День рождения компании — праздник, который каждый HR ждёт с замиранием сердца, ведь каждый год мы удивляем, радуем и объединяем коллег. В этом июне Кошельку исполнилось 10 лет, и за это время было организовано много праздников. Но 10-летие должно было стать особенным, а ещё вовлечь удалёнщиков и отличаться от обычных вечеринок. 

Немного вводных

Кошелёк — это продуктовая компания с большим отделом разработки и таким же большим отделом коммерции, который отвечает за коммуникацию и развитие сотрудничества с более чем 2000 партнёров. При этом разработка и коммерция мало общаются между собой, будто бы находясь в двух параллельных вселенных. А ещё у нас распределённая команда, которая живёт по всей России и за её пределами.

«Так не пойдёт», — подумала наша HR-команда, и поставила себе задачу соединить два мира, «подружив» отделы между собой. Ну а десятилетие стало отличным поводом начать этот путь. ????  

Как праздновать юбилей?

Итак, задача ясна: сделать развлекательное мероприятие и объединить людей из разных отделов. 2022 год в Кошельке объявлен годом развития, поэтому предстоящий праздник в идеале ещё и должен иметь некий «образовательный» флёр. 

Первым делом нам на ум пришёл формат корпоративного хакатона. Однако обычный марафон кодинга не решал нашу задачу — сделать мероприятие для всех сотрудников (хакатон был бы перекосом в сторону разработчиков). Мы всё равно решили не отказываться от этой идеи и перепридумать формат. Так появилась идея провести «Фестиваль идей Кошелька» или идеатон (да, такой термин тоже существует). Давайте посмотрим, что у нас получилось, и ответим на вопрос, а стоит ли смешивать красное с мягким и нужен ли вашей компании гибридный формат. 

Too long didn’t read (выводы для тех, кому лень читать до конца) 

• Если хотите соединить два непохожих формата, то будьте готовы выделить в два раза больше усилий, так как идеатон и хакатон лучше проводить в два параллельных потока. Это поможет избежать технологических сложностей с оценкой проектов.  

• Усиленно поддерживайте авторов идей — не каждый готов самостоятельно тащить проект до самого мероприятия, заранее собирать команду или прийти на питч идей и выступить. Встречайтесь с авторами, разговаривайте, будьте «драйвером», если потребуется.  

• Уделите особое время планированию дня защиты проектов. Даже защита 8 проектов (по 5 мин каждый) длилась полтора часа. Если проектов больше — внимание аудитории не удержать, сами понимаете. Надо по максимуму сокращать время голосования жюри, либо умело заполнить паузу на время его отсутствия.  

• Обдумайте, как будете выдавать обратную связь командам. Во время защиты нет времени развёрнуто объяснить, почему тот или иной проект не победил. Но это внутреннее мероприятие, и участникам важно получить фидбэк, поэтому позаботьтесь, чтобы каждый получил порцию внимания и обратной связи. 

• Главное в хакатонах (идеатонах) — это не само мероприятие, а то, что будет после. Это инвестиция, которая лучше всего работает, когда соотносится со стратегией бизнеса и нужна компании. Убедитесь, что руководство поддерживает идею и готово выделить ресурсы на реализацию победивших проектов. И, вперёд, креативить над идеями! 

Ну а теперь к подробностям ????  

Концепция ИдеяФеста

ИдеяФест Кошелька — это гибрид хакатона и идеатона, слоган которого ярко заявлял «Your idea matters» и призывал каждого сотрудника оторваться от рутины и попробовать себя в новой, непривычной роли.   

Чем он похож на хакатон? 

• 2 рабочих дня брейншторма над проектами в командах; 

• Система коротких питчей на защите и оценка независимым жюри; 

• Работа с менторами в ходе феста; 

• Мерч для участников и вкусная еда ????  

Чем он отличался от хакатона? 

Мы решили предложить сотрудникам поработать в одном из трёх направлений: 

• «Киллер-фичи» — проекты, призванные развить функциональность нашего приложения и напрямую повлиять на увеличение MAU (ежемесячная активная аудитория); 

• «Жизнь в Кошельке» — проекты, направленные улучшить внутренние процессы в компании; 

• «Маркетинг, как он есть» — PR-проекты, акции, мероприятия для роста MAU. 

Таким образом, проекты могли быть вообще никак не связаны с разработкой. Участники могли как запилить рабочий прототип фичи, так и представить презентации с концептом, видеоролики, да хоть стендап — любые методы демонстрации идеи в рамках направления. Более важным критерием оценки на ИдеяФесте считалась бизнес-ценность проекта и продуманность самой идеи.  

