Если вы часто работаете с фрилансерами, эти ситуации наверняка знакомы.

Одни пропадают на неделю с задачей «на пару часов», другие сдают работу, игнорируя правки, третьи уверяют, что «всё поняли», а потом присылают результат, который непонятно как вообще получился.

Обычно мы списываем всё либо на «плохих исполнителей», либо на себя — мол, не так объяснил, не дожал, не проконтролировал. Правда, как обычно, где-то посередине.

Со временем я выстроил систему, которая закрывает большую часть типовых проблем и сильно снижает количество форс-мажоров при работе с подрядчиками. 

Дальше — пошаговая инструкция: как выбрать адекватного фрилансера и организовать работу так, чтобы человек её выполнил.

В чём главные боли работы с фрилансерами

Во-первых, нет никакой реальной гарантии по срокам. Всё держится на договорённостях и личном контакте. Да, вы нормально пообщались, вроде друг друга поняли, но это вообще не означает, что человек не просядет по времени, не перегорит или просто не рассчитает силы. Узнаёшь ты об этом, как правило, не заранее, а уже по факту.

Во-вторых, не понятно, что происходит с задачей в процессе. Чтобы узнать статус, нужно самому про это вспомнить, написать, дождаться ответа. Если человек занят или отвечает раз в полдня — путь от вопроса «как дела?» до реального понимания ситуации может растянуться на сутки. А если задача сложная, это начинает бесить очень быстро.

Третья боль — всё, что связано с правками. Что-то обсудили голосом, что-то вскользь сказали на созвоне, где-то кивнули и пошли дальше. В итоге часть вещей просто не зафиксирована. А потом оказывается, что вы имели в виду разное — и работу нужно переделывать.

Чертвёртая — человеческий фактор. Фрилансер может просто пропасть или кинуть вас в ЧС. Сдать часть работы на отвали и требовать за неё полную оплату. Взять аванс и начать сливать коммуникацию. И так далее.

И самое неприятное — это постоянное ощущение, что ты не управляешь процессом, а реагируешь на него. 

Чтобы это вывезти, нужно работать в двух направлениях: 1) научиться нормально отбирать людей и отсекать проблемные варианты ещё на входе, 2) организовать прозрачный процесс работы. 

Начнём с первого пункта. 

Как найти своего спеца

Лучший вариант — использовать нетворкинг. Но если нет рекомендаций, идём на площадки. Технарей проще всего искать на HH.RU и Linkedin. Креативных специалистов стоит смотреть там, где они сразу показывают свои работы. Например: Behance, Pinterest, Tablo.

Дальше оцениваем опыт. 

С одними специалистами вы смотрите резюме: с какими задачами человек работал, в каком стеке. Иногда правда важны конкретные знания, образование или курсы — если без них задачу не закрыть или есть требования по сертификации.

А с другими всё намного проще: открываете портфолио — и сразу всё понятно. 

Неважно, где дизайнер учился и сколько лет он где-то проработал. Это вторично. Если при просмотре возникает мысль «ну… более-менее, можно попробовать» — лучше не пробовать. Кейсы должны реально вам нравиться.

Что должно насторожить: 

• Слишком общие формулировки. «Занимался разработкой функций», «писал тексты» — без описания контекста. Сложно понять, что человек реально делал и за что отвечал.

• Нет результата и смысла задач. Если из опыта нельзя вытащить логику «была задача → сделали → получили результат», это плохой знак.

• Весь опыт в одном проекте или компании. Иногда это плюс, но часто человеку может быть сложно перестроиться под другой продукт, темп и требования.

• Потоковые формулировки. «Делаю быстро и качественно» — обычно это всё же не про качество, а про то, что фрилансеру нужно как можно больше проектов для заработка.

• Универсальная экспертиза. Когда спец уверенно пишет, что умеет всё подряд, часто за этим стоит поверхностный опыт.

• Непонятная схема оплаты. Если человек придумывает дотошный или просто странный «регламент» по стоимости услуг, как правило, он работает не на результат, а на формальные показатели типа объема статьи в знаках. 

Первая коммуникация — следующий важный фильтр.

В переписке слишком многое не считывается. Стоит созвониться или хотя бы обменяться голосовыми. Так вы сможете вовремя отловить рэдфлаги: человек перебивает, не слушает, уходит от конкретики или сразу говорит, что «И так всё понял», хотя вы толком ничего не объяснили.

Потратить 15–20 минут на разговор сейчас — дешевле, чем переделывать работу потом.

Если на старте чувствуете дискомфорт — не идите на внутренние компромиссы, лучше поискать кого-то другого.

Как организовать работу с фрилансером

Вторая часть — про процесс. Как организовать работу так, чтобы не терялись договорённости и было понятно, что вообще происходит с задачами.

Были времена, когда я работал с подрядчиками в телеграме, а в седые годы и вовсе в вотсапе. С опытом пришло понимание, что это неудобный подход. Собственно, он приводил к тем самым болям, о которых писал в начале статьи.

Сейчас подрядчики, как и основная команда, работают в одном таск-трекере. В нашем случае это YouGile. 

Есть три способа, как их туда завести.

1. Создать отдельный проект для фрилансеров.

Создаёте канбан-доску, зовёте туда фрилансеров — на это уйдёт три минуты. Вы видите все их задачи, все контролируете, коммуникация и все материалы при этом тоже в одном месте — в карточке задачи.

Можно сделать одну доску для всех либо заводить отдельную под каждого подрядчика (и так до бесконечности). При этом если вас до 10 человек, можете работать в системе YouGile бесплатно.

2. Создать гостевую доску.

Ещё более быстрый вариант. Вы создаёте отдельную канбан-доску, не связанную с основным проектом команды, и даёте подрядчикам доступ по ссылке. Фрилансер заходит и видит только свои задачи — без внутренней переписки и чувствительных данных.

3. Интегрировать фрилансера в основной проект. 

Этот вариант подойдёт, если задачи фрилансера напрямую связаны с работой команды.

У фрилансера есть своя доска внутри проекта, но с ограниченным доступом — он видит только свои карточки. Команда при этом продолжает работать на основной доске.

Чтобы передавать задачи фрилансеру, используется зеркальная колонка. Вы кладёте задачу в эту колонку у себя — она автоматически появляется на доске фрилансера. Он двигает задачу по этапам, а статус сразу обновляется и на вашей доске.

Как настроить зеркальные колонки:

Как оценивать работу фрилансера

Если вы думали, что можно настроить доски и расслабиться — нет, ещё не время. Что держим на карандаше:

Как человек принимает задачу

С вашей стороны есть ответственность: важно нормально погрузить человека в продукт, рассказать про цели, ограничения и ожидания. При этом вся работа не должна держаться только на вас.

Обратите внимание, как фрилансер входит в задачу. 

Гринфлаги:

• Предлагает созвониться и приходит на встречу со списком вопросов.

• Если такой вариант неудобен, отправляет бриф или вопросы отдельно 

• Уточняет бизнесовые смыслы, например: «Какая цель редизайна?», «Какие риски?», «Что точно не подойдёт?»

Как фрилансер работает по ТЗ

В нормальной ситуации он опирается на вводные и приносит результат, который соответствует текущему этапу задачи. Если где-то есть сомнения или не хватает информации, он это обозначает и не додумывает за вас.

Здесь не требуется идеального попадания с первого раза. Важно, чтобы человек двигался в нужной рамке, а не уходил куда-то в сторону.

Как принимает правки

Адекватная ситуация — когда фрилансер слышит обратную связь, может предложить своё решение или объяснить, почему сделал именно так, но не превращает обсуждение в спор «кто тут главный дизайнер».

Вы договорились — он учёл. Пошли дальше.

Когда стоит разойтись?

Сейчас будет довольно жёсткий момент. Но иногда реально важнее не «дотянуть как-нибудь», а вовремя остановиться и честно подумать, стоит ли продолжать работать с подрядчиком.

Человек пропадает. Ты ему пишешь — он молчит. Когда ответит и ответит ли вообще — непонятно. Да, фрилансеры не обязаны быть на связи 24/7, но когда человек становится полностью непредсказуемым — это проблема.

Косячит и не берёт ответственность. «Ребята, у меня отключили электричество, иду в кофейню, отвечу через час» — окей. «Ну я не сделал, потому что у меня не было света» — не окей.

Приносит результат из другой реальности. Который не должен был получиться по твоему ТЗ. Ты смотришь и понимаешь: это просто объективно слабая работа или авторское видение, которое мне не подходит. Самое важное тут — если человеку пришло в голову это показать, значит, для него это нормальный результат. И вряд ли после третьей итерации что-то вдруг изменится.

Не учитывает правки. Вы обсудили, что именно нужно учесть. Он кивнул. На следующей итерации «обнуляемся» и начинаем сначала. Это не случайность, а стиль работы.

Слишком болезненно реагирует на фидбэк. Воспринимает правки на личный счёт, тратит время на споры, пытается во что бы то ни стало отстоять свою позицию даже там, где это вообще не нужно для задачи.

Несколько финальных лайфхаков, как работать с фрилансерами по любви

Если всё сложилось — работа с фрилансерами вообще-то очень приятная штука. Хорошие подрядчики со временем становятся частью команды. С ними легко, спокойно и предсказуемо. И мне важно, чтобы у человека, с которым мы работаем, тоже оставалось нормальное впечатление — и о компании, и обо мне как о заказчике.

Поэтому со своей стороны я стараюсь сделать работу максимально внятной и не делать людям мозги. Вот несколько важных советов:

1. Договоритесь о времени общения. С самого начала обсудите, в какие часы человек на связи: целый день, в утренние часы или с 10 до 16. Еще будет круто, если проговорите, с каким промежутком фрилансер будет отвечать. Чтобы не получилось ситуации, когда вы написали в 9:00, а человек ответил на следующий день в 18:00.

2. Не дергайте вопросами «ну как там?» Лучше заранее зафиксировать, как вы отслеживаете прогресс: статусы в трекере, чекпоинты, короткие апдейты.

3. Сразу сообщайте об изменениях. Это взаимное уважение к внешнему специалисту. Он не видит внутреннюю кухню, поэтому любые сдвиги по срокам, приоритетам или объёму нужно сообщать. Иначе специалист тратит ресурсы впустую, а реальная задача простаивает.

4. Определите одного человека, который принимает работу. Когда разные люди дают разный фидбэк, подрядчик оказывается между всеми сразу. Гораздо проще, когда понятно, с кем держать контакт и чьё слово финальное.

5. Давайте конкретный фидбэк. От фраз типа «Мне не понравился макет. Надо докрутить» пользы не будет ни вам, ни фрилансеру. Лучше говорить максимально конкретно: «Шрифт заголовка слишком мелкий, а цвет кнопки не соответствует палитре бренда. Давай докрутим. Могу скинуть еще несколько рефов».

6. Договаривайтесь о будущем. Если всё прошло хорошо — сказать об этом. Предложить следующий проект или хотя бы обозначить, что вы вернётесь с новым ТЗ. Хороших подрядчиков хочется сохранять, а не каждый раз искать с нуля.

Надеюсь, статья была для вас полезной. 

Расскажите про свой опыт работы с подрядчиками и наоборот — с заказчиками. Что бесило, а что реально было круто устроено?

Система управления проектами YouGile доступна бесплатно для команд до 10 человек — без ограничений по функциям и времени.