Это базовая методичка по канбан. Рассказываю, как устроен метод и даю рабочую схему, как внедрить его в команде.

Что такое канбан: кратко

Kanban — это способ управления рабочими процессами, в которой каждая задача проходит через понятную последовательность этапов. В его основе — визуализация процесса и постепенное улучшение того, как этот процесс устроен.

Метод канбан появился в Toyota в конце 1940-х как практика бережливого производства. Работа строилась вокруг простого правила: новое действие начинается только тогда, когда в нём появляется реальная необходимость.

Для визуализации рабочих процессов использовали специальные карточки. Каждая из них была привязана к определённому объёму деталей. Когда эта партия расходовалась, карточка возвращалась на предыдущий этап и служила сигналом, что нужно произвести или доставить следующую партию — в нужный момент и без избыточных запасов.

В карточке указаны код детали, размер партии, производственный участок и маршрут

Позже канбан начали использовать и в командной работе. Карточки заменили задачами, а производственные этапы — этапами работы. Метод хорошо подошёл для сфер, где задачи идут непрерывным потоком. Сюда входит разработка программного обеспечения, маркетинг, техподдер��ка, продажи.

Основные принципы работы по канбану

Система канбан подразумевает, что её накладывают на реальные задачи. Для этого берут несколько задач из обычного потока и просто прослеживают их путь. Смысл не в том, чтобы придумывать новый, более «правильный» процесс, а в том, чтобы существующий совпадал с тем, как команда работает.

Изменения в методологии канбан внедряют постепенно. В канбане не переделывают всё и сразу. Сначала смотрят на конкретную ситуацию, которая мешает работе. 

Когда что-то меняют, смотрят, стало ли лучше. Если да — идут дальше и берут следующий участок. Если нет — возвращаются к шагу и настраивают ещё раз.

Инициатива может исходить от любого участника. В канбане предложить изменения может любой сотрудник. Работает простой принцип: тот, кто сталкивается с проблемой в процессе, может поднять вопрос о его улучшении.

Основной фокус на ценности задач. Перед тем, как взять что-то в работу, нужно пропустить задачу через фильтр: зачем она нужна сейчас и какой результат мы от неё получим. 

Приоритеты зависят от специфики проекта. В продуктовой команде — сначала берут в работу то, что нужно пользователям. Во внутренних проектах — задачи, которые связаны с бизнес-целями. 

Итак, теперь, когда у вас есть общее представление о методе, разберём основной инструмент — канбан-доску и её компоненты.

Как устроена канбан-доска

Канбан доска — это визуальное представление рабочего процесса. 

Базовая структура такая: 

• Backlog — задачи, которые стоят в очереди.

• В работе — то, что делается сейчас.

• На проверке — задачи, которые ждут согласования.

• Готово — выполненные задачи.

Карточки перемещаются слева направо. Дальше ваша команда может адаптировать доску под себя, но эта структура — удобная точка старта.

Вот как это выглядит на примере доски в системе YouGile:

Ещё раз напомню ключевой момент — процессы нужно переложить на канбан-доску так, как они у вас устроены сейчас. 

Колонки

Колонки канбан-доски отражают стадии рабочего процесса — от того, где задача начинается, до момента, когда она считается завершённой.

По канбану у этого потока есть две фиксированные точки: Commit Point и Delivery Point. Они нужны для того, чтобы понимать время выполнения задачи — cycle time (эту метрику разберём позже).

Commit Point — это момент, когда команда берёт задачу в работу: карточка переходит из общего списка, например «Бэклога», в активную колонку.

Delivery Point — это момент, когда работа действительно завершена и соответствует договорённым критериям «готово». Для одних команд это оказанная услуга для других — выложенный в прод релиз.

Например: у клининговой компании есть колонка «Заказы», куда попадают все заявки от клиентов. Пока заказ не подтверждён и не назначена бригада, он просто ждёт своей очереди. Когда менеджер согласовал дату и адрес и передал задачу команде, карточка двигается в «Назначено» — это и есть Commit Point. После того как уборка проведена и клиент принял работу, карточка переходит в «Выполнено» — это Delivery Point.

Количество колонок подбирают по ходу работы. Если в одной копятся задачи с разными статусами — этап стоит разделить. Если колонок слишком много и карточки по ним не двигаются — часть убрать.

Названия должны совпадать с тем, что реально происходит на этом этапе. В системе управления проектами YouGile это может выглядеть так. 

