Все, кто проводит мероприятия или только собираются их проводить, работают в правовом поле законодательства. В нашем случае законодательства России. И в нём часто есть спорные моменты. Один из них — писать или не писать письма-уведомления в органы власти при подготовке мероприятия. Многие игнорируют этот вопрос. Далее небольшой разбор, так писать или не писать?

Проведение мероприятий на территории РФ регулируется рядом законов и актов органов местной власти.

Очевидно, что мероприятия политической направленности и массово-культурные, которые прямо подпадают под действия Федерального закона от 19 июня 2004 г. № 54-ФЗ «О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях», положения которого обсуждения не требуют, а требуют просто исполнения статей закона, несмотря на некоторые спорные моменты.

Вопрос возникает с небольшими мероприятиями которые совсем не политические и не культурно-массовые на первый взгляд. Например хакатон, конференция, технические соревнования, конкурс. Так как они явно не попадают под определение пикетов, шествий и митингов.

В федеральном законе нет прямых указаний по этому поводу. Тем не менее, по факту на местах, этот процесс регулируется органами местной власти. И чем крупнее населённый пункт, тем более жёстко это контролируется. Поэтому при подготовке любого мероприятия будь то конференция ил хакатон необходимо очень внимательно читать местные законодательные акты во избежание недоразумений и неприятных последствий.

Один из примеров документов органов местной власти по регулированию проведения мероприятий является Распоряжение мэра Москвы №1054-РМ от 5 октября 2000 г. «Об утверждении Временного положения о порядке организации и проведения массовых культурно-просветительных, театрально-зрелищных, спортивных и рекламных мероприятий в г. Москве».

В продолжение и дополнение федерального закона, московское распоряжение уже захватывает в своих формулировках практически все мероприятия, которые проводятся на территории города: “определяет порядок организации и проведения массовых культурно-просветительных, театрально-зрелищных, спортивных и рекламных мероприятий, проводимых в стационарных или временных спортивных и культурно-зрелищных сооружениях, а также в парках, садах, скверах, на бульварах, улицах, площадях и водоемах.”

Можно долго спорить и дискутировать по поводу попадает ваш хакатон, конференция, конкурс или не попадает под понятие массового мероприятия. В периодическом издании юридического журнала “Пробелы в российском законодательстве”, Выпуск №3 — 2016, прямо обращено внимание на отсутствие регулирования разграничения понятий “массовое мероприятие” и “публичное мероприятие”.

Ещё один штрих к пониманию терминов находится в Приказе Росстата от 08.10.2015 N 464 (ред. от 14.10.2015) «Об утверждении статистического инструментария для организации Министерством культуры Российской Федерации федерального статистического наблюдения за деятельностью учреждений культуры» в части 3, где под понятие “Культурно-массовые мероприятия” попадают и понимаются культурно-досуговые мероприятия (вечера отдыха, чествования, кино- и тематические вечера, выпускные, танцевальные/дискотеки, балы, праздники, игровые программы и др.), а также информационно-просветительские мероприятия (литературно-музыкальные, видеогостиные, встречи с деятелями культуры, науки, литературы, форумы, конференции, симпозиумы, съезды, круглые столы, семинары, мастер-классы, экспедиции, лекционные мероприятия, презентации).

Возвращаясь к Распоряжению мэра Москвы №1054-РМ, с точки зрения организации и небольшого и большого мероприятия, надо помнить что:

• Организатор обязан уведомлять городскую администрацию и соответствующие территориальные органы внутренних дел не позднее чем за месяц до даты проведения. В других регионах чаще встречается срок 10 -15 дней, как это указано в федеральном законе.
• Организаторы обязаны получить согласие в органах исполнительной власти города.
• Мероприятия делятся по количеству участников свыше 5000 человек и до 5000 человек без ограничения нижней планки количества участников. Это деление влияет на то в какие конкретно органы местной власти необходимо подавать уведомление.
  
