Внедрением бюджетирования в нашей стране разные методологи начали заниматься более 25 лет назад, с появлением первых систем автоматизации, в том числе и западных, не адаптированных тогда еще к нашим условиям работы. Примерно к 2010-м годам устоялась методология бюджетирования, разработано и адаптировано много специализированного софта. Но в 2020-е годы правила игры стали стремительно меняться. И к не до конца решенным методологическим прибавилось множество организационных проблем, не последнюю роль в появлении которых повлиял и западный софт, и западные методы внедрения. Кроме того, выявились проблемы и с автоматизацией различных смежных с бюджетированием процессов: прогнозирования, моделирования, сбора и обработки фактической информации, регламентации и дисциплины бюджетирования.

И наконец, в полный рост встала главная проблема – можно ли все эти проблемы решить без использования, ставшего недоступным или неоправданно дорогим, западного софта. Российские вендоры начали активно предлагать свой софт для процессов бюджетирования, но все ли вопросы он закрывает?

Я, Андрей Бурчаков, заместитель директора дивизиона корпоративных решений «Консист Бизнес Групп» (ТУРБО входит в ИТ-холдинг LANSOFT), эксперт по внедрению систем бюджетирования с двадцатилетним стажем. Сегодня я предлагаю посмотреть с позиции консультанта по внедрению на наше решение – систему ТУРБО Бюджетирование.  Поехали!

Зачем нужны системы бюджетирования

Проблемы заключаются не в том, что в компаниях нет каких-либо планов или бюджетов, ведь компании до некоторого момента реализуют свои функции. Но если нет готового решения в виде четкого контроля за финансовыми потоками и его приходится изобретать по мере развития бизнеса. Даже если результаты получаются приемлемые, то все равно возрастают затраты, теряется темп работы компании. Если нет контроля задач сотрудникам, то и нет обоснованных данных для формирования бюджетов вовремя. Нет установленного порядка, и бюджетный процесс на будущий год растягивается на очень длинный период. Следовательно, система бюджетирования – это одна из основополагающих систем управления бизнес-процессами в любой компании.

Но какую именно систему из предложенных сегодня на отечественном рынке выбрать и на что обратить внимание при выборе?

Заглянем под капот

Первый вопрос, который я бы задал вендору, предлагающему решение или продукт, на каких технологиях он построен. Дело в том, что сегодня технологии устаревают значительно быстрее, чем раньше. Новые релизы продуктов выходят по несколько раз в год, но постоянно обновлять имеет смысл только современные продукты. Морально устаревшим технологиям новые фичи не помогут.

Система ТУРБО Бюджетирование, с которой я работаю последние пять лет, реализована на современных технологиях: основой является платформа ТУРБО Х, которая содержит комбинации многомерного куба OLAP in-memory и реляционной базы, включает ETL-инструменты для встраивания в инфраструктуру компании и обеспечивает распределение нагрузки, безопасность и аудит.

ТУРБО Бюджетирование обеспечивает сбор из разных источников, консолидацию, систематизацию и аналитическую обработку операционной информации, а также ее визуализацию в наборах интерактивных аналитических панелей. Система реализует план-фактный, версионный, сценарный (what-if), факторный и другие методы анализа. Также система позволяет настроить любые методы ретро- и перспективного анализа для функций моделирования и прогнозирования. При этом осуществляется поддержка требуемого набора сценариев планирования.

 Проверим все заявленные опции по очереди.

Разберемся в деталях

1. Анализ показателей деятельности и оценка эффективности. Решение обеспечивает консолидацию, систематизацию, аналитическую обработку операционной информации, ее визуализацию в наборы интерактивных аналитических дашбордов. Система позволяет реализовать план-фактный, версионный, сценарный (what-if), факторный и другие методы анализа. Для быстрого принятия управленческих решений все актуальные показатели эффективности бизнеса могут быть доступны онлайн на любых стационарных или мобильных устройствах. Форму отображения данных пользователь выбирает сам из настроенного контента или может сформировать собственное представление — доступны различные табличные и графические средства визуализации.

