Меня всегда, при анализе любого программного комплекса, интересовало: а как разработчики видели свою систему в конце? Какими блоками или модулями оперировали. Что имели ввиду, когда называли раздел меню “Прочее” или “Дополнительно”. Какие связки между блоками они планировали и как они оформлены теперь? Рассказывая о нашей YoollaCRM я бы хотел также поделиться моими мыслями при проектировании и дальнейшей разработке. Возможно, это поможет понять целостную инфраструктуру всей системы.
Естественно, что начать надо с модуля Клиенты. Это самый ожидаемый блок, который включает в себя подраздел Контакты. Вся разница между ними, что Клиент — это организация, а Контакт — лицо в этой организации. В разных CRM по разному реализован этот блок, у кого-то больше данных, у кого-то меньше. В процессе эксплуатации мы выявили ряд потребностей, которые и удовлетворили в нашей CRM. Во-первых, это разные типы отображения списка. Я не говорю про поиски по части слова или отборы по первой букве алфавита. Я говорю о настраиваемом представлении по любым критериям.
Во-вторых, это быстрый доступ к данным клиентов. Без открытия карточек и утомительных переходов. Тут же, в этом же окне. Конечно, можно открыть полноценную страничку со всеми данными, но, часто требуются базовые данные: фамилия, телефон, адрес, тема последнего контакта. Быстро и просто. Естественно, что в CRM заложена возможность импорта-экспорта Клиентов и Контактов. Кроме этого стоит упомянуть возможность группового управления Клиентами. Это возможность передать их от одного менеджера другому, или сменить у них территориальную принадлежность или просто удалить.
Все остальные “радости” вы можете сами оценить в демо-версии на сайте, здесь писать о них нет необходимости. А мы двинемся дальше по логической цепочке. Логичный блок вытекающий из Клиентов — это Календарь. В нем можно планировать встречи, звонки, отправки писем и другие события. Вся активность вашего персонала останется в истории, а все их планы будут как на ладони. Интересная изюминка — план на день. Мало того, что он отправляется в виде письма по утрам вам на почту, так он еще и может быть импортирован в гуглокалендарь и напоминать вам на смартфоне о делах. А для очень тщательных есть возможность распечатать листок ежедневника для последующего контроля уже на бумаге. Календарь почти всегда есть на экране. Посмотрите на предыдущий скрин. Видите слева внизу плашечка? По клику она развернется в привычный вам календарик.
Другой логичный блок вытекает из Клиентов — это блок Сделки. Именно Сделка, это то, что мы хотим от любого нашего Клиента. Ради нее мы ведем свою деятельность. Блок сделки также имеет очень информативную структуру. Здесь наглядно отображаются сделки, даты их создания, ожидаемые суммы, этап сделки, контрагент, ответственный сотрудник и т.д. Опять же по клику на сделку мы получим квинтэссенцию информации по ней. И, конечно, легко перейти в полный раздел о сделке со всей информацией. Мы долго работали с этим блоком и он у нас получил интересные функции. Например, “Контрольная точка”. Вы всегда можете назначит кроме этапов сделки еще и контрольные точки, которые будут вам “маячить” в случае их неисполнения в назначенные сроки. Это не просто события, которые назначил сам менеджер, это системная установка, которая подсказывает сотруднику об очередном “ходе”. При пропуске такой точки сделка начинает “болеть”. Она краснеет и тогда уже менеджер в списке текущих сделок замечает ее “нездоровый” вид. Таким образом сотрудник не может “забросить” сделки, например, отправив КП и забыв (или забив) произвести дальнейшие действия.
Из блока Сделки мы логично переходим в блок Документы. Все действия между контрагентами сопровождаются множеством документов. Мы об этом не забыли. И для удобства работы подготовили блок, в котором вы можете заготовить заранее сформированные шаблоны вообще ЛЮБЫХ документов (хоть именную библию) в формате DOC, с вставленными в него переменными. А при выписке этого документа в CRM переменные будут заменены на реальные данные. Таким образом сотрудники в 1 клик сформируют договор, спецификацию, счет или доп.соглашение. Пришел конец ошибкам и исправлениям в документации! Особняком стоят счета. Они имеют статус оплаченных или нет. Имеют даты выставления и даты оплаты, а также привязку к сделке. Все просто и логично.
