспределить нагрузку или помочь разобраться с блокирующими факторами.

Диаграмма Ганта: визуальное планирование

Показывает все задачи в виде временной ленты, позволяет задавать зависимости между ними и отмечать контрольные точки (milestones).

Зачем это нужно руководителю:

• Следить за сроками и видеть, какие задачи блокируют другие

• Легко выявлять риски по проекту (что «висит» и не двигается)

• Координировать работу между отделами или специалистами

Пример: Один из этапов запуска рекламной кампании задерживается. На диаграмме Ганта видно, что из-за этого отложится настройка таргетинга. Вы переносите сроки, предупреждаете клиента заранее и успеваете внести корректировки.

Сводные отчёты: анализ и управление на основе данных

Отчёты показывают:

• Сколько задач в работе

• Сколько времени тратится на конкретные задачи и типы задач

• Отклонения от плана

• Среднее время выполнения

• Активность по каждому сотруднику, типу задач и проекту

Зачем это нужно руководителю:

• Быстро анализировать эффективность команды

• Обнаруживать перегрузки или простаивающих сотрудников

• Принимать решения по оптимизации работы и экономии бюджета

Примеры:

План-факт анализ. Сравниваете плановое и фактическое время. Видите, что в отделе дизайна стабильно идут переработки → пересматриваете план или нанимаете дополнительного дизайнера.

Отчёт по типам задач. Отфильтровали по «Видам» и поняли, что большинство просрочек по задачам связаны с доработками после клиентских правок → внедряете процесс согласования, чтобы сократить количество переделок.

Таймлайн проекта: всё на одной шкале

Показывает в хронологическом порядке:

• Задачи и статусы

• Активность и периоды простоя

• С какого устройства велась работа

• Вручную добавленное время.

Зачем это нужно руководителю:

• Видеть, как развивается проект в динамике

• Отслеживать временные провалы и пики активности

• Оценивать, кто из сотрудников наиболее эффективно распределяет своё время

Пример: Вы замечаете, что сотрудник каждый день «теряет» по часу утром — активность начинается позже запланированного времени. Проводите беседу, узнаете, что он берёт звонки по другим проектам — оптимизируете расписание или распределяете задачи на другого члена команды.

Вкладка «Активность»: Отчёт о продуктивности

Показывает:

• Уровень активности (интенсивность работы)

• Когда были простои

• Вручную добавленное время

• Статистику по каждому сотруднику

Зачем это нужно руководителю:

• Понимать, когда сотрудники работают продуктивнее

• Учитывать индивидуальные особенности при составлении графика

• Использовать объективные данные в оценке работы команды

Пример: Анализируя вкладку «Активность», видите, что один сотрудник наиболее продуктивен в вечерние часы — даёте ему более сложные задачи ближе к этому времени.

Экспорт данных и презентации для клиентов

Любой отчёт можно:

• Настроить под нужный формат (колонки, фильтры)

• Отсортировать по задачам, видам, исполнителям

• Выгрузить в .xlsx для Excel или Google Таблиц

Зачем это нужно руководителю:

• Готовить отчёты для клиентов или инвесторов

• Делать внутреннюю аналитику

• Демонстрировать прозрачность процессов

Примеры использования:

Кейс 1: Оптимизация нагрузки команды

Проблема: Отдел разработки регулярно срывает сроки.
Решение:

1. Через отчет по времени выясняем, что 40% времени уходит на незапланированные доработки.

2. В диаграмме Ганта увеличиваем сроки на этап «Тестирование».

3. Назначаем дополнительного QA-инженера.

Кейс 2: Борьба с «простоем»

Проблема: Менеджеры тратят 3 часа в день на соцсети.
Решение:

1. Включаем скриншоты раз в 7 минут.

2. Вводим еженедельные планёрки по результатам отчета.

3. Внедряем таймер Pomodoro (25 минут работы / 5 минут отдыха).

Как выбрать таск-трекер руководителю. Выводы

1. YouGile — простота внедрения и прозрачность процессов. Контроль задач и эффективности осуществляется через кастомизируемые отчеты и различные расширения. Гибкий и удобный трекер, без формальной отчётности.

2. Jira — IT-команды и сложные Agile-процессы. Мощный инструмент для IT и сложных проектов с глубокой Agile-аналитикой. Требует настройки и понимания методологий.

3. Планфикс — компании с нетиповыми процессами и финансовым учётом. Максимально гибкая система для нетиповых процессов. Позволяет настроить любую аналитику и отчётность, включая финансы и звонки. Похож на конструктор.

4. Kaiten —  гибкие методологии. Силён в визуализации потока работ и продвинутой Agile-аналитике, особенно Kanban. Хорош для выявления узких мест и прогнозирования.

5. Weeek — малые команды и простые проекты. Таск-трекер с базовой аналитикой продуктивности сотрудников и проектов.

6. Битрикс24 — корпоративные стандарты отчётности. Универсальная платформа с фокусом на формальные рабочие отчёты и контроль начала/конца рабочего дня. Часть большой экосистемы.

7. Shtab — жёсткий контроль дисциплины и времени сотрудников. Система для максимального контроля дисциплины и времени сотрудников с помощью тайм-трекера со скриншотами и детальной аналитики активности.