Сотрудники стремительно удаляются от нас. За десять лет число людей, работающих отдельно от руководителей, выросло на 80 с лишним процентов. Очевидно, потому что это выгодно. Сотрудники экономят время на дорогу, могут гибко планировать свое время и не отвлекаются на офисные раздражители. 69% удаленных работников говорят, что вне офиса трудятся продуктивнее.

Не в обиде и компании. Можно сэкономить на содержании и размере офисных помещений и оплате лишних рабочих часов, а также получить широкий выбор кандидатов из разных регионов. Но, как и с любыми переменами, удаленная работа несет с собой не только позитив. В распределенных командах появляются проблемы нового типа, в первую очередь нехватка коммуникации. Wrike работает с сотрудниками по всему миру, и мы хотим поделиться некоторыми советами, исходя из полученного опыта.



1. Нужен полный парк collaboration-инструментов
Отсутствие доступа к необходимой информации — главная головная боль удаленных команд, и полумерами тут не обойтись. Каждой команде нужно подобрать собственный джентльменский набор из онлайн-инструментов, который позволит добиться ощущения, что коллеги находятся на расстоянии клика. Это сервис видеоконференций, корпоративный мессенджер, файлохранилище, совместный редактор документов и, конечно, система управления проектами.

Здесь есть два важных момента. Во-первых, надо определиться, когда и что использовать, то есть установить правила. Например, срочный рутинный вопрос удобнее обсудить в чате, но все ключевые этапы работы и согласования обязательно должны быть отмечены в системе управления проектами и быть в общем доступе.

Во-вторых, все инструменты нужно по максимуму интегрировать между собой. Стоит обратить внимание на поддержку интеграции с нужными сервисами еще при выборе инструментов.

2. Ответственность важно четко разделить и обозначить
Рабочие процессы в удаленной команде могут быть особенно непрозрачными. Менеджер может месяцами не замечать пробелов в знаниях нового сотрудника. Пробуксовывающая часть проекта, которой никто не занимался, может вскрыться прямо перед дедлайном. Получить понятный отчет о состоянии дел тоже зачастую проблематично. Чтобы этого избежать, везде где можно надо создать шаблоны для типовых задач и проектов, поэтапно описать все действия, а также ответственных за них. Это позволит новичкам быстрее освоиться, а все остальным понять, на каком этапе находится работа, и кто за это отвечает.

Кстати, полезным в удаленных командах может оказаться наставничество — когда кто-то из ветеранов команды отвечает за то, чтобы ввести новичка в курс дел.

3. Формируйте неформальные отношения
С одной стороны, замечательно, когда сотрудники сфокусированы на работе, а не участвуют в конкурсе историй “как я провел выходные” у кулера. С другой — недостаток неформального общения не прибавит им продуктивности и хорошего настроения. Люди не ходят вместе обедать, не играют в настольные игры и не обсуждают новости. Нужно что-то придумать вместо этого, чтобы развивать личных отношений между сотрудниками. Это могут быть отдельные чаты для общения на нерабочие темы или видеоконференции, на которых новые и старые сотрудники могут представиться и рассказать о себе. Другой пример из нашего опыта — для того чтобы объединить нашу команду саппорта, распределенную между тремя городами, мы устраиваем ежегодный слет всей команды в разных уголках мира.

4. Доносите общее видение через регулярные совещания
Никто не любит совещания, а удаленные сотрудники меньше всех. Однако, работая отдельно от команды, потерять общее видение проекта гораздо проще, чем в офисе. Поэтому обзорные совещания все-таки нужны — пусть они будут ежемесячными или ежеквартальными. На них можно обсудить общий прогресс команды и то, чем должен заняться каждый, чтобы у всех была единая картина происходящего. Там же можно поощрить одних и обсудить трудности других.

5. Личные качества могут быть важнее опыта
Над шаблонной последней строчкой требований в каждой второй вакансии не шутил только ленивый — все эти “инициативность, организованность, умение общаться”. Их трудно оценить на собеседовании и не особо понятно, насколько критичны для работы. Однако, в случае с удаленной работой эти качества внезапно становятся топовыми требованиями. Иногда они могут оказаться даже важнее профессионального опыта и навыков.

Суть в том, что нельзя отбирать сотрудников в офис и удаленно по одним и тем же критериям. Спрашивайте другие вещи, подготовьте специальные тестовые задания и используйте испытательный срок, чтобы понять, насколько самостоятелен человек и получается ли у него взаимодействовать с коллегами.

Если у вас есть свои советы по организации удаленной команды, набитые шишки и интересная история на эту тему, добро пожаловать в комментарии.