   

2. Производственно-экономическое моделирование. Финансовые модели используются для выверки предлагаемых изменений в бизнесе. Сегодня потребность в моделировании возрастает – необходимо просчитывать новую стоимость денег, новую логистику, новую стоимость труда, новую себестоимость – для корректировки целей и лимитов, для сохранения маржинальности и бизнеса в целом.

   

3. Стратегическое управление. В системе может быть реализована поддержка стратегии компании, формирование бюджетов осуществляется исходя из планов развития и работы компании (снизу-вверх) и целевых показателей деятельности (сверху-вниз).

   

4. Бюджетирование. Наиболее органичный сценарий использования ТУРБО Бюджетирование – это автоматизация процессов формирования, утверждения и контроля исполнения бюджетов для предприятий и организаций любого профиля деятельности и сложности организации бизнеса.

5. Консолидация финансовой информации. ТУРБО Бюджетирование эффективно взаимодействует со всеми компонентами корпоративной информационной системы, легко настраивается и поддерживается конечными пользователями. Позволяет консолидировать финансовую информацию в целях создания отчетности, ее аудита, выполнения регламентных задач при закрытии финансовых периодов.

Резюме: система позволяет настроить и автоматизировать весь спектр задач финансового менеджмента: от стратегического моделирования и оперативной консолидации фактической информации из различных источников до планирования и расчета всех необходимых показателей операционной деятельности.

Как встроить систему в действующий бизнес

Процесс внедрения любой информационной системы связан с дополнительными ресурсными и методологическими изменениями. Необходимо учитывать: уже имеющаяся система финансового планирования может не подойти для автоматизированной системы бюджетирования, что особенно актуально, когда приобретается так называемый «коробочный продукт», под который должна подстроиться компания. Вопрос в том, нужно ли будет ломать существующую систему финансового планирования или нет, а если нужно – насколько сильно, является предметом споров и обсуждений.

Во многих компаниях финансовый план может включать в себя большое число смет и планов, некоторые при этом не несут никакого экономического смысла. При постановке автоматизированной системы бюджетирования предлагается избавиться от избыточных форм, но сотрудники компании в силу своей консервативности или других причин не могут этого сделать на основании такого довода, что «они всегда составлялись, все к этому привыкли».

По своему опыту внедрения могу сказать, что на практике встречаются ситуации, когда в компании несовершенна сама финансовая модель: менеджмент объявляет, что стартует проект по автоматизации, готовы все справочники и данные, можно начинать работу. Но на деле справочники приходится собирать из разных баз, разных учетных систем и приводить к единому стандарту. Данные обрабатываются в различных форматах, часть финансовых показателей хранится на бумаге и в голове у руководителей. И это, как показывает практика, не редкая ситуация, и она влияет, в первую очередь, на сроки и рамки проекта.

Однако система ТУРБО Бюджетирование может быть подстроена под любые привычные форматы или рамки процессов планирования и бюджетирования. Одна из основных задач проекта цифровизации финансовой службы – это не автоматизация ради автоматизации, а модернизация привычной системы, способ сделать ее более эффективной, актуальной, мобильной и удобной для пользователей.

Другой вопрос, касающийся изменения существующей системы финансового планирования, регламент. Если раньше план на будущий месяц составлялся в начале данного месяца, то при внедрении автоматизированной системы необходимо будет соблюдать дисциплину. Система ТУРБО Бюджетирование будет сама отслеживать время и напоминать о скорой сдаче бюджета руководству. Если вовремя не внести в систему нужные цифры, то доступ может быть закрыт, а для его открытия нужно будет получать санкцию руководства. И если в компании раньше можно было договориться о задержке расчета плана, то при внедрении автоматизированной системы бюджетирования нужно будет нести ответственность перед руководством.

Резюме: при внедрении автоматизированной системы бюджетирования в любом случае нужно будет менять привычные схемы планирования на более оптимальные с точки зрения общей эффективности работы компании. А также необходимо быть готовым к возросшей ответственности за подготовку нужной плановой информации.

Примеры успешных внедрений

Какие именно задачи цифровизации финансовой службы может решить система ТУРБО Бюджетирование и для каких отраслей она подойдет? Никакой отраслевой привязки нет – система может работать и уже работает в различных сферах бизнеса. Посмотрим на некоторые проекты из разных отраслей и тот круг задач, который решался.

