В предыдущей статье из цикла мы рассказывали, что такое группа процессов и области знаний. Чтобы понимать, как управлять проектом, важно осознавать разницу между понятиями. Мы также уточняли, что согласно PMBoK для получения качественных результатов нужно обращать внимания на 9 областей знаний. В этом материале расскажем, что входит в одну из них. Управление содержанием проекта — управление сроками проекта, необходимыми задачами и ожиданиями заказчика, которые нужны для достижения результатов. Почему это так важно, читайте в статье.
Что такое управление содержанием проекта
Для начала разграничим два термина:
Содержание продукта — особенности и функционал, которыми он должен обладать. Это пожелания клиента и его видение результата. Например, если продукт — дом, то в его содержание включается площадь здания, количество комнат и этажей, наличие ванной комнаты и кухни. Контролируется в соответствии с согласованными требованиями.
Содержание проекта — задачи, которые нужно выполнить, чтобы получить и передать заказчику продукт с желаемыми свойствами. Работы по проекту контролируют с помощью плана проекта.
Управление содержанием проекта — это область знаний, которая нужна, чтобы:
выявлять и добавлять в проект работы, которые нужны для успешного выхода продукта;
контролировать содержание проекта;
установить границы объема задач, выход за которые не даст заметного прироста в качестве, а только затянет выпуск продукта.
Главная задача — понять, что важно, а что — нет. Нужно сфокусировать внимание на действительно важных задачах и распределить этот объем задач между членами команды.
Сформировать содержание не может один человек. К этому процессу следует привлекать всех заинтересованных лиц. Например, вы хотите построить дом. Важно понять, каким должен быть результат: прочный фундамент, два этажа, готовая проводка и внутренняя отделка. Эти сведения можно узнать у заказчика при составлении ТЗ и потом определить границы проекта. Управление содержанием проекта включает в себя также согласование планируемых работ с проектной группой: строителями, дизайнерами, монтажниками окон и дверей.
Описание содержания фиксируют в отдельном документе, который может быть либо приложением к плану проекта, либо самостоятельным материалом. Это зависит от того, чем вы занимаетесь.
Важность управления содержанием проекта
Представим ситуацию, когда в начале команда не уделила внимания содержанию проекта. Тогда, например, во время постройки дома, заинтересованные лица могут добавить дополнительные требования к готовому продукту: чистовая отделка помещения, проведение газа. Потому что в понимании заказчика это и есть «готовый дом». В итоге команда будет заниматься задачами, которые ранее не оговаривались. Срок выполнения первоначального проекта сдвинется, а качество продукта будет хуже.
Избежать этого можно так: описать содержание проекта и согласовать его с заинтересованными лицами. Тогда все будут представлять, из чего он состоит. Благодаря содержанию можно представить себе весь жизненный цикл проекта и проверить, насколько цели достижимы.
Сбор требований
Сбор требований — это управление проектами на самой ранней стадии. И не стоит недооценивать качественную подготовку. Процесс помогает выявлять, письменно закреплять и управлять потребностями и требованиями заинтересованных сторон для получения результатов.
Потребность — это общее описание ожиданий участников. Например, интернет-магазин должен быть удобным для пользователей и способствовать росту продаж.
Требование — это четкое описание продукта, который заказчик хочет получить. В интернет-магазине нужно разработать каталог для каждой категории товаров и фильтр по цене, материалу, размеру.
Чем тщательнее команда сможет сформировать требования к проекту и продукту, тем качественнее получится результат. Сведения должны быть измеримыми. При сборе требований выявляют и оценивают желания заказчика. Также здесь происходит управление ожиданиями.
Классы требований
Чтобы лучше понять, какие есть классы требований, и за что они отвечают, приведем пример. Есть офлайн магазин женской одежды «Твоя гардеробная» в Челябинске. Руководство решило доставлять товары по всей России, чтобы увеличить продажи. Для этого необходимо создать интернет-магазин.
Бизнес-требования. Они описывают потребности компании: проблемы или благоприятные условия, а также факторы, из-за которых появилась необходимость в проекте. Сейчас доходы в магазине — 200 000 ₽, расходы тоже где-то там. Рентабельность так себе. Руководство решает создать интернет-магазин, чтобы привлечь людей из других городов и увеличить прибыль на 20%.
-
Требования к продукту. Описывают функции и характеристики, которые помогут достигнуть бизнес-требований. Например, на сайте должны быть системы доставки и чат с менеджером. Тогда руководство сможет увеличить прибыль на 20%.
Функциональные требования. Описывают поведение продукта. Например, нужна синхронизация со складом и размерная сетка.
