К обеду я выматываюсь так, будто разгрузил вагон, хотя с утра толком ничего не сделал. Долго думал, что усталость приходит от дедлайнов и плотного графика. Но оказалось, больше всего выматывают ежеминутные мелочи: открыть сначала почту или трекер, заказать доставку или дойти до кафе, ответить коллеге сразу или сделать вид, что сообщение не видел, включить музыку или поработать в тишине...

Эта «усталость от решений» незаметно съедала день. Я захотел разобраться, откуда она берётся и что можно с этим сделать, чтобы оставались силы на настоящую работу и жизнь.

Почему переизбыток решений убивает продуктивность?

Термин decision fatigue появился благодаря профессору Рою Баумейстеру, который доказал, что каждое решение снижает способность концентрироваться и действовать осознанно. Таких решений мы принимаем около 35 тысяч в день! 

Перегруз сказывается на префронтальной коре, которая отвечает за волевые усилия и контроль. Когда она напряжена, мы боимся принимать даже мелкие решения, например, поехать домой на такси или на автобусе. Ещё мы начинаем искать самые легкие и быстрые варианты: вместо полезного ужина берем чипсы, избегаем сложных задач и перестаём генерировать новые идеи. Вот пара примеров.

В Австралии проанализировали поведение врачей общей практики и нашли закономерность: чем больше пациентов они принимали в день, тем меньше вникали в проблему и чаще назначали самый простой вариант — антибиотики. 

Известно,что судьи чаще снимали наказание с тех, чье дело рассматривалось с утра или после перерыва. А вот обвиняемые, чьи дела рассматривали перед обедом или в конце рабочего дня, почти не получали положительных решений. 

Как освободиться от лишних решений?

Если коротко — их нужно ограничить. Суть в создании системного подхода: вы делаете выбор один раз, а дальше действуете по шаблону. 

Как-то пользователь Reddit обратился с вопросом, как сократить количество решений. В ответах пользователи делились, что покупают одну и ту же еду, заранее выбирают комплекты одежды для работы или зала. Еще один популярный способ — планировать дела с утра в понедельник или вечером в воскресенье.

Я собрал 9 способов, как снизить нагрузку на мозг и оставить силы на креатив и принятие осознанных решений.

1. Дайте префронтальной коре отдохнуть 

Как мы уже говорили, префронтальная кора — первое место в мозге, которое устает от того, что вы постоянно принимаете решения. Лучшие идеи приходят в душе, на прогулке или во время мытья посуды, потому что человек  отвлекается, перестает  контролировать, а  бессознательное продолжает обрабатывать информацию и выдает решение в момент, когда вы не перегружены мыслями. В когнитивной психологии это называется «периодом инкубации».

Здесь совет от исследователей простой: если чувствуете, что «поплыли», возьмите перерыв и не пытайтесь подавить этот порыв силой воли. Закройте чаты, налейте чай и съешьте вкусную булочку. Мозг будет благодарен за это. 

2. Расставьте приоритеты ― ненужные решения сами отпадут

Решений станет меньше, если вы расставите приоритеты. Известно, что 20% усилий дают 80% результата, вот как их можно нащупать: 

• Матрица приоритетов Эйзенхауэра: делите задачи на четыре группы по важности и срочности. Всё, что не важно и не срочно — смело убирайте.

• Правило трёх: популярный метод в системе GTD — Getting Things Done. В начале дня выберите три главные задачи, которые обязательно хотите выполнить, и стройте расписание так, чтобы именно они получили максимум внимания.

• «5 из 25»: метод Уоррена Баффета. Суть в том, чтобы составить список 25 целей, выбрать 5 главных, а оставшиеся 20 отложить, чтобы они не отвлекали вас. 

3. Полюбите рутину

Сейчас модно «менять картинку» и много путешествовать, однако рутина освобождает мозг, оставляя силы на изучение нового и креатив. Многие известные пользуются этим осознанно:

• Основатель Twitter Джек Дорси разделяет дни недели по темам. Это помогает заранее спланировать дела и понимать, что он успеет на этой неделе, а что — нет. 

• Стив Джобс предпочитал одну и ту же одежду, чтобы сосредоточиться на более важных вещах (как и Марк Цукерберг). Бывший премьер-министр Великобритании Тереза Мэй также выбирала одинаковые жакеты, чтобы не мучаться с выбором. 

Кстати, очень хорошо связь рутины и одежды поняли зумеры. Оказалось, что устраиваясь в офис, они совсем не против униформы, потому что носить одно и тоже проще, чем каждый день придумывать новый лук. 

Рутина ― это простые действия, например:

• подготовка с вечера — напишите план на завтра, соберите спортивную сумку, налейте воду и уберите ее в холодильник. Сделайте все, что облегчит жизнь завтра;

• настройте автоплатежи за коммуналку, интернет и связь; 

• готовьте на несколько дней вперед, делайте заготовки, и не будете задаваться вопросом «А что я сегодня буду есть». 

4. Постройте удобные процессы на работе

Хаос на работе убивает продуктивность быстрее, чем любая загруженность. Часто дело не в том, что человек медленно работает, а в том, что он тратит полдня на поиск нужной информации. 

Используйте простой таск-трекер

Он поможет видеть все, что нужно сделать. Работает и для индивидуального планирования, и особенно для работы команды. 