Мы предполагали, что в фесте примет участие 20% сотрудников, так как он проводился впервые и мы не знали, как наши сотрудники воспримут затею. Подготовка включала в себя 3 этапа: 

1. Анонс и раскатка лендинга. Мы хотели, чтобы было красиво и доступно для каждого; 

2. Сбор заявок и идей авторов; 

3. Питч идей авторов и сбор команды. 

Главное правило организации подобных мероприятий гласит — если можешь сделать как можно больше работы ДО дня икс, то сделай. Мы старались, как могли, но учтено было далеко не всё. Об этом и поговорим.  

Подводные камни организации

Номер раз: скидка для интровертов 

Не все авторы идей одинаково инициативны. Но с самого начала было понятно, что если скажешь «А» и подашь идею, то говори и «Б» и тащи её до ИдеяФеста: надо, как минимум, собрать команду. Некоторых остановило от участия именно это — необходимость питчить идею на весь коллектив и собирать единомышленников. Людей мог бы замотивировать «Большой куш» в виде выигрыша, но мы решили, что не хотим устраивать гонку за золотом. Поэтому организаторы иногда сами искали людей в команды авторов.  

Номер два: а что за рыба этот ваш ИдеяФест? 

Когда предлагаешь новый формат — аудитории важен долгий прогрев и тщательные объяснения. Если кажется, что достаточно будет сверстать лендинг, описать мероприятие в конфлюенсе, провести две встречи и написать несколько постов в Slack, то этого точно будет мало. В итоге люди всё равно будут спрашивать: «А в чём там суть?» или «А зачем оно нам?».  

Мы очень старались уйти от того, чтобы люди называли ивент хакатоном, всячески делая акцент на том, что участникам не обязательно кодить, а в команду желательно собрать людей из разных отделов. В итоге добились противоположного эффекта: разработчики не поняли, зачем участвовать, если нет кода (хотя для них выделен отдельный трек). Это ведёт к следующему нюансу. 

Номер три: все яйца в одну корзину  

Понятно, что нельзя сравнивать проекты из разных категорий, и тем не менее, деление по направлениям вышло некорректным. У нас был продуктовый трек, HR-трек и маркетинговый. А ещё мы продолжали напоминать, что кодить не обязательно, поэтому в продуктовый трек «киллер-фичи» попали как команды, взявшиеся за разработку прототипов, так и команды, которые решили просто описать будущий продукт, сделав акцент на описании механики. В итоге получили несравнимые проекты в одной номинации, но было уже слишком поздно… 

А вот третий трек, связанный с маркетингом, оказался невостребованным. PR-проекты и креатив над маркетинговыми акциями —  слишком специфичная, узкая деятельность. С чего мы взяли, что это интересно людям? Что ж, это был промах: направление казалось интересным нам, но это не значило, что понравится остальным. Вывод такой: когда выбираешь треки для фестиваля идей, нельзя сужать направления до конкретной функции. А разработку лучше выделять отдельно. 

Номер четыре: мы за всё хорошее, против всего плохого 

Итак, есть три трека, с этим разобрались. Что реализовать внутри каждого? Мы решили не ограничивать коллег решением конкретной проблемы. В зависимости от трека участники работали над тремя глобальными задачами: продуктовой — удерживать пользователей и причинять им пользу, общечеловеческой — улучшить жизнь в компании, и маркетинговой — привлекать новых пользователей. Предполагалось, что отсутствие ограничений поможет раскрыть фантазию. Кажется, что в итоге мы получили меньше идей, чем если бы дали решить кейс. Ведь людям нравится решать головоломки, не правда ли? К тому же жюри было бы легче оценивать наиболее удачное решение одной проблемы. 

Кроме того, нужно тщательнее продумывать процесс выставления и презентации оценок. У нас получилось затянуто: сначала жюри долго отсутствовали, чтобы вынести вердикт, а вернувшись, быстро огласили результаты и проследовали на вечеринку. Так вышло потому, что: 

А) Не хотелось задерживать людей, которые долго слушали защиты + онлайн-участников, тоже ожидавших итоги. 

Б) Критерии оценки не получились однозначными ввиду того, что в одной категории были совершенно разные проекты. 

В) Не вышло познакомить жюри с проектами заранее, так как участники доделывали презентации впритык к защите. 

Однако ребятам важно было получить развёрнутую обратную связь, поэтому рекомендуем тщательно проработать формат представления результатов и найти свой вариант, как уделить отдельное время каждой команде.   

Номер пять: а что дальше? 

В каждой статье о внутрикорпоративных хакатонах пишут — важно, чтобы победившие проекты были реализованы. Это действительно супер-важно (помимо призов, конечно). Именно реализованные проекты показывают всё, что хочет доказать хакатон: что идеи сотрудников влияют на развитие бизнеса, а не убираются после мероприятия в дальний ящик.  

