Сегодня организациям, работающим в сфере управления проектами, приходится решать проблемы, связанные не только со сроками, затратами и ресурсами, но также с визуализацией и объединением данных в рамках корпоративного портфеля решений. Учитывая эти ежедневные задачи, руководителям зачастую трудно определить, каким проектам или видам производственной деятельности нужно уделить особое внимание, рассчитать остаток бюджета, понять, насколько эффективно задействованы ресурсы и как планировать работу, чтобы идти в ногу со спросом.



Проблематика

Основная задача состоит в предоставлении высокотехнологичного решения корпоративного уровня, которое должно обеспечивать унификацию, целостность и интеграцию процессов разработки, внедрения, тиражирования и сопровождения информационных систем. Это связано с тем, что с точки зрения управления портфелем/программой проектов (релизов) одного календарного планирования не достаточно. Необходима система автоматизации жизненного цикла, которая позволит определить/«зафиксировать» и повторно использовать следующие основные сущности:

• Жизненный цикл проектов различных типов, включая основные вехи и артефакты (шаблоны документов);
• Ключевые параметры «здоровья» проекта/программы/портфеля с возможностью автоматического расчета;
• Жизненные циклы управления проблемами (отдельный ЖЦ для каждого типа), возникающими в проекте, с возможностью автоматической эскалации по определенной управленческой вертикали;
• Жизненный цикл управления изменением рамок проекта с возможностью автоматической эскалации по определенной управленческой вертикали;
• Сводная отчетность по состоянию портфеля/программы/проекта в режиме реального времени, доступная для пользователей с учетом ролей и политики безопасности (ролевой доступ).

Все перечисленные выше задачи решаются на уровне специализированных информационных систем класса Project Portfolio Management (PPM).

Функциональное назначение системы HPE Project Portfolio Management Center

Программное обеспечение HPЕ Project Portfolio Management (HPE PPM) представляет собой платформу автоматизации ключевых процессов управления портфелями проектов, программами и отдельными проектами в крупных организациях в условиях жестких временных, ресурсных и финансовых ограничений.

Концепция процесса портфельного управления представлена на диаграмме ниже:



Система портфельного управления предназначена для решения следующих задач:

• Автоматизации процесса управления портфелем организации: сбор проектных инициатив, их ранжирование, привязка к бизнес-целям организации, согласование бизнес-кейсов, «выравнивание» портфеля по доступному бюджету и ресурсам с учетом текущей проектной и операционной деятельности;
• Автоматизации процесса управления проектной деятельностью организации: формирование портфелей, программ, проектов; управление ресурсами проектов; контроль ключевых показателей эффективности (КПЭ) в процессе реализации проектов/программ; формирование и доставка управленческой отчетности по проектной деятельности организации в режиме реального времени.
• Автоматизация процесса управления ресурсами: создание и ведение пулов ресурсов; ведение справочников квалификации ресурсов; индивидуальные календари ресурсов; поддержка процесса выделения ресурсов на проекты; подсистема учета рабочего времени (как проектной, так и операционной деятельности).

Система HPE PPM является модульной и поддерживает внедрение процессов портфельного управления в организации как «сверху-вниз», так и «снизу-вверх». Также поддерживается реализация отдельных функций – управление программами/проектами, ресурсами; проектными предложениями и т. д. с последующим расширением функционала и охватом смежных функций и процессов.

Главной особенностью решения НРЕ РРМ является возможность гибкой настройки объектов системы для их полного соответствия поставленным задачам. Каждый объект НРЕ РРМ обладает собственными атрибутами, рабочим процессом, а также жизненным циклом (ЖЦ). Благодаря этим возможностям достигается четкая организация процесса работы и взаимодействия всех участников, а также внедрение и контроль любых параметров производительности/эффективности внутри данного процесса.

