В условиях глобальной неопределенности финансовое планирование и бюджетирование перестает быть ритуалом подготовки отчетов – сегодня это живой процесс, который определяет жизнеспособность компании, развивая базовые подходы в комплексную систему интегрированного планирования.

Бюджетирование – очень важная, интересная и нетривиальная задача, которую в современном мире принято решать при помощи автоматизации. Если еще 5 лет назад в системе бюджетирования видели инструмент консолидации и план-факт анализа, то сегодня это комплексная высокотехнологична модель бизнеса.

В этой статье мы поговорим о том, как сама природа процесса бюджетирования влияет на задачи автоматизации и критерии подбора ИТ-системы для решения этих задач.

Резюме

К сожалению, статья длинная.

Поэтому для заинтересованных читателей, ограниченных во времени, сразу приведу свой личный рейтинг топ-10 требований к ИТ-системе бюджетирования.

№ 1. Мощный расчетный движок. В бюджетировании надо много считать. Чаще всего (не всегда), расчеты несложные, но их много. И если опуститься на уровень производственных процессов и «прикрутить» расчет бюджетных показателей непосредственно к ним (не только на драйверах, а со всеми сложными зависимостями и (о ужас) циклами), то расчёт становится небанальным.

№ 2. Работа с большими данными. Да, это нужно не всем компаниям. Многие до сих пор управляют бюджетами на относительно верхнем уровне (несколько сотен статей). Но для многих компаний это требование критично: например, для крупного бизнеса со сложными процессами, а также для компаний FMCG/Retail, где в расчетной модели могут быть сотни миллионов расчётных ячеек.

№ 3. Гибкая настройка методологии в режиме no-code. Не секрет, что методология бюджетирования меняется как погода. Это скорее хорошо (компания отзывается на изменения в процессах и внешней среде), чем плохо (если бы компания игнорировала неустойчивую, но настойчивую реальность). Очень некомфортно, когда такие изменения необходимо программировать в системе. Позволю себе покосплеить великого русского Льва, и добавлю к выражению «Если можешь не писать – не пиши»... слово «КОД». Это долго, дорого и главное – непрозрачно. Напомню, что прозрачность – один из базовых принципов бюджетирования.

№ 4. Excel-подобие. Как ни крути, большинство расчётных экспериментов мы проводили и проводим в Excel. Всё понятно, всё привычно – неубиваемый инструмент. Всё хорошее, что есть в Excel, просто обязана наследовать современная система бюджетирования: понятные формулы, расшифровка расчётов, Ctrl+C – Ctrl+V и т.д. и т.п.

№ 5. Аналитика. Здесь не про BI и дашборды. На этапе формирования планов бюджетирование подразумевает глубокую работу со сценариями – иногда с сотнями сценариев, их надо сравнивать по многим критериям. На этапе мониторинга и управления критически важны план-факт и факторный анализ. Никак в современных условиях и без анализа «что если», т.к. что-то такое «если» случается в нашем мире почти каждый день.

№ 6. Конструктор отчётов. С чего бы ни начинался процесс бюджетирования, заканчивается он отчетами – стандартными и нестандартными. Важно, чтобы в системе можно было гибко настраивать отчеты, выгружать их в разных форматах, совместно просматривать и редактировать, отправлять по почте и т.д.

№ 7. Разнообразная визуализация. Не отчётами едиными живо бюджетирование. В процессе, как правило, участвуют почти все подразделения компании. Логистам удобно считать расходы на основе расстояний – им поможет карта с маршрутами. Производственники мыслят заводами, цехами, бригадами и сменами – им нужны календарные графики, схемы, а ещё лучше цифровые двойники производственных объектов и процессов. Удобные таблицы, графики, диаграммы, индикаторы, виджеты и прочее – это уж просто must have. И чтоб настраивать под себя можно было.

№ 8. Встроенный BPMS. В бюджетном процессе много участников, процессы итеративного создания и затем согласования бюджетов часто витиеваты и к тому же могут меняться в зависимости от изменений в методологии, процессах или просто орг. структуре компании. Поэтому без исполняемых процессов в системе будет грустно. Еще пару лет назад наличие инструментов BPMS было неочевидным требованием для систем планирования, а сегодня лучшие российские системы бюджетирования разрабатывают BPMS-апгрейды – и это здорово.

№ 9. Продвинутые инструменты интеграции. Система бюджетирования часто забирает драйверы у производственных систем, подтягивает факт из учётных систем, синхронизирует справочники с мастер-системой НСИ, передает данные в BI и т.д. Потоков много, изменения также возможны частые – нужен удобный конструктор интеграций.

