У каждого есть свой проверенный способ вести проекты и работать с задачами. В этом тексте ― любимые инструменты моих коллег, которых я спросила: "если бы на необитаемый остров можно было взять только один инструмент управления, что бы ты выбрал?".

Саша, HRD

Канбан-доска с воронкой кандидатов

Я выберу простое и очевидное ― основную канбан-доску нашего HR-отдела.

Чтобы понимать, что происходит в команде, не нужно никому писать: по стикерам на доске я сразу вижу полную картину.

Стикеры дают возможность в один клик сделать фильтрацию и проверить все нужные показатели. Например, по стикеру Время в колонке я сразу понимаю, завис у нас кандидат на вакансию или нет. А могу отфильтровать по Исполнителю, чтобы понять, кто какой вакансией сейчас занимается.

Вера, продакт-менеджер

Таймлайн проекта

Вся прелесть в том, что благодаря такой простому инструменту на синк всей команды достаточно 5-7 минут. Сам таймлайн тоже создается за считанные минуты.

Картину проектов я сначала визуализирую с помощью таймлайна в Miro. На каждом таймлайне обозначается цель и методом обратного планирования расписывается, что нужно сделать, чтобы ее достичь. Это не статичный инструмент, он регулярно обновляется ― передвигается то, что уже сделано, что не успели, поменяли.

Важно понимать, что Miro не используется нами для постановки задач. Здесь мы синхронизируемся, обсуждаем новые идеи и решения. Задачи же уходят в YouGile ― декомпозированные и четкие.

Тимофей, технический директор

Диаграмма Ганта

Всю жизнь команды разработки я вижу в диаграмме Ганта. Она помогает мне за секунду увидеть ретроспективу, планы и обнаружить проблемные места. 

С помощью Ганта легко обнаружить или вспомнить то, что было даже полгода назад. Если релиз затянется, это сразу видно. Изъяны в планировании релизов тоже заметны ― например, на них может быть отведено слишком мало времени, чем ранее справлялась команда.

Этот инструмент дает понятную и простую визуализацию для всей команды. Не нужно глубоко погружаться в ситуацию, чтобы увидеть главное. Таким образом инструмент не перегружает меня лишними данными и показывает только важное. 

Дима, управляющий партнер

Чаты задач

Выбрать что-то одно непросто ― для управления мне нужна канбан-доска, GTD списки, визуализация в Miro, Excel и многое другое. Но если говорить о самом быстром способе получить информацию о том, что происходит в команде именно сейчас, ― то это корпоративные чаты.

Я всегда стараюсь делать так, чтобы не было непрочитанных сообщений. В YouGile каждая задача ― это чат. Команда может начать выполнять задачу без меня, а когда понадобится мое мнение, то они тегают меня, и я появляюсь в чате, вижу историю переписки. Название и описание задачи помогает не потеряться в контексте. Не думаю, что мог бы справиться с таким объемом коммуникаций, если бы у каждого чата не было конкретной темы.

Данила, CMO

Фокус на день \ неделю \ месяц \ год

Для этого инструмента не нужно ничего, кроме желания его использовать.

Каждый день я выбираю один ключевой фокус, который продвинет меня, проект, команду к цели. Я не стремлюсь успеть все или как можно больше, потому что часто закрытие одних задач приводит к открытию других. Вместо этого я последовательно фокусируюсь на самом важном.

Так каждое утро мне важно понимать, что главное я сделаю сегодня. Каждый понедельник ― что я должен сделать по проекту на этой неделе. А в начале месяца ― что главное сделать в этом месяце. Делать это можно хоть в голове, хоть на канбан-доске, хоть в заметках телефоне.

Настя, редактор этого текста

Сводки

Я создаю контент уже лет 10, из них около 5 лет в агентстве. Годы клиентской работы приучили меня к тому, что в операционке главное ― дедлайны. Мне важнее всего понимать, не опаздываем ли мы со сроками.

Сводки ― это отчеты в колонках, сформированные по любому критерию. Я фильтрую по дедлайну. Всего одна колонка показывает мне, где дедлайн мы просрочили, а вторая ― на что дедлайн сегодня. Обычно у меня не сотни текстов в работе, поэтому проверка занимает всего пару минут.

А какой инструмент взяли бы с собой вы?