Банк ВТБ

Сфера: Финансы.

Суть проекта: Проект миграции с ПО Oracle и разработка системы стратегического планирования. В рамках процесса импортозамещения текущая система консолидации отчетности в соответствии с МСФО (Oracle HFM) будет переведена на отечественное программное обеспечение путем создания новой системы при сохранении всех производственных характеристик и полной функциональности текущего решения.

Футбольный клуб Зенит

Сфера: спортивная организация

Суть проекта: Проект миграции с зарубежной ERP системы на ТУРБО ERP и внедрение системы класса EPM ТУРБО Бюджетирование для поддержки не одной, а целых трех финансовых моделей и процессов бюджетного планирования – в футбольном клубе, Газпром-Арене и Тренировочном центре

Компания Ашан

Сфера: Ритейл

Суть проекта: Реализация проекта миграции финансовой информационной системы для формирования регламентированной консолидированной отчетности с зарубежного решения на ПО ТУРБО Бюджетирование. В рамках проекта за 4 месяца полностью перенесена и запущена в работу модель отчетности с формированием основных форм – PL, BS, CF, Working Capital – по всем правилам консолидации.

Отель Метрополь

Сфера: Отельный бизнес

Суть проекта: Один из старейших отелей Москвы с большим количеством обособленных подразделений и разнообразной программой досуга гостей. Цифровизация финансовой службы отеля объединила 8 отдельных бизнес-моделей, и сделала возможным формирование пула отчетности для руководства и владельцев отеля – за месяц, накопительно, в сравнении по периодам, в разрезе направлений деятельности, в том числе по стандартам единой системы управленческого учёта для гостиничной индустрии USALI.

Это далеко не все примеры использования решения, но уже понятно, что ТУРБО Бюджетирование может работать в различных отраслях и решать широкий спектр функциональных задач.

Проблемы и риски при внедрении

 Каждый проект уникален и требует от заказчика высокого уровня вовлеченности, иначе могут возникнуть риски, которые мы дальше и разберем. По моему анализу, который я веду в течение уже долгого времени, перечень основных проблем можно свести к следующему:

Выбор адекватного для данной компании решения по автоматизации системы бюджетирования. Адекватного по двум направлениям: 1) стоимость внедрения с учетом сложности текущей бизнес-модели; 2) первоначальный объем проекта, закладываемый в систему – не нужно сразу перегружать проект большим, сложным решением, лучше разбить его на этапы и получить готовые результаты быстро, а затем итерационно развивать его.

Если говорить о выборе системы, то важно сопоставить стоимость ПО, затрат на сопровождение с его назначением и возможностями, опытом поставщика услуг, прогнозируемым сроком внедрения.

Правильный подбор и мотивация персонала при автоматизации системы бюджетирования. Это очень важно, т.к. основная нагрузка на время внедрения ложится именно на людей, и только от них зависит, сможет ли система прижиться в компании.

Проблема с квалифицированными кадрами существует. Нельзя сказать, что кадров совсем нет, квалифицированные сотрудники есть. Зачастую возникает банальный вопрос правильной мотивации, не всегда финансовой. Наиболее успешны те проекты, где сотрудники им “горят”. Необходимо уделять больше внимания развитию и мотивации собственного персонала, занятого бюджетированием, т.к. на рынке труда найти хороших специалистов не просто, лучше растить собственные кадры, хотя процесс потребует времени.

Выбор методов внедрения автоматизированной системы бюджетирования. Основных несколько, можно выбрать какой-то один, можно их сочетание, все зависит от конечных целей – быстрый результат по частям или сразу все, но позже.

Выбор методов автоматизированной системы бюджетирования затрагивает как компании-заказчики, внедряющие бюджетирование, так и компании, предлагающие ПО и услуги по внедрению. Методов в настоящее время существует довольно много: классическое проектное управление, модный Аgile и распространенные Scrum/Lean/ Kanban. У каждого метода есть свои преимущества и недостатки.

Если вы хотите тщательно подготовиться и проработать методологические и организационные рамки будущей системы, вам больше подойдет классический Waterfall.