Программное обеспечение HPЕ PPM позволяет решить следующие задачи:

• Наглядно анализировать и приоритизировать стратегические и оперативные требования и запросы, формировать на их основе проекты и задачи с выделением ресурсов, расчетом временных затрат и определением степени их влияния на реализацию стратегии организации;
• Обеспечивать руководителям единую «точку входа» и «систему координат» для принятия решений относительно проектов и потребностей, позволяя анализировать и ранжировать их с точки зрения влияния на стратегическую деятельность организации;
• Обеспечить планирование «сверху-вниз» и сбор данных для детальной проработки планов и контроля прогресса по всем требуемым показателям «снизу-вверх»;
• Быстро адаптироваться к изменениям и обеспечивать соответствие бизнес-процессов и проектов компании поставленным стратегическим и оперативным целям;
• Эффективно распределять нагрузку на сотрудников организации, что в свою очередь, позволяет уделять максимальное внимание наиболее приоритетным задачам, а также ясно понимать текущую загрузку ресурсов и планировать будущую потребность;
• Наглядно контролировать в режиме реального времени состояние проектов, включая важные «вспомогательные» процессы, такие как:
o управление изменениями
o управление рамками проекта
o управление рисками
o управление поручениями
o и другие.

Краткое техническое описание решения HPE PPM

Технически решение НРЕ РРМ представляет собой программный «BPM-движок», позволяющий гибко настраивать рабочие процессы по управлению проектными инициативами/проектами/программами/портфелями, а также механизмы управления контентом и согласованиями. Для удобства использования решения пользователям предоставляется настраиваемый портал с визуализациями аггрегированных данных, использующий современные технологии и гибкий интерфейс, отображающий всю необходимую информацию в соответствии с ролевой моделью организации.

Концептуально НРЕ РРМ автоматизирует проектную методологию и позволяет встроить контрольные точки в жизненный цикл проектов/программ/портфелей на стратегическом уровне управления. На более низком уровне планирования и управления отдельными работами в проекте может быть использовано решение Microsoft Project. НРЕ предоставляет полностью интегрированный штатный модуль синхронизации данных между НРЕ РРМ и Microsoft Project. Модуль синхронизации поддерживает три возможных сценария передачи данных:

• НРЕ РРМ выступает в качестве мастер-системы по ведению проектного плана, а Microsoft Project используется как вспомогательное решение;
• Microsoft Project выступает в качестве мастер-системы, а НРЕ РРМ используется как вспомогательное решение с точки зрения ведения проектных планов, но как мастер-система по контролю КПЭ проектов/программ/портфелей;
• Равноправный сценарий.

Такой подход позволяет гибко объединять стратегическое планирование и управление на базе НРЕ РРМ и тактическое управление проектом на базе Microsoft Project, при этом отпадает необходимость в других вспомогательных инструментах.

Развитые технологические механизмы НРЕ РРМ позволяют создавать рабочие процессы в стандарте BPM, которые обеспечивают четкие рамки и контролируемость движения проекта по фазам, начиная с фазы описания шаблонного решения (управление требованиями), и вплоть до готовности к тиражу и непосредственно тиражированию. Каждому этапу жизненного цикла (ключевые вехи) назначаются критерии, определяющие удовлетворительное/неудовлетворительное состояние – выполнение определенных задач/процедур, наличие документов и согласований. Данные критерии контролируются системой, и их удовлетворение/неудовлетворение влияет на ключевые показатели эффективности/«здоровья» (КПЭ) проекта/программы/портфеля в целом.

НРЕ РРМ позволяет настраивать гибкие взаимосвязи между различными сущностями, такими как задачи, поручения, проекты и т. д. Удобный механизм настройки этих взаимосвязей дает возможность создавать сложные сценарии взаимодействия на уровнях проект-задача, задача-задача, задача-проект, проект-программа т. д. Все эти возможности максимально закрывают потребности организации в управлении проектной деятельностью.

Решение также автоматизирует рабочие процессы для следующих важнейших аспектов управления проектами:

• Управление изменениями;
• Управление рамками проекта;
• Управление рисками;
• Управление поручениями;
• и т. д.

