Для успешного ведения и завершения проекта нужно учитывать, какие действия необходимо совершить на каждой из стадий. Базово в PMBoK выделяют 5 этапов:

1. Инициация. 

2. Планирование.

3. Выполнение.

4. Контроль за выполнением. 

5. Завершение. 

Эти 5 этапов называют еще группами процессов. Подробнее о них вы можете узнать в общей статье^{_{[ссылка удалена модератором]}}. Чтобы проект двигался дальше, на каждой стадии выполняются конкретные процессы. Но руководитель не придумывает их самостоятельно. Процессов всего 49, они зафиксированы в PMBoK и разделены на 10 областей знаний. 

Каждый этап состоит из процессов, которые принадлежат одной или нескольким областям знаний. Представим связь 3 терминов в виде таблицы:

В этой статье поговорим об управлении интеграцией проекта. Это одна из самых недооцененных областей знаний, но при этом важных. Разберем, в чем ее особенность, и из каких процессов она состоит. 

Что такое управление интеграцией 

Представим, что проект — дом, и мы пытаемся его построить. Тогда процессы интеграции — фундамент, который нужен для того, чтобы здание не рухнуло во время постройки. Управление интеграцией проекта включает в себя шаги, которые направлены на определение, объединение и регулирование различных процессов в рамках 5 этапов проекта, а также включает вопросы распределения средств, поиск соглашений. 

Цель интеграции — удостовериться, что все аспекты проекта продуманы и согласованы. Если найдены недочеты, интеграция помогает устранить их быстро и с минимальными потерями. В общем, это то, чем должен заниматься управленец на протяжении всех работ по проекту. 

Если руководитель уделит должное внимание этой области знаний и ее процессам, тогда остальные 9 областей будут действовать вместе и приносить пользу, а не наносить вред. Рассмотрим каждый процесс отдельно.

Разработка устава 

Устав проекта — это документ, в котором зафиксирована информация о проекте: концепция, масштаб, состав команды и обязанности ее членов. 

Создание устава — первый процесс в управлении проектом. Без него исполнители не смогут приступить к работе, а у заказчика не будет представления о сроках и необходимых ресурсах. 

Устав проекта: 

• показывает цель и результаты;

• законно утверждает начало проекта;

• определяет временные рамки;

• выявляет риски и определяет способы их предотвратить;

• распределяет ресурсы;

• упрощает взаимодействие заинтересованных сторон. 

Этапы создания устава

Благодаря правильно составленному уставу, инициация завершится успешно и даст начало дальнейшему развитию проекта. Посмотрим, какие этапы необходимы для формирования документа: 

1. Сформировать представление о проекте . На этой стадии определяем цели и назначение. Важно сформулировать не менее 5 целей по системе SMART^{_{[ссылка удалена модератором]}} и указать их результаты. Пример: построить загородный дом для сдачи в аренду.

2. Определить заинтересованных лиц . При постройке дома ими могут выступать заказчики, спонсоры, будущие жильцы и члены команды: строители, дизайнеры интерьеров, монтажники окон.

3. Раздать обязанности . Создайте схему, в которой укажите ответственных по проекту, их роли и обязанности. Например, Дмитрий — электрик, ему нужно провести электричество по всему дому, установить розетки и подключить счетчик. 

4. Выделить основных этапов и обозначение сроков . Например, закладка фундамента, возведение стен и кровельные работы.

5. Обозначить необходимые ресурсы. Укажите все ресурсы, которые понадобятся в проекте: спецтехника, древесина, кровля, уличные фонари. Чем подробнее описаны ресурсы, тем точнее будет просчитан бюджет.

6. Рассчитать бюджет. Составьте список расходов: доставка материалов на участок, работа строителей, создание 3D модели дома. 

7. Анализ рисков. Планируйте работы с учетом возникновения рисков. Например, задержится поставка строительных материалов или на них возрастут цены. 

План управления проектом

План управления проектом — документ, который описывает, как выполнять проект, как будет оцениваться успешность каждого этапа и какие действия нужно выполнить для завершения проекта. 

План нельзя составить по шаблону. Его содержание зависит от ваших целей, доступных ресурсов, сложности задач и направления деятельности. Учитывайте, что план может меняться. Например, появятся новые критерии оценки рентабельности или придется искать новых поставщиков. Всегда держите в уме, что все может пойти не так. С этим помогает справиться другая область знаний — управление рисками.

