Что, если бы в течении рабочего дня к вам (руководителю) бы никто не подходил, не писал и не звонил? Сколько работ вы бы успели сделать? Была бы необходимость в переработках?

Руководитель - это профессия, которая подразумевает работу с другими людьми. И не просто коммуникацию по совместному желанию, но и когда, либо вы сами, по своей инициативе, без желания сотрудника, начинаете диалог, либо сотрудники начинают с вами коммуникацию, без вашего на то желания. Соответственно, рабочий день руководителя со штатом больше 2-х человек не представляется возможным без коммуникации с ними.

“Но, это же мешает работать! Постоянные обращения подчиненных, которые несут разные вопросы и постоянно отвлекают. Иногда, двери просто не закрываются для посетителей” - жалуются боссы.

Да, эти жалобы оправданы, поэтому я решил углубиться в вопрос и расписать, что по моему мнению нормально, а что нет.

Нормально ли, что сотрудники обращаются к руководителю?

Да, это нормально! Руководитель, кроме функций делегирования и контроля, также выполняет функции координирования и поддержки. Если у сотрудника возникают трудности и он нуждается в помощи руководителя, он может (и должен) к нему обратится.

Нормально ли, что сотрудники обращаются к руководителю со всеми вопросами?

Нет, это ненормально! В моем понимании “все вопросы” - это вообще все, и в том числе, “как правильно выключить компьютер?” и “как воспользоваться кофемашиной?”. То, что руководитель знает ответ на эти вопросы никак не означает, что именно к нему нужно идти. Руководитель должен покрывать только те вопросы, на которые кроме него никто ответить не может (а с кофемашиной могут помочь добрые коллеги).

Нормально ли, что сотрудники обращаются к руководителю в любое время? 

Нет, это ненормально! Политика открытых дверей, которая неправильно трактуется большинством сотрудников и руководителей, не подразумевает того, что каждый проходящий мимо этих открытых дверей руководителя должен обязательно в них зайти со своим вопросом. Это не так работает! Политика открытых дверей говорит о том, что руководитель на месте, и доступен, если вопрос без него решится не может. А такие вопросы в основном подразумевают высокий уровень важности и срочности.

Нормально ли, что сотрудники обращаются к руководителю с проблемами, при этом даже не думают о вариантах их решений?

Нет, это ненормально! Это может быть связано с тем, что сотруднику не хватает IQ, либо он хочет сберечь свои энергетические запасы от размышлений и считает, что проще пойти сразу к руководителю. Мне кажется, что любой из этих вариантов не должен в долгосрочной перспективе присутствовать в компании. Если сотрудник принят и работает в компании, это означает, что он скорее всего лучший из всех кандидатов, которые были на тот момент. Соответственно, он должен обладать хоть каким-то разумом, который позволяет ему придумать/предположить оптимальный вариант выхода из проблемы. И, с другой стороны, сами сотрудники поголовно говорят, что их недооценивают или они могли бы достигнуть большего. А, если это так - значит для них не составит больших проблем подготовить пару вариантов решения проблемы.

Конечно, не стоит требовать вариантов решения по тем вопросам, которые реально выходят за рамки компетенции сотрудника. Уточнить можно, требовать нельзя!

Нормально ли, что сотрудники раз за разом спрашивают одни и те же вопросы?

Нет, это не нормально! Если вчера сотрудник спросил “сколько будет 2+2” и вы ему ответили “4”, он больше не должен подходить с этим вопросом. Сотрудники могут это делать по причине плохой памяти, либо у них возникли сомнения в том, что первый ваш ответ был неправильный. Но, в любом случае - это не хорошо.

Важно! Прежде чем начать устранять подобные беспорядочные контакты, руководитель должен обеспечить сотрудникам возможность получать информацию на стороне (обучением, учебным порталом, инструкциями,...). То есть, если руководитель один в офисе и/или кроме него никто не умеет пользоваться кофемашиной, он не может отказать сотруднику в помощи по эксплуатации этого чудо-механизма. 

P.S. Я не призываю руководителя полностью отстраняться от всего потока маловажных вопросов. Во-первых, все зависит от культуры компании, стиля управления, состояния коллектива. Во-вторых, руководитель не должен сильно удлинять дистанцию, так как это потом помешает ему в других управленческих вопросах.

Я больше говорю о регулировки поступления информации. Вместо того, чтобы обращаться к руководителю в любое время, можно обсудить с сотрудниками, что такое срочные вопросы, а что такое все остальные и попросить по всем остальным обращаться в такое-то время таким-то каналом. Вместо того, чтобы решать вопросы выдачи доступов, работы кофемашины, наличия техники, руководитель может, либо выделить ответственных за это, либо написать инструкции...

Другие кейсы находите в telegram-канале

Подписывайтесь! Далее будет...