№ 10. Комфортная совместная работа. Многочисленные участники процесса бюджетирования должны удобно «разместиться» в едином «пространстве знаний». Они должны «видеть и чувствовать» друг друга, при этом не вторгаясь в личное цифровое пространство партнёра по бюджетированию. Кажется, получилось немного романтично, но думаю нет ничего плохого в том, чтобы процесс бюджетирования доставлял удовольствие всем участникам.

А какие требования выделите вы? Приглашаю спорить и предлагать в комментариях!

Далее следует скучная часть, представляющая мои размышления на тему – о том, как цели, принципы, методики, виды бюджетов и этапы процесса бюджетирования влияют на требования к ИТ-системе.

Как появилась идея статьи

Недавно коллеги попросили меня написать статью-ликбез по бюджетированию. В рамках опыта в управленческом консультировании пришлось реализовать несколько проектов по внедрению систем бюджетирования, анализа и учёта – поэтому вспомнить было приятно.

Вот ссылка на этот материал. В нём очень кратко о том:

• что такое бюджетирование – простым словами;

• каковы его цели;

• основные методики бюджетирования;

• принципы бюджетирования;

• основные виды бюджетов;

• этапы процесса составления бюджета;

• тренды развития финансового планирования и бюджетирования.

Дописав мини-статью, я, как человек, непосредственно связанный с ИТ последние 19 лет, подумала о следующем: если есть цели, методики, принципы... то должны быть и требования к цифровой системе, которая будет всё это воплощать.

Ниже приведены результаты идентификации требований к ИТ-системе бюджетирования, основанные на её элементах и свойствах.

Требования к ИТ-системе, сформированные на основе целей бюджетирования

Требования к ИТ-системе, сформированные на основе базовых методик бюджетирования

Требования к ИТ-системе, сформированные на основе принципов бюджетирования

Требования к ИТ-системе, сформированные на основе видов бюджетов

Требования к ИТ-системе, сформированные на основе особенностей процесса бюджетирования

Из перечисленных этапов бюджетного процесса следуют дополнительные критически важные требования к ИТ-системе бюджетирования.

Возможность гибкого и быстрого изменения методологии расчетов. В процессе формирования и итеративного согласования бюджета может возникнуть – и постоянно возникает в реальной жизни – потребности расширить существующую методику или дополнить ее детализацией по отдельным статьям расходов. Если в системе не предусмотрена гибкая no-code настройка модели данных и расчётных формул, то это может либо остановить бюджетный процесс, либо существенно снизить его качество.

Возможности гибкой настройки ролевой модели. Много участников процесса – много ролей. При любом изменении в структуре предприятия, штатном расписании или методологии состав ролей может измениться. В системе должна быть возможность моментально перестроить ролевую модель, отражающие эти изменения.

Комфортная среда совместной работы. Также связана с большим количеством участников процесса бюджетирования. Если несколько человек параллельно работают с одной таблицей, то система должна подсвечивать все статусы и изменения онлайн, чтобы пользователь мог буквально чувствовать их «на кончиках пальцев» – видеть, что ячейка редактируется другим пользователей (закрыта для редактирования), видеть изменения, внесенные только что другим пользователем (подсветка) и так далее.

Гибкая настройка уведомлений внутри системы и по электронной почте. Эта возможность необходима для ускорения процессов согласования.

Гибкая реализация и настройка автоматизированных бизнес-процессов (BPMS). После настройки ролевой модели настраиваются процессы согласования. Ролевая модель изменилась – необходимо сразу изменить процесс. Поэтому без BPMS движка немыслима современная система финансового планирования и бюджетирования.

Продвинутые механизмы интеграции. Система бюджетирования не существует сама по себе, а работает в связке с системами производственного планирования, планирования закупок и поставок, учётными системами компании и т.д. Любое изменение в структуре статей расходов или других справочниках потребует перестройки интеграций. Поэтому интеграции должны настраиваться в режиме конструктора – просто и быстро.

Продвинутая визуализация процессов. Система должна быть понятна не только финансистам, ориентирующимся в таблицах, как рыба в воде, но и производственникам, и логистам, и специалистам по управлению оборудованием, и всем остальным участникам бюджетного процесса. И потому должна содержать удобные для всех участников визуальные инструменты.

Возможности сценарного, план-факт и факторного анализа. Итеративный процесс бюджетирования подразумевает сравнение сценариев. На этапе мониторинга исполнения плана необходимы возможности не только простейшего план-факт анализа, но и факторного анализа отклонений по ключевым (наиболее весомым) статьям. Результаты факторного анализа позволят откалибровать нормативы и повысить эффективность всей системы.

Вывод

Современная ИТ-система бюджетирования должна соответствовать очень широкому спектру требований, которые вы найдете в этой статье и, надеюсь, дополните сами.

Зоя Таранченко

Директор по развитию Knowledge Space