Если нужен быстрый результат, в таком случае больше подойдет Agile – совокупность гибких методов управления проектами. В отличие от классического подхода, проект разбивается не на последовательные фазы, а на короткие, но результативные спринты, которые затем «собираются» в готовый продукт. Важно, чтобы в конце каждого подпроекта действительно был готовый результат. Но и в данном методе не без недостатков: руководитель никогда не знает, что будет через месяц, через два и т.д. Т.к. проект внедряется постепенно, то результат каждого следующего подпроекта определяется после окончания предыдущего. И работа по такому методу требует постоянного участия ключевых сотрудников компании.

В целом, выбор правильного метода внедрения является залогом хорошего результата проекта. Основная рекомендация здесь состоит в четкой формулировке контролируемого результата в начале проекта, контроль его достижения в процессе и четкая фиксация получения желаемого результата в конце проекта.

Пять преимуществ правильно выбранной системы бюджетирования

Какими же основными преимуществами должна обладать система бюджетирования, чтобы заказчику удалось не просто провести модернизацию, а значительно улучшить систему финансового менеджмента компании.

1. Современная многофункциональная система. Система представляет собой современный комплекс технических средств для реализации полномасштабной модели финансового менеджмента любого бизнеса, независимо от его отраслевой или предметной специализации. Одно из значимых преимуществ – полностью настраиваемый, а не программируемый, интерфейс основных экранов, представлений и рабочих форм. Пользователи сами создают свое рабочее пространство. Генеральный или финансовый директор работают в своих привычных цифрах, но в практическом представлении – на экране только нужная актуальная информация, остальное – «за кадром», но доступно в любой момент.

2. Встроенный ETL-инструментарий и маппинг. Перенос информации из других систем осуществляется в автоматическом режиме по заданному расписанию или по желанию пользователей. Вся внешняя информация будет структурирована по нужным правилам. Несколько вариантов настройки маппингов позволяют исключительно точно связать различные по своему характеру работы. Настроенный маппинг позволит выделить новые внешние аналитики, а менеджерам задать им правильное направление в измерениях системы. Таким образом будет получен точный и оперативный срез внешних данных для последующей обработки, если необходимо, или для формирования готовых отчетов.

3. Математический аппарат. Для реализации расчетов предоставляется многозвенная клиент-серверная архитектура для поддержки высоконагруженных расчетов и работы системы как веб-сервиса, а также многомерные кубы OLAP in-memory, хранящие простые и расчетные данные. Технология обеспечивает эффективное использование многоядерных процессоров в рамках одного экземпляра сервера. Вычисления распараллеливаются на несколько потоков в зависимости от конфигурации всех доступных экземпляров серверов, что значительно увеличивает скорость расчетов при обработке больших объемов информации.

   

   Возможность построения расчетов на разных уровнях – ETL, многомерный куб, рабочие формы – позволит повысить точность и скорость обработки входящей информации, что в свою очередь влияет на правильность и скорость принятия управленческих решений.

4. Процессы и регламент. Система обладает встроенными средствами регламентации бизнес-процессов и уведомлений. Например, в ТУРБО Бюджетирование переносится готовый регламент, и тогда все этапы прогнозирования, составления бюджетов, загрузки факта, подготовки отчетности будут под контролем – система сама даст знать, что в данный момент необходимо делать, и кто за это отвечает: для каждого ответственного определяется своя последовательность выполнения задач. По мере прохождения процессов могут производится оповещения участников бюджетного процесса о завершении тех или иных шагов. Система также позволяет сформировать индивидуальные списки различных задач.

   

5. Графический анализ и дашборды. Как отмечают эксперты, объемы информации, с которой мы каждый день работаем, возрастают из года в год. Эффективно переварить и правильно интерпретировать такие объемы в виде плоских, а тем более многомерных таблиц не всегда удается. Для решения этой задачи в системе должен быть предусмотрен обширный набор графических элементов. С их помощью можно строить различные цветные графики, диаграммы, из которых можно составлять тематические дашборды, которые будут агрегировать нужную информацию для руководителей на всех уровнях управления. А для подробного анализа есть средства drill-down.

Самое главное – систему ТУРБО Бюджетирование отличает то, что она не уступает, а где-то превосходит зарубежные аналоги. И у нее есть одно весомое преимущество – система не исчезнет с рынка, не растворится в облаках и не бросит своих клиентов.