Как выглядит описание современной компании? Множество разрозненных файлов различных форматов: иерархическая структура в 1C, функциональная — в Excel, бизнес-процессы в Miro, стратегические цели в Power Point, но реальность не совпадает ни с одним из этих описаний. Знакомо?
Меня зовут Мария Пижурина, я владелец продукта SimpleOne HRMS. Мы с командой создаем решение, которое поможет сблизить теоретическое описание и фактическую ситуацию в компании и устранить организационный хаос.
Почему организационное моделирование — это не про красивые схемы для совета директоров, а про инструмент управления компанией? Поговорим о том, как собрать все элементы пазла в единую систему, почему это критически важно для современного бизнеса и какие технологии помогут не утонуть в бесконечных документах и диаграммах.
Что такое организационное моделирование
Прежде чем погрузиться в детали организационного моделирования, давайте разберемся с базовыми понятиями. На практике можно выделить три ключевых направления организационного моделирования:
Моделирование структуры компании
Это описание иерархии и взаимосвязей в компании. Структуры бывают разные: от классических иерархических до плоских и сетевых. Главное подобрать ту модель, которая будет наиболее эффективна именно для вашего бизнеса.
Моделирование структуры — это теоретический этап работы, мы анализируем текущую структуру компании, рассматриваем различные альтернативные варианты её организации, проводим «примерку» разных моделей. С помощью моделирования можно создавать и тестировать различные конфигурации, оценивать их эффективность и потенциальные риски — всё это пока на бумаге или в специальных инструментах.
Моделирование деятельности и процессов
Здесь мы описываем все бизнес-процессы компании, начиная от глобальных (например, «купили-продали-получили прибыль») до конкретных должностных инструкций. Каждый крупный процесс декомпозируется на более мелкие составляющие, пока мы не дойдем до уровня конкретных исполнителей и их задач.
Моделирование целей
Это выстраивание системы целеполагания от стратегических целей компании до индивидуальных KPI сотрудников. Например, если глобальная цель — увеличить оборот на 300%, то мы определяем, как эта цель каскадируется на уровень департаментов, отделов и конкретных специалистов.
Во всех трех направлениях работает принцип декомпозиции, мы движемся от общего к частному. И конечной точкой всегда является конкретный человек, потому что именно люди — главный ресурс любой организации.
Когда компания уже выбрала оптимальную модель, она может перейти к организационному дизайну — практической реализации выбранной модели. Тогда происходят реальные изменения: перераспределение ролей, создание новых подразделений, изменение систем подчинения. Этот этап требует особой тщательности, ведь мы работаем уже не с теоретической моделью, а с живым организмом компании.
К сожалению, в российских компаниях организационный дизайн и организационное моделирование пока не получили широкого распространения. Хотя в некоторых организациях уже появляются отделы организационного развития, где HR-специалисты совместно с топ-менеджментом занимаются этими вопросами.
Стоит отметить, что организационное моделирование — это не просто создание схем, а скорее инструмент для анализа и оптимизации работы компании. Построив модель AS IS, мы можем увидеть узкие места, неэффективные процессы и несбалансированную нагрузку. А затем спроектировать модель TO BE и поэтапно внедрить изменения.
В следующих разделах я расскажу подробнее о практическом применении организационного моделирования и о том, какие инструменты для этого можно использовать.
Зачем нужно организационное моделирование
Часто руководители задают вопрос — зачем вообще заниматься моделированием, если можно просто управлять компанией «как есть»? Из своего опыта могу сказать, что нельзя эффективно управлять тем, чего не видишь. Организационное моделирование дает нам эту «видимость» и массу преимуществ:
Проактивный подход к изменениям
Моделирование позволяет «примерить» различные варианты организационной структуры перед их внедрением. Мы можем увидеть потенциальные проблемы и оценить эффективность изменений еще на этапе планирования, а не постфактум.
Прозрачность взаимодействия
Четкое понимание того, как связаны между собой подразделения и сотрудники, как выстроены коммуникации, кто за что отвечает и кому подчиняется. Это особенно важно в крупных компаниях, где без наглядной модели легко потерять общую картину.
Эффективное распределение ресурсов
Модель компании помогает проще перераспределять людей под новые задачи и проекты. При этом мы можем оценить, не перегружаем ли мы какие-то подразделения и хватает ли ресурсов для достижения поставленных целей.
Четкая система целеполагания
Организационная модель помогает грамотно каскадировать цели, при этом все цели остаются согласованными между собой и работают на общий результат.
Управляемость бизнес-процессов
Моделирование позволяет увидеть, как на самом деле работают процессы в компании, где возникают задержки и потери эффективности. На основе этого анализа мы можем оптимизировать рабочие процессы и повысить производительность.
Быстрая адаптация к изменениям
Бизнесу нужно реагировать на изменения рынка как можно быстрее, и с четкой моделью организации гораздо проще перестраивать процессы под новые вызовы, не теряя при этом управляемости.
Главное помнить — организационное моделирование это не разовый проект, а постоянный процесс. Компания, как живой организм, постоянно меняется и развивается. И важно поддерживать модель в актуальном состоянии, чтобы она оставалась эффективным инструментом управления.
Как сейчас реализуют организационное моделирование?
