Когда варишься в котле постоянных задач, кажется — что вся жизнь постепенно лишается смысла. Есть место только для рутины и медленного выгорания. Избавиться от него можно — сменив работу. Но на новом месте все повторится вновь. Есть ли из этого выход?

Привет, на связи сообщество RISE. Если вы горите желанием запустить повышение эффективности, то секрет кроется в понимании человеческого поведения. Умении распознавать моменты, когда  мы обманываемся ложным чувством продуктивности. В этом материале речь пойдет о четырех правилах, которые помогли мне перестроить еженедельный рабочий график как для больших проектов, так и личной жизни. 

Фундамент, на котором строится повышение эффективности

Самый главный и опасный миф — самоцель эффективности. Дескать, едва раскроешь её секрет, и сможешь легко включаться в работу и быть максимально собранным. Да как бы не так! Все начинается с возведения системы, к которой привыкаешь день за днем. Буквально не замечаешь, как возникает повышение эффективности. А оглянувшись назад, спустя пару лет, спрашиваешь себя: «а разве это я такое сделал?». 

Помогают этому следующие правила.

Первое правило. Границы и дедлайны

Продуктивность всегда остается сложной историей про взлеты и падения. Сперва ты заряжен бежать только вперед, достигать новых целей и вершин. А потом начинаются месяцы, когда ты ловишь себя на мысли, что опять прокрастинируешь за очередным проектом. Сама по себе прокрастинация не так плоха. Но лучше в неё не попадать, верно?

Причин такому выпадению из графика — две. Сама наша жизнь и наши взгляды на неё. Жизнь состоит из мелочей, которым свойственно постоянно случаться. Ты заболел, сломалось колено под раковиной, смартфон неудачно упал экраном вниз. Закон Мерфи работает вне зависимости от наших желаний, так про какое повышение эффективности мы можем говорить?

А вот учитываем ли мы эти ситуации, когда беремся за проект? Я написал немало статей и курсовых для студентов. И я никогда не знаю, как много времени займет конкретный материал. Бывали и курсовые, что писались за день. И статьи, объемом как эта, но которые согласовывались месяцами. 

За 10 лет работы я выработал простое правило: если ты работаешь с клиентами, то главный приоритет — это ожидания людей, которые тебе доверились. Если босс запрашивает сроки дедлайна — умножай их вдвое. Справишься быстрее — молодец. А если не справишься?

Предупреди о переносе заранее. Все мы люди, и среди нас даже бывают адекватные. Они поймут, что что-то помешало закончить работу. Конечно, не в том случае, когда предупреждаешь о переносе за день до дедлайна. Или слишком часто… Но для этого мы и умножаем сроки вдвое, чтобы повышение эффективности вписывалось в бурю неожиданностей и случайностей.

Второе правило. Сила энергии в ваших руках

Обычно задач нам насыпают все кому не лень. Проджект менеджеры, подрядчики, начальники, да даже банальное «хлеба купи» уже вызывает легкое раздражение. Задач много. И самое время их разгруппировать. 

Если задач много, они мелкие и ты переключаешься между ними — потрясно. Чувство продуктивности велико, как никогда. Но реальная продуктивность даже не приподнимется, ведь ты, фактически, буксуешь на месте. То же самое касается случаев, когда ты прыгаешь от одной крупной задачи к другой. 

Повышение эффективности чувствуется в тех случаях, когда ты можешь разделить задачи на «энергетические блоки», по следующему принципу:

• Связи. Разговоры с коллегами, созвоны, проверка почты, переписки с подрядчиками.

• Создание. В моем случае — это написание статей и подбор к ним картинок. Для кого-то — это написание кода, или работа в аудитории со студентами…

• Обслуживание. Уборка, мойка посуды, приготовление обеда, или заготовка судочка с утра на работу. 

Суть такого разделения в том, что каждая группа этих задач требует разного типа энергии. Например, начав писать статью, я вхожу в состояние потока и накидываю мысли, правлю их, завязываю в конструкции. Вырвись я отсюда - дальше текст пойдет коряво и бито. Его можно будет исправить, но на это уйдет время.

Как сохранить повышение эффективности несмотря на сложные задачи?

Правила выше применимы для ежедневных и рутинных операций. Достаточно просты, и, вроде как, очевидны. Но как быть в критические периоды? Когда задач много, дедлайны горят, а ты читаешь Хабр вместо работы? Жесткие времена требуют соответствующих решений.

Рост времени непрерывной работы. Чем больше перерывов — тем хуже для тебя

Непрерывная работа — лебедка, которая тянет вверх повышение эффективности. Мозг инертен и терпеть не может изменять свое состояние. Сомневаетесь в этом? Вспомните, какое раздражение вы испытывали, когда при пешей прогулке кто-то подрезал вас и замедлялся, или когда приходилось резко остановиться на не вовремя сменившийся свет светофора.

С работой все обстоит точно также, только бьет куда масштабнее. Ведь вы теряете не только волну потока, но и проседаете в финальном результате. Выход из этого один — ужесточение рамок и определение своего «временного окна». Правильно это делать так:

• Проанализируйте свою работу, обозначив факторы, которые выдергивают вас из рабочего потока. Разговоры с коллегами, созвоны, или близкие люди, с которыми вы живете.

• Планируя свои затяжные прыжки в работу, договоритесь с окружающими людьми так, чтобы это не затрагивало и не нарушало их интересы. А не так что: «дорогая, мне надо работать, никаких совместных ужинов».

•  Работая, вы не отвлекаетесь вообще ни на что. Стакан с водой рядом — допустимо. Ежечасный кофе/чай — нет. Резервный канал для связи с начальником или клиентом — вполне можно. Чаты с сотрудниками и диалог с женой — не-а. 

В своем роде это тоже про границы, но только определенные внутри дня. Эдакий оазис, в котором можно пополнить ресурс, и более грамотно вложить его в повышение продуктивности. После чего он поможет вам делать больше, успевать раньше, а пока согласуется — отдыхать вволю.   

Сходу в бой

Это правило также описано в одной из моих статей про сверхпродуктивность. В ней разбирается биохимия того,что творится в мозге спортсмена и человека, который работает над важной задачей. И у спортсменов есть одна работоспособная фишка, которой нет у сотрудников офиса. А именно — внятный, однозначный, четкий старт.

Когда ты хочешь быть продуктивным неделю — это одно. А когда речь идет о продуктивности в целом, то возникает вопрос о сохранении энергии и удержании себя от распыления. Поэтому так важно переориентироваться именно на сложные задачи, сходу бросаясь в бой.

А что же такое «сложные задачи»? Речь не идет про техническую сторону или ограниченное время. Речь о тех задачах, которые камнем лежат на твоей душе. Лучше всего начинать именно с них. Ведь в противном случае, именно они будут проникать в каждую твою задачу, в каждый проект и еще больше нагружать тебя.

Выводы для тех, кто листает в конец

Короткий чеклист про то, как обеспечить повышение эффективности с пользой для личной жизни:

• Планируя дедлайн, умножай срок вдвое от того, за который планируешь справиться.

• Когда структурируешь задачи, группируй их по типу энергии, которую затрачиваешь.

• Выдели себе железобетонный период времени, когда можешь уйти в работу с головой. 2-4 часа будет просто потрясающе.

• Те задачи, которые висят тяжким грузом на плечах — твой приоритет для решения.

Узнать больше про другие методы повышения эффективности, особенности мозга и работу ЦНС вы всегда можете в Телеграмм-канале. Подписывайтесь, чтобы первыми получать новые материалы!

Автор: Филипп Дончев. Редактор сообщества RISE