В статье описаны наиболее распространенные модели управления, которые используются в российских в компании. В частности дан сравнительный анализ характеристик функциональному и процессному подходу к организации системы управления.

В настоящее время вряд ли кого-нибудь можно удивить понятием «бизнес-процесс» или «процессный подход», однако, немногие способны объяснить основную суть данной методологии, а уж тем более успешно и эффективно внедрить у себя в компании. Давайте разберемся, что же такое процессный подход.

Процессный подход был сформулирован во второй половине прошлого века и до сих пор остается одним из наиболее эффективных методов организации системы управления в компании. Краеугольным камнем данной методологии является понятие «процесс». Процесс — это совокупность взаимосвязанных видов деятельности, преобразующая входы в выходы, которые имеют ценность для потребителя. Таким образом, концепция процессного подхода, как системы управления, заключается в выделении конкретных бизнес-процессов компании, определении одного из участников в качестве владельца бизнес-процесса и делегировании ему полномочий и ответственности по управлению данным процессом.

В данном случае компания рассматривается как система отдельных видов деятельности (бизнес-процессов), направленных на достижение конкретного результата и осуществляющих взаимодействие друг с другом по средством входов и выходов. В качестве входов в процессной методологии могут выступать: информация, документация, материалы, оборудование, человеческие ресурсы и так далее. Выходами бизнес-процессов является результат деятельности, который имеет ценность как для внешнего заказчика, так и для внутреннего. Стоит отметить, что важной отличительной особенностью процессного подхода от других моделей управления является не только выделение бизнес-процессов, но и постоянное их совершенствование.

К сожалению, несмотря на все достоинства и преимущества процессной методологии до сих пор в большинстве отечественных компаний используется функциональная модель управления. В отличие от процессного, в основе концепции функционального подхода к управлению делегирование полномочий и ответственности осуществляется через выполняемые функции. Другими словами, функциональный подход заключается в объединении сотрудников в отдельные структурные бизнес-единицы (отделы, департаменты и прочее) по принципу однообразия выполняемой деятельности с жесткой вертикальной иерархией.

Давайте рассмотрим как реализуются функциональная и процессная модели управления на примере абстрактной компании. Пусть наша компания имеет организационную структуру, представленную на рисунке № 1.

Функциональная модель управления, в данном случае, будет выглядеть следующим образом — рисунок № 2.

Для функциональной модели управления характерна декомпозиция поставленных задач, то есть руководитель ставит конкретную задачу, которая спускается следующему сотруднику по иерархической лестнице в зависимости от его квалификации. Полученный результат, проходит длительные процедуры согласования у функциональных руководителей (заместителей начальника, главных специалистов и т.д.) до тех пор, пока не окажется у начальника. Контроль деятельности осуществляется через мониторинг выполняемых сотрудниками функций, а не результата деятельности, который имеет ценность для потребителя. Коммуникация осуществляется только между начальниками отделов на рабочих встречах, планерках, совещаниях и прочих подобных мероприятиях. Отсутствие четкого видения конечного результата у исполнителей исключает возможность координации и планирования работы структурных бизнес-единиц.

К преимуществам функциональной модели управления можно отнести:

• Четкое осознание сотрудниками, выполняемых ими функций (но не понятно для чего они их выполняют).
• Быстрая обучаемость новых сотрудников или повышение квалификации.
• Быстрая постановка задач директором для функциональных подразделений (время их выполнения — это уже другой вопрос).

К недостаткам относятся:

• Отсутствие четкого представления у сотрудников о конечном результате.
• Отсутствие четкого плана о нормальном ходе выполнения работы.
• Несогласованность действий и возникновение конфликтов, что в итоге приводит к увеличение сроков реализации готового продукта.
• Отсутствие зон ответственности за промежуточный и конечный продукт.
• Большое количество промежуточных согласований при реализации функциональной деятельности.
• Отсутствие измеримых показателей (KPI), оценивающих влияние подразделений и сотрудников на конечный результат.
• Основную часть времени руководители занимаются административной или операционной деятельностью.
• Большое количество различных, несвязанных между собой, информационных систем, предназначенных для автоматизации конкретного функционала.

Рассмотрим как будет выглядеть процессная модель управления — рисунок № 3.

Точка передачи ответственности – момент, в который выход одного бизнес-процесса становится входом для другого (размещение отчета на сервере, передача документа по почте и т.д.).?

Рабочий процесс осуществляется согласно утвержденному регламенту, в котором задействованы кросс-функциональные команды участников бизнес-процесса из разных подразделений. Владелец процесса осуществляет мониторинг реализации деятельности сотрудников по средством специальных индикаторов – ключевых показателей эффективности бизнес-процесса. Роль руководителя заключается в контроле операционной эффективности (10-20% рабочего времени), а также разработки стратегии развития и формирования предложений по оптимизации подконтрольного бизнес-процесса (80-90% рабочего времени).

Единственным, пожалуй, недостатком процессной модели является трудоемкость ее внедрения в компании, которое состоит из определенных этапов: выделение и классификация бизнес-процессов, моделирование бизнес-процессов, разработка KPI бизнес-процессов, обучение сотрудников и разработка нормативной и регламентирующей документации.

К преимуществам процессной модели можно отнести:

• Все виды деятельности компании ориентированы на получение результата, ценного для потребителя.
• Постоянное совершенствование бизнес-процессов компании, как следствие повышение качества продукции.
• Прозрачность системы управления (каждый понимает, что делает и зачем).
• Мотивация сотрудников привязана к получению конечного результата, а не к выполняемым ими функциям.
• Повышение операционной эффективности компании.
• Быстрое обучение новых сотрудников (регламенты, инструкции и т.д.).
• Возможность внедрения корпоративных информационных систем, автоматизированных платформ и прочих инструментов автоматизации бизнес-процессов.
• Отсутствие длительных процедур согласования.
• Отсутствие конфликтов среди топ-менеджмента (все играют по правилам).

В заключении я хотел бы отметить, что переход от функционального подхода к процессному это важный и необходимый шаг, который начинается с осознания изменить модель управления и измениться самим. Проекта трансформации не стоит бояться, реализовать его можно как самостоятельно, так и с привлечение сторонних консультантов. Однозначно, что при самостоятельном внедрении проект займет больше времени, но зато в работу будут вовлечены все сотрудники. Однако, стоит запомнить, что передавая на аутсорс проект внедрения процессного подхода, вам все равно придется разбираться и вникать в тонкости и нюансы данной методологии.

Закончить эту статью я хотел бы словами одного из самых выдающихся ученых в области управления качеством — Уильяма Эдвардса Деминга.

"Вы можете не изменяться. Выживание не является обязанностью".
Уильям Эдвардс Деминг