Нефункциональные требования. Описывают условия, которые нужны для обеспечения эффективности продукта: надежность, производительность и безопасность. Данные интернет-магазина хранятся на одном из популярных хостингов, а сам сайт загружается за 100 мс.
Требования к переходу. Сроки, за которые можно перейти из текущего состояния «как есть» в состояние «как должно быть» в будущем. Магазин «Твоя гардеробная» планирует осуществить запустить сайт за 3 месяца.
Требования к качеству. Описаны критерии, по которым можно определить, соответствует ли результат ожиданиям. Теперь у магазина женской одежды «Твоя гардеробная» есть интернет-магазин, и на него идет трафик, поступают заказы.
Процесс сбора требований
Определение участников и заинтересованных сторон.
Выявление требований.
Анализ и распределение требований по классам.
Формирование документов.
Согласование и утверждение.
Определение содержания
Определение содержания — процесс формирования точечного описания проекта и продукта. Нужно описать границы продукта с учетом выявленных требований. Для этого используют устав и документы с требованиями.
Содержание проекта определяют во время планирования и изменяют, когда поступает новая информация. В него могут быть включены следующие пункты:
Содержание продукта. Например, нужно построить дом 100 м2, в котором будет 4 комнаты, 2 этажа, а также будет выполнена черновая отделка, проведено электричество и водопровод.
Перечень результатов. Построили фундамент, возвели стены, провели монтаж входной двери, подвели отопление и электричество.
Критерии соответствия. Соблюдены ли законные требования по постройке дома и пожарной безопасности, совпадает ли здание с планом застройки.
Ограничения. Например, строительные работы можно вести только с 9:00 до 22:00, поскольку это мешает соседям.
Чтобы определить содержание, нужно провести оценку с экспертом и семинар с модератором, проанализировать продукт, найти альтернативы.
Создание ИСР
Иерархическая структура работ — это способ дробления результатов проекта и задач в нем на небольшие части, которыми проще управлять. Чем ниже уровень ИСР, тем более детально описываются необходимые действия. Такая структура объединяет актуальное содержание проекта и указанные в нем работы.
Чтобы сформировать ИСР, нужно воспользоваться декомпозицией. То есть разделять результаты до тех пор, пока не получатся пакеты работ.
Пакеты — минимальные единицы работы, на которые можно разбить проект. Это строительный блок проекта. Он состоит из связанной деятельности, которая поможет завершить проект и создать желаемый результат. В примере ниже показана разбивка групп задач, которые составляют каждый подраздел.
Подтверждение содержания
Подтверждение содержания — процесс принятия готовых результатов проекта и их проверку вместе с заказчиком.
Этот процесс не похож на контроль качества. Он направлен именно на принятие результатов, а не на их оценку. Контроль качества рассматривает соответствие указанным требованиям к характеристикам продукта.
Чтобы понять, соответствуют ли работы и результаты требованиям и параметрам принятия продукта, важно проводить инспекцию. Она включает в себя измерение, диагностику и подтверждение.
По итогам этого этапа команда получает:
Принятые результаты. Например, возвели стены для 4 комнат.
Запросы на исправление недочетов. Заказчик изначально хотел кухню совместить с гостиной, но потом передумал.
Завершенные результаты, которые не были формально приняты, закрепляются письменно с указанием причин. Такие результаты могут потребовать запроса на изменение для исправления дефекта. Команда сделала 1 розетку в кухне, а заказчику требуется 3.
Контроль содержания
Управление содержанием — процесс контроля состояния проекта и содержания продукта, а также управления изменениями. Сюда входит анализ всех запрошенных правок.
Во время процесса подтверждения содержания могут возникнуть дополнительные требования или изменения, которые нужно внести в проект. Все они закрепляются на этапе контроля.
Запросы на изменения могут быть отклонены или одобрены. В первом случае команда указывает причины отказа. Если же изменение принимают, то его добавляют в содержание проекта и анализируют на стадиях оценки, разработки и проверки.
Контроль содержания проекта обеспечивает управление всеми возможными изменениями, а также корректировочными действиями. К этому процессу следует подходить внимательно. Если правками не управлять, то большая вероятность, что проект «раздуется». Значит, потребуется больше временных ресурсов.
Вывод
В статье мы показали, из чего состоит план управления содержанием. Он поможет заинтересованным лицам понять, какие работы запланированы и каких результатов ждать. Чем точнее будут сформулированы требования, тем меньше вероятность возникновения изменений. Это удобно и проектной команде, и заказчику. Ведь зачем испытывать лишний стресс, если можно сформировать содержание проекта и продукта и быть уверенным в полученных результатах.