Из блока Документы мы плавно перетекаем в 2 интереснейших блока — Финансы и Аналитика. Не многие CRM могут похвастать наличием финансового планирования. В YoollaCRM есть. Этот блок позволяет свести расходы и доходы в единую таблицу и визуально отобразить на графике. Этот блок позволяет спланировать расходы на офис, персонал, рекламу, поставщиков. А также увидеть планируемые доходы и итоги работы по результатам за месяц. Всегда приятно видеть график итогов работы выше 0.
Другой сильный блок YoollaCRM — аналитика. В нашей системе их более 50. Аналитика — это конечный пункт логической цепочки от поиска Клиента до закрытия Сделки. Руководителю очень важно понимать, как работать наиболее эффективно. Кто наиболее эффективен и почему? Как сделать работу персонала наиболее продуктивной? Какие инструменты приносят наибольшую отдачу? Ответы на все эти вопросы дает аналитика. В нашей системе более 50 отчетов по всем срезам деятельности: от количества отправленных писем до суммы выставленных счетов, от количества сделок до средней продолжительности разговора по телефону.
На этом можно было бы и закончить общее описание самых крупных блоков системы. НО! На сладкое мы приготовили СУПЕРБЛОК. Он объединяет всю информацию в единое целое. В виде графиков и таблиц. Это Dashboard. Это выжимка всей работы компании. Это то, что видит руководитель при входе в CRM. Один взгляд — и ему понятна вся ситуация в организации. Все платежи, сделки, контакты, выставленные счета, остатки на счетах, исполнение планов и т.д.
Вот, вкратце, и весь экскурс по основным блокам системы. За границами данного обзора остались такие вспомогательные блоки как сборщик лидов, каталог товаров, маркетинговые инструменты, база знаний, обсуждения, работа с прайс-листом и общими файлами. Но даже без описания этих блоков YoollaCRM работает как дружная слаженная семья и выполняет возложенные на нее функции с высокой эффективностью, удобством и комфортом. Попробуйте и убедитесь сами.
Естественно, что начать надо с модуля Клиенты. Это самый ожидаемый блок, который включает в себя подраздел Контакты. Вся разница между ними, что Клиент — это организация, а Контакт — лицо в этой организации. В разных CRM по разному реализован этот блок, у кого-то больше данных, у кого-то меньше. В процессе эксплуатации мы выявили ряд потребностей, которые и удовлетворили в нашей CRM. Во-первых, это разные типы отображения списка. Я не говорю про поиски по части слова или отборы по первой букве алфавита. Я говорю о настраиваемом представлении по любым критериям.
Во-вторых, это быстрый доступ к данным клиентов. Без открытия карточек и утомительных переходов. Тут же, в этом же окне. Конечно, можно открыть полноценную страничку со всеми данными, но, часто требуются базовые данные: фамилия, телефон, адрес, тема последнего контакта. Быстро и просто. Естественно, что в CRM заложена возможность импорта-экспорта Клиентов и Контактов. Кроме этого стоит упомянуть возможность группового управления Клиентами. Это возможность передать их от одного менеджера другому, или сменить у них территориальную принадлежность или просто удалить.
Все остальные “радости” вы можете сами оценить в демо-версии на сайте, здесь писать о них нет необходимости. А мы двинемся дальше по логической цепочке. Логичный блок вытекающий из Клиентов — это Календарь. В нем можно планировать встречи, звонки, отправки писем и другие события. Вся активность вашего персонала останется в истории, а все их планы будут как на ладони. Интересная изюминка — план на день. Мало того, что он отправляется в виде письма по утрам вам на почту, так он еще и может быть импортирован в гуглокалендарь и напоминать вам на смартфоне о делах. А для очень тщательных есть возможность распечатать листок ежедневника для последующего контроля уже на бумаге. Календарь почти всегда есть на экране. Посмотрите на предыдущий скрин. Видите слева внизу плашечка? По клику она развернется в привычный вам календарик.