План управления разрабатывается в рамках серии интегрированных процессов до завершения проекта. Без него работа не сдвинется с места. План нужен, чтобы: 

• наладить взаимодействие с заинтересованными сторонами;

• скоординировать работу команды; 

• решить потенциальные проблемы до начала проекта;

• определить сроки;

• подобрать правильные программы, техники, инструменты и команду.

Результат процесса — план управления, который команда при необходимости обновляет. 

Виды плана управления 

План управления состоит из базовых планов и рабочих. 

Базовый план учитывает продвижение проекта. Изменения в него может внести комитет по управлению изменениями или заказчик. Это происходит только в том случае, если правки согласованы.

На основе базового плана команда создает рабочие планы, которые регулируют отдельные части проекта: сроки, ресурсы. Их цель — описать, какие действия нужно выполнить и каким образом, а также определить состав команды. В рабочий план вносит изменения руководитель. 

Руководство и управление исполнением 

Процесс подразумевает выполнение действий, которые обозначены в плане проекта. Этот этап направлен на: 

1. Подбор, подготовку членов команды и управление ими. Пример: для постройки дома выбираем строителей с опытом работы не менее 5 лет и хорошим портфолио. 

2. Управление рисками и их устранение. Например, если сроки начнут срываться из-за внезапного сезона дождей.

3. Управление поставщиками. Команда проекта следит за регулярными поставками древесины и качеством материалов. 

4. Работу над изменениями. Например, обнаружилось, что рельеф сложный, и дом нужно строить на сваях. 

Мониторинг и управление работами 

Мониторинг и управление работами проекта — это процесс наблюдения, который помогает контролировать и регулировать выполнение всех действий для достижения целей. 

Цель мониторинга — анализ процессов в области проекта. Сюда входит накопление, измерение и передача сведений об эффективности. Постоянное наблюдение помогает команде управления заглянуть внутрь проекта и определить проблемные места. Процесс предполагает следующие шаги:

1. Сравнение фактического хода выполнения проекта с планом. Например, через месяц после начала проекта у дома должен быть построен фундамент и стены. Но этого не произошло. 

2. Оценка реализации для выявления причин, которые мешают проекту продвигаться. Постройка крыши затянулась из-за того, что не хватает материалов. 

3. Формирование прогнозов, чтобы обновить текущие сведения о затратах и расписании проекта. Проект дома затянется на один месяц и потребуется еще 70 000₽.

4. Контроль обработки утвержденных изменений по мере их появления. Заказчик решил использовать импортные материалы для кровли. Важно проследить, как эти изменения будут внесены в документы. 

Осуществление общего управления изменениями

По мере продвижения проекта могут наступать обстоятельства, которые будут мешать проекту продвигаться. Например, резко подорожали строительные материалы. Предугадать все риски на этапе планирования невозможно. Чтобы работы не были приостановлены, важно не пропустить процесс управления изменениями. 

Управление изменениями — это процесс проверки любых предложенных изменений: финансовых, временных, технических. В его основе — формирование запросов на изменение, их утверждение и исполнение, а также работа комитета по изменениям.

Проект ведь не изменяется по щелчку пальцев. Сначала заинтересованные лица должны ознакомиться с новыми предложениями и оценить их необходимость. Для этого заказчики, исполнители и спонсоры собираются и выясняют, почему требуется внести изменения в проект, на что они повлияют и не возникнут ли новые риски. Все правки фиксируются в документах.

Собрание обычно проводит комитет по управлению изменениями, который создается и утверждается на начальных этапах. Если изменения несущественные, принять решение может руководитель самостоятельно. 

Завершение проекта

Получить готовый продукт — не значит завершить проект. Нельзя считать, что все работы по проекту закончились, пока заказчик не одобрит результат. Руководитель должен проанализировать, все ли этапы выполнены в полной мере и достигнуты ли цели, а также сравнить желаемый итог и фактический. 

Важно закрыть все финансовые вопросы, составить отчет. А главное — получить обратную связь от заказчика и проанализировать недочеты и ошибки, с которыми столкнулась команда. В некоторых случаях — организовать поддержку итогового продукта.

Вывод

Управление интеграцией проекта — это основа успешного построения проектной работы. Каждый из 6 процессов поможет избежать провала, а при возникновении рисков — оперативно устранить их. Не забывайте проводить мониторинг и следить за соответствием продукта, чтобы довести проект до конца и получить качественный результат.