Современные экономические условия требуют от российских компаний пересмотреть подходы к ИТ-закупкам. По данным itWeek, даже при росте ИТ-бюджетов в 2025 году компании стремятся не тратить деньги впустую — прошлое десятилетие показало, как легко расходы могут выйти из-под контроля.

Компании тратят миллионы на ИТ-оборудование и лицензии, но половина активов теряется в складских остатках или дублируется по отделам. Меня зовут Евгения Асоскова, я владелец продукта SimpleOne ITAM. В статье рассказываю, как современные ITAM-системы помогают построить прозрачный и управляемый процесс закупок.

Как выглядят ИТ-закупки без системного подхода

ИТ-закупки — это закупки оборудования, лицензий и всего, что требуется ИТ-отделу для обеспечения работы предприятия. В отличие от любых других закупок, у ИТ-закупки есть своя специфика: масштабы трат на ИТ-инфраструктуру исчисляются миллионами, при этом ИТ-закупки требуют глубокой технической экспертизы. Закупить нужно конкретное оборудование с определенными параметрами, иначе сервер не наберет нужную мощность или система не будет совместима с остальной инфраструктурой.

Без системного подхода планирование и проведение закупок превращается в хаос:

• никто не знает, сколько свободного оборудования лежит на складе;

• ответственные за закупку заказывают схожие позиции в избыточном количестве;

• закупки идут месяцами из-за цепочки согласований и изменений объемов;

• бюджет расходуется неравномерно из-за сложного планирования и задач по освоению доступного бюджета;

• дорогое оборудование простаивает, пока не хватает более дешевых комплектующих для него.

Давайте разберемся, почему это происходит.

Почему управление закупками в ИТ превращается в проблему

Любая компания, особенно крупный бизнес с множеством подразделений, может столкнуться с типичными проблемами, которые делают ИТ-закупки не самой простой задачей.

Бюджеты урезаются, а внимание к стоимости растет

Текущий год стал кризисным для многих организаций. Компании оптимизируют бюджеты на проекты, сокращают инвестиции в развитие. При этом задача оптимизировать стоимость закупки становится критически важной — нужно понимать, из чего складываются расходы, почему требуется именно это оборудование и именно в таком количестве, и искать возможности для оптимизации расходов.

Раньше можно было планировать бюджет с запасом. Сейчас такой роскоши нет — каждая покупка должна быть обоснована.

Планирование строится на предположениях, а не данных

Зачастую закупки проводят по формуле «бюджет прошлого года + процент на рост сотрудников». В этом случае могут возникнуть вопросы: все ли из закупленного в прошлом году актуально? Не нужно ли какое-то оборудование заменить на более мощное? Может, часть позиций вообще не понадобится? Есть ли более дешевые и доступные аналоги?

Второй болезненный момент — учет имеющихся ресурсов. Компания покупает новое оборудование, пока годные активы уже лежат на складах. Сколько их сейчас есть в наличии? Как долго они простаивают? Были ли прошлые закупки обоснованными?

Цейтнот закупочного периода снижает точность планирования

Закупки проводят в конкретные периоды, когда действуют контракты. Зачастую сбор актуальных потребностей в закупке проводят вручную, через опрос ответственных или переписку. У закупщиков мало времени на обработку большого объема информации: нужно сформировать список, оценить стоимость, провести согласования с финансовым директором и департаментами.

При ограниченных бюджетах работает порочная логика: «Потратим весь бюджет сейчас, иначе в следующем году урежут». Начинается покупка всего подряд, даже с запасом. Но точно ли это все нужно? Где будет использоваться? Кому передадут?

ИТ-отдел не участвует в планировании закупок

Часто отдел закупок и ИТ-отдел — это разные подразделения. Не всегда всё необходимое ИТ-отделу оборудование и лицензии попадает в итоговые списки закупки. Закупщики формируют списки и проводят согласования, ИТ-директор видит финальный перечень только чтобы его завалидировать. Но насколько он может повлиять на планирование? Ведь именно ИТ-служба будет распоряжаться купленным оборудованием.

Возникает проблема передачи информации между службами. ИТ-специалисты знают технические требования, совместимость, актуальные модели. Закупщики разбираются в процедурах, поставщиках, ценах. Без координации между отделами покупают не то, что нужно, или в некорректных объемах.

Специфика ИТ-закупок усложняет процесс

ИТ-оборудование — это сложный специфичный товар. Например, серверу нужны жесткие диски именно на 2 терабайта, а не на терабайт ради экономии, иначе не набрать нужную мощность. Технические параметры критически важны для работы всей инфраструктуры. Сложность в том, чтобы правильно передать техническое задание закупщикам и получить обратно именно то оборудование, которое подойдет по параметрам. Малейшая ошибка в спецификации обернется проблемами для всего ИТ-ландшафта компании.

Как работает управление закупками в ITAM: разбор на примере SimpleOne

Управление активами в SimpleOne ITAM начинается ещё до того, как компания получает эти активы — с потребности и анализа доступных для использования запасов. ITAM-система объединяет стратегические, тактические и операционные практики управления активами в единый процесс.