В нашем случае нельзя было гарантировать 100-процентную реализацию победивших проектов, так как сейчас в компании период запуска нескольких приоритетных продуктов. Но топ-команда взяла в проработку идеи сотрудников, и мы надеемся, что уже скоро увидим плоды трудов участников ИдеяФеста! 

Важный совет: при планировании идеатонов или хакатонов убедитесь, что в компании не происходит запуск новых продуктов, нет стратсессий и тому подобных мероприятий. 

Тем не менее, не недочётами едиными запомнился ИдеяФест: давайте посмотрим на успешную часть мероприятия.  

Шалость удалась

Начнём с того, что ожидание и реальность относительно количества участников сошлись — мы привлекли к участию 20% компании. Это неплохой результат с учётом того, что мы не могли увезти сотрудников на 2 дня за город, не могли мотивировать их большими денежными призами и гарантировать реализацию идей.  

Вдохновение и бизнес-ценность 

Участники восприняли ИдеяФест именно так, как мы и планировали — как возможность смело заявить о себе и поделиться идеями с командой, внести вклад в развитие компании, переключиться с рутинных задач и развить новые навыки. Люди придумывали новое, вдохновляли друг друга, учились мыслить шире своих основных обязанностей.  

«После Идеяфеста появилось несколько идей по развитию гильдии» 

«Очень понравилась вовлечённость команд в процесс, защиты проектов вдохновили» 

Кроме того, среди проектов встретились такие, которые вне зависимости от победы или проигрыша отправились на реализацию. Например, создание удобной базы знаний по продукту и менторство — внедрение этих процессов в любой компании лишь вопрос времени. А на фесте у людей как раз появилось время более тщательно продумать, как мы хотим видеть эти идеи у себя в Кошельке и повлиять на них со своей стороны. 

Тимбилдинг и атмосфера праздника 

Участники выше всего оценили возможность поработать в командах с людьми из разных отделов. Формат был непривычен, а в Кошельке достаточно много новаторов — людей, которых мотивируют изменения и новые проекты. Многие отметили командную работу и вовлечённость в создание проектов как самое яркое впечатление феста.  

Отдельно стоит упомянуть день защиты проектов: он получился вполне фестивальным: сначала защита, потом награждение, а затем мини-вечеринка с тортом в офисе. Не обошлось и без приза зрительских симпатий — мы устроили голосование за проект среди всех сотрудников, кто смотрел защиты.   

«Презентация идей в конце была интересной, увлекательной, весёлой, было ощущение праздника, но с серьёзным, полезным смыслом» 

Атмосфера праздника с полезным смыслом — только ради этой цитаты и стоило проводить ИдеяФест. Задумка бесшовно соединить развивающее и развлекательное мероприятие была сложной, но реализуемой. Подарки победителям тоже попали в тематику мероприятия: мы вручили командам сертификаты на любое обучение для команды. Так, одни ребята выбрали продуктовый менеджмент, а, например, аналитики решили прокачать хард-скиллы и взяли курс по управлению базами данных. 

Безусловно, идеатон в офисе почти без отрыва от производства не сравнить с выездным корпоративом. Но это всё ещё отличная возможность найти баланс кутежа и пользы при отсутствии большого бюджета, где приятным бонусом идёт акцент на межкомандном взаимодействии. Ведь, чтобы быстрее заговорить на английском, нужно поехать в англоязычную страну. Так же и здесь — чтобы заговорить на языке аналитика, можно вместе с ним покопаться в данных по совместному проекту. ????  

Примечание: даже если будете проводить идеатон в офисе, позаботьтесь о том, чтобы перестроить привычное пространство и приложить больше усилий, чтобы вырвать коллег из череды бесконечных спринтов. 

В итоге, наконец, отвечаю на вопрос: «можно ли смешивать хакатон и идеатон?» Да, если постараться учесть все тонкие моменты, и если ваши цели и боли «мэтчатся» с теми, что поставили мы: 

1. Прокачать межкомандное взаимодействие.

2. Усилить взаимопонимание среди коллег.

3. Развивать внутреннее предпринимательство.

4. Растить новых звёзд и прокачивать навыки публичных выступлений.

Наш опыт был сложным, но увлекательным, и мы многому научились. Надеемся, что советы этой статьи помогут вам сделать подобное мероприятие круче, быстрее и веселее. Если было полезно, но мало — заходите в телеграм-канал нашей команды, где можно заглянуть «за кулисы» жизни в Кошельке. Или вот сюда почитать про разработку, что мы тоже всячески приветствуем!