Дорожки

Иногда доску делят не только на колонки, но и по горизонтали. Так на одной доске можно развести разные типы задач. 

Например, сверху — срочные задачи, ниже — плановые. Или отдельные полосы под разные проекты, команды или роли. При этом колонки остаются общими: задача всё так же проходит этапы слева направо, просто в своём «ряду».

Это необязательный элемент доски, используется по желанию.

Карточки задач

Карточка в канбане — это единица работы, например «подготовка презентации о продукте». Она содержит всю информацию по задаче: описание, подзадачи и чек-листы (при необходимости) исполнитель, срок, приоритет и так далее.

Что важно учесть при ведении задач на канбан-доске:

1. Одна карточка — одна работа. Если внутри несколько самостоятельных действий, задача почти наверняка зависнет между этапами и будет непонятно, что с ней происходит.

Например, в задаче «Обновить оборудование в отделе» два процесса — закупить технику и установить её на рабочих местах. Ими занимаются разные люди, и статус у них будет разный. На доске такая карточка повиснет в одной колонке, например в «На согласовании», и из неё неясно, что именно сейчас согласуется, что уже сделано, а что нет.

2. Понятно, когда задача считается завершённой. Должны быть конкретные критерии готовности.

3. Есть ответственный. Один человек, который контролирует движение задачи, даже если внутри участвует несколько людей.

4. Задачи на канбан-доске должны быть примерно одного «размера». Если одни закрываются за час, а другие тянутся неделями, по доске невозможно понять ни реальную загрузку, ни темп работы.

5. Все понимают приоритеты. По карточке должно быть видно, насколько задача срочная и важная. 

Как по канбану управлять потоком задач

Что для этого используют:

WIP-лимит: ограничение задач в работе

Work-in-Progress (WIP) — одно из базовых правил канбана. Для каждой колонки команда определяет, сколько карточек может находиться в ней одновременно. Например, в «В работе» — не больше пяти. Если лимит достигнут, новые задачи не берут, пока текущие не доведены до конца.

В YouGile для управления WIP есть отдельная автоматизация. Достаточно подключить её, выбрать нужную колонку и настроить лимиты. Затем, при превышении количества задач, вы увидите оповещение от системы. 

Какой в этом смысл?

Кажется, что такой подход может тормозить работу — ведь можно сделать больше. Но в реальности всё наоборот. 

Например, в одном исследовании изучили более 8000 задач в пяти канбан-командах и пришли к выводу: чем меньше задач ведётся параллельно, тем быстрее они закрываются.

Это логично: если нужно держать в голове слишком много информации, концентрация снижается, как и общая продуктивность.

При этом слишком жёсткие лимиты могут тормозить поток — часть команды просто ждёт, пока другие закончат. 

Из этого вывод простой: у WIP-лимитов нет универсального числа. Подход работает, когда отражают реальную пропускную способность команды. 

Принцип вытягивания задач (Pull-подход)

По канбану новая задача берётся в работу, когда для неё есть время и ресурсы. Исполнитель вытягивает следующую карточку из «Бэклога», когда завершил предыдущую и не превышает WIP-лимит. Так выше шанс, что все поручения будут выполнены точно в срок.

В традиционных процессах чаще наоборот — задачи «пушатся» сверху, независимо от того, есть ли у человека возможность их делать. Из-за этого накапливаются незавершённые дела, время цикла работы увеличивается и команда постоянно трудится в режиме аврала. 

Здесь важно оговориться: pull-подход может выглядеть идеалистично. К нему приходят постепенно. Но это то, к чему нужно стремиться, работая по канбану.

Как улучшать процессы по kanban

Канбан основан на философии Kaizen (кайдзен)  — постепенного и постоянного улучшения. Для этого нужно проводить регулярные обсуждения с командой, например, раз в неделю. 

А чтобы понимать, что именно требует внимания, отслеживают несколько метрик, который связаны между собой. 

1. Work in Progress, WIP. Здесь не буду повторяться, только дополню. 

WIP — показатель текущей загрузки. Если задачи застревают, стоит попробовать сократить лимит и посмотреть, как изменится скорость.

Например, команда поддержки видит, что при десяти открытых обращениях среднее время ответа — два дня, а при шести — один. 

Дальше можно подумать, о том, что мы можем сделать, чтобы снизить количество обращений. Например, сделать короткие инструкции для сотрудников, автоматизировать часть запросов с помощью бота и так далее.