Другой логичный блок вытекает из Клиентов — это блок Сделки. Именно Сделка, это то, что мы хотим от любого нашего Клиента. Ради нее мы ведем свою деятельность. Блок сделки также имеет очень информативную структуру. Здесь наглядно отображаются сделки, даты их создания, ожидаемые суммы, этап сделки, контрагент, ответственный сотрудник и т.д. Опять же по клику на сделку мы получим квинтэссенцию информации по ней. И, конечно, легко перейти в полный раздел о сделке со всей информацией. Мы долго работали с этим блоком и он у нас получил интересные функции. Например, “Контрольная точка”. Вы всегда можете назначит кроме этапов сделки еще и контрольные точки, которые будут вам “маячить” в случае их неисполнения в назначенные сроки. Это не просто события, которые назначил сам менеджер, это системная установка, которая подсказывает сотруднику об очередном “ходе”. При пропуске такой точки сделка начинает “болеть”. Она краснеет и тогда уже менеджер в списке текущих сделок замечает ее “нездоровый” вид. Таким образом сотрудник не может “забросить” сделки, например, отправив КП и забыв (или забив) произвести дальнейшие действия.
Из блока Сделки мы логично переходим в блок Документы. Все действия между контрагентами сопровождаются множеством документов. Мы об этом не забыли. И для удобства работы подготовили блок, в котором вы можете заготовить заранее сформированные шаблоны вообще ЛЮБЫХ документов (хоть именную библию) в формате DOC, с вставленными в него переменными. А при выписке этого документа в CRM переменные будут заменены на реальные данные. Таким образом сотрудники в 1 клик сформируют договор, спецификацию, счет или доп.соглашение. Пришел конец ошибкам и исправлениям в документации! Особняком стоят счета. Они имеют статус оплаченных или нет. Имеют даты выставления и даты оплаты, а также привязку к сделке. Все просто и логично.
Из блока Документы мы плавно перетекаем в 2 интереснейших блока — Финансы и Аналитика. Не многие CRM могут похвастать наличием финансового планирования. В YoollaCRM есть. Этот блок позволяет свести расходы и доходы в единую таблицу и визуально отобразить на графике. Этот блок позволяет спланировать расходы на офис, персонал, рекламу, поставщиков. А также увидеть планируемые доходы и итоги работы по результатам за месяц. Всегда приятно видеть график итогов работы выше 0.
Другой сильный блок YoollaCRM — аналитика. В нашей системе их более 50. Аналитика — это конечный пункт логической цепочки от поиска Клиента до закрытия Сделки. Руководителю очень важно понимать, как работать наиболее эффективно. Кто наиболее эффективен и почему? Как сделать работу персонала наиболее продуктивной? Какие инструменты приносят наибольшую отдачу? Ответы на все эти вопросы дает аналитика. В нашей системе более 50 отчетов по всем срезам деятельности: от количества отправленных писем до суммы выставленных счетов, от количества сделок до средней продолжительности разговора по телефону.
На этом можно было бы и закончить общее описание самых крупных блоков системы. НО! На сладкое мы приготовили СУПЕРБЛОК. Он объединяет всю информацию в единое целое. В виде графиков и таблиц. Это Dashboard. Это выжимка всей работы компании. Это то, что видит руководитель при входе в CRM. Один взгляд — и ему понятна вся ситуация в организации. Все платежи, сделки, контакты, выставленные счета, остатки на счетах, исполнение планов и т.д.
Вот, вкратце, и весь экскурс по основным блокам системы. За границами данного обзора остались такие вспомогательные блоки как сборщик лидов, каталог товаров, маркетинговые инструменты, база знаний, обсуждения, работа с прайс-листом и общими файлами. Но даже без описания этих блоков YoollaCRM работает как дружная слаженная семья и выполняет возложенные на нее функции с высокой эффективностью, удобством и комфортом. Попробуйте и убедитесь сами.