  Как комментарий к данному пункту можно рассматривать разъяснение отдельных положений требований к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2015 г. № 272 (далее – Требования) где определяются основные критерии по определению перечня мест массового пребывания людей (ММПЛ), которые содержатся в пункте 6 статьи 3 Федерального закона от 6 марта 2006 г. 35-Ф3 «О противодействии терроризму», согласно которому под ММПЛ понимается территория общего пользования поселения или городского округа, либо специально отведенная территория за их пределами, либо место общего пользования в здании, строении, сооружении, на ином объекте, на которых при определенных условиях может одновременно находиться более 50 человек.Обратите внимание, что тут уже 50 человек.
• Массовые мероприятия, проведение которых связано с получением организаторами прибыли, обеспечиваются нарядами милиции, неотложной медицинской, противопожарной и иной необходимой помощью.
  
  Если подходить к этому пункту более реалистично, то по факту организатор на договорной основе обеспечивает скорую помощь, пожарную охрану и просто охрану мероприятия за свой счёт вне зависимости от того является мероприятие коммерческим или нет (напомню, что тут не идёт речь о политически направленных мероприятиях).

Учитывая всё вышесказанное, моё мнение по поводу писать или не писать письма однозначно.
Вне зависимости от количества участников вашего мероприятия, которые придут на ваше мероприятие извне, письма надо писать всегда. В независимости от региона и места проведения. Даже если у вас будет 50 человек на мероприятии. Ни один организатор не может досконально знать обстановку в районе проведения проведения мероприятия будь это в здании или на улице. В большинстве случаев письма не требуют много времени для подготовки, носят уведомительный характер и оставляют на откуп местным органам власти принятие дополнительных мер безопасности. Отсутствие таких писем при определённом стечении обстоятельств может быть трактовано как самоуправство организатора со всей вытекающей ответственностью.

Стандартно для полного соблюдения всего и вся и даже того, чего вроде как и нет, я пишу три письма:

• Письмо в местную администрацию. (города, района и т.д.)
• Письмо в местное Управление Внутренних Дел
• Письмо в местный РОНПР (Региональный отдел надзорной деятельности и профилактической работы), проще говоря пожарная охрана МЧС. (На заметку. Никогда в разговорах при согласовании не называйте пожарных словом “пожарник”, а то согласование может стать бесконечным процессом).

В письме, как и сказано в законе и в распоряжении, надо упомянуть:

1. Название мероприятия.
2. По возможности программу с указанием места, времени.
3. Условия организационного, финансового и иного обеспечения его проведения (т.е. как обеспечива.ется медицинское сопровождение, охрана, сопровождение службами МЧС).
4. Предполагаемое количества участников.
5. Контактная информация организаторов мероприятия.
6. Ну и возможно просьбы от организаторов или какие-то комментарии и справочная информация о значимости мероприятия.

Вот примеры писем в формате файлов ворд (возможно кому-то и пригодятся):

• Письмо в местную администрацию.
• Письмо в местное Управление Внутренних Дел
• Письмо в местный РОНПР

Для понимания что процесс не сильно энергозатратный, текст во всех письмах одинаков. Меняется только адресат. В большинстве случаев обходится отправкой скан-копий.

Как показывает опыт, администрация и УВД отрабатывают быстро и оперативно. А вот в РОНПР надо звонить и убеждаться что они получили и увидели документ.

В качестве заключения и небольшого вывода: подготовка и отправка писем-извещений в органы власти по проведению мероприятия не очень трудозатратный процесс, который предупреждает многие риски как на самом мероприятии, так и в зоне ответственности организатора перед законом.

Перечисленные выше законы и распоряжения не единственные. В зависимости от мероприятия к ним могут добавляться разные. Вот небольшой список:

• Распоряжение мэра Москвы №1054-РМ от 5 октября 2000 г. «Об утверждении Временного положения о порядке организации и проведения массовых культурно-просветительных, театрально-зрелищных, спортивных и рекламных мероприятий в г. Москве».
• Постановление правительства Москвы от 30 сентября 2008 г. №869-ПП «О мерах по организации и проведению праздничных артиллерийских салютов и фейерверочных показов в городе Москве».
• Федеральный закон №38-ФЗ от 13 марта 2006 г. «О рекламе»
• Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях №195-ФЗ от 30 декабря 2001 г. (КоАП РФ).
• Уголовный Кодекс Российской Федерации №63-ФЗ от 13 июня 1996 г. (УК РФ).
• Постановление Правительства Российской Федерации от 25 марта 2015 г. № 272. Требования к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей.
• Федеральный закон от 19 июня 2004 г. № 54-ФЗ «О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях»