Несколько советов для тех, кто перепоручает задачи, работает с подрядчиками, фрилансерами и прочими исполнителями

Привет. Я Саша и я руковожу студией Flyphant, которая занимается разработкой мобильных приложений, сайтов и видео монтажом и анимацией (в английском языке это бы звучало как Motion graphics).

Мне часто приходится взаимодействовать с подрядчиками в сфере дизайна, копирайта, работы со звуком, верстки, программирования и прочих смежных дисциплин. В этом плане у меня уже набрался небольшой опыт, который позволяет добиваться ожидаемого результата в срок.

Ниже представлены несколько правил, которых я стараюсь (не всегда получается, но я стараюсь O) придерживаться при работе с подрядчиками, в результате чего работой (и процессом, и результатом) довольны все.

Как-то раз даже не поработав получил вот такой отзыв:

Ольга: Поработать в этой компании мне не довелось, но я общалась с её представителями. Ничего не могу сказать о том, как в компании работается, но представители очень приятные и вежливые. Отвечают вполне подробно даже тем, с кем уже работать наверняка не будут по самым разным причинам. Мне кажется, компания весьма лояльная и с приятной атмосферой.

Итак:

1. Никогда не задерживайте оплату

Как ни странно (хотя что тут странного, в такой стране живем, с такими людьми), до сих пор встречаются случаи, когда оплату подрядчикам задерживают. И частенько в причину тому ставят “Еще ждем оплату от клиента” (или от инвестора, или какой-то другой регулярный платеж).

Вы (да, именно вы) поставили задачу подрядчику, договорились о цене, о способах оплаты. Не надо сваливать свою неспособность оплатить работу вовремя (или вообще оплатить) на кого-либо другого. Это никого не волнует и никак не решает проблему. Договаривались именно с вами.

Не берите на себя обязательств об оплате, если не сможете их выполнить вне зависимости от того, какие финансовые трудности будут именно у вас. Заранее забронируйте эти деньги и не трогайте.

Если и предоплата и оплата по окончанию работ будет всегда вовремя, то с вами будут охотнее работать, потому что будут уверены в вас.

И не рассчитывайте, что бедненький иллюстратор (дизайнер, копирайтер и т.п.) сидит и ждет только вас. К нему обратится кто-нибудь еще и заплатит сразу. Всё. Придётся искать нового исполнителя.

2. Обязательно передавайте все комментарии заранее

Чем скорее вы передадите все комментарии исполнителю, тем меньше у вас может возникнуть проблем в дальнейшей работе.

Допустим, вы?—?менеджер проекта со стороны клиента. В пятницу вечером ваш генеральный директор наконец-то высказался о сценарии видео ролика (дал свои комментарии). Теперь их надо переварить, перевести на понятный язык и передать копирайтеру. Но вроде бы и пятница, и вечер, и вносить их недолго (час или два). Можно оставить до утра понедельника?—?думаете вы. Говорите директору, что в понедельник будет готово и уходите в ночной отрыв.

Утро. Понедельник. Пришла пора передавать комментарии. А копирайтер не отвечает. Он просто недоступен, у него свои дела и вообще ему не до вас в данный момент.

А вот если бы вы в пятницу вечером отправили все комментарии, то копирайтер уже бы задал вам все вопросы (фрилансеры?—?вольный народ, когда хочет, тогда и работает, могут и в выходные) и вы бы ему все разъяснили. А в понедельник (хотя может быть и на выходных) уже был бы готов результат, который можно показывать директору.

Не откладывайте на понедельник то, что можно сделать в пятницу.

3. Сроки и бюджет указывайте, а не спрашивайте

Зачастую сроки и стоимость спрашивают с подрядчика. А вдруг он сделает быстрее? А вдруг дешевле? Тут можно ведь сэкономить и время, и деньги. Я тоже раньше практиковал такой подход.

Это вело к долгому выбору исполнителя, подгонке тайминга всего проекта под удобные ему сроки (которые в итоге все равно сдвигаются), частенько?—?просто к переплате, потому что исполнитель согласился бы и на меньшую сумму, но раз спрашивают, то почему бы и не запросить больше. В общем, все это приводит к отсутствию контроля.

Но, как показала практика, на работу соглашаются охотнее, когда известны и стоимость и срок. Частенько это бывает и выгоднее.

Наверное, на такую работу соглашаются больше, потому что знают, что этот проект не затянется на долго и деньги будут соответствовать затраченному на работу времени.

Это опять же ощущение контроля над ситуацией, только уже с обеих сторон: со стороны заказчика (с вашей) и со стороны исполнителя.

4. Закладывайте больше времени, чем договорились

Никто не может предугадать, что в проекте все будет гладко. Бывают случаи, когда оказывается, что присланный архив с исходниками видео?—?это не исходники, а секвенциая из кадров этого видео ролика. Это время на перезапрос исходников в другом формате. Или когда присылают исходники макетов приложения, и оказывается, что все они в формате Illustrator, а разработчики понимают только Photoshop. Это время на адаптацию исходников. Или кто-то заболеет, умрет бабушка, паспорт потеряется… Жуть, что в мире творится.

Закладывайте больше времени на работу с подрядчиком, чем договорились с ним. Чем больше обговоренное время, тем больше должно быть резервное.

Например, если исполнитель обещал прислать работу на следующий день, значит считайте, что работа будет через 2 дня. Если обговорили с дизайнером, что вся работа должна быть выполнена за 7 дней, значит во внутреннем тайминге надо еще дня 3 добавить. Точной формулы нет, но я обычно добавляю от 1 до 10 дней.

С другой стороны, если у вас во внутреннем тайминге указано 10 дней на работы с подрядчиком, то с самим подрядчиком следует договариваться уже на 5–7 дней.

5. Доверяйте

Если вы обратились к кому-либо за работой, то вы обратились к этому человеку, команде, компании именно потому, что вы сами это делать не умеете. Этот факт придётся принять, иначе недовольных в работе с обеих сторон будет предостаточно, и это обязательно отразится на результате.

Возьмем в качестве примера разработку сайта. Вы, владелец интернет магазина, обращаетесь за его дизайном. Обращаетесь к профессиональной команде, которая знает свое дело. И у вас есть первостепенная цель?—?повышение продаж. Всё, абсолютно все далее в этом проекте должно подчиняться именно этой цели: и структура сайта, и расположение элементов на странице, и цвета кнопок.

Но дальше вы, как клиент, говорите исполнителю, что градиент на той кнопке надо сделать как на стеклянной кнопке. Вы вполне имеете на это право, вы вполне можете считать, что это увеличит продажи. Но в таком случае зачем вы обратились в эту компанию? Это ведь её работа, её знания, её ответственность. Ребята из этой компании знают, как сделать дизайн таким, чтобы продажи увеличились. Вы ведь за этим к ним обратились, за этими знаниями?

Почему стоит довериться? Во-первых, эти ребята не первый год занимаются интернет магазинами и занимаются ими успешно (вы же именно потому к ним обратились?). Во-вторых, как бы вы ни хотели, ваш взгляд на ваш же сайт далеко не непредвзятый. А у этих ребят взгляд свежий. Им гораздо проще поставить себя на место новых клиентов вашего интернет магазина, чем вам.

Банальный пример: вы знаете как должны выглядеть зубы, но вы же не говорите зубному как работать?

Доверьтесь. Направляйте, сомневайтесь, высказывайте свое мнение, но не требуйте. Так работа будет идти гораздо мягче, обеим сторонам будет легче, результат будет лучше и скорее.