Чек-листы

Хороший чек-лист экономит время, снижает риск ошибок и облегчает передачу задач другим. Лучше его делать коротким и с конкретными пунктами.

Шаблоны задач и писем

Каждое письмо или задача — это маленькое решение: как сформулировать, что включить, о чём не забыть. Шаблоны берут это на себя. Например, можно завести задачу «Запуск рекламной кампании» с готовыми подзадачами и чек-листом вроде «согласовать бюджет», «подготовить креативы» и в следующий раз сэкономить время. 

Ещё полезно закрепить инструкцию и нужные ссылки в описании, чтобы коллеги меньше отвлекали вас вопросами. 

Автонапоминания 

Самые обидные ошибки случаются, а потому что вы о чём-то забыли. Автоматические напоминания снимают этот риск: система сама «пингуёт» команду, если нет ответа или приближается срок. 

Напоминания можно ставить по статусу задачи, по времени без активности или по дате завершения. Небольшой лайфхак: ставьте напоминания чуть раньше реального дедлайна — так появится запас времени.

Вот как это можно настроить в YouGile:

База знаний 

Это единое хранилище информации в компании, куда команда обращается за решениями. В нее можно включить: удачные макеты, аргументы для сделок, скрипты звонков, шаблоны ответов, инструкции, технические требования. 

Базу знаний удобно хранить в таск-трекере или облаке. Но единственное условие — важно постоянно её обновлять, иначе смысла в ней не будет. Тут можно назначить несколько ответственных людей из каждого отдела. 

5. Ограничьте время на принятие решения

Мечетесь между двумя вариантами и не знаете, что выбрать? Ставьте таймер или выделяйте конкретное время. Долго медитировать над решением не стоит: психологи называют это analysis paralysis — аналитический паралич, при котором мы ищем не факты, а подтверждения своим сомнениям. В итоге просто скатываемся в тревогу и не принимаем решение. 

Есть простой подход от самураев: «Если самурай сомневается — он должен сделать семь вдохов и выдохов. За это время решение должно быть принято». Дышите и решайтесь.

6. Используйте техники принятия решений

Иногда принятие решения тормозится не потому, что оно сложное, а потому что вы не знаете, как оценить его последствия. В этом случае можно использовать специальные техники, вот некоторые ― от простых к сложным.

• Таблица плюсов и минусов. Подходит, если вам нужно  сравнить два-три варианта. Выпишите, что вам нравится в этих вариантах, а что нет, и после этого принимайте решения. 

• Оценка по критериям. Пропишите моменты, которые для вас важны, например, в выборе продукта ― цена, надежность, удобство. Оцените каждый пункт по 10-ти бальной шкале и суммируйте.

• Метод «10-10-10». Представьте, как решение повлияет на вас в ближайшие 10 минут, 10 месяцев и 10 лет. Хорошо или плохо? Тяжело будет выполнять или посильно?

• Сценарное планирование. Здесь можно построить ближайшие и дальние сценарии и распределить их по оптимистичности: лучший, базовый, плохой. Это помогает подготовиться к разным вариантам развития событий. 

7. Сделайте достаточно хорошо 

Многие психологи для борьбы перфекционизмом учат делать «достаточно хорошо», это помогает чув��твовать меньше тревоги. 

В бизнесе этот принцип известен как «принцип достаточности». Он же лежит в основе концепции MVP — минимальный жизнеспособный продукт. Вместо того чтобы тратить месяцы или годы на то, чтобы довести продукт до идеала, компании выпускают минимальную версию, тестируют ее на рынке и потом дорабатывают. Это помогает запуститься быстро, экономить ресурсы и не застревать в бесконечных правках.

8. Делегируйте

Делегирование — сложная штука. Кажется, что проще все сделать самому, чем объяснять. В итоге вы перегружены задачами, а команда ждёт одобрения по каждой мелочи. Но усилия в искусстве делегирования того стоят. Исследования доказывают, что правильный перевод дел помогает подчиненным вырасти, а значит, и всему проекту.

Руководители, которые грамотно делегируют, тратят на 36% меньше времени на рутину, повышают производительность команды до 30% и получают на 33% больше дохода. При этом уровень стресса у них на 23% ниже. Но выгода есть только тогда, когда делегирование — настоящее.

Настоящее делегирование — когда сотрудник принимает решения сам, в рамках своей зоны ответственности, и не приходит за каждым уточнением к руководителю.

Вот что значит правильно делегировать: 

1. Передавать не только задачу, но и полномочия. Делегирование — это не просто «сделай вот это», а доверие, которое позволяет сотруднику действовать самостоятельно и нести ответственность за результат.

2. Учитывать навыки и загрузку. Задачи стоит передавать тем, кому они по силам и у кого есть ресурсы их выполнить. Это повышает и качество работы, и мотивацию.

3. Уточнять требования и критерии успеха. Сразу опишите, какой результат нужен, в какие сроки и по каким критериям будете оценивать. 

4. Следить за балансом контроля. Дайте инструкции и возможность сверить результат, но не вмешивайтесь в каждый шаг — иначе вместо делегирования получится микроменеджмент.

Пусть некоторые советы из статьи звучат очевидно, но лично мне и трети пока не получается внедрить в свою жизнь. Пока писал материал, выбрал в качестве шаблона — настроить отложенную публикацию, чтобы не сидеть в размышлении, когда же лучше залить статью.

Расскажите, как вы справляетесь с принятием решений? Поделитесь своими хаками.