2. Lead time и Cycle time. Обе метрики показывают, сколько времени уходит на выполнение задачи, но с разной точки отсчёта.

Lead time — весь путь задачи от появления задачи в колонке «Бэклог» до готового результата. Cycle time — только время активной работы, с момента, когда задачу берут в работу, до её завершения.

Например, карточка «Сделать лендинг» попала в «Бэклог» 1 марта, в работу — 10-го, а завершилась 15-го. Lead time — 14 дней, cycle time — 5.

Эти метрики легко отслеживать в таск-трекере. Например, так выглядит отчёт в системе YouGile.

Если lead time растёт, а cycle time остаётся прежним — значит, зада��и слишком долго ждут своей очереди. 

Пример: вы приходите в кафе и ждёте заказ 30 минут. Сам кофе бариста делает за 3 минуты. Эти 3 минуты — cycle time, а все 30 (включая ожидание в очереди) — lead time. Если очередь растёт, это не значит, что бариста стал работать медленнее — просто кофе заказывают чаще, чем он успевает варить.

То же и в канбане: на входе слишком много задач, а команда не успевает их обрабатывать.

Что можно сделать:

• поставить разумный лимит на колонку «Бэклог», чтобы туда не сваливалось всё подряд;

• убрать низкоприоритетные карточки и отметить срочные;

• добавить колонку «Готово к работе» или «Ждут очереди», чтобы было видно, сколько задач ждут старта. 

Помните пример с клининговой компанией в YouGile? Можно дополнить его, просто добавив ещё одну колонку.

Если одновременно увеличиваются Lead time и Cycle time — значит, где-то появилось узкое место.

Например, в юрфирме время подготовки договоров выросло с трёх до пяти дней, потому что юристы тратят часы на уточнение данных у клиентов.

Решение простое — добавить обязательные поля в форму заявки или назначить ответственного за проверку перед стартом.

3. Пропускная способность (Throughput). Метрика показывает, сколько задач команда завершает за период — например, за неделю. По ней видно, насколько стабильно движется поток.

Throughput тоже можно получить из отчётов в таск-трекере.

Например, команда поддержки обычно закрывает по 50 обращений в день, но за последнюю неделю — только 30. Оказалось, что из-за обновления продукта увеличилось количество сложных запросов, и часть операторов теперь тратит больше времени на одно обращение.

Через throughput команда видит такие сдвиги и может скорректировать процесс.

Как применять канбан в команде

Вот простой план, как применять канбан, на основе того, что мы уже разобрали. 

1. Выберите подходящий таск-трекер (если вы еще его не используете).

Для эффективной работы по канбану важно выбрать инструмент, в котором легко начать работать. Простота здесь означает удобство и отсутствие лишних действий, а не ограничение возможностей. 

В идеале — чтобы вы могли завести процесс, создать доски и карточки, пригласить команду и начать работу в этот же день. Например, в системе управления проектами YouGile это можно сделать за 15 минут. Для команд до 10 человек система доступна бесплатно без ограничений.

2. Заведите процесс в систему.

Создайте канбан-доску, разбейте процесс по колонкам и добавьте все текущие задачи. Помним: нужно отразить реальный процесс, а не тот, который вы хотели бы видеть. 

Пригласите команду в проект, настройте роли и распределите исполнителей на задачи. Установите дедлайны и приоритеты. 

3. Дайте команде время на адаптацию. 

Если вы выбрали простой инструмент, будет достаточно нескольких дней. Посл�� того, как работа в системе встанет на рельсы, можно докручивать — напомню, подход позволяет это сделать без особых проблем. 

4. Определите правила работы с задачами. 

Когда задача считается завершённой на этапе и может переходить дальше? Кто принимает работу на том или ином шаге? Какие критерии готовности должны быть выполнены? 

Ориентируйтесь на информацию из раздела «Как устроена канбан-доска». 

5. Отслеживайте метрики и постепенно внедряйте улучшения. 

Это подробно разобрали в разделе «Как улучшать процессы по kanban». 

6. Не торопитесь. 

Хочу ещё раз напомнить, что канбан — про небольшие точечные изменения. Не стремитесь переделать всё и сразу, иначе вы получите обратный эффект — сроки поедут, команда перестанет работать с доской, и у вас не будет объективной картины. 

Вот и вся база по канбану. 

Если что-то можно дополнить, поделитесь, пожалуйста, в комментариях. 

Система управления проектами YouGile доступна бесплатно для команд до 10 человек — без ограничений по функциям и времени.