На стратегическом уровне ИТ-департамент может собрать потребности подразделений и проанализировать, как из закрыть. Тактические практики включают резервирование существующих запасов, формирование заказов на закупку и фиксацию контрактных договоренностей с поставщиками. Операционные практики охватывают регистрацию активов, их использование и учет затрат на протяжении всего жизненного цикла.

Закупки — звено этой цепочки, которое связывает планирование с получением и эксплуатацией активов, и помогает отследить всю историю актива с момента появления потребности в нем. Также специалист по учету быстро сможет найти документальный след о закупке и накладных по активу, когда в этом возникнет необходимость.

Модели номенклатуры — единая идентификация ИТ-активов

В SimpleOne ITAM процесс начинается со справочника номенклатур — структурированного каталога всех моделей активов в организации. Номенклатура содержит информацию о производителях, поставщиках и статусе модели: используется, выводится из эксплуатации, разрешена к закупке.

В SimpleOne можно контролировать на уровне номенклатуры, используется ли модель в компании и разрешена ли по ней закупка (или эта позиция выводится из использования в связи с импортозамещением на модель другого поставщика). Все подразделения покупают по единому каталогу — это исключает дублирование активов.

Попозиционное планирование потребностей и анализ складских запасов

Ответственные из подразделений формируют заявки с указанием конкретных позиций из справочника номенклатуры. При обработке потребности система сразу показывает, есть ли такое оборудование на складах компании, и предлагает зарезервировать доступные запасы.

Если запасов хватает — система резервирует их под потребность. Если запасов недостаточно — позиция помечается к закупке и проходит согласование. Так решается проблема дублирования закупок: сначала используем имеющееся, потом покупаем недостающее.

Формирование заказа на основании позиций к закупке

Из всех потребностей, согласованных к закупке, система агрегирует заказ на закупку. В заказе видно итоговое количество позиций по всем подразделениям. Можно объединять потребности разных отделов в один заказ или формировать отдельные заказы по центрам финансовой ответственности.

На уровне заказа фиксируется фискальный период проведения закупки и статья затрат. Это дает возможность контролировать, кто и когда инициировал закупку, и приоритизировать заказ по срочности и срокам исполнения.

Конкурентная закупка или закупка у единого поставщика

В коробочной версии SimpleOne ITAM предусмотрены три способа закупки: конкурентный (поставщик выбирается через различные конкурсные процедуры), прямой (закупка у единственного поставщика) и другой (для нестандартных способов, включенных в регламенты организации).

При прямом способе закупки можно настроить дополнительное ограничение по выбору тех позиций, которые разрешены к закупке у выбранного поставщика. Для этого можно использовать справочник «поставщики номенклатур», таким образом снижая риск добавить в закупку нецелевые позиции.

Связь договоров на поставку с заказами на закупку

Заказ связывается с контрактом на закупку, который ранее уже был заведен или согласуется сейчас. В заказе можно дополнительно указать различную закупочную документацию. Таким образом выстраивается связь между различными объектами, что расширяет возможности анализа данных, построения отчетов и сравнения результативности закупок одних и тех же позиций у разных поставщиков. Это упрощает планирование будущих закупок и контроль договорных обязательств.

Контроль закупки и затрат

Помимо учета контрактов, в систему также может быть загружена информация о ценах, чтобы сохранить данные о стоимости закупки каждой позиции. Если цены изменились (например, появилась скидка), можно загрузить обновленный файл — система сохранит историю и покажет актуальную стоимость.

При регистрации активов стоимость их закупки автоматически фиксируется как фактические затраты. В дальнейшем можно добавлять затраты на различные работы с активом (перемещение, ремонт, модернизация и т.д.). Так формируется полная картина стоимости владения активом и возможность анализировать, во сколько обходится содержание ИТ-парка.

Результаты правильно настроенного управления закупками

Системный подход к ИТ-закупкам и автоматизация ключевых этапов процесса решает проблемы, которые годами съедают бюджеты. Появляется более точное планирование потребностей с возможностью моментального использования имеющихся запасов — система сразу показывает доступные запасы на складах, и компания перестает покупать новые ноутбуки, пока такие же лежат без дела.

Процесс согласований ускоряется в разы, все участники работают в единой системе. Так ИТ-директор получает инструмент для аналитики — видит, какие модели чаще требуют закупки, сравнивает цены у разных поставщиков, отслеживает использование купленного оборудования. Контроль затрат становится прозрачным: каждая закупка привязывается к подразделению и проекту, стоимость автоматически фиксируется как затраты по активу.

Планирование бюджета на следующий год строится на реальных данных, а не предположениях. Система показывает фактические расходы, помогает выявить неиспользуемые активы и обоснованно защищать бюджетные заявки.

***

Выбирая ITAM-решение, обращайте внимание на наличие встроенной функциональности управления закупками — экономия начнется с первых дней использования.

А как часто у вас ИТ-оборудование остается неиспользованным?