Для организационного моделирования используют различные инструменты визуализации, но чаще всего это универсальные решения для создания диаграмм, онлайн-доски (Miro, draw.io и подобные). На первый взгляд, они позволяют описать структуру и процессы, но давайте посмотрим глубже.
Разные аспекты модели компании обычно разбросаны по множеству документов в разных системах. Где-то в Excel хранятся списки сотрудников, в Google Документах — должностные инструкции, в Miro — схемы производственных процессов, на SharePoint — презентации по поставленным целям и KPI. Такой подход создает целый ряд проблем:
модели в этих документах физически никак между собой не связаны, хотя на практике находятся в прямой зависимости друг от друга;
модели живут отдельно от реальных и постоянно меняющихся данных, поэтому быстро теряют актуальность;
общую картину увидеть и оценить невозможно — ее части находятся в десятках различных файлов;
провести быстрый анализ ситуации или спланировать комплексные изменения крайне сложно;
при работе в разных системах теряется целостность данных, появляются несоответствия и противоречия.
Очевидно, что нужно другое решение. И здесь мы подходим к важному выводу — инструменты организационного моделирования должны быть встроены в HRMS-систему компании.
HRMS (Human Resource Management System) — это комплексная система управления персоналом, которая автоматизирует все HR-процессы в компании. В ней хранятся данные о сотрудниках, ведется кадровый учет, управление наймом, адаптацией, обучением, оценкой персонала и многое другое. Почему инструменты моделирования должны быть именно в этой системе? Потому что компания — это прежде всего люди. Мы моделируем то, как организован человеческий труд: как сотрудники распределены по направлениям деятельности, по каким процессам они работают, к каким целям стремятся. И все эти данные уже есть в HRMS, которая выступает единым источником правды о персонале компании.
Моделирование компании в HRMS-системе дает нам:
единый источник актуальных данных о сотрудниках, должностях, подразделениях;
автоматическую синхронизацию всех изменений;
возможность анализировать и оптимизировать модели в реальном времени;
удобную работу в едином интерфейсе без необходимости переключаться между системами.
Это не просто удобство, а принципиально иной уровень подхода к организационному моделированию и дизайну, и именно в этом направлении сейчас развиваются современные HRMS-решения.
Комплексный подход к организационному моделированию в SimpleOne
За годы работы с крупными компаниями мы в SimpleOne изучили специфику управления сложными организациями и поняли главное — бизнесу нужна единая платформа, которая позволит реализовать все аспекты организационного моделирования.
В SimpleOne мы уже реализовали мощный инструмент для моделирования процессов, построенный на нашей low-code платформе. Он позволяет создавать процессы любой сложности без программирования, используя визуальный редактор с drag-n-drop интерфейсом.
Как это работает:
процессы собираются из готовых блоков прямо на рабочем поле;
каждый элемент можно тонко настроить под свои задачи;
логика процесса выстраивается наглядно через соединение блоков;
на любом этапе можно изменить или дополнить схему процесса.
Особенно ценно то, что система позволяет не просто нарисовать схему, а создать реально работающий процесс. Например, вы можете смоделировать процедуру согласования документов, обработки заявок от сотрудников, адаптации новых специалистов, оценки эффективности работы и любые другие HR и бизнес-процессы.
При этом платформа поддерживает интеграцию с системами искусственного интеллекта для автоматизации рутинных операций. Это позволяет значительно ускорить выполнение типовых задач.
Но на этом не останавливаемся. В разработке находятся еще два важных компонента для моделирования в HRM-системе:
Моделирование организационной структуры
Мы создаем инструмент, который позволит с помощью drag-and-drop проектировать структуру компании любой сложности. При этом полученная модель будет поставлять мастер-данные по структуре для HRMS-системы.
Важная особенность — возможность гибко управлять ресурсами. Например, выделять часть сотрудников на определенный проект без необходимости менять их формальное подчинение. Это позволит значительно упростить документооборот при перераспределении людей между проектами.
Система целеполагания
Здесь мы разрабатываем инструменты для каскадирования целей от уровня компании до конкретных сотрудников. Руководители смогут не только декомпозировать цели своих подразделений, но и отслеживать их прогресс в реальном времени.
Система будет показывать, насколько каждый уровень организации продвинулся к своим целям. Это позволит вовремя заметить отклонения и принять корректирующие меры
Объединение этих компонентов на единой платформе даст синергетический эффект:
все изменения в структуре автоматически отражаются в процессах и целях;
руководители видят целостную картину работы своих подразделений;
координация между разными частями организации становится проще
скорость принятия управленческих решений растет.
И главное — вся функциональность будет доступна в привычном интерфейсе HRMS-системы, без необходимости осваивать дополнительные инструменты или развивать «зоопарк систем».
И, конечно, мне очень интересно услышать ваше мнение и опыт. Как в ваших компаниях организовано моделирование процессов и структур? С какими сложностями вы сталкиваетесь? Есть интересные кейсы или находки в этой области?
Мы в SimpleOne продолжаем развивать инструменты организационного моделирования и будем рады обратной связи от практиков. Делитесь своими мыслями в комментариях — давайте вместе развивать культуру осознанного управления организационной структурой в российских компаниях!