Для каждой из данных сущностей определяется процедура согласования/эскалации/принятия решения, и она может быть подкреплена временными ограничениями нахождения на каждом шаге. Возможна категоризация запросов по типам и привязка отдельных рабочих процессов для конкретных типов запросов. Поддерживается гибкая ролевая модель, способная удовлетворить организации самой высокой степени сложности и распределенности.

Ключевой особенностью НРЕ РРМ является встроенный механизм согласований, который способен реализовать логику любого уровня сложности. При этом в случае возникновения необходимости инициации процесса согласования во внешней системе, НРЕ РРМ предоставляет такую возможность.

Архитектура решения содержит готовые механизмы интеграции с системой документооборота (Documentum), которая позволяет использовать внешние процессы документооборота в связке с проектной деятельностью и автоматически контролировать статусы документов, участвующих в жизненном цикле проекта.

Дополнительные интеграционные возможности, которыми обладает НРЕ РРМ – это интеграции с решением класса ITSM (HPE Service Manager) и продуктом класса ALM (HPE Quality Center).

• Решение класса ITSM представляет собой платформу автоматизации ключевых процессов ИТ и в связке с НРЕ РРМ позволяет выстроить механизм взаимодействия и передачи данных для такого ключевого процесса, как управление изменениями (изменения в инфраструктуре, доработки КИС, внедрение нового ПО в процессе реализации проектов).
• Решение класса ALM представляет собой платформу автоматизации жизненного цикла разработки программного обеспечения и в связке с НРЕ РРМ позволяет выстроить целостный процесс реализации изменений и управления релизами в программных продуктах.



Также возможна интеграция с системами бухгалтерского учета и учета человеческих ресурсов (SAP), со специализированными системами управления жизненным циклом ПО (SAP Solution Manager) и другими бизнес- и ИТ-системами с помощью стандартных механизмов веб-сервисов.

С точки зрения отчетности HPE PPM обладает встроенными возможностями по визуализации ключевых параметров контроля для всех ролей, принимающих участие в проектной деятельности:

• ТОП-менеджмент компании;
• Руководство бизнес-блоков;
• Руководство проектного офиса;
• Руководители проектов;
• Рядовые исполнители.

Отчетность реализуется с помощью панелей управления, на которые выводятся статистические данные в графическом виде (диаграмы, «светофоры», «спидометры» и пр.). Панели управления могут легко конфигурироваться самими пользователями из набора доступных шаблонов. В отчетности полностью поддерживается ролевая модель и модель безопасности, и пользователь получает доступ исключительно к тем данным, которые доступны ему в зависимости от исполняемой роли.

Технические характеристики HPE PPM

Решение НРЕ РРМ построено на трехзвенной архитектуре и имеет развитый веб-клиент в качестве пользовательского интерфейса.

Возможны интеграции с любыми внешними системами, поддерживающими технологию веб-сервисов. Есть подтвержденная практика интеграции с SAP, Microsoft Project Server, Documentum.

НРЕ РРМ хорошо зарекомендовала себя в крупнейших территориально распределенных организациях с общим количеством сотрудников до нескольких сотен тысяч человек. Существуют внедрения, в которых число ежедневных одновременных подключений превышает 5000 пользователей.

Развитие системы внутри организации подразумевает как последовательное вертикальное масштабирование внутри ИТ-подразделения с точки зрения охвата процессов портфельного управления и управления ресурсами, так и горизонтальное масштабирование с точки зрения охвата процессами портфельного управления как ИТ, так и не ИТ проектов и программ внутри организации.

Лицензирование системы HPE PPM за последнее время претерпело существенные изменения в сторону упрощения. На сегодняшний день можно сказать, что с точки зрения стоимости владения она перешла в класс среднебюджетных систем, обладая, тем не менее, самым полным и развитым функционалом.